Microsoft 365 の保持ポリシーの作り方｜メール・ファイル・チャットを何年残すか・消すか

メールは何年残すのか、辞めた人のメールやチャットは消してよいのか、と聞かれてMicrosoft 365 の保持ポリシーを作ろうとしている管理者の方に向けた記事です。保持ポリシー（画面と公式の説明での名前は「アイテム保持ポリシー」）は、メールボックスやサイトといった入れ物ごとに、中のメール・ファイル・チャットを決めた期間は消させずに残すか、期間を過ぎたら消すかを決める Microsoft Purview の設定です。

利用者の Outlook のフォルダーに出る保持ポリシーの表示や、アーカイブへの移動は、Exchange の保持タグという別の仕組みです。利用者から見える保持タグや個人タグの仕組みは、Exchange Online のアーカイブと保持ポリシーの記事で説明しています。この記事は、管理者が Purview で全社のルールとして作る保持ポリシーを扱います。

気をつけたいのは、作成の画面の場所にも保持の設定にも、そのまま送れば全社のメールとファイルに削除が当たる値が最初から入っていたことです。この記事では、その値をどこで外すかを含めて、使えるライセンス、どこに当てるか、何年残すか、残すか消すか、作る手順、作った後、保持ラベルとの違いを、この順に書きます。Microsoft 365 の導入を支援している当社が、Microsoft の公式の説明と、当社の検証用の環境の画面で確かめた内容です（確かめ方は後ろの節にまとめています）。

自社のライセンスでは何が作れるか：Business Premium・E3 は「静的」なポリシー

Microsoft のサービスの説明では、組織全体・場所全体、または含める／除く人やサイトを指定する保持ポリシーは、Microsoft 365 E5・E3、Business Premium などで使えます（Microsoft Purview サービスの説明）。一方、部署や国などの属性で対象を自動で決めるアダプティブ スコープを使うには、Microsoft 365 E5 や Microsoft Purview スイートなどが要ります。

当社が見た画面でも、［種類］の手順で「Adaptive (Microsoft 365 E5 ライセンスまたはそれと同等のライセンスで利用可能)」は灰色で選べず、「静的」が最初から選ばれていました。公式の手順（Microsoft Learn。以下 Learn）では［アダプティブ］と書かれている選択肢です。

静的なポリシーでは、対象の人を1人ずつ、またはメールが使えるグループで選びます。ただし、グループで選んだ場合も、選んだ時点のメンバーに展開されるだけで、あとでグループのメンバーが変わってもポリシーは自動では更新されません（保持ポリシーと保持ラベル ポリシーの共通の設定）。含める／除くで指定できる数には、1つのポリシーにつき Exchange メールボックスは 1,000、SharePoint サイトと OneDrive アカウントはそれぞれ 100 などの上限もあります（アイテム保持ポリシーとアイテム保持ラベルの制限）。このため当社は、Business Premium・E3 で本番のポリシーの対象を決めるときは、人を選んで当てるより、場所全体に当てて例外を除く形を勧めます（試すときの絞り方は次の節）。ただし、退職した人のメールも残す目的なら、Exchange メールボックスは［含む］を「すべて」のまま、除外も使わずに当てます（理由は次の節）。

Teams のチャットとチャネルの保持ポリシーは、Business Basic・Standard・Premium でも使えますが、サービスの説明では、これらのプランでは保持期間または削除期間が30日を超えている必要があるとされています。E3 と E5 のほかの違いは、Microsoft 365 E3・E5・E7 の比較の記事にまとめています。

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どこに当てるかを決める：メール・ファイル・チャットで、選ぶ場所が違う

［種類］の次の［場所］の画面（「このポリシーの適用先を選択します」）には、Exchange メールボックスから Teams、AI アプリまでの場所が1つの一覧に並びます。この画面では、開いた直後に Exchange メールボックス・SharePoint の従来のサイトとコミュニケーション サイト・OneDrive アカウント・Microsoft 365 グループ メールボックスと Microsoft 365 グループ サイト の4つがオンになっていて、［含む］の欄はどれも「すべて」でした。

場所全体に当てたポリシーは、作った後に増えたメールボックスにも自動で当たります（共通の設定）。試すときは、使わない場所をオフにし、［含む］の［編集］で対象を絞ります。

迷いやすいのはファイルです。Teams のチャットで共有したファイルは共有した人の OneDrive に、チャネルに上げたファイルはチームの SharePoint に保存されます（アイテム保持ポリシーを作成して構成する）。Microsoft 365 グループに接続したチームのサイトは、SharePoint の場所ではなく「Microsoft 365 グループ メールボックスと Microsoft 365 グループ サイト」の場所で選びます。画面の SharePoint の場所の説明にも、「Microsoft 365 グループに接続されていないクラシック サイト、コミュニケーション サイトまたはチーム サイト内のファイル」とあります。Learn ではこの場所は「SharePoint クラシック サイトとコミュニケーション サイト」という名前です。会議の録画は、会議の種類で置き場所が違います。チャットの会議（チャネル以外の会議）の録画と文字起こしを残すには、開催者の OneDrive アカウントを含むポリシーが要ります。Microsoft 365 グループから作ったチームでは、チャネル会議の録画と文字起こしはグループの場所のファイルに含まれます。共有チャネルとプライベート チャネルのサイトはグループに接続していないので、SharePoint の従来のサイトとコミュニケーション サイト か OneDrive アカウントの場所で選びます（作成の手順）。

Teams のチャット（「個別チャット、グループ チャット、会議チャット、ボット チャットからのメッセージ。」）とチャネル メッセージは、この画面では同じ一覧の中に並び、最初はオフでした。作成の手順では、Teams の場所を選ぶと、ほかの場所は自動的に除外されると説明されています。当社は Teams の場所をオンにしていないので、画面でどう変わるかは確かめていません。メール・ファイルとは別のポリシーとして作る前提で考えてください。

当社が試したときは、Exchange メールボックスだけをオンにして、［含む］の［編集］で検証用のアカウントのメールボックス1つを選びました。OneDrive アカウントの［編集］の一覧は空（「利用できるデータはありません」）で選べなかったので、全員に当たらないよう OneDrive もオフにしました。OneDrive の URL は、事前に用意していない限り、利用者が初めて OneDrive にアクセスするまで作られない、という注意も公式の説明にあります。

前の節で、退職した人のメールも残すなら［含む］を「すべて」のまま除外も使わない、と書いた理由は、非アクティブなメールボックスの扱いです。静的なポリシーは、既定の［すべてのメールボックス］の構成なら非アクティブなメールボックス（退職などで使われなくなったメールボックス）を含みますが、特定の人を含める／除く構成では非アクティブなメールボックスに対応していません。ただし、ポリシーを当てた時点でメールボックスがアクティブだった人を含めたり除いたりしていて、その人のメールボックスが後で非アクティブになった場合は、保持の設定は引き続き当たる（除いた人は除かれたまま）とされています（共通の設定）。つまり、含める・除くを使ったポリシーで退職した人のメールが残るかどうかは、ポリシーを当てた時点の含め方しだいになります。戻すための備えとしての保存は、保持ポリシーとは目的が違うので、Microsoft 365 のバックアップの記事で分けて書いています。

何年残すか：期間はメールやファイルの日付から数える

［保持の設定］の画面で、期間は［特定の期間アイテムを保持］の下の欄から 5 年・7 年・10 年・カスタムで選びます。数え始め（「以下に基づき保持期間を開始する」）は「アイテムの作成日時」と「アイテムの最終変更日時」の2つでした。

大事なのは、期間がポリシーを作った日からではなく、アイテムの日付から数えられることです。たとえば、メールボックスのアイテムを7年残すポリシーでは、6年前に送ったメッセージは、あと1年だけ保持されます。メールの日付は、受信メールは受信日、送信メールは送信日です（共通の設定）。Learn によれば、期間は日・月・年で指定でき、月は30日、年は365日として数えます。

最終変更日時を選べるのは、SharePoint・OneDrive・Microsoft 365 グループのファイルだけです。Teams のメッセージは、最終変更日時を選んでも作成日時が使われる、と Learn に既知の問題として書かれています（アイテム保持ポリシーを作成して構成する）。何年にするかは、社内の文書管理の規程や、法令で保存が求められる書類の期間から決めます。この記事では、どの書類を何年残すべきかの法的な判断は扱いません。

残すか消すかを選ぶ：画面の既定は「アイテムを自動的に削除する」

保持の設定の結果は、「保持のみ」「保持してから削除」「削除のみ」の3つに分けられます（アイテム保持ポリシーと保持ラベルの詳細）。画面ではこう選びます。

当社が［保持の設定］を開いたときは、最初から［特定の期間アイテムを保持］・7 年・「アイテムの作成日時」・「アイテムを自動的に削除する」が選ばれていました。

削除を入れたポリシーは、既に期間を過ぎた古いメールやファイルを、ポリシーが効いた後に消しにいきます。作る前に、既存のコンテンツの年数と、設定がそのコンテンツに与える影響を考えておくよう、公式の説明も求めています（共通の設定）。さらに、保持の設定は期間と数え始める時点を除いて保存後に変えられないので（次の節の手順の表）、保持のみで作ったポリシーを、あとから削除するポリシーに変えることはできず、その逆もできないと読めます。

そこで当社は、1本目は「保持のみ」で作ることを勧めます。代償は、削除のポリシーを足すまで、期間を過ぎた古いメールやファイルも消えずに残ることです。保持と削除のポリシーが同じアイテムに重なった場合は保持が勝つので（後の節）、保持のみの期間が長いほど、その間は削除のポリシーを足しても消えません。そのため、1本目の保持のみの期間は、社内の規程で残すと決まっている年数より長くしないことを勧めます。消したいものがはっきりしている場所は、1本目の対象から外しておき、削除のポリシーをその場所だけに作る形でもかまいません。

容量は、保持のみに限らず、保持を使う以上かかります。保持の期間中に編集・削除されたファイルは、保持のみでも保持してから削除でも、元の版のコピーがアイテム保管ライブラリに作られ、保持期間が終わるまで残ります（SharePoint と OneDrive の保持の詳細）。このライブラリはサイトのストレージ クォータに含まれるため、SharePoint・OneDrive・グループで保持を使う場合は、容量を増やす必要がある場合があります（保持の詳細）。期間が長いほどコピーも長く残るので、期間を規程の年数より長くしないことは、容量の面でも勧めます。

それでも1本目を保持のみにするのは、保持のみなら、期間の間は利用者が消してもコピーが残り、期間を過ぎてもポリシーは何も消さないからです。削除は、どの場所の、何年より古いものを消してよいかを決めてから、別のポリシーとして足します。

なお、画面の見出しは「コンテンツを保持、アーカイブ、または削除するかどうかを決定します」で、Learn の手順では［コンテンツを保持するか、削除するか、またはその両方を行うかを決定する］ページと書かれています。削除だけの選択肢も、Learn は［アイテムが一定の年数に達したときのみ削除する］、画面は「特定の期間が経過したときにのみアイテムを削除」と、表記が違いました。

保持ポリシーを作る手順：各画面で決めること

保持ポリシーを作るには、Purview でデータ ライフサイクル管理のアクセス許可が要ります。Purview の［ソリューション］>［データ ライフサイクル管理］>［ポリシー］>［アイテム保持ポリシー］を開き、［新しいアイテム保持ポリシー］を押します（作成の手順）。

一覧の上には「AI 関連のポリシーを作成するために必要なアクション。」という帯と［請求を設定する］のボタンも出ていました。帯の文によれば、特定の生成 AI アプリを含むポリシーを作るときの話で、メール・ファイル・Teams のポリシーを作るだけなら押す必要はありません。当社も押していません。

当社が見た画面の順に、各画面で決めることと、最初の値のまま進めたときに起きることを1つの表にしました。保存後に変えられない設定は、作成の手順と共通の設定によります。

Learn の手順には［管理ユニットの割り当て］のページ（既定の［完全ディレクトリ］のままにする）がありますが、当社が見た画面の左の手順は名前・種類・保持の設定・完了で、［種類］の次に［場所］が加わる形でした。管理ユニットのページは出ませんでした。

［確認と完了］の画面では、保持の設定が「作成されたとき に基づいて 7 年 のアイテムを保持する」「保持期間の終了時にアイテムを削除しない」のように文で出ます。送信する前に、ここで「削除しない」になっているか、場所が意図したものだけかを見ます。

作った後に配布の状態を確かめる：効くまで最大7日

［確認と完了］の画面には「選択した位置情報にこのポリシーを適用するには、最大で 1 週間かかる場合があります。」と出ていました。Learn も、作成して送信してから適用されるまでに最大 7 日かかる場合があるとしています（作成の手順）。Exchange では、保持の設定を評価する処理に最大7日かかり、メールボックスに少なくとも 10 MB のデータが要ります（Exchange の保持の詳細）。作ったばかりの検証用のメールボックスでは、効くまで時間がかかることがあります。

作った後は、［アイテム保持ポリシー］の一覧からポリシーを選ぶと、場所への配布の状態を確かめられます。状態にエラーが出ている場合は、PowerShell で配布をやり直す手順もあります（作成の手順）。ポリシーを後から変更したときは、配り終わると状態が「オン (保留中)」から「オン (成功)」に変わる、と説明されています（共通の設定）。作った後の画面は、当社では確かめていません。

保持の対象になったメールやファイルは、元の場所にそのまま残り、利用者はふだんどおり使えます。利用者が編集・削除すると、コピーが SharePoint・OneDrive ではアイテム保管ライブラリ、Exchange では［回復可能なアイテム］フォルダー、Teams のメッセージでは SubstrateHolds という表示されないフォルダーに残ります（保持の詳細）。アイテム保管ライブラリのコピーが容量を使うことは、残すか消すかの節に書きました。誰がいつ消したかを後から調べるのは保持ポリシーではなく監査ログの役目で、その手順は監査ログの検索の記事に書いています。

保持ラベルとどう使い分けるか、設定が重なったときはどう決まるか

保持ポリシーはメールボックスやサイトの単位で同じ設定を当て、保持ラベルは1通のメールや1つのファイルの単位で当てます（保持の詳細）。全社のメールを何年、のような一律の決まりはポリシーで作り、契約書だけ長く残す、といった例外はラベルで足すのが Learn の示す使い分けです。

ポリシーとラベル、または複数のポリシーが同じアイテムに重なったときは、どれか1つが勝つのではなく、保持の原則の順で決まります（保持の詳細）。まず保持が削除より優先され、保持の期間は長いほうが優先されます。削除の時期は、ラベルの削除がポリシーの削除より優先され、次に、特定の人やサイトに絞ったポリシーの削除が、場所全体のポリシーの削除より優先されます。それでも決まらなければ短いほうの削除が使われます。

この記事の確かめ方

画面は、当社の検証用の環境の Purview で、2026年10月31日に新しいアイテム保持ポリシーの作成を［確認と完了］の画面まで進め、各画面の表示と最初から選ばれている値を確かめたものです。試したときは、Exchange メールボックスだけをオンにし、検証用のアカウントのメールボックス1つに絞りました。［送信］はしていないので、作った後の動き（配布の状態、効くまでの時間、利用者が消したときのコピー）と、既定のまま送ったときに何が消えるかは、Learn の説明で書いています。Teams の場所もオンにしていません。写真では件数や名前の欄を塗っています。

1本目は「保持のみ」で作る。試すときは場所と対象を絞る

当社は、1本目を保持のみで作り、試すときは場所と対象を絞って一覧で配布の状態を確かめ、本番では場所全体に当てて例外を除き、削除するポリシーは場所と期間を決めてから別に足す、という順を勧めます。ただし、退職した人のメールも残す目的なら、Exchange メールボックスは［含む］を「すべて」にし、例外も除かないポリシーにします。試すときに含めた人だけのままでは、ほかの人のメールボックスには当たりません。

保持ポリシーのほかに、Business Premium で最初に決めておく設定はBusiness Premium の最初の設定の記事にまとめています。何を何年残すかの決めごとから整えたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

Purview の画面と保持の対応範囲は更新が続いているため、作業の前に各ページの最新を確かめてください。