メール フロー ルール（トランスポート ルール）でできること｜社外から届くメールへの注意書き・免責文・転送の制御と、効く順番（管理者向け）

たとえば、社外から届くメールの本文の先頭に「社外から届いたメールです。リンクと添付ファイルを開く前に、差出人を確かめてください。」という注意書きを付けたいとします。社員一人ひとりの Outlook の設定ではなく、会社として全員のメールに付けるなら、Exchange Online のメール フロー ルール（トランスポート ルールとも呼ばれます）を使います。

迷うのは、作ったルールがいつ・どのメールに・どの順で効くかです。条件と例外を外せば、組織のすべてのメールに効きます。別のルールと同じメールに当たれば、両方が効きます。この記事では、この注意書きのルール1本を例に、作る順に追います。

当社は Microsoft 365 の導入と運用を支援している会社で、画面は当社の検証用の環境で撮ったものです。

メール フロー ルールは、届く途中のメールに働く

メール フロー ルールは、Microsoft 365 を通るメールのうち、条件に合うものに決めた処理をする設定です。社員が Outlook で作る受信トレイのルール（仕分けのルール）と似ていますが、メールボックスに入った後ではなく、届く途中のメールに働きます。1つのルールは、条件・例外・処理と、そのほかの設定（モード・効かせる期間など）でできています。

作る場所は、Exchange 管理センター（Exchange Online の管理画面）の［メール フロー］＞［ルール］です。当社の画面では、見出しの下に「トランスポート ルールを追加、編集、またはその他の変更を行います。」と出ていて、画面の中ではトランスポート ルールの呼び名も使われていました。一覧の上には［ルールの追加］、［編集］、［複製］、［更新］、［上に移動］、［下に移動］が並び、列には「状態」「ルール」「優先度」「処理の停止のルール」などがありました。

Exchange Online では、ルールのほかにも最初に決める設定があります。社外への自動転送、DKIM（送ったメールに電子署名を付けて、なりすましを見分けやすくする仕組み）、検疫（危ないと判定されたメールを受信者に渡さずに預かる場所）などです。その全体の中でのルールの位置づけは、Exchange Online のメール運用の決めごとの記事にまとめています。この記事は、ルール1本をどう組み、どの順で効かせるかに絞ります。

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できることは、処理の欄の10種類で見る

ルールで何ができるかは、処理の欄［次を実行します］（Learn では「アクション」）の選択肢で分かります。当社の画面では、次の10種類が並んでいました。

冒頭の例の注意書きは「メッセージに免責事項を適用する」で作ります。件名に印を付けるなら「メッセージの件名の先頭に追加する」です。社外宛てのメールに会社の免責文を付ける作り方（送った人の名前を差し込む書き方や、返信のたびに文が重ならない例外）は、Outlook の署名を全社でそろえる記事に書いています。社外への自動転送を止める組み方は、メール転送禁止の記事にあります。

［ルールの追加］を押すと、［新しいルールの作成］のほかに、よく使う組み方のひな形が9つ並んでいました。Learn は、ひな形からでも、最初からでもルールを作れると書いています。当社はひな形の中身は開いていません。

できないこともあります。Learn によると、Exchange が作る配信不能レポート（NDR。届かなかったことを送信者に知らせるメール）などのシステムのメールには、ルールは効きません。S/MIME（送る人の端末でメールに署名や暗号化をかける方式）で暗号化されたメールでは、中身を調べる条件も、中身を変える処理も使えません。Microsoft 365 のメッセージ暗号化で暗号化されたメールの中身を調べる・変えるには、トランスポート復号化という設定が要ります。また、ルールが働くのは届く途中だけなので、ルールを作る前に届いていたメールに、さかのぼって効くことはありません（Learn の説明からの当社の読み）。

条件と例外：社外から届くメールだけに当てる

［ルールの追加］＞［新しいルールの作成］を押すと、「新規のトランスポート ルール」の画面が開きます。左に「セット ルールの条件」「セット ルールの設定」「確認と完了」の3段があり、1段目に［名前］［このルールを適用する］［次を実行します］［次の場合を除く］の欄が並んでいました。条件の欄［このルールを適用する］は、左で何を見るかを選び、右でどう見るかを選びます。左の選択肢は次の10個でした。

冒頭の例では、左で「送信者」、右で「外部/内部である」を選びます。右の選択肢には、「この人物である」「このグループのメンバーである」「ドメインは」なども並んでいました。

「外部/内部である」を選ぶと「送信者の場所の選択」という小窓が開き、選択肢は英語で「Inside the organization」「Outside the organization」の2つでした。「Outside the organization」を選ぶと、条件の下に「送信者の場所が次の場合 ‘NotInOrganization’」と出ます。Learn の条件と例外のページによると、送信者のアドレスが自社の承認済みドメイン（Microsoft 365 に登録した自社のドメイン）に無ければ、組織外として扱われます。承認済みドメインでも、外部の中継ドメインとして設定したものは組織外です。

当社の画面では、条件の欄には必須の印（＊）が付いていました。条件の左の最後にある「すべてのメッセージに適用」を選ぶと、ルールはすべてのメールに効き、ほかの条件は足せません。Learn は、メールを消すルールから条件と例外を外すと、組織のすべての送受信のメールが消えることもある、と書いています。

条件を2つ並べると「かつ」になるので、「社外から届く」と「件名に決めた語がある」のどちらかで当てたいときは、ルールを2本に分けます。Learn は、ルールをコピーして、それぞれから条件を1つずつ消す方法を挙げています。当社の画面では、コピーの操作は［複製］でした。

例外の欄［次の場合を除く］の左の選択肢は、条件の左の選択肢から「すべてのメッセージに適用」を除いた9つでした。例外は条件より優先され、1つでも当たれば、そのルールは効きません。

冒頭の例で例外が要るのは、やり取りが続いたときです。取引先からの返信の本文には、前に付けた注意書きが引用として残るので、そのたびに新しい注意書きが重なります。Learn の免責事項のページは、免責事項の中にしか無い語を探す例外を入れれば、免責事項は元のメッセージにだけ付く、と書いています。注意書きでも、［件名または本文］の例外に注意書きの中の語を入れる、同じ組み方が使えます（当社の当てはめ）。この例外を入れると、本文にその語を含むメールには注意書きが付かなくなります。

送信者のアドレスを調べる条件は、既定ではメールのヘッダーの差出人（From）を見ます。2段目の［セット ルールの設定］の「メッセージの送信者アドレスに一致します」で、「ヘッダー」・「エンベロープ」・「ヘッダーまたはエンベロープ」を選べ、当社の画面の既定は「ヘッダー」でした。エンベロープは、送る側のサーバーがやり取りの最初に伝えたアドレス（MAIL FROM）です。

処理を選ぶ：注意書きを足せないときの動きまで決める

処理の欄で「メッセージに免責事項を適用する」を選ぶと、右の選択肢は「免責事項の追加」（本文の末尾）と「先頭に免責事項を追加」の2つでした。注意書きは読まれるように先頭に置きます。「先頭に免責事項を追加」を選ぶと、「免責事項を挿入できない場合は、 Enter text を先頭に追加し、アクション Select one にフォールバックします」という文が出ます。［Enter text］で注意書きの文を入れ、［Select one］で、注意書きを足せないときの動き（画面では「代替アクションの指定」）を選びます。当社の画面では、代替アクションの既定は「Wrap」でした。

Wrap（Learn の日本語版では「折り返し」）は、元のメールを添付にした新しいメールを作り、そこに注意書きを足して届ける動きです。Learn の免責事項のページは、社外の送信者から届くメールに当たるルールでは Wrap を使わず、代わりに拒否（Reject）を使うよう書いています。理由は、Wrap が社外からのメールに対する安全な添付ファイル（Microsoft Defender for Office 365 の添付ファイルの検査）を妨げるためです。

拒否にすると、注意書きを足せないメール（暗号化されたものなど）は NDR で送信者に返ります。返したくないなら、注意書きの無いまま届ける「無視」です。どちらにするかは、届かないメールと注意書きの無いメールのどちらを避けたいかで決めます。取引先から暗号化したメールが届くことがあるなら、拒否にする前に、その取引先と受け取る部署を確かめておきます。

件名に印を付ける方法もあります。「メッセージの件名の先頭に追加する」は返信のたびに同じ文字を足していくので、Learn は、件名にその語を含むメールを例外にするよう書いています。なお、Outlook には、社外から届いたメールに「外部」の印（Learn では外部アイコン）を出す機能が別にあります。PowerShell（Exchange Online をコマンドで設定する道具）の Set-ExternalInOutlook で有効にします。当社は有効にしていません。Set-ExternalInOutlook のページは、ルールで社外からのメールの件名に文字を足しているなら、重ならないように、この機能を有効にする前にそのルールを無効にするよう書いています。有効にしてから印が出るまで、24〜48 時間かかることがあります。

効く順番：一覧の上から、当てはまったルールはすべて

ルールは、［ルール］の一覧の並び順に処理されます。いちばん上が優先度 0 で、最初に処理されます。Learn の概要のページによると、優先度の既定は作った時期で決まり、古いルールほど優先度が高くなります。つまり、新しく作ったルールは既存のルールの後ろに入ります。順番を変えるのは、一覧で行を選んで［上に移動］［下に移動］です。当社の画面では、作成の画面に優先度の欄は無く、一覧の「優先度」の列で見る形でした。

1通のメールが2本のルールの条件に当てはまると、2本とも効きます。1本目で止めたいときは、1本目の［セット ルールの設定］で「以降のルールは処理しない」（Learn の日本語版では英語の Stop processing more rules のまま）に印を付けます。メールを消す処理など、一部の処理はそれだけで後のルールを止めます。「メッセージのリダイレクト先」で検疫（Learn ではホスト型検疫）を選ぶ処理も、そのルールが一覧の最後でなければ、その時点で評価を止めます（Learn の処理のページ。当社は右の選択肢を開いていません）。検疫から出されたメールに、残りのルールは評価されません。

冒頭の注意書きのルールで順番が問題になるのは、同じ社外からのメールを調べる別のルールがあるときです。たとえば、決めた語を含む社外からのメールを担当者に回すルールがあり、注意書きのルールの代替アクションが Wrap のままだとします。注意書きを足せなかったメールでは、元のメールは添付になります。そのため、注意書きのルールより後のルールは、元のメールではなく新しいメールを調べます。Learn は、元のメールを調べるルールを、免責事項のルールより先に置くよう書いています。

同じ画面の「重要度」（Learn では重大度）は、レポートでルールの当たりを絞り込むための値で、処理の順番には関係しません。選択肢は低・中・高・監査しない・指定なしで、当社の画面の既定は「指定なし」でした。

作ってすぐ全員に効かせない：無効で作り、テストのモードで試す

2段目の［セット ルールの設定］の「ルール モード」には、「適用」・「ポリシー ヒントありのテスト」・「ポリシー ヒントなしのテスト」の3つがあり、当社の画面では「適用」が選ばれた状態で開きました。Learn の管理のページでは、順に「強制」「ポリシー ヒントを使用してテストする」「ポリシー ヒントなしでテスト」と書かれています。テストのモードでは、注意書きを足す・届け先を変えるといった、メールの配信に関わる処理は行われません。つまり、テストの間は注意書きは付きません。

気をつけたいのは、テストのモードでも、処理に「インシデント レポートの生成と送信先」を入れていれば、当たるたびに報告が送られることです（Learn の処理のページは、報告が作られるのは重大度が低・中・高のときと書いています）。Learn の処理のページは、「受信者にメッセージを通知する」の通知は AuditAndNotify のモードでは送られ、Audit のモードでは送られないと書いています。当社は、説明の中身から、前者を「ポリシー ヒントありのテスト」、後者を「ポリシー ヒントなしのテスト」にあてています。ポリシー ヒントは、送る人に出す短い注意です。当社の画面の処理の10種類には、ポリシー ヒントを出す処理は見当たりませんでした。冒頭の注意書きのルールを、受信者への通知を送らずに試すなら「ポリシー ヒントなしのテスト」にします。

Learn の管理のページによると、画面で作ったルールは、作った時点では無効の状態で入ります。Learn の手順では、有効にするのは、一覧で行を開いた詳細の上の切り替えです（当社はルールを作っていないので、この画面は見ていません）。一方、PowerShell の New-TransportRule というコマンドで作ると、既定では有効で、モードも Enforce（適用）です。PowerShell で作るときは、Enabled や Mode の値を指定して、すぐに全員のメールに効かない形で作るほうが安全だと当社は考えています。

期間を決めて効かせたいときは、「このルールをアクティブ化する日にち」「このルールを非アクティブ化する日にち」（Learn では「日付」）を使います。Learn によると、期間の外では、ルールは有効のままでも処理されません。

作った・変えたルールが効くまで、Learn の概要のページは最大 30 分、管理のページは 30 分以上かかる場合がある、と書いています。テストのページは、作ってから少なくとも 30 分待ってからテストするよう書いています。

もう1つ、メール フロー ルールの履歴は残らず、前の状態に戻せません。変える前に、PowerShell の Export-TransportRuleCollection で、今のルールを XML ファイルに書き出しておくと、元の中身を後から確かめられます。

効いたかを確かめる：送ってみて、メッセージ追跡で見る

Learn のテストのページは、次のメールを送って確かめるよう挙げています。ルールに当たるはずのメール、当たらないはずのメール、組織内の人どうしのメール、組織外の人とのやり取り、ルールに当たるメールへの返信、複数のルールに当たりそうなメールです。テストのモードの間は注意書きが付かないので、ここで見るのは、当たるはずのメールに当たり、当たらないはずのメールに当たっていないかです。注意書きの見え方（社外のアドレスから社員に送ったメールに付くか、社員どうしのメールに付かないか、取引先からの返信で重ならないか）は、「適用」に替えてから確かめます。

結果はメッセージ追跡で見ます。テストのページによると、メッセージ追跡には、メッセージに当たった各ルールと、ルールが行った各処理の記録が入ります。重大度との関係は、Learn のページによって書き方が違います。処理のページの一か所は、低・中・高以外だとインシデント レポートと対応するメッセージ追跡ログの記録が作られないと書き、別の箇所は、メッセージ追跡ログにはすべての重大度が入ると書いています。当社は確かめていないので、試す間は重要度を低・中・高のどれかにしておくのが無難です。メッセージ追跡の開き方と詳細の読み方は、メッセージ追跡の記事にまとめています。当社はルールを作っていないので、ルールに当たったメールの詳細の画面は見ていません。

どのルールが何回当たったかは、Exchange 管理センターの［レポート］＞［メール フロー］の「Exchange トランスポート ルール レポート」で見られます（Learn の管理のページ）。レポートに出す条件は、管理のページは重要度が「監査しない」以外、テストのページは「指定なし」以外の値、と書き方が違います。確実に出すなら、重要度を低・中・高のどれかにします。データの多くは 24 時間以内に出ますが、出るまでに 5 日かかるものもあります。

上限と、転送の制御に使うときの注意

上限の値は、Exchange Online の制限のページで、Business Basic・Standard・Premium と E3・E5 などで同じでした。ルールでメールに足せる受信者や、リダイレクトの宛先に、配布グループは入れられません。

転送の制御に使うときの注意もあります。「メッセージを転送して承認を受ける」は決めた人（モデレーター）に承認を求める処理で、配布グループはモデレーターにできません。「受信者を追加」で BCC に足すと、元の受信者には知らされず、足したアドレスも見えません。宛先が配布グループのとき、受信者の「この人物である」の条件は一致しないので、「このグループのメンバーである」を使います（Learn のテストのページ）。

メッセージの種類が「自動転送」という条件もありますが、Learn によると、メールボックスの転送（SMTP 転送）で転送されたメールには一致しません。社外への自動転送を止める3つの設定の違いは、メール転送禁止の記事に書いています。

最初の1本を作る前に、今あるルールと順番の決まりを書き出す

冒頭の注意書きのルールを作る前に、することは2つです。1つは、今あるルールを一覧と書き出しで確かめることです。もう1つは、「止める・拒否するルールを上、本文に文を足すルールを下」のような順番の決まりを1行で決めておくことです。新しいルールは既存のルールの後ろに入るので、最初の1本のときに決まりがあれば、後から足すルールの置き場所をその決まりで判断できます。

メールの流れ（ルール、転送、送信ドメイン認証、検疫）の設計を一緒に見直したい場合は、Microsoft 365 の導入支援で受けています。

この記事の確かめ方

手順と数値は、2026年11月6日に Microsoft Learn の「Exchange Online のメール フロー ルール (トランスポート ルール)」「Exchange Online のメール フロー ルールを管理する」「Exchange Online のメール フロー ルールでの条件と例外 (述語)」「Exchange Online でのメール フロー ルールの処理」「Exchange Online の組織全体のメッセージの免責事項、署名、フッター、またはヘッダー」「Exchange Online でメール フロー ルールをテストする」「Exchange Online の制限」「New-TransportRule」「Set-ExternalInOutlook」を開いて確かめたものです。概要のページは日本語版の更新が英語版より古いため、処理の順の説明は英語版でも確かめました。画面の名前と Learn の名前が違う所（モード、重要度と重大度、日にちと日付、以降のルールは処理しない、複製とコピー、Wrap と折り返し）は、本文に両方を書きました。画面と条件は変わることがあるので、使う前に最新のページを確かめてください。

写真は、2026年11月6日に当社の検証用の環境（Microsoft 365 Business Premium）で、この記事のために撮ったものです。Exchange 管理センターの［ルール］で、新しいルールの作成の画面を2段目まで開き、名前と注意書きの欄に仮の文字を入れて選択肢を確かめ、保存せずに閉じました。ルールの作成と有効化、テスト用のメールの送信、PowerShell の実行は行っていません。ひな形の中身、ルールに当たったメールのメッセージ追跡の画面、トランスポート ルール レポートは見ていません。