Exchange Online のメール運用の決めごと｜共有メールボックス・配布グループ・会議室・保持など、最初に決めること

Microsoft 365 を入れると、会社のメールは Exchange Online に置かれます。最初の数日で、info@ のような窓口のアドレス、営業部や総務部のアドレス、全社宛てのアドレス、会議室の予約をどう作るかを決めることになりますが、Exchange 管理センターを開くと［受信者］だけでも［メールボックス］、［グループ］、［リソース］、［連絡先］に分かれ、グループには4つの種類があります。どれで作っても一応メールは届くので、違いが分かるのは、人数が増えたときや、誰かがメールを消したとき、社外の人を入れたくなったときです。

この記事では、会社のアドレスごとにどの種類で作るか、既定のままにしない守りの設定、メールを残す期間と容量の3つを、最初に決める順に並べます。決めることと、その判断に要る違いだけを書き、作り方の手順は共有メールボックス、配布リスト、会議室の予約、転送の禁止、暗号化、SPF・DKIM・DMARC、署名、保持などの詳しい記事に任せます。Microsoft 365 の導入と移行を支援している当社が、Microsoft の公式の説明と、当社の検証用の環境の Exchange 管理センターの画面で確かめた内容です。

Exchange 管理センターのどこで決めるか

Exchange 管理センター（EAC）は、Exchange Online を管理する Web の画面で、https://admin.cloud.microsoft/exchange で開きます（Exchange Online の Exchange 管理センター）。使える項目は、割り当てられた役割で決まります。この記事の作業は、Exchange 管理者の役割を持つ人を想定しています（共有メールボックスを作れるのも Exchange 管理者の役割です。共有メールボックスについて）。

ホームは「Exchange 管理センターのダッシュボード」という見出しで、カードに「メールボックス」（［メールの転送を管理する］、［共有メールボックスの追加］、［アドレス一覧に表示しない］、［メールボックスの編集］）と「メール フロー」がありました。メール フローのカードの1枚は自動転送されたメッセージの件数（当社が見たときは「0 件の自動転送されたメッセージ」）で、説明は「Microsoft Cloud の組織から外部ドメインの受信者に自動的に転送されたメッセージを表示します。」でした。社外への自動転送が起きていないかは、ここでまず目に入ります（後の「守りの設定」で使います）。

この記事で開くのは、左のメニューの［受信者］の下の［メールボックス］・［グループ］・［リソース］と、［メール フロー］の下の［ルール］です。社員一人ひとりのメールボックスは、Exchange 管理センターではなく Microsoft 365 管理センターでユーザーを作ると一緒にできます（ユーザーの追加とライセンスの割り当て）。管理センター全体の毎月の点検は Microsoft 365 管理センターの日々の運用にまとめています。

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1. 宛先の種類：「誰が返信するか」と「メールを誰の箱に残すか」で決める

宛先の種類（メールを受ける箱やグループの種類）は、全部で6つあります（Microsoft 365 のグループの種類を比較する）。このうちメールの窓口として使うのは、共有メールボックス、配布グループ（配布リストとも呼ばれます）、Microsoft 365 グループの3つで、これに会議室・備品のメールボックスを加えた4つから選びます。セキュリティ グループは SharePoint のサイトなどへのアクセス許可を渡すためのもので、メールが有効なセキュリティ グループは、アクセス許可を渡した人たちにメールで通知を送るのにも使います。どちらも窓口のアドレスにするものではないので、この記事では候補から外します。

4つのどれにするかを、当社は機能の一覧で比べるより、2つの問いで決めることを勧めます。1つ目は、届いたメールに誰の名前で返信するか。2つ目は、届いたメールを誰の箱に残すかです。ただしその前に、人数が25人を超えそうか、社外の人と使うか、メンバーがメールを消すのを止めたいかを確かめます。どれか1つでも当たれば、共有メールボックスでは受けられないので Microsoft 365 グループにします（理由は次の節）。共有メールボックスに届いたメールにメンバーが返信すると、個人ではなく共有メールボックスから送ったように表示されます（共有メールボックスを作成する）。配布グループはメッセージを配るためだけのもので（配布リストを作成して管理する）、届いたメールはメンバーそれぞれの受信トレイに入り、返信は各自のアドレスから出ます。

窓口のアドレスを数人で受けるなら、共有メールボックス

info@ や support@ のように、外から届くメールを数人で見て、会社として返信する窓口は共有メールボックスにします（グループの種類を比較する）。共有メールボックス自体にはライセンスが要らず、ライセンスを付けずに 50 GB まで入ります（アーカイブや訴訟ホールドを使う場合は別。3章で書きます）。使う人はそれぞれ Exchange Online のライセンスを持っている必要があります（共有メールボックスについて）。

選ぶ前に知っておく制限が4つあります（共有メールボックスについて）。共有メールボックスは最大25人までで、それより多い場合は Microsoft 365 グループを使うよう案内されています。メンバーが中のメールを削除できないようにすることはできず、削除を制限したいなら共有メールボックスではなく Microsoft 365 グループを作るよう案内されています。社外の人（Gmail のアカウントを持つ人など）に共有メールボックスへのアクセスを渡すこともできません。共有メールボックスから送るメールは暗号化できません。窓口のメールに暗号化をかける運用をしたい場合は、ここで引っかかります。

Exchange 管理センターの［メールボックス］は「メールボックスの管理」という見出しで、上に［共有メールボックスを追加］、［メールフローの設定］、［更新］、［メールボックスのエクスポート］が並んでいました。説明には、ユーザーのメールボックスを足したり消したりするのは Microsoft 365 管理センターのアクティブなユーザーのページだと書かれています。一覧の［受信者の種類］の列で、共有メールボックスは「SharedMailbox」と出ます。

作り方、メンバーへの権限（フル アクセス、所有者として送信、代理人として送信）の違い、Outlook に出すまでは 共有メールボックスの作り方と、Outlook に追加する手順、「このメールボックスからメッセージを送信するためのアクセス許可がありません」と出るときは 共有メールボックスの権限エラーにまとめています。1つだけ先に書くと、共有メールボックスにはサインインできるアカウントが付いてきますが、このアカウントでのサインインは止めたままにします。新しく作った共有メールボックスは、既定でサインインがブロックされています（共有メールボックスを作成する）。

届けるだけなら配布グループ、一緒に作業するなら Microsoft 365 グループ

全社宛てや部署宛てに「届けるだけ」でよいアドレスは配布グループです。配布グループは、ユーザーのグループにメールで知らせるためのもので、管理者が許可すれば社外からのメールも受け取れます（グループの種類を比較する）。入社や退職のたびにメンバーを直したくない全社宛ては、条件に合う人を自動でメンバーにする動的配布グループにできます。

メールに加えて、ファイル、予定表、Planner を部署で共有したいときは Microsoft 365 グループです。Teams のチームも、メンバーの管理に Microsoft 365 グループを使います（グループの種類を比較する）。管理者が許可していれば、社外の人もメンバーに入れられます。グループのアドレスとして送信できるのも、管理者が有効にした場合です。

［グループ］には、［Microsoft 365］・［配布リスト］・［動的配布リスト］・［メールが有効なセキュリティ］の4つのタブがあります。公式の説明の「EAC では4種類のグループを作成および管理できる」と同じ4種類です（Exchange 管理センター）。［グループの追加］を押すと、最初の画面が「グループの種類の選択」でした。

画面の説明は、選ぶときの手がかりになります。［配布］は「ユーザーのグループのメール アドレスを作成します。」とだけ書かれ、［Microsoft 365 (推奨)］はメールと会話、ファイル、カレンダーの共有ワークスペースと書かれています。［動的配布］の説明には、メンバーの一覧が設定した条件に基づいて「24 時間ごとに更新されます。」とあります。公式の説明では、一覧は少なくとも 24 時間に 1 回更新され、条件に合うようになった人は 24 時間以内に加わります（動的配布グループを作成して管理する）。入社した日に、すぐ全社宛てに入るとは限りません。どちらを選ぶかの比べ方は Microsoft 365 グループと配布リストの選び方、セキュリティ グループを含む全部の種類の違いは Microsoft 365 のグループの種類にまとめています。

会議室・備品は、予約の決まりを値で持たせる

会議室や備品（プロジェクター、社用車など）は、会議室・備品のメールボックスにします。社員は Outlook の会議出席依頼に会議室を入れて予約し（会議室と備品用メールボックスを作成する）、空いていれば自動で受け入れられます（Exchange Online でリソース メールボックスを管理する）。ライセンスは要りません（ライセンスが無い場合の容量は 50 GB。Exchange Online の制限）。

Exchange 管理センターの［リソース］には、［会議室リソースを追加する］と［備品用リソースを追加する］が並んでいました（当社が見たときの一覧は「表示できるリソースはありません」）。公式の手順は Microsoft 365 管理センターの［リソース］＞［会議室 & 機器］から作る書き方で、どちらにも入口があります。

作ったあとに決めるのは、予約の決まりです。既定では、繰り返しの会議を許可し、予約できるのは180日先まで、1回の予約は24時間までで、それを外れる依頼は自動で断ります。重なる予約も自動で断られます（Exchange Online でリソース メールボックスを管理する）。手で承認したい役員室のような会議室は、予約の代理人を決めて、すべての依頼を代理人に回すこともできます。

会議室の予約で重なりや長時間の押さえをどう防ぐかは Outlook の会議室予約、部署の予定表を見えるようにする共有は Outlook の予定表の共有、秘書が代わりに予約する権限は 代理予約の予定表の権限で扱っています。会議室のメールボックスも、サインインはブロックしておきます（会議室と備品用メールボックスを作成する）。

作る前に、後から変えられない道を知っておく

種類を間違えたとき、作り直さずに移れる道と、移れない道があります。配布グループは、条件に合えば Microsoft 365 グループにアップグレードできます。管理者が Exchange 管理センターから所有者に要求を送り、所有者が決める流れです（配布リストを Microsoft 365 グループにアップグレードする）。配布リストを共有メールボックスに変えることも（配布リストを作成して管理する）、個人のメールボックスを共有メールボックスに変えることも、共有メールボックスを個人のメールボックスに戻すこともできます（ユーザー メールボックスを共有メールボックスに変換する）。一方で、共有メールボックスを Microsoft 365 グループに移すことは、今のところできません（共有メールボックスを作成する）。

だから、共有メールボックスの節の制限のうち、人数と社外の人に当たりそうな窓口は、最初から Microsoft 365 グループで作ります（メールの削除を止められない点は、公式は削除を制限したいなら Microsoft 365 グループを作るよう案内していますが、グループでどう止めるかの手順までは確かめていないので、ここでは理由にしません）。共有メールボックスで始めて、あとからこの条件に当たると、作り直すことになります。

2. 守りの設定：既定のままにしないものを決める

宛先を作ったら、次は守りの設定です。Exchange Online には既定で効いている守りが多くありますが、組織によって動きが変わる既定や、自分で有効にするまで動かない設定もあります。最初に決めるのは次の4つです。

社外への自動転送は「オン」か「オフ」に明示する

社員が自分の受信トレイのルールや転送の設定で、会社のメールを個人のメールアドレスへ自動で送る。これを会社として止めるのは、送信スパム フィルター ポリシーの自動転送の設定です（外部への自動転送を制御する）。値は3つで、既定は「自動 – システム制御」です。2021年に、新しい組織と、この値を使っていなかった既存の組織では「オフ – 転送は無効」と同じ動きに変わりましたが、組織によって動きが違うため、「オン」か「オフ」に明示して設定しておきます。

オフにすると、社外のアドレスへ送り直す受信トレイのルールも、管理者が設定したメールボックスの転送も止まります。社内の人どうしの自動転送は、この設定の影響を受けません。誰が社外に自動転送しているかは、自動転送メッセージのレポートで確かめられます。特定の人だけに社外への自動転送を許すには、その人に当てるカスタムの送信スパム ポリシーを作ります（送信スパム フィルターの構成）。ただし、リモート ドメインやメール フロー ルールなど別の設定で自動転送を止めていると、許す設定より止める設定のほうが通常は優先されます（外部への自動転送を制御する）。Exchange 管理センターのホームのカードにも過去7日間の件数が出ます（当社が見たときは 0 件）。

受け取った人にメールを転送させない（転送の禁止）、外部宛てのメールを暗号化する、は別の話です。それぞれ Outlook のメール転送禁止、Office メッセージ暗号化（OME）にまとめています。

送ったメールを迷惑メールにされないように、DKIM を有効にし DMARC を段階的に強める

会社のドメインから送るメールが相手先で迷惑メールにされないために、SPF・DKIM・DMARC を整えます。最初に知っておくのは、独自ドメイン（カスタム ドメイン）のメールには、DKIM を有効にするまで、そのドメインの DKIM 署名が付かないことです。自動で署名されるのは、onmicrosoft.com のドメインから送るメールだけです（DKIM を構成する）。DMARC は、p=none から始めて結果を見ながら段階的に強めます（DMARC を構成する）。DKIM を有効にする手順と、DMARC の値の決め方は Microsoft 365 で SPF・DKIM・DMARC を設定するに、独自ドメインの追加そのものは 独自ドメインの設定にまとめています。

全社の決まりをメール フロー ルールで効かせるときは、テストから

メール フロー ルール（トランスポート ルールとも呼ばれます）は、社員が Outlook で作る仕分けのルールと似ていますが、受信トレイに届いたあとではなく、届く途中のメールに対して働きます（Exchange Online のメール フロー ルール）。社外宛てのメールに免責文を付ける、一定の大きさを超えるメールを止める、特定の宛先への送信を承認制にする、といった全社の決まりをここに置きます。条件と動作の選び方、複数のルールが効く順番は、メール フロー ルールの記事に書いています。

［メール フロー］の下には［メッセージ追跡］、［ルール］、［リモート ドメイン］、［承認済みドメイン］、［コネクタ］、［大容量メール］、［アラート］、［アラート ポリシー］が並んでいました。［ルール］の一覧（当社が見たときは 0 個）の上に［ルールの追加］、［編集］、［複製］、［更新］、［上に移動］、［下に移動］がありました。［ルールの追加］を開くと、［新しいルールの作成］のほかに、［免責事項を適用する］、［サイズによってメッセージをフィルタリングする］、［メッセージの変更］、［送信者または受信者でメッセージを制限する］、［モデレーターにメッセージを送信する］などのひな形が並んでいました。

作るときに気をつけることが3つあります。条件も例外も無いルールは、すべてのメールに効きます。メールを消すルールなら、組織の送受信のすべてが消えることもあります（メール フロー ルール）。ルールごとに「適用」「テスト」「テストして送信者に通知」を選べるので、新しいルールはテストで始めます。そして、一覧は処理される順に並び、いちばん上の優先度 0 のルールから処理されます。［上に移動］［下に移動］で順番を変えます（メール フロー ルールを管理する）。ルールの数は組織で300個までです（Exchange Online の制限）。

検疫に入ったメールを、利用者が自分で出せる範囲を決める

迷惑メールやフィッシングと判定されたメールは検疫に入ります。検疫は完全にはオフにできず、マルウェアと確度の高いフィッシングは、設定にかかわらず検疫されます。それらを扱えるのは管理者だけです（検疫について）。利用者が自分で確かめて出せる範囲と、管理者に頼む流れは 「検疫にメッセージがあります」の確かめ方と解放、Outlook の迷惑メールと許可リストは Outlook の迷惑メールと許可リストにまとめています。

このほか、複合機やほかのシステムから Exchange Online を通してメールを送ったり読んだりしている会社は、SMTP AUTH と Exchange Web サービス（EWS）の変更に当たるかを確かめます。確かめ方は SMTP AUTH の廃止に向けた送信元の洗い出しと EWS の廃止にまとめています。

3. 残す期間と容量：保持ポリシーで決め、箱に集めない

3つ目は、メールを何年残すかと、容量です。メールを決めた期間残す、または決めた期間で消すのは、Microsoft Purview の保持ポリシーです。何をどの期間にするか、Teams や OneDrive とどう分けるかは Microsoft 365 の保持ポリシー、利用者から見たアーカイブと保持の動きは Exchange Online のアーカイブと保持にまとめています。

ここで避けたいのが、保管のつもりで、ルールや自動転送で全員のメールのコピーを1つの共有メールボックスに集めるやり方です。ジャーナリング、トランスポート ルール、自動転送のルールを使ってアーカイブ目的で Exchange Online のメールボックスにメッセージをコピーすることは許可されていません（Exchange Online の制限）。残す決まりは保持ポリシーで持たせます。

容量では、共有メールボックスの 50 GB を先に覚えておきます。超えそうなときは Exchange Online プラン 2 のライセンスを付けると 100 GB に増やせます（共有メールボックスについて）。共有メールボックスのインプレース アーカイブの容量を増やす場合や、訴訟ホールドをかける場合も、共有メールボックスにライセンス（Exchange Online プラン 2、またはプラン 1 と Exchange Online Archiving）が要ります。保持ポリシーなどの高度な機能でも、ライセンスが要る場合があります（同じページ）。当社が見た画面では、共有メールボックスの詳細を開くと、使用状況は「0.03 MB/49.5 GB」と表示されていました（公式の説明の 50 GB とは表示の数字が少し違います）。何年分も受け続ける窓口のアドレスは、作るときに容量の見通しも立てておきます。

社員の Outlook で困りごとが出たときは、個別の記事へ

ここまでが管理者が最初に決めることです。運用が始まると、社員の Outlook から質問が来ます。問いと記事の対応を並べておきます。

この記事の確かめ方

事実は Microsoft Learn の各ページで確かめ、本文の該当する所にリンクを付けています。画面の名前と写真は、当社の検証用の環境の Exchange 管理センターで2026年11月2日に見た表示です（見るだけで、作成や設定の変更はしていません）。組織名と名前は伏せています。Exchange 管理センターの画面と Microsoft Learn の内容は更新が続いているので、作業の前に各ページの最新を確かめてください。

オンプレミスの Exchange とつないだハイブリッドの環境、PowerShell での一括の設定、ほかのメールからの移行の手順は扱っていません。ハイブリッドの環境では、共有メールボックスもオンプレミス側の Exchange 管理センターで作って管理します（共有メールボックスを作成する）。

次にやること：会社のアドレスを一覧にしてから作る

最初の作業は、Exchange 管理センターを開く前に、会社で使うアドレスを一覧にすることです。行に info@、部署のアドレス、全社宛て、会議室を並べ、列に「誰が返信するか」「メールを誰の箱に残すか」「人数と社外の人」「決めた種類」を置きます。この記事の選び方の図で上から問えば、種類は1行ずつ決まります。そのあと、社外への自動転送を「オン」か「オフ」に決め、DKIM を有効にし、残す期間を保持ポリシーで決めます。

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