Microsoft 365 の管理者が月に一度確かめる10項目｜サインイン・ライセンス・ゲスト・共有・Copilot

Microsoft 365 管理センターのホームから障害とお知らせを見て、契約の期限も確かめた。それでも、退職した人のライセンスが付いたままになっていないか、取引先のゲストが増えていないか、社員が作った Copilot のエージェントが放置されていないかは、その画面には出てきません。こうしたものは Microsoft 365 管理センター・Microsoft Entra 管理センター・SharePoint 管理センターの別々の画面にあり、見に行かない限り気づけません。

この記事では、こうした社内で増えていくものを月に一度確かめる10項目と、点検の日の決め方、項目ごとに何があれば手を打つかが分かります。手を打つときの詳しい手順は、項目ごとの記事に任せます。

当社は Microsoft 365 の導入を支援している会社で、ライセンスの販売はしていません。

点検の日は「4週ごとの同じ曜日」にする

最初に決めるのは、点検の日です。Microsoft Entra ID（Microsoft 365 のアカウントとサインインを管理する仕組み）のサインイン ログと監査ログは、ライセンスによって残る日数が決まっています。Microsoft Learn「データ保持のMicrosoft Entra」の表では、Entra ID P1 と P2 で 30日、Entra ID Free で 7日です。Business Premium には P1 が入っています（Microsoft Learn「Microsoft Entra ライセンス」）。後から P1 に変えても、残る日数はさかのぼって延びません。

「毎月末に見る」と決めると、31日ある月は、前回の点検の翌日の分がもう消えていることがあります。そこで当社は、点検の日を「4週ごとの同じ曜日」にすることをお勧めします。28日おきなら、前回の点検の日から続けてログを見られます。Entra ID Free の会社はログが 7日で消えるので、サインイン ログだけは週に1回見ます。日々の運用の記事では「月に一度の日を決める」と書きましたが、この記事の項目と同じ日に見るなら、その日も4週ごとの曜日にそろえます。

見る順番は、サインイン ログを使う項目（項目1と2）を先にします。ほかの項目は、今の状態を見るものか、180日まで遡れるレポートなので、点検の日が少し遅れても困りません。項目3から先は、この記事の順でも、開く画面ごとにまとめてもかまいません。たとえば項目5と項目9は同じ［レポート］＞［利用状況］の画面なので、続けて開けます。項目5の使われていないライセンスの見つけ方は、使われていないライセンスの見つけ方の記事に詳しく書いています。

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10項目の選び方：お知らせと契約は別の記事で見る

月に一度見るものには、Microsoft から届くものと、社内で増えていくものの2種類があります。障害の知らせ（サービス正常性）、予定された変更の知らせ（メッセージ センター）、契約の期限とライセンスの空き（お使いの製品）は前者で、Microsoft 365 管理センターの日々の運用の「月に一度の点検」に見方を書いています。

この記事の10項目は後者です。当社は、次の3つに当てはまるものを選びました。1つ目は、放っておくと費用か、社外からの入口が増えていくことです。2つ目は、画面で数か一覧を見れば、動くかどうかを決められることです。3つ目は、項目ごとに見る画面が決まっていることです。セキュア スコアや Microsoft Defender の通知も月に一度見る候補になりますが、1回見ただけでは何をすればよいかの目安を当社が書けないため、この記事には入れていません。日々の運用の記事が「そのほか」に挙げた監査ログは、何かが起きたときに調べるために使うものとして、項目1の中で案内します。

この10項目は、従業員300人以下で Business Premium を使う会社を考えて選びました。Microsoft 365 E5 を使う会社は、Microsoft Defender や Microsoft Purview の画面で見るものが増えますが、この記事では扱いません。また、10項目を見て何も見つからなくても、乗っ取りなどが無いと言えるわけではありません。点検で分かるのは、目安に当たったものがあるかどうかまでです。

サインインと管理者：サインイン ログが消える前に見る

1. 怪しいサインイン

見る場所は、Microsoft Entra 管理センターの［Entra ID］＞［監視 & 正常性］＞［サインイン ログ］です。対話型のサインインの一覧で、同じ人に失敗が続いていないか、ふだんと違う国や端末から「成功」していないかを見ます。一覧に出るのは「誰が、どこから、どのアプリに入ったか、入れなかったか」までで、入った後に何をしたかは、Microsoft Purview の監査ログで調べます（監査ログの検索の記事）。同じデータ保持のページも、Entra のログと Microsoft 365 の監査ログは別のものだと書いています。

手を打つ目安は、本人に心当たりの無い「成功」の行がある場合です。その場合は、調べる前にサインインを止めます。列の足し方、怪しい行の例、止める順番は、サインイン ログでアカウントの乗っ取りを確かめる記事に書いています。

2. グローバル管理者の数と緊急用アカウント

見る場所は、Microsoft 365 管理センターの［役割］＞［役割の割り当て］です。グローバル管理者（組織のほとんどすべての設定を変えられる役割）が付いている人の数と顔ぶれを、先月と比べます。Microsoft Learn「Microsoft Entra ロールのベスト プラクティス」は、グローバル管理者を組織の5人未満にすることと、緊急用のアカウント（ふだんの管理者が使えないときにだけ使うアカウント）を2つ置くことを勧めています。緊急用のアカウントは、グローバル管理者を付けたままにした、クラウドだけのアカウントです。なお、当社の画面では、管理センターでグローバル管理者を開くと「2 人から 4 人」を勧める表示が出ました（管理者ロールの付け方の記事）。どちらでも、5人以上は多すぎます。

手を打つ目安は3つです。グローバル管理者の割り当てが、緊急用アカウントも入れて5つ以上になった場合、先月にいなかった人が増えた場合、緊急用アカウントにサインインの記録があった場合です。緊急用アカウントは、サインイン ログをそのアカウントで絞って見ます。誰が付けたか、誰が使ったかを確かめ、要らない割り当ては外します。外す順番と緊急用アカウントの守り方は、管理者ロールの付け方の記事に書いています。

3. 多要素認証を登録していない人

見る場所は、Microsoft Entra 管理センターの［Entra ID］＞［認証 メソッド］＞［アクティビティ］です（Microsoft Learn「認証方法アクティビティ」の手順の表記。当社はこの画面を撮っていません）。［登録］タブから開くユーザー登録の詳細に、1人ずつ「MFA 対応」の欄があり、「対応」か「非対応」が出ます。MFA は多要素認証（パスワードのほかにスマートフォンなどで本人かを確かめる仕組み）のことです。

この画面を見るには Entra ID P1 か P2 が要ります。Entra ID P1 が入っていない Business Standard だけの会社では見られません。見るだけなら、管理者の役割はレポート閲覧者で足ります。また、このレポートの数字は、最大 36時間遅れて出ることがあります。昨日登録した人が、まだ「非対応」に出ることがあります。

手を打つ目安は、先月の点検でも「非対応」だった人が残っている場合です。本人に登録を頼みます。今月入った人が「非対応」なら、入社の手順に登録の案内が入っているかを見直します。全員に多要素認証を求める設定の選び方は、多要素認証を全員に有効にする記事に書いています。

アカウントとライセンス：止めたのに残っているもの、付けたのに使われていないもの

4. サインインを止めたのにライセンスが付いているアカウント

見る場所は、Microsoft 365 管理センターの［ユーザー］＞［アクティブなユーザー］の一覧の上にあるフィルターです。当社の画面では、「フィルター セット: 共通して使用」の横に「ライセンス」「サインインの状態」「ドメイン」「場所」のボタンが並び、［サインインの状態］の選択肢は「Allowed」と「Blocked」の英語のままでした。［サインインの状態］で「Blocked」を選ぶと、サインインを止めた人に絞れます。その一覧の［ライセンス］の列に製品名が残っている人を見ます（当社が画面で確かめたのは選択肢までで、絞った後の一覧は撮っていません）。

退職者は、退職日にサインインを止め、メールと OneDrive を引き継いでから、最後にライセンスを外す順番で片づけます。サインインを止めたのにライセンスが付いたままの人は、その途中で止まっています。手を打つ目安は、前回の点検の記録にも同じ人がいる場合です。片づけが1か月近く途中で止まっていることになるので、どこまで済んでいるかを確かめて、残りを進めます。順番と日数は、退職者のアカウントの処理の記事に書いています。ただし、メールを残すために共有メールボックスに変えた人のうち、50GB を超える・保留を使うなどの理由でライセンスを付けたままにした人も、この絞り込みに出ます。その理由を記録に書いておけば、翌月は見直さずに済みます（共有メールボックスに変換する記事）。

サインインを止めていないのに長く使われていないアカウントもあります。Microsoft Learn「非アクティブなユーザー アカウントを管理する方法」は、最後にサインインした日で見つけるよう書き、使われていないと見なす期間は「多くの組織では」90日から180日だとしています。Entra 管理センターでユーザーを開くと最後のサインインの日時が出ますが、その表示は更新まで最大 24時間かかることがあります。月に一度の点検では、最後のサインインが90日より前の人がいれば、上長に使う予定を聞くことをお勧めします（90日は、Learn の幅のうち短いほうを当社が選んだものです）。

5. 使われていないライセンス

見る場所は、Microsoft 365 管理センターの［レポート］＞［利用状況］です（Learn の表記は［使用状況］）。選べる期間と、データが出るまでの日数は日々の運用の記事の「そのほか、月に一度見ておくもの」に書いたとおりです。当社の画面の説明文では、データが出るまでの時間は「レポートは 48 時間以内に利用できるようになります」となっていました。Microsoft Learn「Microsoft 365 管理センターの使用状況レポートの概要」は、通常は24〜72時間以内で、数日かかる場合もあると書いているので、点検の日の直前の数日分は、まだ入っていないことがあります。

この項目で見るのは、メール・OneDrive・Teams などのレポートで、期間を30日にして一度も使っていない人です。その人が、付け替えか外す候補です。手を打つ目安は、本人と上長に聞いて、使う予定が無いと分かった場合です。

1人ずつの名前で見るには、先に1つ設定を確かめます。レポートのユーザー名は、既定では伏せた名前で出ます（Microsoft Learn「Microsoft 365 レポートでは、実際のユーザー名ではなく匿名が表示されます」）。名前で見るには［設定］で表示を変える必要があります。この切り替えは組織全体の設定で、変えるにはグローバル管理者が要ります。名前が出たレポートを誰が見られるか（レポートを見られる役割を誰に渡すか）を、先に決めておきます。ライセンスの数と割り当ての見方は契約とライセンスの確認方法の記事に書いています。

社外との共有：入口と置き場所を見る

6. 今月増えたゲスト

ゲストは、取引先などの社外の人を自社の Microsoft 365 に招いたアカウントです。Microsoft Learn「Microsoft 365 管理センターのゲスト」によると、Teams・SharePoint・Entra のどこで招いたゲストも、Microsoft 365 管理センターの［ユーザー］＞［ゲスト ユーザー］の一覧に入ります。既定では、Microsoft 365 グループのゲスト アクセスは有効です。

ただ、当社の画面では、［ゲスト ユーザー］の［列の選択］の見えた範囲に、作った日や最後にサインインした日の列はありませんでした。選べたのは「表示名」「メール アドレス」「ライセンス」「ゲスト」「サインイン状態」「同期の状態」「市区町村」「国または地域」「部署」などです。そのため、「今月増えたゲスト」は、この一覧の人数を先月の記録と比べて見ます。作った日や最後のサインインで絞りたいときは Entra 管理センターのユーザーの一覧を使います。その列の出し方はゲストユーザーの棚卸しの記事に書いています。

手を打つ目安は、誰が招いたか分からないゲストが増えた場合です。招いた社員を探し、取引が続いているかを確かめます。残っているゲスト全員の見直しは、月に一度ではなく四半期に一度、同じ手順で行うことを同じ記事で勧めています。月の点検では、増えた分だけを見ます。

7. 外部共有の設定

見る場所は、SharePoint 管理センターの［ポリシー］＞［共有］と、［サイト］＞［アクティブなサイト］の［外部共有］の列です。組織の設定では、外部共有の段（誰と共有できるか）が4段あり、いちばん緩い「すべてのユーザー」では、リンクを持つ人がサインインせずにファイルを開けます（Microsoft Learn「Microsoft 365 で SharePoint と OneDrive の共有設定を管理する」）。サイトごとの設定は、組織の設定と同じか、それより狭くしかできません。

手を打つ目安は2つです。1つは、組織の設定が先月の記録と違う場合です。誰がなぜ変えたかを確かめます。もう1つは、［外部共有］の列が新しく「オン」になったサイトがある場合です。Teams でチームを作るとできるサイトは、Microsoft 365 グループの［グループ所有者が組織外のユーザーをグループに追加できるようにする］がオンなら、最初から「新規および既存のゲスト」の段になります（Microsoft Learn「サイトの共有設定を変更する」）。サイトの段を変えられるのは SharePoint 管理者以上で、サイトの所有者は変えられません。社外と使わないサイトなら、管理者が段を下げます。段の下げ方と、取引先のサイトで決めておくことは、SharePoint の外部共有の設定の記事に書いています。設定を狭めると、ゲストは通常 1時間以内に開けなくなります。

8. 容量（SharePoint・OneDrive・メールボックス）

容量は、増えていくのに気づきにくいものの1つです。SharePoint は組織全体で1つの枠で、使っている量と組織の合計は SharePoint 管理センターの［アクティブなサイト］の上に出ます。一人ひとりの OneDrive と、メールボックスの容量は、別の枠です。OneDrive は［レポート］＞［利用状況］の［OneDrive］で、メールボックスは同じ画面の［Exchange］で、使っている量を見られます。手を打つ目安は、先月から減った量のまま減り続けると、組織の SharePoint の残りが3か月ほどで無くなる場合です（3か月は、追加の容量を社内で決めて買うまでの時間として当社が置いた目安です）。足す前に、大きいサイトから中身を見ます。

計算のしかたと足し方は、SharePoint の容量の確認と追加の記事、OneDrive の容量の記事、メールボックスの容量の記事にそれぞれ書いています。月の点検では、3つの数を記録に残して先月と比べるところまでにします。

Copilot：ライセンスの使われ方と、社員が作ったエージェント

9. Copilot のライセンスの使われ方

Microsoft 365 Copilot のライセンスを配っている会社は、［レポート］＞［利用状況］の Copilot のレポートで、1人ずつの最後に使った日を見ます。Microsoft Learn「Microsoft Copilot の使用状況レポート」によると、ユーザーの表には、過去 180日のどこかでライセンスを持っていた人が全員出ます。後からライセンスを外した人も、一度も使っていない人も入ります。

手を打つ目安は、ライセンスがあるのに、最後に使った日が28日より前か、日付が無い人がいる場合です（最後に使った日の列は、選んだ期間に関係なく最新の日付が出ます）。ただし同じページによると、ライセンスを付けて24時間以内に使っただけの人も、日付が空になることがあります。日付が無い人は、付けた日を確かめてから声をかけます。どちらの人も、本人に使う予定を聞き、予定が無ければ使いたい人に付け替えます。付けてから日が浅い人の扱い、付け替えの判断の表、毎月の作業の流れは、Copilot の利用状況レポートの記事に書いています。

10. 社員が作ったエージェントと従量課金

社員が Copilot のエージェント（決まった仕事をするように指示とデータを入れた Copilot）を作れる会社は、Microsoft 365 管理センターの［エージェント］＞［すべてのエージェント］を見ます。Microsoft Learn「Microsoft 365 管理センターでエージェント レジストリを管理する」によると、［レジストリ］の上には、組織で使えるエージェントの数と「所有者のいないエージェント」（作った人などの所有者が組織にいなくなったもの）の数が出ます。

当社の画面でも、［レジストリ］の上に「エージェントの合計数」と「所有者のいないエージェント」の2つの数が並んでいました。レジストリには Microsoft や外部の会社が作ったエージェントも並ぶので（同じページ）、合計の数は社員が作った数ではありません。月の点検で見るのは「所有者のいないエージェント」のほうです。

手を打つ目安は3つです。所有者のいないエージェントが増えた場合は、引き継ぐ人を決めるか、止めます。［リクエスト］に承認待ちの申請があれば、中身を見て承認か拒否をします。Copilot の従量課金（Copilot クレジット）を使っている会社は、使用量が予定より多い人がいないかも見ます。課金ポリシーに入れる予算はメールで知らせるだけで、超えても使い続けられます（Microsoft Learn「Microsoft Copilot 従量課金制サービスを設定する」）。承認の流れはエージェントの共有と公開の管理の記事に、従量課金の止め方はCopilot の従量課金の記事に書いています。

点検の記録は1項目1行で残し、翌月はその数と比べる

この記事の手を打つ目安の多くは、「先月より増えた」「先月から残っている」です。比べる相手が無いと、点検の日に判断できません。当社は、点検のたびに1項目1行で記録を残すことをお勧めします。

記録には、見た数と、手を打った相手と内容を書きます。サインイン、ゲスト、利用状況の項目では人の名前が並ぶので、記録の置き場所は見られる人を絞ります。最初の月は比べる相手が無いので、その月の数を書き残すところまでで十分です。

次にやること：点検の日を予定表に入れる

まず、4週ごとの同じ曜日に、点検の予定を入れます。その日に見る人に、レポート閲覧者など見るのに足りる役割が付いているかも確かめます。次に、この記事の10項目と日々の運用の記事の3つを1枚の記録の表に並べ、最初の月の数を書き込みます。

点検の項目を自社の運用に合わせて決めたい場合や、目安に当たった後の対処を一緒に進めたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

この記事の確かめ方

日数と条件は、2026年11月6日に Microsoft Learn の次のページを開いて確かめました。「データ保持のMicrosoft Entra」「Microsoft Entra ロールのベスト プラクティス」「認証方法アクティビティ」「Microsoft 365 管理センターの使用状況レポートの概要」「Microsoft 365 レポートでは、実際のユーザー名ではなく匿名が表示されます」「Microsoft Copilot の使用状況レポート」「Microsoft 365 管理センターのゲスト」「Microsoft 365 で SharePoint と OneDrive の共有設定を管理する」「サイトの共有設定を変更する」「非アクティブなユーザー アカウントを管理する方法」「監査ログの保持ポリシーを管理する」「Microsoft 365 管理センターでエージェント レジストリを管理する」「Microsoft Copilot 従量課金制サービスを設定する」「Microsoft Entra ライセンス」。10項目の選び方、見る順番、点検の日、手を打つ目安は、これらのページと各項目の記事をもとに当社が決めたもので、Microsoft が決めた基準ではありません。

写真は、2026年11月6日に当社の検証用の環境（Microsoft 365 Business Premium）の Microsoft 365 管理センターで、この記事のために撮ったものです。組織名・名前・メールアドレスは伏せています。見るだけにして、設定の変更・保存は行っていません。