Copilot の社内利用ルールの作り方｜規程に書くことと、設定で担保することを分ける

「Copilot を入れる前に、社内の利用ルールを作っておいて」と頼まれ、公的なひな形や他社の生成 AI ガイドラインを開いてみた。並んでいるのは「機密情報を入力しない」「出力を確かめる」といった社員の心がけばかりで、Copilot の管理画面にある設定とどう結び付くのかが分からない。そんな情シス・総務の担当の方に向けた記事です。設定で止められることまで規程に書く意味はあるのか、逆に規程に書いただけで守られるのか、という疑問も出てきます。

総務省は2025年12月16日に、自治体向けのひな形を出しました。デジタル庁は2026年6月12日に、ガイドラインの第2.0版（初版は2025年5月27日）と、府省向けのひな形（Ver2.0）を出しています。項目の並べ方は、白紙から考えなくてよくなりました。また、Copilot には、Microsoft 365 Copilot のライセンスを割り当てて使うものと、そのライセンスを持たない社員にも使えるように設定できる Copilot Chat があります（どちらも名前が変わりました。名前の扱いは次の節で書きます）。Copilot Chat はライセンスを持たない社員にも使わせられるため、ライセンスを買う前に規程が要る会社もあります。ただ、どちらのひな形にも Copilot の設定は出てきません。どの項目を設定で止め、どれを規程に書くかは、ひな形を使う会社が自分で決める必要があります。ひな形がそろった今この記事を書くのは、そのためです。この記事では、ひな形の項目を Copilot の設定と1つずつ突き合わせます。そのうえで、設定で止めることと規程に書くことの分け方、設定で止まらない部分を規程で補う書き方、規程を社員が読む場所、作る順番を書きます。規程が法律に照らして十分かどうかと、ほかの AI サービスを会社のネットワークで止める方法は扱いません。

Aurant Technologies は Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援している会社で、この記事は Microsoft と省庁の公開文書をもとに、中小企業の管理者の方に向けてまとめています。

規程に書くことと、設定で止めることを分ける理由

職場のアカウントで使う Copilot は、利用者が少なくとも見る権限を持っているデータだけを、回答に使います。会社が設定した次の3つも、Copilot にそのまま効きます。ファイルに付ける機密の区分（秘密度ラベル）、データを残す期間や消す時期の決まり（保持ポリシー）、操作の記録（監査）です。そのうえで、Copilot は管理者の設定に従って動きます。つまり、管理者が設定で止めたことは、社員が気を付けなくても起きません。社員の注意が要るのは、設定では止められないことだけです。

ひな形をそのまま写した規程では、設定で止めていることと、社員が気を付けることが分かれていません。Web 検索を設定で止めているのに規程では「Web の情報の扱いに注意する」と書き、反対に、設定では止まらない「アップロードしたファイル」には何も書いていない、ということが起きえます。社員から見ると、どれが自分で守るルールで、どれが会社がすでに止めていることなのかが分からず、規程が長くなるほど読みにくくなります。

そこで、ひな形の項目を次の3つに分けます。設定で止められるものは、規程には会社が決めたことを1行だけ書きます。設定で一部だけ止まるものは、止まらない部分を規程に書きます。設定では止められないものを、規程の中心に置き、研修とセットで伝えます。なお、使える設定は、契約しているライセンスと、Microsoft が新しい機能を順に届けている途中かどうか（展開の状況）によって変わります（出典は Microsoft 365 管理センターで Microsoft Copilot 設定を構成する）。Copilot の設定がどの管理画面にあるかは、Copilot の管理設定の地図の記事にまとめています。

名前について1つだけ書いておきます。Microsoft 365 Copilot は Microsoft Copilot に、Microsoft 365 Copilot Chat は Microsoft Copilot Chat に名前が変わりました。この記事では、どちらにも当てはまることは「Copilot」と書きます。ライセンスの話で出てくる「Microsoft 365 Copilot」は旧名で、今の Microsoft Copilot と同じものです。後の写真に出てくる「Microsoft Copilot エクスペリエンス」も、Copilot とのやり取りを指す画面の表記です。

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土台にするひな形を選ぶ

白紙から書く必要はありません。公的なひな形が2つと、事業者向けの指針が1つあります。総務省は2025年12月16日に「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック＜導入手順編＞（第4版）」を公表し、その別添として「（自治体名）生成AIシステム利用ガイドライン（ひな形Ver1.0）」を Word の形で出しています。デジタル庁は2026年6月12日に「行政の進化と革新のための生成AIの調達・利活用に係るガイドライン（第2.0版）」を決め、府省向けの「〇〇省 生成AIシステム利活用ルール（ひな形Ver2.0）」を付けています。総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」（2026年3月31日）は、事業で AI を使う事業者を「AI 利用者」とし、「第5部 AI 利用者」で守ることを並べています。

総務省とデジタル庁のひな形は行政機関向けで、情報セキュリティポリシーや公文書の法律など、行政の仕組みを前提に書かれています。民間の会社では、項目の並べ方（使ってよい AI の指定、利用前のルール、入力のルール、生成物のルール、事故のときの対応）を借り、組織や法令の名前は自社のものに置き換えます。規程に書く会社としての考え方は、AI事業者ガイドラインの「AI 利用者」の項目（提供者が定めた留意点と規約を守る、個人情報や機密情報を不適切に入力しない、など）にそろえることをお勧めします。

2つのひな形は、組み立てが違います。総務省のひな形は、使ってよい AI サービスを指定し、指定したもの以外の利用を禁止したうえで、サービスごとに使える人・業務・入力してよい情報を別表で決める形です。デジタル庁のひな形は、利活用前のルールと利活用中のルールを順に並べる形です。総務省のひな形の形で Copilot を使ってよい AI に指定するなら、別表の中身は、次の節の突き合わせで決めていきます。自治体で作る場合の進め方は自治体の生成 AI ガイドラインの記事と自治体で Copilot を使う前の記事に書いています。

ひな形の項目を、Copilot の設定と1つずつ突き合わせる

ひな形に出てくる項目を並べ、それぞれに Copilot の設定で何ができるか、規程に何を残すかを書いたのが次の表です。右端の「分け方」の欄を見ると、その項目を規程にどう書くかが決まります。

Copilot の設定の多くは、Microsoft 365 管理センターの［Copilot ＞ 設定］にあり、［ユーザー アクセス］［データ アクセス］［Copilot アクション］などの分類に分かれています。変えるには「AI 管理者」などの管理者の役割を使います。設定の中には、管理センターとは別の管理画面で変えるものもあります。Web 検索は、Microsoft 365 Apps 管理センターのクラウド ポリシーで変えます。DLP は、データの保護とコンプライアンスの設定をまとめた管理画面の Microsoft Purview で作ります。

表のうち「設定で止める」の行は少なく、多くは「設定＋規程」か「規程と研修」になります。これは、Copilot が利用者の権限の範囲で動くためです。Copilot にどのファイルを読ませてよいかは、もとをたどると「社員の誰がどのファイルを見られるか」の問題です。そのため、規程だけでも設定だけでも片付きません。Copilot に特有のリスクのうち、今の Microsoft 365 の設定で止められるものと止められないものは、Copilot のセキュリティリスクの記事で整理しています。

設定で止められることは、規程に「会社が決めたこと」だけを書く

Web 検索は、設定で決める項目の典型です。Copilot が Web の情報を回答に使うかどうかは、「Copilot での Web 検索を許可する」というポリシーで、ユーザーやグループごとに有効・無効を決められます。このポリシーを有効にすると、Web 検索の扱いを3つから選べます。Microsoft Copilot と Copilot Chat の両方で使える、両方で使えない、Microsoft Copilot の作業モードでだけ使えない（Web モードと Copilot Chat では使える）、の3つです。このポリシーを設定しない場合、Web 検索は使える状態です。使えなくなるのは、別の「Office での追加のオプションの接続エクスペリエンスの使用を許可する」ポリシーを無効にしている場合だけです。

Web 検索で Bing に送られるのは、Copilot への指示の文（プロンプト）そのものではなく、プロンプトから作った数語の検索語です。それでも、この検索語には、Microsoft のデータ保護補遺（DPA。Microsoft が会社のデータをどう守るかを約束した契約）は当てはまりません。検索語は、別の約束である製品条項で扱われます（出典は Web 検索のデータ、プライバシー、セキュリティ）。社外の情報を回答に混ぜてよいか、検索語が社外に出ることをどう考えるかは、会社が判断することです。決めた内容を、設定に反映します。規程に書くのは「当社は Web の情報を使う機能を、全社で止めている」「〇〇部だけ許している」という決めたことの1行です。全社で止めているなら、社員に「Web の情報に注意する」と頼む必要はありません。部署を決めて許す場合は、その部署の社員に、検索語が社外の検索サービスに送られることを伝えておきます。利用者が自分で［Web コンテンツ］の切り替えをオフにして、Web の情報を使わないようにすることもできます。

エージェントと他社の AI モデルも同じです。管理センターの［データ アクセス］では、次の2つを決めます。「エージェント」では、社員がどのエージェント（特定の作業のために Copilot に追加して使う機能）を入れたり使ったりできるかを決めます。「独立したプロセッサとして動作する AI プロバイダー」では、Microsoft ではない他社が、その会社自身の規約のもとでデータを扱う AI モデルを使えるかを決めます。［Copilot アクション］では「Copilot 画像生成」と「画面とカメラの共有」をオン・オフできます。規程には、止めているものを1行で書き、新しいエージェントを使いたいときの申請先と、誰が許可するかを書きます。

一部の人だけに Copilot を使わせる、止める方法はCopilot を一部の人だけに使わせる記事に、Copilot Chat を全社に開く前に決めることはCopilot Chat の全社開放の記事に書いています。

設定で一部しか止まらないことは、止まらない部分を規程に書く

ひな形の中心にある「使ってよい AI」「入力してよい情報」「読ませてはいけないファイル」「記録」の4つは、設定である程度は止まりますが、止まらない部分が残ります。その部分を規程に書きます。

使ってよい AI：個人のアカウントは、設定だけでは止まりきらない

Copilot には、職場のアカウントでも、個人の Microsoft アカウントでもサインインできます。会社向けのデータの保護（エンタープライズ データ保護）が付くのは、職場のアカウントでサインインしたときだけです。職場のアカウントで使っていると、「職場」の表示と緑の盾のマークが出ます。個人のアカウントでのサインインを止めたいときは、テナント制限 v2 を使います。テナント制限 v2 は、会社のネットワークや端末から、自社以外のアカウント（個人の Microsoft アカウントなど）でサインインすることを制限する仕組みです。ただし、テナント制限 v2 を使うには、Microsoft Entra ID P1 または P2 のライセンスが要ります。また、テナント制限 v2 を効かせるのは、会社のプロキシ（社内から外への通信をまとめて通す仕組み）か、会社が管理している Windows の端末です（出典は テナント制限 v2）。このため、効くのは会社のネットワークか会社の端末からのサインインだけです。私用の端末を会社のネットワークの外で使う場合は、止まりません。

このため規程には「業務で使うのは、職場のアカウントでサインインした Copilot」と書き、盾のマークで見分けることを研修で伝えます。私用の端末への入力の禁止は、後の「設定では止められないこと」で扱います。個人の Copilot を仕事で使ってよいかは、個人の Copilot を仕事で使ってよいかの記事で扱っています。

入力してよい情報：DLP は、アップロードしたファイルの中を見ない

データ損失防止（DLP）を使うと、Copilot に入力するプロンプトに、クレジットカード番号などの決まった種類の機密情報が入っていたときに、Copilot に答えさせないようにできます。この「機密情報の種類」は、DLP の設定で選ぶ項目の名前です。この機能は2026年11月時点でプレビュー（正式な提供の前の段階）です。Copilot を使えるすべての組織に、順に提供が進んでいます。同じ条件で、プロンプトに機密情報の種類が含まれているときだけ Web 検索を止める設定もあります。ただし、DLP が確かめるのは、プロンプトに打ち込んだ文字だけです。プロンプトに直接アップロードしたファイルの中は確かめません（出典は DLP for Microsoft 365 Copilot）。

このため、ひな形の「入力してよい情報」の別表は、そのまま規程に残します。そのうえで、文字として入力することと、ファイルとして添付することを分けて書きます。たとえば「取引先から預かった資料と、個人が分かる情報は、プロンプトに書かず、ファイルとして添付もしない」のように、添付も禁止の範囲に入れます。DLP でマイナンバーやカード番号を見つける設定の作り方は、DLP でマイナンバーの送信を止める記事に書いています。

読ませてはいけないファイル：ラベルで除く DLP は、Business Premium だけの契約では使えない

秘密度ラベルが付いたファイルとメールを、Copilot に回答の材料として使わせない DLP もあります。ただし、除いたファイルも回答の引用元の一覧には出ます。また、この「ファイルとメールを Copilot に処理させない DLP」は、Microsoft 365 Business Basic・Standard・Premium と E3 では使えません。Microsoft のライセンスの資料（Microsoft Purview のサービスの説明）の表で、これらのプランは「No」になっています。「Yes」になっているのは、Microsoft 365 E5 のほか、追加で買う Microsoft Purview Suite や E5 Information Protection and Governance などです。プロンプトの DLP のほうは、Copilot と Copilot Chat のすべての利用者が使えるとされています（出典は Microsoft Purview のサービスの説明）。

同じ資料には、Business Premium に足す追加の契約（Microsoft Purview Suite for Business Premium）も載っています。ただし、この DLP を使えるライセンスとしては、その名前は挙がっていません。Business Premium に追加の契約を足して使えるようにするつもりなら、契約の前に、ライセンスの販売元に確かめてください。

Business Premium だけの契約では、ラベル付きのファイルを DLP で除く方法が使えません。そのため、ほかの方法でファイルを守ります。まず、ファイルの共有のしすぎを直します。Copilot が読むのは、利用者が見られるファイルだけだからです。また、秘密度ラベルでファイルを暗号化し、そのラベルの権限から EXTRACT の使用権（ファイルの内容を取り出す権限）を外せば、保存してあるファイルを Copilot に要約させないようにできます。見直しが終わるまでの間は、特定の SharePoint サイトを組織全体の検索と Copilot から外す「制限付きコンテンツ検出」を一時的に使えます。これは、ファイルの権限そのものは変えない、一時的な手段です。

規程に書くのは、ラベルを誰がどの基準で付けるかと、見えるはずのない資料が Copilot の回答に出てきたときの連絡先です。ラベルの作り方は秘密度ラベルの記事に、制限付きコンテンツ検出は制限付きコンテンツ検出の記事に書いています。

記録：利用者が履歴を消しても、会社側に残ることがある

総務省のひな形には、次の項目があります。職員は、生成 AI に入力した内容と出力を、必要に応じて担当の部署に提供することを、使う前に了解しておく、という項目です。Copilot では、組織で監査が有効になっていれば、やり取りは追加の設定なしに監査ログ（操作の記録）へ自動で残ります。記録には、誰が、いつ、どこで Copilot を使ったかが入ります。

利用者は、マイ アカウントのポータルから、自分のプロンプトと回答の履歴を消せます。一方、会社が保持ポリシーを設定していれば、やり取りは利用者のメールボックスの隠しフォルダーに残ります。利用者の画面から消えていても、会社側には残っていることがあります。保持ポリシーを作る画面では、ポリシーを当てる対象を「場所」として選びます。Copilot のやり取りは、Teams のチャットとは別の行として選びます。

保持ポリシーを掛ける前に、ライセンスを確かめます。Copilot のやり取りに保持ポリシーを掛ける利用権を持つライセンスとして、Microsoft Purview のサービスの説明に挙がっているのは、Microsoft 365 E3/E5 と Microsoft 365 Copilot を組み合わせた契約などです。Business プランの名前は、そこには見当たりません（出典は Microsoft Purview のサービスの説明）。使う前に、ライセンスの販売元に確かめてください。

規程には「Copilot とのやり取りは会社に記録される」「調査のときに、決めた担当者が確かめることがある」と書きます。誰が、どの権限で、何を見られるかは管理者は社員の Copilot のやり取りを見られるかの記事に、残す年数の決め方は保持ポリシーの記事に書いています。入力した内容が学習に使われるかを社員から聞かれたら、Copilot に入力した内容は学習に使われるかの記事が答えになります。

設定では止められないことを、規程の中心に置く

残るのは、社員の判断でしか守れないことです。総務省のひな形は、生成物のルールとして次の3つを挙げています。1つ目は、使う目的によって求められる正確さが違うことを意識して、出力を確かめることです。2つ目は、出力をもとに下した判断も、説明責任（なぜそう判断したかを説明する責任）の対象に入ると心得ておくことです。3つ目は、著作権など他人の権利を侵していないか確かめることです。

Microsoft も、Copilot の説明の文書（アプリケーション カード）で、AI は間違えることがあるので、利用者は回答を確かめるべきだと書いています。誤った出力や不完全な出力をそのまま受け入れてしまう「頼りすぎ」にも、注意するよう書いています。人の採用や融資のように、人の権利や生活に大きく関わる判断に使うときは、特に慎重に結果を評価するよう求めています。Copilot の回答の引用元を確かめる手順は、Copilot の回答が間違っているときの記事にまとめています。

私用の端末や、個人で入れた AI への入力も、Copilot の設定では止まりません。会社が管理していない端末だからです。総務省のひな形は、私用の端末に私的に入れた生成 AI に、職務上知り得た情報を入力しないことを明記しています。おかしな出力や事故の報告も、設定では扱えません。総務省のひな形は、報告のフォームと報告先を決めています。DLP の通知や警告（アラート）は、DLP のルールに当たったときにしか出ません。偏った出力や誤った出力に社員が気付いても、DLP では報告を受けられません。そのため、報告先は規程に書いておくしかありません。

これらは、規程に書いただけでは身に付きません。総務省のひな形も利用前の研修の受講を求めているので、規程は研修とセットにします。研修では、規程の文を読み上げるより、盾のマークの見分け方、添付してはいけないファイルの例、引用元の開き方を、実際の画面で見せることをお勧めします。社員が、自分の画面で同じことを確かめられます。

利用規程の一文は、こう書く（当社の作例）

3つの分け方に沿って、規程の一文を書いた例が次の表です。これは、総務省・デジタル庁のひな形と Microsoft の文書をもとに当社が作った作例で、どこかの会社の規程を写したものではありません。設定で止めたことは短く、社員がすることははっきり書くようにしています。

作例の「〇〇」は、自社の部署や担当者の名前に置き換えます。個人情報の扱い、著作権、労務の扱い（記録を確かめることを社員にどう知らせるか）は、法律の判断が入るため、この記事では決めていません。自社の規程にするときは、法務や顧問の弁護士などの専門家に確かめてください。取引先や他社の資料を扱うときの考え方は、AI事業者ガイドラインの「第5部 AI 利用者」の項目（提供者が定めた規約を守る、個人情報や機密情報を不適切に入力しない）が参考になります。

止めた画面から、規程のページへ案内する

規程は、社員が困った瞬間に読めると役に立ちます。Copilot には、そのためのリンクの設定が2つあります。

1つは DLP です。DLP のルールが Copilot とのやり取りを止めると、Copilot の画面に「Learn about access restrictions」というリンクが出ます。既定では、Microsoft の説明のページが開きます。DLP のルールにある「ポリシーのヒント」（ルールに当たった利用者に出す案内）の設定で、組織のポリシーを説明するページ（自社の利用規程のページなど）の URL を入れると、そのページが開くようになります。このページは新しく作らなくても、止められた人が開ける既存の SharePoint のページでかまいません。

もう1つは、Microsoft 365 管理センターの統合アプリ（Copilot などのアプリを、誰に使わせるかを管理する画面）で、Copilot を使えないようにした人に出るページです。管理センターの［Copilot ＞ 設定］＞［すべて表示］＞［ブロックされた Microsoft Copilot アプリのカスタム リンク］に URL を入れると、止められた人の画面に「View info from your organization」というリンクが出ます。このリンクから、入れた URL のページが開きます。規程のページには、なぜ止めているか、使いたいときはどこに申請するかを書いておきます。

利用規程を作る順番

順番で大事なのは、規程を書く前に今の設定を確かめることです。設定を見ないまま規程を書くと、すでに止まっていることを社員に頼んだり、止まっていると思い込んで穴を書き漏らしたりします。設定で止めると決めたことは、規程の公開より先に設定に入れておきます。

規程は一度作って終わりではありません。総務省のひな形も、生成 AI の技術の進み方や国のルールの動きに合わせて適時に見直すとしています。Copilot は設定や機能が増えていくので、新しい設定が出たら、どの項目が「設定で止める」に移るかを見直します。契約前から配った後までに管理者がすることの全体は、Copilot の導入手順の記事にまとめています。

この記事で扱わないこと

規程が個人情報保護法や著作権法などに照らして十分かどうか、社員の記録を確かめることを就業規則などでどう扱うかは、この記事では扱いません。ChatGPT など他社の AI サービスを会社のネットワークで止める方法も扱いません。Copilot の使われ方をまとめて見る方法は、Microsoft Purview の DSPM の記事に書いています。DSPM は、社内で AI がどう使われているかを見つけ、保護の設定につなげる Microsoft Purview の機能です。

利用規程と設定を一緒に整えたい会社は、Microsoft 365 の導入支援でご相談を受けています。

この記事の確かめ方

2026年11月2日に、次の公開文書を開き、原文に沿って書きました。公的なひな形と指針は、総務省「（自治体名）生成AIシステム利用ガイドライン（ひな形Ver1.0）」（Word）と報道資料、デジタル庁「〇〇省 生成AIシステム利活用ルール（ひな形Ver2.0）」と「行政の進化と革新のための生成AIの調達・利活用に係るガイドライン（第2.0版）」、総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」の PDF です。Microsoft Learn は日本語版と英語版の、エンタープライズ データ保護、Microsoft Copilot のデータ・プライバシー・セキュリティ、Microsoft 365 管理センターで Copilot 設定を構成する、Copilot Chat の管理、Web 検索のデータ・プライバシー・セキュリティ、DLP for Microsoft 365 Copilot、Purview に関する考慮事項、制限付きコンテンツ検出、Copilot の監査ログ、Copilot と AI アプリの保持、アプリケーション カード（組織向けの Microsoft Copilot）、テナント制限 v2、Microsoft Purview のサービスの説明です。図の出典も同じです。設定と画面の名前は日本語版の表記で、日本語版が英語のままのもの（Learn about access restrictions など）は英語で書きました。写真2枚は当社の検証用の環境の画面で、それ以外の設定は当社の画面では確かめていません。利用規程の作例は当社が作ったもので、法的な十分さは確かめていません。ライセンスの条件と設定の名前は変わることがあるため、使う前に各ページの最新を確かめてください。