職種別の Copilot の使い方｜経理・営業・人事・総務で最初に変える1つの業務

Copilot のライセンスを部署に配る前後で、経理・営業・人事・総務の責任者から「うちの部署は何に使えばいいのか」と聞かれる立場の方に向けた記事です。部署ごとに最初に何をさせるかを決めずに配ると、使う人は、何を聞けばよいかを自分で考えるところから始めることになります。Microsoft も職種別の例を出していますが、そのままでは「最初の1つ」は決まりません。

この記事では、経理・営業・人事・総務の4つの職種について、最初に変える1つの業務と、その業務で Copilot に渡す社内の材料の範囲、答えの確かめ方を、同じ順で書きます。頼み方の細部は、職種・アプリごとの記事に任せます。この記事で Copilot と書くのは、有料のライセンス Microsoft 365 Copilot を割り当てた人が使う Copilot です。無料の Copilot Chat との違いはMicrosoft 365 Copilot の全体の記事にまとめています。

書いているのは、Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援している Aurant Technologies です。Microsoft の公式の説明と、当社の検証用の環境（Microsoft 365 と Copilot の動きを確かめるための環境）の画面で確かめた内容をまとめています。

Microsoft の職種別の例は、選ぶ材料にはなるが順番は決めてくれない

Copilot のチャットの入力欄の下には、ファイルの分析情報・受信トレイのトリアージ・人物検索・会議準備のボタンが並び、その右の「…」（ボタンの名前は「プロンプト ギャラリーを開く」）を押すと、見出しが「プロンプト ラボ」のダイアログが開きます。サポートの記事は同じものを「Copilot プロンプト ギャラリー」と呼び、タスク・ジョブの種類・エージェントで絞り込めると書いています。別のサポートの記事は「プロンプト ラボ」と呼んでいて、名前が揺れています。この記事では画面の見出しに合わせてプロンプト ラボと書きます。

当社の環境で並んだのは、左のプロンプト トピック（分析・作成・検索など17）と、［エージェント プロンプト］の2つの切り口です。［ジョブの種類］の絞り込みが出たのは［分析］のトピックだけでした。カードは、写真に写っている「[オプション A とオプション B] の [長所と短所] を比較します。」「/ファイル内の競合する要求を比較し、証拠ベースの説明を提供します」のように、どの職種でも使える形の頼み方で、当社が見た範囲のカードには職種の名前は付いていません。検索の欄に「人事」「営業」と入れても「検索に一致するプロンプトはありません」でした。表示は組織の設定や時期で変わる可能性がありますが、少なくともこの画面からは、職種ごとの最初の1つは出てきません。

職種ごとの業務の一覧が見られるのは、Microsoft の導入支援のサイトのシナリオ ライブラリです。財務・人事・販売・オペレーションなどの職種ごとに業務が並び、業務ごとに、Copilot Chat・Microsoft 365 Copilot・Copilot Studio のどれで使えるかが書かれています。たとえば販売の「顧客調査と販売準備を加速」は Microsoft 365 Copilot Chat、人事の「ポリシー文書を更新する」は Microsoft 365 Copilot です。2026年11月2日に数えると、財務は28、人事は25、販売は19のカードがあり、業務の例のほかに、その職種の人の1日の例や、エージェントの例も同じ並びに入っています。どれから始めるかは書いていません。日本の会社の「総務」にあたる区分はなく、近いのはオペレーションですが、区分は「人生の一日」（その職種の人の1日の例）・計画・報告・スケジューリングで、総務の業務にあたる例はありません。

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最初の1つは、材料・確かめ方・人が見る所の3つで選ぶ

シナリオ ライブラリの業務から1つを選ぶとき、当社は「効果が大きそうか」より先に、次の3つを全部満たすかを見ます。1つめは、材料が使う人の手元にあること。Copilot が表示するのは、個々のユーザーが少なくとも表示の権限を持っている組織のデータだけです。自分のメール・会議・開けるファイルの中で答えが作れる業務なら、つなぐ設定なしで始められます。基幹システムや他部署の台帳が要る業務は、つなぐ設定やエージェントが先に要るので、2つめ以降に回します。

2つめは、答えを元の資料で確かめられること。照合なら元の表、案内文なら規程、メモなら元のメールと会議の記録があります。人の評価や取引先の評判のように確かめる先が無い業務は、答えの良し悪しを誰も言えないので、最初には選びません。3つめは、社外や本人に出る前に人が見ること。下書き・候補・メモの形で受け取り、送る・決めるのは人がする業務から始めます。

この物差しは、安全に始められるか、答えを確かめられるかを先に見るもので、使う回数は見ていません。月次の照合は月に1回、規程の改定はそれより少ない業務で、これだけでは、部署の人が毎日 Copilot を開く理由にはなりにくい業務です。最初の1業務の役目は、頼み方と確かめ方を部署で一度通して決めることです。毎日の使い方（メールや会議の要約など、職種を問わない使い方）の入口はCopilot でできることの記事に任せます。

もう1つの限界は、材料の置き場所が会社によって違うことです。経理の表が基幹システムからしか出せない会社や、営業のやり取りが顧客管理のシステムの中にある会社では、1つめの条件で外れる業務が変わり、選ぶ業務も変わります。次の節からの4つは、材料がメール・会議・ファイルにある会社を前提にした当社の例です。外れたときは、同じ3つの条件で職種の中から探し直してください。

この3つで、4つの職種の最初の1業務を選ぶと、次の節からの4つになります。どれも、渡す材料・確かめ方・続きの記事の順で書きます。

経理：月次の照合で、合わない行の候補を挙げさせる

• 最初の1業務：販売の側の売上一覧と、会計の側の仕訳を突き合わせ、合わない行の候補と差額を挙げさせる。
• 渡す材料：照合する2つの表だけ。チャットの入力欄で / を打ってファイルを付けます。経理のフォルダ全体を探させる聞き方はしません。
• 確かめ方：件数と差額は、元の表に COUNTIF・SUMIF の列を足して計算し直す。どちらの金額が正しいか、計上や税の扱いは、請求書などの元の資料で人が決める。

当社が例の表（各12行、違いを3つ入れたもの）で試したときは、挙げた違いも合計も合っていましたが、合計を出すために動かしたコードは、表から書き写した金額の足し算でした。答えが合っていても全部の行を拾ったかは答えからは分からない、というのが確かめ方を決めた理由です。頼む文と、足す関数の列は経理の Copilot の記事にあります。Excel の中の Copilot の前提（表をテーブルにする理由など）はExcel の Copilot の記事です。Microsoft には照合の機能を持つ経理向けの Finance Agent もありますが、画面と作られる文は今のところ米国英語だけで、最初の1業務には向きません。

営業：商談の前に、前回のメールと会議の記録から確認事項を出させる

• 最初の1業務：次の商談の前に、その顧客との前回のメール・会議の記録・提案資料から、決まったこと・宿題・確認する事項のメモを作らせる。
• 渡す材料：その顧客とのメールのやり取り、会議の記録、提案資料。どれも営業担当が自分で見られるもので、Copilot はその範囲から答えを作ります。
• 確かめ方：日付・金額・約束したことは、元のメールと会議の記録で確かめる。顧客に送る文にするときは人が直す。

シナリオ ライブラリの販売の「顧客調査と販売準備を加速」も商談の準備ですが、こちらはシナリオの手順では Copilot Chat を Web に切り替え、顧客の会社の Web サイトや年次報告書から情報を集める使い方です。社外の情報を調べるより、自社と顧客のやり取りの中から確認事項を拾うほうが、答えを元の記録で確かめられます。会議の記録をあとから材料にするには、その Teams 会議で文字起こしが要ります。その理由と使い方はTeams 会議の Copilot の記事、メールの要約と返信の下書きはOutlook の Copilot の記事、提案書のスライドにする段はPowerPoint の Copilot の記事に分けています。CRM（顧客管理のシステム）とつなぐ営業向けのエージェント（セールス エージェント）は、展開の手順が Dynamics 365 を使う会社向けと Salesforce を使う会社向けに分かれていて、2つめ以降の話です。

人事：規程の改定の案内文と、問い合わせの答えの下書きを作らせる

• 最初の1業務：規程を改定するとき、社員向けの案内文と、来そうな質問とその答えの下書きを作らせる。
• 渡す材料：改定前と改定後の規程のファイルだけ。人事のフォルダ全体を探させる聞き方はしません。
• 確かめ方：案内文と答えが、改定後の条文と食い違っていないかを規程で確かめる。個別の社員の扱い（この人は対象か、など）はさせない。

この業務はシナリオ ライブラリの人事の「ポリシー文書を更新する」に近く、プロンプト ラボの［作成］のトピックにも「/ドキュメントに基づいて FAQ を作成します」のカードがあります。カードを選ぶと、入力欄に「に基づいて FAQ を作成してください。」が入ります。送られるのは自分で送信したときだけです。規程のファイルは、このあと先頭で / を打って付ける形になります（当社はファイルを付けるところまでは試していません）。

当社は、ファイルの代わりに架空の規程の改定（在宅勤務の申請を「前日の17時までに上長へメールで」から「前日の12時までに勤怠システムで」に変える、施行日は2026年12月1日）を文で渡し、案内文と質問3つの答えを1回だけ頼みました。改定の内容に書いていないことは推測せず「人事に確認」と書くよう、文に入れています。

施行日・改定前・改定後の3点は送った文のとおりでした。自分で立てた3つめの質問「前日の12時を過ぎてしまった場合、在宅勤務を申請できますか？」には、「改定内容には記載がありません。人事に確認してください。」と答えています。この1回では、頼んだとおり、改定の内容に無い3つめの質問が「人事に確認」と分かれて出ました。同じ一文を入れても毎回そう分かれるか、一文を入れないとどうなるかは試していません。分かれて出たときは、人事の担当がその答えだけを決めて足せます。一方で、案内文には太字にするための印「**」がそのまま残っていました。社内のメールや掲示に貼る前に、人が通して読む工程は残します。

人事の問い合わせに答える専用のエージェントとして、Microsoft には Employee Self-Service もあります。Copilot Studio の上に作られていて、人事のシステムとつなぎ、法的な判断や人事上の判断のような機密性の高い要求は人事の担当者に回す作りです。つなぐ先と運用を決めてからの話なので、最初の1業務には入れていません。

総務：散らばった手順書から、よく来る問い合わせの答えの下書きを作らせる

• 最初の1業務：備品の申請・会議室の予約・入社の手続きなど、社内の手順書をまとめて読ませ、よく来る問い合わせへの答えの下書きを作らせる。
• 渡す材料：最新版と決めた手順書だけ。同じ手順の古い版が別のフォルダに残っていたら、混ぜないように付けるファイルを選びます。
• 確かめ方：答えに付く参照元が、最新版の手順書かを確かめる。

手順書が部署の共有フォルダやメールの添付に分かれていて、数本をまとめて何度も読ませるなら、ファイルを1か所に集めて Copilot に読ませるCopilot ノートブックが合います。頼み方は、人事の例と同じくプロンプト ラボの「/ドキュメントに基づいて FAQ を作成します」の形で頼めます。手順書に書いていないこと（例外の扱いや、担当者の名前）を推測で埋めさせないために、人事の例と同じように「手順書に無いことは総務に確認と書く」一文を入れておきます。当社が試したのは人事の例の1回だけで、総務の手順書では試していません。答えにどのファイルが使われたか（参照元）の確かめ方は、Copilot の回答が間違っているときの記事に書いています。

材料の範囲は「その人が見られる範囲」。人事と営業から先に確かめる

4つの職種とも、渡す材料はファイルを付けて絞る、と書きました。ただ、絞るのは頼み方の話で、Copilot が答えの材料にできる範囲そのものは、その人が見られる範囲です。評価や給与の表が置かれたサイトやフォルダに、部署の外の人まで見られる権限が付いていれば、人事以外の社員の Copilot の答えにも出てくることがあります。営業の顧客フォルダや見積の原価の表も同じです。

Microsoft も、Copilot の展開の基本の手引きで、3つの項目の最初に過剰共有（オーバーシェアリング）の修正を置いています。どこを見て、何から直すかはオーバーシェアリングの対策の記事、Copilot の設定で塞がるものと塞がらないものの違いはCopilot のセキュリティリスクの記事にまとめました。職種で言えば、人事と営業は最初の1業務を始める前に、自部署のフォルダの共有の範囲を一度確かめておくことを、当社は勧めます。

2つめ以降に広げるときは、部署に頼み方を配り、専用のエージェントは条件を確かめてから

最初の1業務で使える頼み方が見つかったら、それを部署の全員が使える形にします。Microsoft 365 管理センターの［Copilot］＞［プロンプト］で、管理者（AI 管理者など）が組織のプロンプトを公開でき、使う人はプロンプト ラボで部門やタスクの種類で絞り込めます。Learn によれば、公開できるのは組織で最大1,000個、プロンプト ラボに出るまで約3時間、［おすすめ］に出すピン留めは4つまでです。当社が見たプロンプト ラボでは職種で頼み方を探せなかった分、部門の名前を付けて自社で配る手が効きます。

職種別の専用のエージェント（経理の Finance Agent、人事の Employee Self-Service、営業向けのエージェント）は、この順番の3つめです。どれも、画面の言語・つなぐシステム・ライセンスの条件があり、最初の1業務とは準備の量が違います。自社の手順に合わせたエージェントを作る選択肢も含めて、Copilot のエージェントの記事で手に入れ方と費用の分かれ目を書いています。

まずは、この記事の芯の図の4行を自社の言葉に書き換え、部署の責任者と1行ずつ合わせてください。職種ごとに「最初の1業務」「付けるファイル」「答えを何で確かめるか」の3つが決まれば、配った日に何を聞けばいいかが決まります。部署ごとの使い方の決まりから整えたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でご相談ください。

この記事の確かめ方

画面と答えは、2026年11月2日に当社の検証用の環境の Microsoft Copilot のチャットで見たものです（Microsoft Learn では、この記事で Copilot と書いている画面を Microsoft Copilot と呼んでいます）。人事の節に載せた答えは、架空の規程の改定を文で渡して1回だけ質問した結果です。経理の節の例の表の結果は、経理の記事のときに試したものです。規程のファイルを付けて頼む形、「人事に確認」の一文を入れない場合、営業・総務の業務での質問、同じ問いを繰り返したときの答えの揺れ、組織のプロンプトの公開は試していません。プロンプト ラボの表示（トピック・絞り込みの選択肢）は、組織の設定や時期で変わる可能性があります。Microsoft の説明は2026年11月2日に確かめたサポートの記事・Learn・シナリオ ライブラリによります。