SharePoint 管理センターの見方｜サイトの一覧・共有・容量・アクセスの管理で、毎月開く画面と開かなくてよい画面

たとえば、前の担当者から Microsoft 365 の管理を引き継ぎ、初めて SharePoint 管理センターを開いたとします。左のメニューを全部開くと、見出しが12、その下の項目が19並びます。どれが毎月見る画面で、どれが触らなくてよい画面なのかは、メニューの名前だけでは分かりません。

この記事を読むと、どの画面を定期的に開き、それぞれの画面のどこを見れば次の作業が決まるかが分かります。1つずつの設定の決め方は、設定ごとの記事に任せます。当社は Microsoft 365 の導入を支援している会社で、ライセンスの販売はしていません。

設定を変えるのは SharePoint 管理者。見るだけならグローバル閲覧者でも開ける

SharePoint 管理センターは、Microsoft 365 管理センターの左のメニューの［管理センター］から開きます。アドレスは「組織の名前-admin.sharepoint.com」の形です。

設定を変えられるのは、SharePoint 管理者のロールを持つ人と、グローバル管理者です。SharePoint 管理者は、サイトの作成と削除、サイト管理者の指定、共有の設定、Microsoft 365 グループ（Teams のチームなどのメンバーをまとめる仕組み）の管理ができます。ロールを付けてから SharePoint 管理センターに入れるようになるまで、約1時間かかります（Microsoft Learn「Microsoft 365 の SharePoint 管理者ロールについて」）。

グローバル管理者は権限の大きいロールで、Microsoft はほかのロールでは足りない緊急のときに限って使うよう勧めています。見るだけなら、読み取り専用のグローバル閲覧者のロールでも SharePoint 管理センターを開けます（Microsoft Learn「Microsoft Entra built-in roles」（英語））。グローバル閲覧者は設定を変えられません（Microsoft Learn「管理者ロールについて」）。グローバル閲覧者でどの画面まで見えるかは、当社では試していません。Microsoft はできるだけ権限の少ないロールを使うよう勧めています。点検だけをする人にはグローバル閲覧者を、設定を変える人には SharePoint 管理者を付けることをお勧めします。ロールの付け方とグローバル管理者の数は、管理者ロールの付け方の記事に書きました。

SharePoint 管理者でも、すべてのサイトと OneDrive の中身に最初から入れるわけではありません。ただし、自分に権限を付ければ、どのサイトにも入れます。中身を見るために自分を加えるときは、誰の依頼で何のために入ったかを残しておくことをお勧めします。

反対に、サイト管理者（サイトを管理する権限を持つ人）は、それだけでは SharePoint 管理センターを開けません。サイト管理者とサイトの所有者は、管理センターを使わなくても自分のサイトの中を管理できます。ただし、サイトの外部共有の段は、サイトの所有者には変えられません。変えるのは SharePoint 管理者以上です。サイトの中の権限の仕組みはSharePoint の権限の記事に任せます。

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左のメニューは、開く頻度で3つに分けておく

メニューを開く頻度で分けると、冒頭の図の3つになります。分け方は当社のもので、月に一度の点検で使う画面か、設定を変えるときに使う画面か、特定の機能を入れたときだけ使う画面かで分けました。

定期的に開くのは、ホーム・［サイト］>［アクティブなサイト］・［ポリシー］>［共有］・［設定］の4つです。ホームには、ストレージ使用率・メッセージ センター・サービス正常性などのカードが並びます。ストレージ使用率のカードには、組織の容量の残りが出ます。容量の計算と足りないときの手はSharePoint の容量の記事に、メッセージ センターとサービス正常性の読み方はサービス正常性の記事に書きました。

［サイト］>［削除されたサイト］・［ポリシー］>［アクセスの制御］・［レポート］は、何かを変えるときと、困ったときに開きます。

残りの入口は、その機能を使い始めたときに開けば足ります。［PRO］の印が付いた入口と、［サイトのライフサイクル管理］は、SharePoint Advanced Management（SharePoint の管理を強める追加の機能）の前提を満たすと使えます。前提と使える機能はSharePoint Advanced Management の記事に書きました。［レポート］の下には、Agent insights のように英語のままの入口もあります。この記事では扱いません。

［サイト］>［アクティブなサイト］：一覧の列で、5つの問いに答える

引き継いだときにまず確かめたいのは、どんなサイトがいくつあり、誰が持っているかです。それが分かるのが［サイト］>［アクティブなサイト］です。

一覧には、横に20の列があります。全部を毎回見る必要はありません。点検で答えたい問いは、次の5つです。

［使用済みストレージ (GB)］の列は GB の単位です。当社の検証用の環境では、7つのサイトがすべて「0.00」でした。同じサイトの詳細パネル（次の節）では［記憶域の使用量］が「1.50 MB」と出ました。小さいサイトの使用量を比べるときは、詳細パネルの値を見ます。

OneDrive と、検索のサイトなどの一部のサイトは、この一覧に出ません。そのため、Microsoft 365 管理センターの SharePoint のサイトの使用状況のレポートとは、サイトの数が合わないことがあります（Microsoft Learn「SharePoint 管理センターのサイトを管理する」）。OneDrive の容量はOneDrive の容量の記事に任せます。

一覧の上の［作成］は、新しいサイトを作る入口です。サイトの種類の選び方と作り方は、SharePoint サイトの作り方の記事に書いています。

サイトの詳細パネル：持ち主と、組織と違う設定を見る

一覧でサイト名を押すと、右に詳細パネルが開きます。タブは［全般］［アクティビティ］［メンバーシップ］［設定］の4つです。

［アクティビティ］では、最後に使われた日と記憶域の使用量を見ます。使われていないサイトを片付けるかどうかは、この日付を持ち主に見せて決めることをお勧めします。

［メンバーシップ］では、所有者とサイト管理者を見ます。Microsoft 365 グループにつながったサイトでは、グループの［所有者］［メンバー］と、サイトの［サイト管理者］［サイトの所有者］などが分かれて並びます。所有者が退職した人だけになっていたら、引き継ぐ人を決めます。退職する人のアカウントの片付けは退職者のアカウントの記事に書きました。

［設定］では、組織の設定と違う値になっている項目を見ます。たとえば［ファイルの外部共有］は、サイトごとに組織より狭くできます。［バージョン履歴の制限］は「組織レベルと同じ (手動)」のように、組織と同じかどうかが出ます。このタブの［保存］を押すと、そのサイトの設定が変わります。点検で見るだけのときは、押さずに閉じます。

外部共有の段の決め方はSharePoint の外部共有の設定の記事に、版の数の決め方はバージョン履歴の記事に任せます。サイトごとの容量の上限は、組織の［サイトのストレージ上限］を［手動］にしたときに、パネルの［全般］タブの［記憶域の制限］で決めます（Microsoft Learn「Microsoft 365 の SharePoint でのサイト ストレージの制限を管理する」）。当社の検証用の環境は「自動ストレージ上限」で、［全般］タブにこの項目は出ていませんでした。

［ポリシー］>［共有］と［設定］：今の値を、先月の値と比べる

［ポリシー］>［共有］には、組織全体の外部共有のつまみ（社外の誰と共有できるかの段）と、共有のリンクの既定があります。点検では、つまみの位置が先月と同じかを見ます。段の意味と決め方は外部共有の設定の記事に書きました。

［設定］は、組織全体の設定の一覧です。1行に1つの設定が並び、右の［値］の列に今の値が出ます。開かなくても、今の状態が一覧で読めます。

OneDrive の［保持］は、削除したユーザーの OneDrive を残す日数です。一覧に無い設定は、画面の下の「クラシック設定ページ」にあります。

［サイト］>［削除されたサイト］：Teams のチームのサイトを消すと、グループも消える

サイトを消したときと、「サイトが見つからない」と言われたときに開くのが［サイト］>［削除されたサイト］です。画面の上には「サイトは 93 日間保持された後、完全に削除されます。」と出ます。Microsoft Learn ではこのページを［削除済みサイト］とも書いていますが、画面のメニューの表示は［削除されたサイト］です。戻せる期限と、ファイル1つを戻す手順は消したファイルを戻す記事に書きました。

このページで気をつけたいのは、Teams のチームを作るとできる、Microsoft 365 グループにつながったサイトです。このサイトを消すと、グループと、Outlook のメールボックスと予定表、Teams のチャネルもいっしょに消えます。また、グループにつながったサイトは、このページからは完全に削除できません（Microsoft Learn「サイトを削除する」）。

同じ URL でサイトを作り直したいときは、消したサイトを完全に削除します（グループにつながったサイトは、このページではなく PowerShell で）。完全に削除してから URL が使えるようになるまで、最大24時間かかることがあります。

［ポリシー］>［アクセスの制御］：組織全体に効くので、変える前に範囲を決める

［ポリシー］>［アクセスの制御］には、SharePoint と OneDrive に入れる条件を絞る設定が6つあります。どれも組織全体の設定です。

いちばん気をつけたいのは［ネットワーク上の場所］です。許可した IP アドレス以外からは、SharePoint と OneDrive のサイトだけでなく、SharePoint 管理センターと PowerShell（コマンドで管理する道具）も使えなくなります。自分の IP アドレスを許可の一覧に入れないと、自分も入れなくなります。締め出されたときは、Microsoft のサポートに連絡することになります。また、このポリシーに対応しているアプリは Teams・Viva Engage・Exchange だけです。ほかのアプリからのアクセスは、許可した場所からでも止まります（Microsoft Learn「ネットワークの場所に基づいて SharePoint と OneDrive のデータへのアクセスを制御する」）。

［管理されていないデバイス］と［アイドル セッションのサインアウト］は、Microsoft Entra ID（Microsoft 365 のアカウントを管理する仕組み）の条件付きアクセス（サインインする場所や端末などの条件で、入れるかどうかを決める仕組み）のポリシーで動きます。［管理されていないデバイス］でアクセスを止める設定か、Web だけにする設定を選ぶと、前にこのページから作ったポリシーは無効になり、すべてのユーザーに効く新しいポリシーが作られます。前のポリシーに加えた変更は引き継がれません（Microsoft Learn「SharePoint と OneDrive アンマネージド デバイスのアクセス制御」）。［アイドル セッションのサインアウト］には、Microsoft Entra ID P1 か P2 が要ります（Microsoft Learn「アクティブでないユーザーをサインアウトする」）。条件付きアクセスのポリシーの作り方は条件付きアクセスの記事に任せます。

［レポート］：［PRO］の印が無くても、前提が要るレポートがある

［レポート］の下で、点検や調べごとで開く場面があるのは、次の3つです。

［データ アクセス ガバナンス］の入口には［PRO］の印がありませんでしたが、中のレポートを作るには、原則として SharePoint Advanced Management の前提を満たす必要があります。自社の契約で前提を満たしているかの見分け方は、SharePoint Advanced Management の記事に書きました。

月に一度は、同じ順に開いて先月と比べる

点検で大事なのは、毎回同じ順に開き、先月の値と違うところだけを見ることです。違いがあったら、誰がなぜ変えたかを確かめます。SharePoint 以外も含めた月に一度の点検の項目は管理者が月に一度確かめる10項目の記事に、Microsoft 365 管理センターの側で見るものはMicrosoft 365 管理センターの日々の運用の記事に書きました。

引き継いだ最初の月は、自分に SharePoint 管理者かグローバル閲覧者のロールが付いているかを確かめ、［サイト］>［アクティブなサイト］の［外部共有］と［最終アクティビティ (UTC)］（UTC は協定世界時で、日本時間より9時間遅い）の2つの列の値を書き留めるところから始めてください。どのサイトを誰が持ち、どのサイトを社外に開くかの棚卸しから手伝ってほしいときは、当社の Microsoft 365 の導入支援にご相談ください。