【導入事例】申請・承認と勤怠を社内ポータルから。Google Workspace の中で仕組みを作った教育・人材サービス業A社の導入の裏側

本事例は、当社が支援した実際の案件をもとに構成しています。企業名と、お客様の環境にある製品の名前は伏せ、業種・規模・時期は一般化して記載しています。Google Workspace を使った社内の申請・承認や勤怠の仕組みづくりを検討する際の参考にしていただければ幸いです。

Google Workspace の導入と、それまでの社内の手続き

A社は、Google Workspace の導入を進めていました。当社への依頼は、アカウントの整理から、社内で使う仕組みづくりまでの支援です。最初にヒアリングシートで困りごとと、これからやりたい業務を伺い、それをもとに取り組む順番を提案しました。

社内の申請には、それまで使っていたグループウェアの承認の仕組みと、表計算などで作った申請書の書式がありました。出勤簿は紙に印刷して承認していました。あわせて、専門のスタッフがいなくても社内で回せるよう、手順を文書にしておきたいという要望も受けていました。

社内ポータルを入口に、勤怠・日報・申請をまとめる

社内の入口として社内ポータルのサイトを作り、勤怠・日報・ワークフロー（申請と承認）のページを置きました。社内の手引きなどをまとめるページはサイトのテンプレートをそのまま使い、社内の方があとから書き足しやすい形にしています。

勤怠は、ポータルの出勤・退勤のボタンで打刻する形にしました。押した記録は表計算のシートに残り、退勤の打刻で1日の勤務が集計されます。退勤を押し忘れた日は、夜中の処理で「記録なし」として残ります。同じページで、勤務の状況の一覧も確かめられます。

日報は、シートの送信の欄にチェックを入れると、管理者だけが入った社内チャットの場に内容が届くようにしました。

稟議書・勤怠の届け出・予算変更の申請は、入力用のフォームから出す形です。承認と差し戻しは社内ポータルの画面で行い、申請ごとに作られる書類は、承認のあとも見返せるように残ります。

承認フローと勤怠で決めたこと

承認フローは、打ち合わせの中で、表計算のシートの上で扱いたい、稟議書の書式のまま使いたい、印刷できる形にしたい、という要望を受けて組み直しました。申請の入力はフォームで受け、申請ごとの書類は表計算のシートとして自動で作り、ポータルに表示して承認します。書類を直接書き換えられるのは仕組みだけにし、申請者と承認者は見るだけにしています。

承認の段階の数には上限を決めて作りました。申請には種類ごとに連番を振り、書類のファイル名も種類・番号・日付の順にそろえました。どの申請にも共通の備考欄があります。

出勤簿は、打刻の時刻は本人が直さず、備考は本人が書き足せる、という前提で作りました。備考欄はあとから加えています。上長は毎月の締めのあとに確かめます。

仕上がったものと、支援の終盤に受けた依頼

承認フローが仕上がり、社内ポータルから申請できるようになったところで、導入の支援を区切りました。その後も不具合の修正や細かな追加を続け、確認者の登録のしかたを見直して全機能を試験し、すでに送られていた申請も新しい仕組みで確認できるようにしました。どの一覧からも PDF で取り出せるようにしています。

支援の終盤には、出勤簿も PDF にして承認フローに載せたいという追加の依頼を受けました。あわせて、Google Workspace と AI を組み合わせた使い方の案（チャットボットの作り方を含む）もまとめました。

社内で回すために残した文書

専門のスタッフがいなくても回せるように、という要望に合わせて文書を残しました。開発者向けの仕様書、変えてはいけない部分（シート名や列の並びなど）をまとめた運用ルール、勤怠とワークフローの説明の文書、社内チャットのマニュアルです。個人のアカウントや端末の扱いについても、追加の費用がかからない範囲の運用ルールとして文書にしました。保守としての支援も、区切りを迎える予定です。

Google Workspace の活用の支援の内容は、Google Workspace 活用支援のページで紹介しています。

※本事例は、当社が支援した実際の案件をもとに構成しています。企業名と、お客様の環境にある製品の名前は伏せ、業種・規模・時期は一般化して記載しています。Google Workspace は Google LLC の商標です。