Outlook の署名を全社でそろえる｜管理者が配る3つの方法と、新しい Outlook・Web 版・クラシックでの違い
Outlook の署名を全社でそろえるために管理者が使える方法と、それぞれが効く Outlook を並べました。メール フロー ルール（トランスポート ルール）の免責事項とトークン、ローミング署名を止めて Set-MailboxMessageConfiguration で入れる方法（PostponeRoamingSignaturesUntilLater）、署名のアドイン、新しい Outlook・Web 版・クラシック Outlook での署名の置き場所と、移るときの扱いをまとめています。
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この記事の要点
- 全社の署名をそろえる公式の方法は3つです。Exchange Online のメール フロー ルールで送るメールに会社の文を足す、ローミング署名を止めて管理者が人ごとの署名を PowerShell で入れる、署名を差し込むアドインを使う、の3つで、効く Outlook がそれぞれ違います。
- どの Outlook から送っても同じ文を付けたいなら、メール フロー ルールの免責事項です。送信者の名前や部署をトークンで差し込めますが、社員が書いている間は見えず、既定では受信したメールにも当たるので条件が要ります。
- 新しい Outlook と Web 版の Outlook は署名をメールボックスに置き、クラシック Outlook は既定に選んだ署名だけがメールボックスに入って、ほかはパソコンに残ります。新しい Outlook への設定のインポートは、クラシック Outlook の［Outlook 設定をクラウドに格納する］がオンでないと成功しないので、移る前に確かめます。
社員の署名を見ると、会社名の書き方も、電話番号の並びも、部署名の有無も人によって違う。そろえてほしいと案内を出しても直らない。あるいは、新しい Outlook に移った社員から、署名が無くなったと言われた。管理者として、署名をそろえる手段がどこにあるのかを探している方に向けた記事です。
この記事では、管理者が使える3つの方法と、それぞれがクラシック Outlook・新しい Outlook・Web 版の Outlook のどれに効くか、新しい Outlook に移るときに署名がどう扱われるかを並べます。どの方法から手を付けるかの当社の勧めも、それぞれの節に書いています。
書いているのは Microsoft 365 の導入を支援している Aurant Technologies で、当社の検証用の環境で開いたのは Web 版の Outlook の署名と Exchange 管理センターのルールの2つの画面だけです（ほかは公式の説明に沿って書いており、範囲は末尾の「この記事の確かめ方」に）。
まず、会社として付けたい文か、人ごとの署名かを分ける
署名をそろえる、という話には、中身の違う2つのものが混ざっています。1つは、会社名・所在地・機密の扱いのお願いのように、誰が送っても同じ文を付けたいもの。もう1つは、名前・部署・電話のように人ごとに違う中身を、同じ形にそろえたいものです。
前者は、Exchange Online のメール フロー ルールで足せます。送受信するメールに「HTML またはプレーン テキストの法的免責事項、開示声明、署名、またはその他の情報を追加」できる仕組みです。後者は、社員が Outlook で作る署名の側の話です。管理者が PowerShell で中身を入れられるのはローミング署名を止めた組織に限られ、それ以外はアドインを使います。
当社は、まず会社として付けたい文をメール フロー ルールに移し、人ごとの署名は社員が作る形のまま、項目の並びだけを社内で決めて配ることを勧めます。メール フロー ルールは Outlook の種類に左右されず、ローミング署名を止める組織全体の変更が要らないからです。人ごとの署名まで管理者が入れたいときに、方法2か3を足します。
方法1 メール フロー ルールの免責事項で、送るメールに文を足す
メール フロー ルールは、トランスポート ルールとも呼ばれる Exchange Online の設定で、「組織に出入りする電子メール メッセージの上部または下部に」文を足せます。Outlook ではなく Exchange Online の側で足すので、送った人がクラシック Outlook でも、新しい Outlook でも、Web 版でも、同じ文が付きます。社員が Outlook で入れた署名は消えず、文はメールの上部か下部に足されます。メール フロー ルールを作っても、社員は Outlook で自分の署名を使えます。
Exchange 管理センターのどこで作るか
Exchange 管理センターの［メール フロー］→［ルール］で［ルールの追加］を押すと、メニューに［免責事項を適用する］があります。Learn の日本語版はこの項目を［免責事項の適用］と書いていますが、当社の検証用の環境で2026年10月31日に見た表示は［免責事項を適用する］でした。
押すと［新規のトランスポート ルール］の画面が開き、［セット ルールの条件］・［セット ルールの設定］・［確認と完了］の3段で進みます。1段目の［次を実行します］には、最初から［メッセージに免責事項を適用する］と［免責事項の追加］が選ばれています。残りは、ルールの名前、［このルールを適用する］（どのメールに付けるか）、文とフォールバック、［次の場合を除く］を埋めます。当社はこの画面で何も入力せずに閉じており、ルールは作っていません。
条件：外部宛てだけに付ける
「既定では、メール フロー ルールは受信メッセージと送信メッセージに適用されます。」とされているので、会社の外に送るメールだけに付けるなら、条件で［受信者］の場所を組織外にします。条件を付けずに保存すると、社内から届くメールにも、外から届くメールにも文が付きます。
文：トークンで送った人の値を差し込む
文には HTML タグとインラインの CSS が使え、IMG タグで画像も入れられます。さらに「免責事項テキストは、送信者の値を使用する次のトークンもサポートしています。」とあり、たとえば次のトークンを書くと、送った人の値に置き換わります。
%%DisplayName%%、%%Title%%、%%Department%%、%%Company%%、%%Phone%%、%%MobilePhone%%、%%WindowsEmailAddress%%
トークンの値は送った人のアカウントの情報から来るので、部署や電話を差し込むなら、先に Microsoft 365 管理センターでユーザーの部署・役職・電話が埋まっているかを確かめることを勧めます。トークンの値が空のときにどう表示されるかは、Learn の免責事項のページには見当たりませんでした。空の人がいると、その人のメールだけ形がそろわないおそれがある、というのが当社の見立てです。文を上に置きたいときは、［免責事項の追加］の代わりに［免責事項の先頭に追加］を選びます。
例外：やり取りのたびに文が重ならないように
返信が続くと、そのたびに文が足されます。防ぐには、免責事項の中にしか無い語を探す例外を作ります。「この例外により、免責事項は元のメッセージにのみ追加されます。」という仕組みです。［次の場合を除く］で［件名または本文］→［件名または本文がこれらのテキスト パターンに一致する］を選び、文の中の語を入れます。
保存の前に、モードと、文を足せないときの動きを決める
保存の前に、ルールのモードを選びます。モードは［ルールの設定］のページで選び、「実際にはメッセージに免責事項を追加せずに結果をログに記録するには [ ポリシー ヒントなしでテスト] を選択します。」とあります。この画面では、3段のうち2段目の［セット ルールの設定］がこれに当たると見ていますが、当社はこの段を開いていません。「メール フロー ルールを [強制] に設定する前に、そのすべてをテストすることをお勧めします。」とされているとおり、テストの後は、条件に合うテキスト形式と HTML 形式のメールを自分宛てに送り、付き方を確かめます。
暗号化されたメールのように文を足せないときの動き（フォールバック）も選びます。選べるのは次の3つです。
| 動き | 何が起きるか | 注意 |
|---|---|---|
| 折り返し（既定） | 新しいメッセージを作り、元のメッセージを添付して、文を足して届ける | 外部の送信者からの受信に当たるルールでは使わず、代わりに拒否を使う（安全な添付ファイルのスキャンを妨げるため）。添付にできなかったときは届かず、配信不能の通知で送信者に戻る |
| 無視 | ルールを飛ばし、文の無いまま届ける | 暗号化したメールには文が付かない |
| 拒否 | 元のメッセージを配信不能の通知で送信者に戻す | 文を付けられないメールは送れなくなる |
外部宛ての送信にだけ当てるルールなら、当社は、まず既定の折り返しのままテストのモードで記録を見て、暗号化したメールを送る部署があれば、その扱いを決めてから強制に切り替えることを勧めます。メール フロー ルールで転送を制御する別の使い方は、メール転送禁止の記事で扱っています。PowerShell なら New-TransportRule で作れ、外部宛てのすべてのメールの最後に文を足す例が公式のページにあります（Exchange Online の組織全体のメッセージの免責事項、署名、フッター、またはヘッダー）。
方法2 ローミング署名を止めて、管理者が人ごとの署名を入れる
社員が書いている間にも見える署名を、管理者が人ごとに入れる方法です。使うのは Exchange Online PowerShell の Set-MailboxMessageConfiguration の署名のパラメーター（SignatureHtml、SignatureText、AutoAddSignature など）ですが、前提があります。
これらのパラメーターの説明には、「組織で Outlook ローミング署名機能が有効になっている場合、このパラメーターは機能しません。」と注記があります。ローミング署名は、署名を社員のメールボックスに置いて、どのデバイスでも使えるようにする仕組みで、既定で有効です。つまり、何もしていない組織では、PowerShell で署名を入れても効きません。
ローミング署名を止めてから、人ごとの署名を入れる
Set-OrganizationConfig の PostponeRoamingSignaturesUntilLater については、「PostponeRoamingSignaturesUntilLater パラメーターは、Outlook on the web (旧称 Outlook Web App または OWA) と新しい Outlook for Windows でローミング署名を有効または無効にするかどうかを制御します。」と説明されています。$true にすると両方でローミング署名が無効になり、「ローミング署名が無効になっている場合、管理者は Set-MailboxMessageConfiguration コマンドレットの署名関連パラメーター (AutoAddSignature、AutoAddSignatureOnReply、SignatureHtml など) を使用して、電子メールの署名を構成できます。」と続きます。既定値は $false です。このパラメーターは組織全体の設定で、Exchange Online でだけ使えます（Set-OrganizationConfig）。
パラメーターの組み合わせは次のようになります。各パラメーターの説明から当社が組んだもので、実行はしていません。AutoAddSignature を $true にしないと、新しいメールに署名は自動で付きません（Set-MailboxMessageConfiguration）。
Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $true
Set-MailboxMessageConfiguration -Identity <メールボックス> -SignatureHtml "<p>名前<br>部署</p>" -AutoAddSignature $true -AutoAddSignatureOnReply $true方法2が届かない Outlook と、切り替えの前に控えるもの
Set-MailboxMessageConfiguration の設定は Web 版の Outlook のもので、「これらの設定は、Outlook、Exchange ActiveSync、など他のメール クライアントでは使用されません。」とされています。続けて「一部の設定は、新しい Outlook クライアントにも適用されます。」とありますが、どの設定が新しい Outlook にも効くかの一覧は、当社が読んだ範囲では見当たりませんでした。クラシック Outlook の社員には、この方法では署名が入りません。
また、PostponeRoamingSignaturesUntilLater を $true にしたときに、社員がすでにローミング署名で作った署名がどう扱われるかの記載は、当社が読んだページには見当たりませんでした。このパラメーターは組織全体で一度に切り替わり、一部の人だけで試すことはできません。そこで当社は、2つの段を分けて進めることを勧めます。切り替えの前に、社員が今使っている署名を控えておきます（全員分が難しければ、部署ごとの代表の分）。管理者が今の署名を一括で書き出す手段は、当社が読んだ範囲の Learn とサポートには見当たりませんでした。Get-MailboxMessageConfiguration の説明には、ローミング署名が有効な組織では SignatureHtml と SignatureText のパラメーターは機能しないという注があるので、これで今の署名を書き出せるとは読めません（当社は試していません）。控え方は、社員に今の署名の文を書き出して送ってもらう形を勧めます（この控え方も当社は試していません）。切り替えは一度で行い、その後の Set-MailboxMessageConfiguration で人ごとに署名を入れる段は、数人に入れて Web 版と新しい Outlook の両方で見え方を確かめてから、全社に広げます。
また、「Microsoft Graph API でのローミング署名管理をサポートする予定はありません。」とされています。Microsoft Graph で署名を配る仕組みを組む予定なら、この点を先に押さえておきます。
方法3 署名を差し込むアドインを選ぶ
3つの Outlook にまたがって、書いている間にも見える署名を入れたいときは、アドインが候補になります。Set-OrganizationConfig の説明は、独立系ソフトウェア ベンダー（ISV）に、イベント ベースのフックに基づく署名の API を使うよう勧めています。イベント ベースのアクティブ化は、新しいメールを作り始めたときなどにアドインを動かす仕組みで、制限はクラシック Outlook on Windows と、Web 版の Outlook・新しい Outlook とに分けて説明されています（イベント ベースのアクティブ化のページ）。
アドインを選ぶときは、イベント ベースのアクティブ化と署名の API を使っているかを提供元に確かめることを勧めます。パソコンの署名のファイルやレジストリを直接書き換える古い型のアドインは、ローミング署名の説明で「この機能が有効になっていると、これらのアドインは機能しなくなります。」とされているからです（Outlook ローミング署名）。
社員に署名を作らせないようにするには
方法1だけで足りるとき、社員の署名と会社の文が重なるのを避けたいことがあります。Policy Management in new Outlook for Windows には、“Admins can use either of the following methods to prevent Outlook on the web users from manually creating email signatures:”（Web 版の Outlook の利用者が署名を作れないようにする方法）として、Set-OwaMailboxPolicy の SignaturesEnabled を $false にする方法と、Exchange 管理センターの Outlook web app policies のページでポリシーを開き、［Manage Features］の［User experience］で［Email signature］のチェックを外す方法（画面の名前はページの英語のまま）が挙がっています。
メールボックス ポリシーの多くは Web 版と新しい Outlook の両方に効き、片方だけには有効にできません。クラシック Outlook の署名の作成を止める方法は、Policy Management のページにはありません。当社は、社員の署名を止めるのは、方法1の文に名前と連絡先までトークンで入れ、社員が自分で書く必要が無くなってからにすることを勧めます。
社員の署名がどこに置かれるかを、Outlook ごとに確かめる
社員が自分で署名を作る場所と、作った署名が置かれる場所は、Outlook ごとに違います（Outlook でメールの署名を追加および変更する方法）。
新しい Outlook と Web 版の Outlook では
どちらも［設定］→［アカウント］→［署名］で作り、「新しい署名を作成する手順は、新しい Outlook と Outlook の Web バージョンで同じです。」とされています。新しい Outlook で変えた設定は Web 版にも反映されます（新しい Outlook for Windows の概要）。当社が見た Web 版の Outlook の画面では、［アカウント］の中に［メール アカウント］・［共有アイテム］・［自動応答］・［署名］・［分類］・［ストレージ］が並び、［署名］の画面に［新しいメッセージの既定値］と［返信と転送の既定値］の欄と［署名の追加］がありました。
［署名の追加］を押すと［署名を編集］の小窓が開き、下に［新しいメッセージの既定値を設定する］と［返信と転送の既定値を設定する］のチェックがあります。社員に案内するときは、この2つのチェックまで入れてもらうよう書き添えると、新しいメールにも返信にも付きます。当社は小窓を開いただけで、署名は保存していません。
クラシック Outlook では
［ファイル］→［オプション］→［メール］→［署名］で作ります。Outlook ビルド 2303 以降では、ローミング署名で署名がメールボックスに置かれます。ただし、メールボックスに入るのは［新しいメッセージ］か［返信/転送］の既定に選んだ署名で、「その他の署名はローミングされず、引き続きこのデバイスの電子メール アカウント の [署名] の下のデバイスでローカルで使用できます。」とされています。Exchange オンプレミス サーバーのアカウント、サード パーティのメール サービスのアカウント、POP/IMAP のアカウントは、現時点では署名をローミングできません（Outlook ローミング署名）。
クラシック Outlook のローミング署名を止めるには、レジストリの DisableRoamingSignatures を 1 にします。Set-OrganizationConfig の説明にも、Windows のクライアントではこのレジストリが引き続き効くとあります。場所は次の2つで、「デバイス管理者は、対応するグループ ポリシーの場所を同じ効果で使用できます。」とされています。どちらか一方に入れます。
直接のキー：
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup]
"DisableRoamingSignatures"=dword:00000001グループ ポリシーの場所：
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup]
"DisableRoamingSignatures"=dword:00000001新しい Outlook に移るとき、署名を持っていく
新しい Outlook を初めて起動すると、クラシック Outlook の設定が自動でインポートされ、その一覧には署名が入っています（新しい Outlook for Windows に設定を移行する）。ただし、「従来の Outlook 設定のインポートは、従来の Outlook オプション ウィンドウで [全般>Outlook 設定をクラウドに格納する (Outlook の再起動が必要) チェック ボックスがオンになっている場合にのみ成功します。」とされています。
移った社員から署名が無いと言われたら、まずクラシック Outlook のこのチェックを確かめます。あわせて当社は、その署名が［新しいメッセージ］か［返信/転送］の既定に選ばれていたかも見ることを勧めます。クラシック Outlook でメールボックスに入るのは、既定に選んだ署名だけだからです（クラシック Outlook の節）。インポートの対象が署名ごとにどう決まるかは、インポートの説明には見当たりませんでした。インポートはやり直せて、新しい Outlook の［設定］→［アカウント］で主のアカウントの横の［管理］を選び、［開始］を押します。
当社は、全社で新しい Outlook に移す前に、会社として付けたい文を方法1で入れておき、人ごとの署名を管理者が入れるなら、方法2と方法3のどちらにするかを決めておくことを勧めます。方法2はクラシック Outlook の社員には届かないので（方法2の節）、クラシック Outlook の社員が残る間に人ごとの署名を管理者が入れるなら方法3、新しい Outlook と Web 版への移行が終わってからでよいなら方法2、と分けられます。先に決めておくのは、既定に選んでいない署名はパソコンに残るので、移った後の署名をどこに置くかが決まっていれば、1人ずつのパソコンの署名に頼らずに済むからです。切り替えそのものを管理者が止める・促す設定は新しい Outlook への切り替えを管理者が止める・促す設定、いつ移るかの判断は新しい Outlook とクラシック Outlook の判断材料、Web 版とデスクトップ版の選び方はOutlook on the web とデスクトップ版の違いで扱っています。
署名の切り替えを、移行の日程に入れる
当社は、新しい Outlook への移行の計画を立てるときに、署名の切り替えもその日程に入れることを勧めます。方法2の PostponeRoamingSignaturesUntilLater は組織全体で一度に切り替わり、設定のインポートは社員ごとに、その人が新しい Outlook を初めて起動したときに行われます。組織で一度の切り替えと、社員ごとに時点の違うインポートが重なるので、移行の日程の中で両者の順番を決めておくのがよい、というのが当社の考えです。
Microsoft 365 の導入や移行の相談は、Microsoft 365 導入支援のページで受け付けています。
この記事の確かめ方
当社が読んだ範囲では、管理者が署名をそろえる3つの方法の説明は、公式の次の6つのページに分かれていました。Learn の免責事項のページ、PowerShell のコマンドレットの Set-OrganizationConfig と Set-MailboxMessageConfiguration の説明（それぞれ別のページ）、アドインのイベント ベースのアクティブ化のページ、Microsoft サポートのローミング署名のページ、新しい Outlook に設定をインポートするページです。どの方法がどの Outlook に効くかは、この6つを突き合わせないと分からないため、1本にまとめました。
公式のページは2026年10月31日に確かめ、同じ日に当社の検証用の環境で Web 版の Outlook の署名の画面と Exchange 管理センターのルールの画面を開きました。どちらも保存はしておらず、PowerShell も実行していません。コマンドと値は Learn の記載のとおりに書いています。
Microsoft サポートの日本語のページは、クラシック Outlook を従来の Outlook とも書いています。この記事ではクラシック Outlook の呼び名にそろえ、Outlook on the web は Web 版の Outlook と呼んでいます。
Learn の日本語版で原文が英語のままの箇所は、英語のまま書き、訳を括弧に入れています。画面の組織名・名前・アドレス・ドメインは伏せています。画面の名前やパラメーターの扱いは、今後変わることがあります。
執筆・監修
Aurant Technologies CAIO（Chief AI Officer）
Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援する立場から、Microsoft 365 を管理する方向けにまとめています。
Microsoft 365・Google Workspace の移行と設定のスポット相談
メールの移行、ドメインとDNS、共有アドレスや代理人の権限、新しいOutlookへの切り替え、Copilot・Geminiを使うときの社内ルール。調べた手順で直らないとき、同じことが何人もで起きているときに、いま困っていることを1件から相談できます。