【導入事例】作業完了報告書の作成・送付から請求の準備までを kintone で。運用と改修を続ける販売・保守サービス業A社の導入の裏側
技術者がお客様先で作業したあとに作る作業完了報告書を、kintone で作成し、PDF にしてメールで送れるようにした販売・保守サービス業A社。作業の予定は予定表のサービスと連携し、請求は見積・請求のクラウドサービスに取り込む CSV を kintone から出す形にしました。運用を始めてからも、保守を続けながら改修を重ねています。
本事例は、当社が支援した実際の案件をもとに構成しています。企業名と、お客様の環境にある製品の名前は伏せ、業種・規模・時期は一般化して記載しています。作業の報告から請求までをつなぐ仕組みづくりを検討する際の参考にしていただければ幸いです。
業種：販売・保守サービス業
使う場面：技術者の訪問作業と、そのあとの報告・請求の準備
期間：2024年に要件を定め、翌年に運用を開始。その後は保守
使った製品：kintone®、予定表のサービス、見積・請求のクラウドサービス（CSV で連携）
作業のあとの報告と、請求の準備
A社では、技術者がお客様のもとで作業を行い、その結果を作業完了報告書にまとめています。技術者は、スマホなどのモバイル端末から使うことが多くあります。見積と請求にはクラウドの見積・請求サービスを使っていました。
請求の準備には細かな決まりがあります。同じ品目でもお客様によって価格が違うものがあり、複数の機器を持つお客様もいます。請求書は郵送が中心で、メールでの送付に少しずつ移りつつあり、送付先のデータを整える必要もありました。
報告：作業のあとに作業完了報告書を作成
請求：見積・請求のクラウドサービスで発行。価格がお客様ごとに違う品目もある
送付：請求書は郵送が中心で、メールへ移行中
作業完了報告書を kintone で作り、送るまで
kintone で作業完了報告書のアプリを作り、報告書を PDF にして、メールで送れるようにしました。送付のメールの文面は、先方と一緒に整えています。
作業の予定は予定表のサービスと連携し、kintone で登録・変更した予定がその予定表にも反映されるようにしました。予定の色分けも整えています。
請求の準備では、まだ請求に回していない報告書を一覧から選び、見積・請求のサービスに取り込める形の CSV を出します。そのサービスへの自動の取り込みは難しいと分かったため、CSV を整えるところまでを kintone で行う形にしました。出した CSV は kintone のアプリに保存されます。
お客様と品目のマスタ（基本の一覧）は、先方から受け取った一覧をもとに取り込みました。操作の説明書には CSV を出す手順も載せ、kintone のポータルからも見られるようにしています。
仕組みのつながり
報告書から、送付と請求の準備に分かれていく流れです
図：構成を簡略化して描いています（画面や実際のデータではありません）。
作りで決めたこと
報告書は番号が重ならない設定にし、同じ報告書が請求の対象に重ねて入らないようにしました。技術者はモバイル端末で使うことが多いため、試験ではモバイルでの表示も確かめるようにしました。納品の前には、先方の技術者向けの研修にも同席しています。
| 仕組み | 使い方 |
|---|---|
| 作業完了報告書 | 作成して PDF にし、メールでお客様に送る |
| 予定 | kintone の予定を予定表のサービスと連携 |
| 請求の準備 | 請求に回していない報告書から CSV を出し、見積・請求のサービスに取り込む |
| マスタ | お客様・品目の一覧を取り込み。お客様の登録では郵便番号から住所を入れられる |
運用と改修
納品して運用を始めたあとは保守の契約を結び、問い合わせへの対応や改修を続けています。これまでに、顧客マスタから見積・請求のサービス向けの CSV を作る機能を加えました。
運用の中で、報告書の一覧で期間を絞り込んだときに、グラフや売上の合計も同じ期間で見られるようにしたいという相談を受け、画面のイメージを添えて改修の案を出しています。
運用：運用を続けながら保守
流れ：報告書の作成・送付から請求の準備までを kintone で
保守：問い合わせへの対応と改修を継続
作業の報告から請求までをつなぐ仕組みづくりは、業務ツール導入・活用支援のページでも紹介しています。
※本事例は、当社が支援した実際の案件をもとに構成しています。企業名と、お客様の環境にある製品の名前は伏せ、業種・規模・時期は一般化して記載しています。kintone は、サイボウズ株式会社の登録商標です。