Outlook の予定表の共有｜他人の予定が見えない・「予定あり」しか出ないとき

Outlook で同僚の予定表を開くと、時間帯が埋まっていることは分かるのに、何の予定かが分からない。部署で予定を見せ合いたいのに、管理者の画面を探しても全員の予定を見えるようにする場所が見つからない。この記事は、そうした状態にある情シス・総務の担当の方と、部署で予定表の共有を始めたい方に向けて書いています。

この記事では、予定表の共有の4つの段階と Outlook ごとの名前の違い、予定が入っていることしか見えない原因の切り分け、持ち主がやることと管理者がやることの分け方が分かります。代理人（会議の依頼を受けて代わりに応答する人）の設定は代理予約の権限の記事で、共有メールボックスの作り方と権限は共有メールボックスの記事で扱っています。

Microsoft 365 の導入を支援している当社が、Microsoft の公式の説明と、当社の検証用の環境の Web 版 Outlook の画面で確かめた内容です（確かめた日と範囲は、末尾の「この記事の確かめ方」に書きました）。

予定が入っていることしか見えないのは、組織内の既定が空き時間だけだから

予定表には、だれにどこまで見せるかの設定が、予定表ごとに付いています。その中に、共有していない同じ組織の人全員に効く組織内の既定があります。Microsoft Learn の予定表のアクセス許可のページではこれを Default（既定）のエントリと呼び、「明示的なアクセス許可エントリを持たない organization 内の認証済みユーザーに適用されます。 一般的な値は AvailabilityOnly です。」としています。AvailabilityOnly は空き時間だけを見せる段階です。Microsoft サポートの新しい Outlook の手順の注にも、「チーム メンバーの予定表を追加して、既定の予定表の共有の詳細を確認できます (ほとんどの組織では、通常は空き時間情報の共有)。」とあります。

予定表の［共有］を押すと、［共有とアクセス許可］の画面の下に［組織内］の欄があり、当社が見たときは［所属組織内の人］が［自分の予定が入っている時間を閲覧可能］になっていました。これが組織内の既定です。

この欄の右を開くと、［共有しない］、［自分の予定が入っている時間を閲覧可能］、［タイトルと場所を閲覧可能］、［すべての詳細を閲覧可能］、［編集が可能］の5つが並んでいました。組織内の既定は、持ち主がこの欄で選び直せる形になっています。ただし、Default を変えると、組織の基準になる予定表へのアクセスが変わります。ここを上げるかどうかは、部署で始めるときの節で書きます。

逆に、ここを［共有しない］にすると、空き時間も見えなくなります。Default を AvailabilityOnly より下げると、その予定表の空き時間の情報を取れなくなることがあります。会議の時間を探すときに、その人の空きが分からなくなるということです。

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どこまで見せるかを4つの段階から選ぶ（名前は Outlook ごとに違う）

相手に見せる段階は、空き時間だけ、件名と場所まで、すべての詳細、編集の4つです（共有しない、を除く）。同じ段階でも、使っている Outlook と時期によって名前が違います。Web 版 Outlook の［所属組織内の人］の欄では、当社が見たときは［自分の予定が入っている時間を閲覧可能］［タイトルと場所を閲覧可能］［すべての詳細を閲覧可能］［編集が可能］でしたが（相手ごとの欄の表示は見ていません。次の節）、Microsoft サポートの Web 版の手順では［予定ありを表示］、［件名と場所を表示］、［すべての詳細を表示］、［編集可能］、新しい Outlook の手順では［取り込み中の時間を表示可能］、［タイトルと場所を表示可能］、［すべての詳細を表示］です。画面の表示が手順と違っても、上の図の対応で読み替えてください。

それぞれの段階で見えるものは、次のとおりです（表記は Web 版の手順のまま）。空き時間だけの段階は、「[予定ありを表示] を選択した場合、予定があることはわかりますが、イベントの場所など、詳細は表示されません。」件名と場所の段階は、「[件名と場所を表示] を選択した場合、予定があることに加え、イベントの件名と場所が表示されます。」すべての詳細の段階は「[すべての詳細を表示] を選択した場合、イベントの全詳細が表示されます。」編集の段階は「[編集可能] を選択した場合、予定表を編集できます。」相手に何を見せたいかで、この4つから選びます。用途ごとの選び方は、部署で始めるときの節の表にまとめています。

どの段階で共有しても、［非公開］を付けた予定は別扱いです。Web 版の手順には「予定表を共有したほとんどの相手には、[非公開] とマークされたアイテムの時間だけが表示され、件名、場所、その他の詳細情報は表示されません。」とあり、従来の Outlook on the web 用の手順には、例外として「唯一の例外として、非公開イベントを表示するアクセス許可を代理人に与えることができます。」ともあります。部署の人にすべての詳細の段階で共有しても、［非公開］の予定は時間しか見えません。

編集と代理人は、似ていて別のものです。編集の段階は予定を作る・変える・消すことができますが、会議の依頼を代わりに受けて応答するのは代理人の設定です。予定表フォルダーのアクセス許可で言えば、Delegate のフラグの無い Editor のエントリは、完全な代理人ではなく編集のアクセスです。上司の会議の依頼に秘書が応答するような使い方は、代理予約の権限の記事の設定です。

4つの段階の間にも細かい権限はあります（予定を作れるが他人の予定は変えられない、など）。読み取り専用と編集の間の段階も付けられますが、付けられるのは PowerShell を使う管理者だけで、持ち主が共有の一覧を見ると、こうした中間の権限は「カスタム」と表示されます（Microsoft 365 での予定表の共有）。以前は、段階の選択肢が Outlook ごとにそろっていませんでした。一覧に「カスタム」と出ている相手は、管理者が PowerShell で付けたか、段階がそろう前の Outlook で付いた中間の権限と考えられます。

部署の人に見せるときは、予定表の持ち主が共有する

件名や場所まで見せたい相手には、予定表の持ち主が相手ごとに共有します。管理者が代わりに付けることもできますが（次の節の PowerShell）、見せる相手と段階を決めるのは予定表を使っている本人なので、ここでは持ち主の手順で書きます。

手順2〜4（相手を入れてからの手順）は、当社は試しておらず、サポートの Web 版の手順に沿って書いています。

1. 予定表の画面の上のリボンで［共有］を押します。予定表が複数あれば、共有する予定表を選びます。
2. ［共有とアクセス許可］の画面の［メール アドレスまたは連絡先の名前を入力してください］の欄（この画面の表示）に、相手の名前かメール アドレスを入れます。部署の人なら1人ずつ入れます。
3. 相手ごとに段階を選びます。サポートの手順には「このユーザーが予定表を使用する方法を選択します。」とあり、選べる段階は［予定ありを表示］、［件名と場所を表示］、［すべての詳細を表示］、［編集可能］、［代理人］の5つです。
4. ［共有］を押すと、相手に招待のメールが届きます。相手がメールの［承諾］を押すと、相手の予定表の一覧に出ます。

相手を入れたあとに並ぶ段階の名前が［所属組織内の人］の欄と同じか、［代理人］が並ぶかどうかは、当社は画面で確かめていません。従来の Outlook on the web 用の手順には、代理人について「[代理人] を選択した場合、共有相手は予定表を表示し、編集できるだけでなく、代理として会議出席依頼を送信したり、会議出席依頼に返信したりできます (組織内のユーザーと共有するときにのみ選択可能)。」とあり、「自分で作成したプロジェクトの予定表など、標準の予定表以外の予定表を共有する場合、[代理人] を選択することはできません。」ともあります。この制限が今の Web 版にも当てはまるかは、この手順のページからは分かりません（今の Web 版の手順の節にある代理人の説明は1文だけです）。

デスクトップの Outlook でも入口が違うだけで、考え方は同じです。新しい Outlook は「[ホーム] タブで [予定表の共有] を選び、複数の予定表がある場合は、共有する予定表を選びます。」、クラシック Outlook は予定表の［ホーム］タブの［共有Calendar］から［Calendar のプロパティ］の画面を開き、相手を追加して段階を選びます（この2つの名前は、サポートの日本語版の表記のままです）。受け取った側の新しい Outlook では、「共有/代理予定表は、新しい Outlook では既定では表示されません。」予定表の一覧で［すべて表示］を選ぶと出てきます。

段階を変える・やめるときは、予定表の名前を右クリックし、［共有とアクセス許可］から相手の段階を選び直すか、削除します。同じ組織の人との共有をやめると、やめたことが数時間以内に検出され、組織内の既定が［共有しない］でなければ、その人の予定表は既定の段階の見え方に変わり、［共有しない］なら一覧から消えます（Microsoft 365 での予定表の共有）。Web 版の手順のページの従来の節には「そのユーザーがあなたと同じ組織に属する場合、予定表がそのユーザーの予定表一覧から削除されます。」とあり、2つのページで言い方が違います。やめたあとの見え方は、数時間おいてから相手に一覧を見てもらって確かめてください。

それでも予定が入っていることしか見えないときは、止まっている所を確かめる

共有したはずなのに件名が見えないときは、見えている状態から止まっている所を決めると、だれが直すかも決まります。下の表の6行のうち4行は、持ち主が自分の画面で直す行です。

まず疑うのは、まだ共有されていない場合です。ディレクトリから同僚の予定表を開いたときについて、Web 版の手順のページ（従来の Outlook on the web 用の手順の節）には「そのユーザーが自分の予定表をあなたと直接共有していない場合、その予定表を開くと、自分の所属組織ユーザーにそのユーザーが与えているアクセス許可が表示されます。」とあります。つまり、相手が共有していなければ、組織内の既定（多くは空き時間だけ）で見えます。持ち主に相手ごとに共有してもらうのが直し方です。

持ち主が段階を上げたのに見え方が変わらないときは、まず持ち主がどの Outlook で段階を変えたかを見ます。「所有者が Outlook on the web、Outlook for iOS、Outlook for Android、または Outlook for Mac を使用してアクセス許可を変更した場合、予定表の受信者のコピーは、すぐに新しいアクセス許可レベルに再同期されます。」一方で、「所有者が他のアプリケーションを使ってアクセス許可を変更した場合は、予定表の再同期はすぐには行われず、数時間以内に実行されます。」この一覧に Windows の Outlook は名前が挙がっていないので、Windows の Outlook で変えたときは、数時間おいてから見直します（Microsoft 365 での予定表の共有）。

時間をおいても変わらないときは、古い形の共有のまま残っていることがあります。Microsoft 365 の予定表の共有は、受け取った人のメールボックスに予定表の写しを作る新しい形に変わっています。新しい形かどうかは、共有された予定表が携帯電話に出るかを見るのがいちばん簡単です（Microsoft 365 での予定表の共有には「共有予定表が携帯電話に表示されるかどうかを調べることです。」とあります）。直し方は、持ち主に共有し直してもらい、受け取った人が新しいバージョンの Outlook で［承諾］から開くか、受け取った人が新しいバージョンの Outlook で一覧から外して開き直すことです（どちらも新しいバージョンの Outlook で行います）。ただし「ユーザーが既定 (自分の所属組織) グループまたはセキュリティ グループを介してアクセス権を取得した場合、予定表のコピーはアップグレードされません。」既定の段階で見えているだけの相手は、持ち主が共有しない限り変わりません。

社外の人との共有は、同期の間隔が違います。今のところ、予定がすぐに同期されるのは、2人が同じ Microsoft 365 の組織にいる場合か、Outlook.com の人が共有した場合だけです。外部の共有を許している別の Microsoft 365 の組織との共有について、Microsoft 365 での予定表の共有には「同期は約 3 時間ごとに行われます。」とあります。社外の人に見せた予定がすぐ変わらないのは、このためです。

共有の画面で「この予定表は共有できません」と出たときに考えられる原因は、次の3つ（アドレスが無効、Microsoft 365 グループのアドレス、組織外の人のアドレス）です（新しい Outlook の手順）。部署で共有したいからと部署の Microsoft 365 グループのアドレスを入れると、ここで止まります。1人ずつ入れてください。

管理者がやること：組織内の既定を変える手順と、社外への共有の上限

管理者が組織内の既定を変えるときは

管理者が組織内の既定を変える方法として、予定表のアクセス許可の管理の手順にあるのは、Exchange Online PowerShell で予定表ごとに Default のエントリを変える方法です。この手順に、全員分をまとめて変える画面は出てきません。今の値を確かめてから変えます。

今の値は、予定表のアクセス許可の検証の例で確かめます。1行目の owner@contoso.com を予定表の持ち主のアドレスに替えて流すと、アクセス許可の一覧が出ます。Default が AvailabilityOnly になっているかを見ます。

$CalendarOwner = "owner@contoso.com"
Get-MailboxFolderPermission -Identity "${CalendarOwner}:\Calendar" |
 Format-Table User, AccessRights, SharingPermissionFlags

変えるときは、次の1行です。上の枠で $CalendarOwner を入れた PowerShell の画面で続けて流すと、Default が LimitedDetails（空き時間・件名・場所）になります。この1行だけで社内の全員の見え方が変わるので、確かめる枠とは分けています。変えたあとに上の枠をもう一度流し、Default の値が変わったことを確かめます。

Set-MailboxFolderPermission -Identity "${CalendarOwner}:\Calendar" -User Default -AccessRights LimitedDetails

この記事の PowerShell は、当社ではどれも実行していません。どれも Learn の例をそのまま載せたものなので、流す前に、試してよいメールボックスで結果を確かめてください。

相手ごとの段階も同じコマンドで付けられます（Reviewer はすべての詳細、Editor は編集）。ただし、代理人は PowerShell で作らず、持ち主がサインインした Outlook で設定するのが公式の勧めです（予定表のアクセス許可のページ）。また、共有メールボックスで使うフル アクセスとは別物で、「フル アクセスにより、メールボックス レベルのアクセスは許可されますが、ユーザーの予定表の役割は定義されません。」共有メールボックスの権限は共有メールボックスの記事で扱っています。

社外の人に見せる上限を決めるときは

管理者が画面で決めるのは、社外への共有です。Exchange Online の共有ポリシーの説明には「共有ポリシーは、ユーザーが組織外のユーザーと自分の予定表を共有する方法を制御します。」とあり、社内どうしの共有はこの対象ではありません。そのうえで「何も変えない場合、すべてのユーザーは、電子メール アドレスのある人ならだれに対しても、各自の予定表を見るよう招待することが可能になっています。」

共有ポリシーは Exchange 管理センターの［組織］→［共有］にあり（共有ポリシーの作り方）、［個別共有］の一覧で相手のドメイン（［すべてのドメインと共有］か特定のドメイン）ごとに段階を3つから選びます。どれかを［既定の共有ポリシー］にすると、別のポリシーを当てていないメールボックスに当たります（PowerShell の説明では「メールボックスに共有ポリシーが適用されていない場合は、既定のポリシーが自動的に適用されます。」）。一部の人だけ違うポリシーにするときは、Exchange 管理センターのメールボックスの［メールボックス ポリシーの管理］で当てます。「共有ポリシーは、個々のユーザーのメールボックスに適用されます。」

もう1か所、Microsoft 365 管理センターの［設定］→［組織の設定］の［サービス］タブの［Calendar］（Learn の日本語版の手順の表記）で、外部の Microsoft 365 や Exchange を使う人との共有を許すか、サインインしない人に招待のメールで見せるか、そのときの段階を決めます（組織外との予定表の共有）。社外の人に時間しか見えないと言われたら、この2か所の段階と、その人のメールボックスに当たっている共有ポリシーを順に見ます。PowerShell なら次で当たっているポリシーが分かります。

Get-Mailbox -Identity "<MailboxIdentity>" | Format-List Name,SharingPolicy

この節の項目名は Learn の日本語版の手順の表記で、実際の画面の表記と違うことがあります（当社はこの2つの管理画面を見ていません）。

部署で始めるなら、組織内の既定は動かさずに部署の人へ共有する

部署で予定を見せ合うときに、組織内の既定を上げるか、部署の人にだけ共有するかで迷うことがあります。当社は、組織内の既定は［自分の予定が入っている時間を閲覧可能］のまま動かさず、部署の人にだけ件名と場所の段階（［所属組織内の人］の欄の表示では［タイトルと場所を閲覧可能］）で共有することを勧めます。既定を上げると、共有していない社内の全員が同じ段階で見られるようになり、件名に社外の会社名や人事の予定を書いていた人の予定まで見えるからです。

空き時間で足りる用途（会議の時間を探す）なら、共有は要りません。予定の中身まで見せたい相手にだけすべての詳細の段階を使い、予定を代わりに入れてもらう相手は編集の段階か、会議の依頼への応答まで任せるなら代理人にします。

だれに、どの段階で見せるかを先に決める

予定が入っていることしか見えない状態は、設定が壊れているのではなく、既定の段階のまま使われていることがあります。共有は相手ごとなので、部署に人が入るたびに、その人との間で［共有］を送り合い、そのつど段階を選ぶことになります。だれに、どの段階で見せるかは、共有を始める前に部署で決めておくことを当社は勧めます。

Microsoft 365 の導入や移行の相談は、Microsoft 365 導入支援のページで受け付けています。

この記事の確かめ方

当社の検証用の環境の Web 版 Outlook で予定表の［共有］を開くと、組織内の既定は、予定表の持ち主の［共有］の画面に出ていました。段階の名前も、Microsoft サポートの Web 版の手順に書かれた名前と違っていました。

どこを、だれが直せばよいかで迷わないように、段階の名前はこの画面（2026年10月30日）の表示で書き、当社が画面で見ていない手順と仕組みは Microsoft サポートと Microsoft Learn の説明で書いています。画面で見たのは、手順1の［共有］を押して［共有とアクセス許可］の画面を開き、［所属組織内の人］の段階の一覧を開くところまでです。段階は開いて見ただけで選び直しておらず、相手を入れることも、共有を送ることもしていません。クラシック Outlook の画面、Exchange 管理センターの［組織］→［共有］、Microsoft 365 管理センターの予定表の設定は見ておらず、この記事の PowerShell も実行していません。

代理人の制限は、サポートの Web 版の手順のページのうち、従来の Outlook on the web 用の手順の節にあるものです。今の Web 版の手順の節にある代理人の説明は、予定表の編集と共有ができるという1文だけです。

Learn の予定表のアクセス許可のページ（理解・管理・検証の3つ）は、2026年10月30日に確かめた時点で、日本語版の画面に出る最終更新がいずれも2026年10月10日でした。リンク先の日付がこれより新しければ、名前や手順が変わっていないかをリンク先で確かめてください。

画面の名前やボタンの表記は2026年10月30日時点のもので、今後変わることがあります。画面の組織名・名前・アドレスは伏せています。