Teams の文字起こしの使い方｜保存場所と、後から見られる人

Teams 会議で文字起こしを付けたものの、終わってからどこで読めるのか分からない。日本語で話したのに英語の文が並んだ。社外の参加者にも見えているのかが気になる。

文字起こしは、始めた人ではなく主催者（Microsoft の説明では「開催者」）の側に残ります。チャネル会議はチャネルの SharePoint に残るなどの例外があり、それは「ファイルを探すときは」の節に書きます。後から読める人も、消せる人も、ここから決まります。会議の後は会議チャットの［まとめ］で読め、読めるのは主催者と同じ組織の参加者までです。英語の文が並ぶときに最初に見るのは、始めるときに選ぶ「話す言語」です。

Microsoft 365 の導入を支援している当社が、会議の記録をどこに残し、誰に見せるかを社内で決める材料として、公式の説明と当社の検証用の環境の画面で確かめてまとめました。

文字起こしを始めるときは：［その他］から、話す言語を選んで

文字起こしは会議に入ってから始めます。当社が試したのは、予定表の［今すぐ会議］から予定を作らずに始めた会議です。会議の上のバーの［その他］を押すと［レコーディングと文字起こし］があり、その中に［レコーディングを開始］と［文字起こしの開始］の2つが並んでいました。録画を始めた場合も、文字起こしは自動で始まります（Teams 会議でライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする）。

Web 版の Teams でも始められました。Microsoft サポートのページは、説明をデスクトップとモバイルの2つのタブに分けていて、モバイルのタブの最後の注には「Teams モバイル アプリでは現在、会議終了後のトランスクリプトの表示がサポートされています。ライブ文字起こしは、デスクトップ用 Teams でのみ使用できます。」とあります（Teams 会議でライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする）。この注は Web 版を名指ししていませんが、当社が試すと、Teams の Web 版で開いた会議でも［文字起こしの開始］から文字起こしが始まりました。

［文字起こしの開始］を押すと、最初に「みんなが話している言語は何ですか?」と聞かれます。ここで選ぶのが、この記事で「話す言語」と呼ぶ設定です。欄の名前は英語のまま「Spoken language」、ボタンも［Confirm］と表示され、値は最初から「日本語 (日本)」になっていました。

［Confirm］を押すと文字起こしが始まり、画面の上に「文字起こしが開始されました。あなたが開始しました。含まれていることを全員に知らせてください。」と表示され、右には［トランスクリプト］の欄が開きました。サポートの説明では、すべての参加者に文字起こしが行われていることが通知され、文字起こしはリアルタイムで、話している人の名前とタイム スタンプ付きで表示されます（ライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする）。当社の会議は自分1人で音声も入れられなかったため、ほかの参加者への通知とこの表示は見ていません。

止めるときは、同じ［レコーディングと文字起こし］に出る［文字起こしの停止］を押し、「文字起こしを停止しますか?」に［停止］で答えます。サポートの停止の説明では、会議中に止めたり再開したりできるのは主催者、共同開催者、発表者で、参加者が全員退出したときも自動で止まります。同じページの表（後の「後から読める人」の図）では「同じ組織の参加者」も始める・止めるができるとされていて、書き方が2通りあります（ライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする）。

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会議の後：読む場所、ファイルの置き場所、読める人

会議の後に読むときは、会議チャットの［まとめ］を開く

会議が終わると、会議チャットにカードが届きます。当社が試した会議では「会議が終了しました: 3 分 28 秒」の下に、会議名と時刻、［要約の表示］のボタン、コンテンツとして［トランスクリプト］が並んでいました。

会議チャットの上のタブで［まとめ］を選ぶと、AI 分析の概要・メンション・トランスクリプトなどの切り替えが並びます。何も話していないこの会議で［トランスクリプト］を選ぶと、「利用可能なトランスクリプトはありません」「この会議のトランスクリプトは作成されていないか、有効期限が切れているか、削除されています。」と表示されました。

サポートの日本語版には［まとめ］と［要約］の両方の書き方がありますが（英語版は Recap）、同じタブを指しています。トランスクリプトは主催者が削除するまで、会議チャットとこのタブから開けます。ダウンロードは、既定では主催者と共同開催者が .docx か .vtt のファイルで行えます（ライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする）。この会議は文字起こしが空で、ダウンロードのボタンは出ませんでした。

右上のメニューには「要約コンテンツの削除」がありましたが、押していません。トランスクリプトを削除できるのは主催者と共同開催者で、Teams のデスクトップ アプリで削除すると、OneDrive と Exchange Online にある両方のコピーが消えます（会議のトランスクリプトを編集または削除する）。

ファイルを探すときは：始めた人ではなく、主催者の OneDrive

文字起こしは、会議の主催者の OneDrive for Business に保存されます（ライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする）。録画も、主催者が会議に出席していなくても同じ主催者の OneDrive に入ります（OneDrive と SharePoint での会議のレコーディングと文字起こしの保存とアクセス許可）。

Microsoft Learn は、トランスクリプトは OneDrive と SharePoint に会議の録画と共に保存されると説明しています（Teams 会議の文字起こしとキャプションを管理する）。この文は、録画を一緒に取る会議を前提にした書き方に読めます。録画をしない会議でどうなるかは、下の写真の会議で確かめました。

チャネルで開いた会議は例外です。チャネル会議の録画は、チームの SharePoint サイトのドキュメント ライブラリにある「レコーディング」フォルダーに入り、見られる人はチャネルの所有者とメンバーから引き継がれます。文字起こしも、既定ではチャネルの SharePoint サイトの［レコーディング］フォルダーに録画と一緒に保存されます（会議とイベントの Teams レコーディング ポリシーを管理する）。チャネル会議は試していません。録画の保存先には、ほかにも例外があります。主催者に OneDrive が無い場合（共同開催者の OneDrive、どの共同開催者にも無ければ録画を始めた人の OneDrive）と、共有メールボックスで予定した会議（共有メールボックスが主催者と見なされ、通常は OneDrive が無いため、共同開催者か録画を始めた人の OneDrive）です（保存とアクセス許可）。この例外は録画について説明されていて、文字起こしにも当てはまるかは、この説明からは分かりません。上で引いたとおり Learn は文字起こしを録画と共に保存されると説明しているので、同じ例外に従うと当社は見ていますが、これは推測です。この例外の場合も試していません。会議用の共有のアカウントを主催者にするなら、先にこの例外を読んでおいてください。

当社の検証用の環境で、録画はせずに文字起こしだけを付けた会議を終えると、主催者（この会議では自分）の OneDrive の［My files］に「レコーディング」と「会議」の2つのフォルダーができていました。［レコーディング］の中には「会議のトランスクリプト」と名の付いた .mp4 のファイルが1つ入っていて、名前は「文字起こしの確認（架空の会議）-20261029_153702-会議のトランスクリプト.mp4」、更新者は「SharePoint アプリ」、大きさは 39.5 KB でした。この1件では、名前は「会議名-日時-会議のトランスクリプト」の形でした。ファイルは開いていません。

ファイルは主催者のものなので、主催者が会社を辞めたときも、そのファイルは OneDrive の通常の扱い（退職した人のファイルの扱い）に従います（OneDrive と SharePoint での会議のレコーディングと文字起こしの保存とアクセス許可）。また Learn によると、会議の録画と文字起こしは既定で作成から 120 日で期限切れになり、期限に達するとごみ箱に移ります（Teams レコーディングの有効期限ポリシー）。当社が見た会議ポリシーも「既定の有効期限：120」でした。長く残したい記録なら、主催者に任せたままにせず、置き場所と残す期間を会社で決めておく必要があります。

社外の参加者も読めるのか：後から読める人と、ダウンロードできる人

会議の後に文字起こしを読めるのは、主催者と、主催者と同じ組織の参加者です。参加者ごとにできることをまとめると、次のとおりです。

社外の取引先が自分の会社のアカウントで参加した場合（表の「別のテナント」）、会議中には文字起こしを読めますが、会議の後は読めません。匿名で参加した人と、電話で参加した人は読めません（Start, stop, and download live transcripts in Microsoft Teams meetings（英語））。録画のファイルは、外部の参加者を除く出席者には共有のリンクが自動で付き、外部の参加者に見せるには主催者が共有の相手に加える必要があります（保存とアクセス許可）。社外の人に記録を渡したいときは、主催者が自分で共有する、という順番です。

ダウンロードは、既定では主催者と共同開催者だけです。主催者は、トランスクリプトを見られる人、編集できる人、ダウンロードできる人を管理でき（会議のトランスクリプトを編集または削除する）、管理者のポリシーによっては、ほかの人にダウンロードを許すこともできます。参加者の側も、キャプションとトランスクリプトに自分の名前を出さない設定を選べます（ライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする）。

「自分だけ」で使いたいときは、ライブ キャプション

聞き逃しを防ぐために、自分の画面だけで文字を追いたい、という使い方もあると思います。文字起こしはこの用途には向きません。始めると全員に知らされ、会議の後も記録として残るからです。

自分の画面に字幕を出したいだけなら、ライブ キャプションを使います。サポートには「Teams ではキャプションを保存しません。」とあり、会議中の字幕として表示されるだけです（Teams 会議でライブ キャプションを使用する）。当社が試した会議でも、文字起こしの［トランスクリプト］の欄に「ライブ キャプションを使用して、リアルタイムで会話についていけるようにします。」という案内と［ライブ キャプションへの切り替え］のボタンがありました。

ライブ キャプションを使えるかどうかも、会議ポリシーで決まります。これはユーザーごとのポリシーで、会議中に適用されます（Teams の設定とポリシー リファレンス）。当社が見たグローバルの会議ポリシーでは、［ライブ キャプション］は「有効になっていませんが、ユーザーは有効にできます」でした。

うまくいかないとき：英語の文が並ぶ、始められない

英語の文が並ぶときは、話す言語の設定を見る

日本語で話しているのに英語の文が並ぶときは、まず話す言語が実際の言語と合っているかを見ます。文字起こしの精度のために、会議の話す言語が全員の話している言語を反映しているかを確かめるよう案内されています（ライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする）。当社が見た画面で言語の一覧を数えると 57 個あり、英語だけでイギリス、インド、米国など 6 個ありました。英語のどれかが選ばれたまま始まっていないかを、最初に確かめます。

会議の途中で直すときは、［トランスクリプト］の欄の右上から［言語設定］を開きます。下の［言語設定］の画面では「会議で話されている言語」の欄に「会議で全員が話している言語。この設定はすべてのユーザーに適用されます。」という説明が付いていました。話す言語を変えると、全員のトランスクリプトとキャプションの言語が変わります。誰か1人のための設定ではなく、会議全体の設定です。

この設定を開けるのは、主催者、共同開催者、文字起こしを始めた人（または文字起こしを始めた機能を有効にした人）です。それ以外の参加者が話す言語を変えるには、いったん文字起こしをオフにし、手動でオンにし直す必要があります。また、設定と違う言語で話していると Teams が気づき、主催者などに話す言語を更新するよう求めることがあります。そのときは［設定］で自分で選び直すか、［はい、変更します］で Teams が聞き取った言語に切り替えます（ライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする）。この表示は、音声を入れられなかったため見ていません。

話す言語とは別に、［言語設定］には「翻訳先の言語」という欄もありました（オフ）。これはトランスクリプトを別の言語に訳して読むためのもので、サポートはライブ翻訳文字起こしを Teams Premium の機能としています。訳した文字起こしは保存されず、残るのは元の言語の文字起こしだけです。

始められないときは、管理者が会議ポリシーを確かめる

［文字起こしの開始］が押せない、または出てこないときは、会議ポリシーを見ます。文字起こしは主催者ごとと、ユーザーごとのポリシー設定です。会議に文字起こしを含めるには主催者のポリシーでオンになっている必要があり、文字起こしを始める人のポリシーでもオンになっている必要があります（Teams 会議の文字起こしとキャプションを管理する）。始める人の設定だけを見て「オンなのに始まらない」となったら、主催者の側を確かめます。

場所は Teams 管理センターの［会議］>［会議ポリシー］です。当社の検証用の環境で「グローバル (組織全体の既定値)」を開くと、節「レコーディングとトランスクリプト」の中に［トランスクリプト］があり、オンになっていました。Learn では、この項目は「文字起こし」、節は「文字起こし & 記録」と書かれていますが、同じ設定を指しています。新しく作るポリシーでは、この設定は既定でオンです（Teams 会議の文字起こしとキャプションを管理する、Teams の設定とポリシー リファレンス）。

同じ節には、ほかにも文字起こしに関わる行が並んでいました。「レコーディング、文字起こし、Copilot に参加者の同意が必要」（この画面ではオフ）は、オンにすると参加者が録画と文字起こしに同意する必要がある設定です（Teams の設定とポリシー リファレンス）。「ライブ文字起こし内の不適切な単語をフィルターする」はオン、「レコーディングと文字起こしが自動的に期限切れになる」はオンで期限は 120 でした。

一部の人だけ文字起こしを止めたいときは、カスタムの会議ポリシーを作って、その人たちに割り当てます。PowerShell なら Set-CsTeamsMeetingPolicy の -AllowTranscription で設定します。また、主催者が会議の Copilot をオフにすると、録画と文字起こしもオフになります。Copilot の設定はこの記事では扱いません。

どの設定が原因か分からないときは、Microsoft 365 管理センターの Teams トランスクリプト診断を使えます。対象の人のメール アドレスと会議の URL を入れて実行すると、その人のアカウントが会議の文字起こしを作る要件を満たしているかを確かめられます（Teams 会議の文字起こしとキャプションを管理する）。

使い始める前に決めておく2つ

文字起こしを社内で使い始める前に、2つだけ決めておくと迷いが減ります。1つは、記録を残したい会議の主催者を誰にするかです。ファイルの置き場所も、ダウンロードと削除の権限も、主催者に付いてきます。もう1つは、社外の参加者がいる会議で文字起こしをどう扱うかです。会議の後に相手は読めないので、渡すなら主催者が共有する、と決めておけば当日に迷いません。

会議の記録の残し方を、会議ポリシーや保存の期間まで含めて一緒に決めたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

この記事の確かめ方：画面は、当社の検証用の環境で 2026年10月29日に Teams の Web 版で自分1人だけの会議を開き、文字起こしを始めて止めるまでと、会議の後の画面を撮ったものです。写真と動画では組織名と名前を伏せています。マイクを使えない環境だったため、文字起こしの中身は空のままです。Teams 管理センターの会議ポリシーは開いて読むところまでで、設定は変えていません。公式の説明は同じ日に、Microsoft サポートと Microsoft Learn で確かめました。参加者ごとにできることの表（「後から読める人」の図）は、サポートの日本語版の表は行の名前に英語と日本語が混ざっているため、英語版の表から訳しました。中身は同じです。会議の Copilot による要約、録画の保存先、自動削除の期限の変え方は、この記事では扱いません。画面の表示は更新されることがあるため、設定の前に各ページの最新を確かめてください。