メールボックスの容量がいっぱいになったら｜50GB と 100GB、自社の上限の確かめ方と空け方
Exchange Online のメールボックスは、上限に近づくと警告、次に送信禁止、最後に送受信禁止になります。上限はライセンスで決まり、Business 系は 100 GB、E1・プラン 1・ライセンスの無い共有メールボックスは 50 GB です。自社の上限を Exchange 管理センターと Mailbox usage のレポートで確かめ、本人が空けるか、アーカイブへ移すか、ライセンスを替えるかを選ぶ順番をまとめました。
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この記事の要点
- Exchange Online のメールボックスの上限はライセンスで決まります。Microsoft 365 Business Basic／Standard／Premium と E3／E5 は 100 GB、Office 365 E1 と Exchange Online プラン 1、ライセンスの無い共有メールボックスは 50 GB です。上限に近づくと、警告、送信禁止、送受信禁止の順に進みます。
- 自社の上限と今の大きさは、Exchange 管理センターのメールボックスの詳細と、Microsoft 365 管理センターの Mailbox usage のレポートで確かめます。
- 空ける手は、本人が削除済みアイテムを空にする、管理者がアーカイブを有効にする、ライセンスを替えて上限を上げる、の順に考えます。Business 系の人は本人のメールボックスがすでに 100 GB なので、それ以上はアーカイブに移すことになります。
社員から「メールボックスがいっぱいになりかけている、というメールが来た」と言われたとき、管理者は何をすればよいでしょうか。Exchange Online のメールボックスの大きさはライセンスで決まります。Microsoft は、記憶域を使い果たしたユーザーのメールボックスを大きくするには、別のライセンスを割り当てる必要がある、と説明しています（Exchange Online メールボックスのサイズを増やすまたはカスタマイズする）。
この記事では、上限が 50 GB なのか 100 GB なのかを自社の画面で確かめる方法と、いっぱいになると何が止まるかを先に書きます。そのうえで、本人が空ける、アーカイブへ移す、ライセンスで上限を上げる、の3つの手をどの順に選ぶかを、共有メールボックスの場合も含めて並べます。
当社は Microsoft 365 の導入を支援している会社で、ライセンスの販売はしていません。画面の表示は、当社の検証用の環境（Microsoft 365 Business Premium）で確かめたものです。
いっぱいになると、送信が先に止まり、次に受信が止まる
Exchange Online は、メールボックスが上限に近づくと3つの段階で知らせます（Exchange Online の制限の「容量のアラート」）。
- 警告：本人に、上限に近づいているという警告のメールが届きます。メールの送受信はまだできます。
- 送信禁止：本人に送信禁止の通知が届き、新しいメールを送れなくなります。受信はまだできます。
- 送受信禁止：届いたメールを受け付けなくなり、送ってきた相手に配信不能レポート（NDR。届かなかったことを知らせる返信）が返ります。相手は後で送り直せます。
どの段階も、本人がメールを消して制限値を下回れば元に戻ります。社員が困るのは送信禁止からですが、会社として困るのは送受信禁止です。取引先から届くはずのメールが、本人の知らないうちに相手へ戻されるからです。警告の段階で手を打つのはこのためです。
3つの値はライセンスごとに違います。Microsoft 365 Business Basic／Standard／Premium と E3／E5 は、警告 98 GB・送信禁止 99 GB・送受信禁止 100 GB です。Office 365 E1 と Exchange Online プラン 1 は、49 GB・49.5 GB・50 GB です。
「50 GB」は、今はどのメールボックスの数字か
2026年10月19日に更新された Exchange Online の制限の表では、Microsoft 365 Business Basic／Standard／Premium のユーザー メールボックスは 100 GB です。50 GB の数字が出てくるのは、たとえば Office 365 E1、Exchange Online プラン 1、ライセンスを付けていない共有メールボックス、Business Basic／Standard のアーカイブです。
同じページの冒頭には、制限が変わってもすべての既存の顧客に反映されるまで時間がかかることがある、と書かれています。表の数字をそのまま信じず、次の節の画面で自社の値を見てください。
自社の上限と今の大きさを、2つの画面で確かめる
1人ずつ見るなら：Exchange 管理センターのメールボックスの詳細
Exchange 管理センター（Exchange Online の管理画面）で［受信者］＞［メールボックス］を開き、一覧から本人を選びます。詳細の［全般］タブに「メールボックスの使用状況」が出ます。
当社の環境の Business Premium のユーザーでは、表示は「3.61 MB/99 GB」でした。右側の 99 GB は送受信禁止の 100 GB ではなく、送信禁止の 99 GB と同じ数字です。
同じ詳細の［メールボックス］タブには、容量の上限を変える欄はありませんでした。値は PowerShell で見られます。Exchange Online PowerShell につないで、次のように打つと、警告・送信禁止・送受信禁止の値が並びます（同じ Microsoft のページ）。
Get-Mailbox 本人のメールアドレス | Select *quota*全員をまとめて見るなら：Microsoft 365 管理センターの Mailbox usage
Microsoft 365 管理センターで［レポート］＞［利用状況］を開き、［Exchange］の［Mailbox usage］タブを選びます。Microsoft Learn の手順ではこのページは「使用状況」と書かれていますが、当社が見た画面の見出しは「利用状況」でした（Exchange メールボックス使用状況レポート）。
下の表の「Quota status」の列が、1人ずつの段階です。当社の環境では「問題なし (上限以下)」と表示されていました。Learn は、上の［Quota］のグラフで、メールボックスを「適切」「警告」「送信できません」「送受信不可」の4つに分けて数えると説明しています。警告を超えた人がいるときに表の列に何と出るかは、当社の環境では全員が上限より十分小さいため確かめていません。上のグラフの右上の切り替えを［共有］にすると、共有メールボックスの分が見られます。
表の右端の［列の選択］を開くと、警告・送信禁止・送受信禁止の値（Issue warning quota (MB)、Prohibit send quota (MB)、Prohibit send/receive quota (MB)）、回復可能なアイテムの上限（Recoverable Item Quota (MB)）、Deleted Item Size (MB)、アーカイブの有無（Has archive）を足せます。全員の上限を一度に見るなら、この列を足すのが早い方法です。
Deleted Item Size (MB) は、名前は「削除済み」ですが、Learn の定義では回復可能なアイテムの合計サイズです。「削除済みアイテム」フォルダーの大きさではないので、次の節の区別と取り違えないようにしてください。
このレポートには2つの癖があります。データは通常 24〜48時間前までのもので、今日消した分はすぐには反映されません。当社が2026年11月6日（日本時間）に開いた画面では、「最終更新」は2026年11月3日 (UTC) でした。また、［Storage］のグラフにアーカイブは含まれません（どちらも Learn の同じページ）。
ごみ箱に入れただけでは、容量は空かない
空ける前に、何が上限に数えられるかを押さえておきます。ここを取り違えると、メールを消しても容量が減りません。
- 削除済みアイテムは数える：メールを消すと「削除済みアイテム」フォルダーに入りますが、これも本人のメールボックスの中なので、上限に数えられます。Microsoft サポートも、メールボックスが大きくなる原因として多いのは削除済みアイテムのフォルダーだと書いています（メールボックスと Outlook データ ファイル (.pst および .ost) のサイズを小さくする）。
- 回復可能なアイテムは別の枠：削除済みアイテムを空にすると、メールは、ふだんのフォルダーの一覧には出ない「回復可能なアイテム」フォルダーへ移ります。移った分は、メールボックスの上限の計算から外れます。こちらには別の上限があり、既定は 20 GB（警告）と 30 GB（上限）です。保留や保持ポリシーがかかっていると 90 GB と 100 GB に増えます（Exchange Online の回復可能なアイテム フォルダー）。
- アーカイブは別のメールボックス：管理者が有効にするアーカイブ メールボックスは、本人のメールボックスとは別の上限を持ちます。Outlook のリボンにある［アーカイブ］ボタンで移す先は、本人のメールボックスの中の「アーカイブ」フォルダーなので、容量は減りません（違いはExchange Online のアーカイブと保持ポリシーの記事に書いています）。
手1：本人が空ける（すぐ効き、費用はかからない）
いちばん早く効くのは、本人が要らないメールを消し、削除済みアイテムを空にすることです。クラシック Outlook には［ファイル］＞［ツール］＞［メールボックスの整理］があり、メールボックスとフォルダーの大きさの表示、古いアイテムや大きいアイテムの検索、削除済みアイテムを空にする操作がまとまっています。大きい添付ファイルのメールは、検索ボックスに messagesize:>5 mb と入れると、5 MB を超えるものだけが出ます（Microsoft サポートの同じページ）。添付ファイルの大きさの上限と、大きいファイルをリンクで送る方法は、添付ファイルの大きさの上限の記事に書いています。
削除済みアイテムを空にしたメールは、既定で 14 日（管理者が延ばせば最大 30 日）の間は本人が戻せます。それを過ぎると戻せません。会社として残す決まりのあるメールがあるなら、消してもらう前に保持の設定を確かめてください。
古いメールを PST ファイル（パソコンに置く Outlook のデータ ファイル）に書き出して消す方法もあります。ただ、メールが会社のクラウドの外に出て、パソコンの故障や紛失で失うことになります。PST の扱いはPST からクラウドへ移す記事に任せ、ここでは勧めません。
手2：アーカイブへ移す（管理者が有効にする）
メールを消さずに残したいなら、アーカイブ メールボックスを使います。アーカイブは、本人のメールボックスに足される、もう1つのメールボックスです。Outlook には「オンライン アーカイブ」（新しい Outlook と Web 版では「インプレース アーカイブ」）として並んで見えます。
先に、本人のライセンスにアーカイブが付くかを確かめます。Business Premium と E3／E5 は最初 100 GB で、自動拡張をオンにすれば最大 1.5 TB まで増えます。Business Basic／Standard と E1、プラン 1 は 50 GB です。F3 と Exchange Online Kiosk にはアーカイブが無く、Exchange Online Archiving というアドオンを足すと使えます（Exchange Online Archiving サービスの説明）。
自動拡張の最大については、Office 365／Microsoft 365 E5 や Microsoft 365 Purview スイートなどのライセンスで 3 TB に上げる展開が2026年10月中旬に始まり、10月後半に終わる予定と Learn に書かれています。1.5 TB まで増えるライセンスのうち、Business Premium や E3 などは 1.5 TB のままです。E5 の場合は、ライセンスの設定で「レコード管理」が有効のままであることも条件です。
当社の環境では、ユーザーの詳細の［その他］タブに「メールボックス アーカイブ」の項目があり、「無効」と出ていました。有効にするのは、その下の［メールボックス アーカイブの管理］からです（当社は有効にしていません）。Exchange 管理センターの一覧にも「アーカイブの状態」の列があり、全員の状態を並べて見られます。
アーカイブを有効にすると、メールは2つの仕組みで移ります。
- 期間で移す：すべてのメールボックスに最初から付いている保持ポリシー（既定の MRM ポリシー。MRM はメッセージング レコード管理）が、2年より古いメールを本人のメールボックスからアーカイブへ移します（アーカイブ メールボックスの詳細）。Exchange Online の制限の注には、アイテム保持ポリシーでアーカイブへ自動で移すのは、本人のメールボックスが 10 MB を超える場合だけと書かれています。
- 大きさで移す（自動アーカイブ）：本人のメールボックスが上限の 96% を超えると、古いアイテムから順にアーカイブへ移し、しきい値を下回るまで続けます。受信して 60 日以内のものは移しません。Learn では、2025年11月にパブリック プレビューに入る新機能として説明されています。続く文では、現在は一部の利用者向けのプライベート プレビューとして提供されている、と書かれています。自社のテナントで使えるかは、このページの最新の説明で確かめてください（Exchange Online での自動アーカイブ）。
どちらも、アーカイブが有効になっていなければ何もしません。自動アーカイブは、アーカイブを自動で作らないからです。警告が出ている人のアーカイブが「無効」なら、まず有効にすることが、手2の中身になります。当社はこの環境で自動アーカイブの動きを試してはいないので、移る時期は Learn の説明のとおりとしか言えません。
アーカイブが 100 GB を超えそうなときの自動拡張は、一度オンにすると戻せないなどの注意があります。保持ポリシーとの関係とあわせて、アーカイブと保持ポリシーの記事に書いています。
手3：ライセンスを替えて上限を上げる
上限そのものを上げる方法は、ライセンスを替えることです。PowerShell の Set-Mailbox でも警告・送信禁止・送受信禁止の値（クォータ）を決められますが、これはライセンスの上限より小さく抑えるための設定です。Microsoft の例は、50 GB のライセンスの人に 20 GB のクォータを割り当てるものです（メールボックスのサイズを増やすまたはカスタマイズする）。Exchange Online の制限にも、管理者はメールボックスの最大サイズを減らせる、と書かれています。
この手が効くのは、上限が 50 GB の人です。Office 365 E1 や Exchange Online プラン 1 の人を、100 GB のライセンス（Exchange Online プラン 2、Microsoft 365 E3 など）に替えれば、本人のメールボックスは 100 GB になります。一方、Business Basic／Standard／Premium の人は本人のメールボックスがすでに 100 GB なので、ライセンスを替えても本人のメールボックスは大きくなりません。超える分はアーカイブへ移すことになります。Business Basic／Standard のアーカイブは 50 GB なので、それも足りなくなったら、Exchange Online Archiving を足す（Business Basic／Standard もアドオンの対象です）か、アーカイブの大きいライセンスに替えることになります（Exchange Online Archiving サービスの説明）。
ライセンスを替えると、その差額は毎月かかり続けます。アーカイブだけが足りないなら、プラン 1 に Exchange Online Archiving を足す形もあります。プランごとの違いと価格の比べ方は、Exchange Online のプラン 1・プラン 2・Kiosk の違いの記事にまとめています。
共有メールボックスが 50 GB に近づいたら
info@ のような共有の窓口のアドレス（共有メールボックス）は、ライセンスを付けずに 50 GB まで使えます。50 GB を超えて使うには、共有メールボックスに Exchange Online プラン 2（Exchange Online の制限の注では E3／E5 も）のライセンスを付けると 100 GB になります（Microsoft 365 の共有メールボックスについて）。共有メールボックスのアーカイブを大きくするときも、プラン 2 か、プラン 1 と Exchange Online Archiving のライセンスが要ります。
当社の環境で作った共有メールボックス（ライセンスは付けていない）の詳細では、使用状況は「0.03 MB/49.5 GB」と表示されていました。この 49.5 GB は、プラン 1 の送信禁止と同じ値です。ただ、共有メールボックスの3つの値は Exchange Online の制限の表に行が無いので、画面の値で見てください。
共有メールボックスは複数の人が見るので、誰が消してよいかが決まっていないと、手1が進みません。窓口ごとに「何年分を残すか」を決め、古いものはアーカイブへ移すか、ライセンスを付けるかを選びます。共有メールボックスにライセンスが要る場面（アーカイブや保留を使うときを含む）は、共有メールボックスにライセンスは要るかの記事にまとめています。なお、2018年7月より前に作られたライセンスの無い共有メールボックスは 100 GB とされています（同じページ）。
退職者のメールボックスを共有メールボックスに変えて残す場合も、ライセンスを外せるのは 50 GB 未満のときです。その手順は退職者のアカウントの処理の記事に、共有メールボックスの作り方は共有メールボックスの作り方の記事に任せます。
反対に、社員全員のメールを、CC・BCC やトランスポート ルール（組織全体のルール）で1つの共有メールボックスやアーカイブに集めて保存する使い方は、Exchange Online の制限の注で認められていません。アーカイブは、その人（またはその共有メールボックス）専用のものとされています。
警告の段階で見つけるために、月に一度レポートを開く
Exchange Online の制限によると、警告は本人にメールで届きます。メールボックスが大きくなり続けると、次は送信禁止になります。月に一度、管理センターの Mailbox usage で、［Quota］のグラフと「Quota status」の列を見ます。「問題なし (上限以下)」以外の人がいれば、その人のアーカイブの状態を確かめます。そうすれば、送れなくなる前に手2を打てます。管理センターで月に一度見るほかの項目は、管理センターの日々の運用の記事にまとめています。
ライセンスの組み合わせやアーカイブの設計から一緒に決めたい場合は、Microsoft 365 の導入支援で受けています。
この記事の確かめ方
上限・段階の値・ライセンスの条件は、2026年11月6日に Microsoft Learn の「Exchange Online の制限」（2026年10月19日更新の版）、「Exchange Online での自動アーカイブ」、「Microsoft 365 の共有メールボックスについて」ほかと、Microsoft サポートのページで確かめたものです。値は変わることがあるので、設定の前に各ページの最新を確かめてください。
画面の写真と表示の値は、2026年11月6日に当社の検証用の環境（Microsoft 365 Business Premium）で見たもので、組織名・名前・メールアドレスは伏せています。見るだけにして、アーカイブの有効化・上限の変更・ライセンスの割り当ては行っていません。この環境のメールボックスは数 MB なので、警告や送信禁止の通知メール、配信不能レポートの実物は見ていません。
執筆・監修
Aurant Technologies CAIO（Chief AI Officer）
Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援する立場から、Microsoft 365 を管理する方向けにまとめています。
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