Microsoft 365 の退職者のアカウントの処理｜サインイン停止→メール→OneDrive→ライセンスの順番
社員が退職するとき、Microsoft 365 のアカウントを退職日にどこまで止め、メールと OneDrive をいつまで・誰に引き継ぎ、ライセンスと削除をどの順番で進めるかを、当社の検証用の環境の管理センターの画面と Microsoft Learn で確かめて書きました。共有メールボックスで残すとアカウントを削除できず、OneDrive がライセンスのない日数（60日で読み取り専用・93日でアーカイブ）で進むことも整理しています。
目次 クリックで開く
この記事の要点
- 退職日に止めるのはサインインです。パスワードのリセット、［すべてのセッションからサインアウト］、［サインインのブロック］の3つを、効き始めるまでの時間の違いを知ったうえで全部やり、アカウントはまだ削除しません。
- メールを残すなら、ライセンスを外す前に共有メールボックスに変換します（50GB 以下ならライセンスは要りません）。転送で残すとライセンスを外せず、共有メールボックスにしたアカウントは削除しません。
- OneDrive は、アカウントを削除すると既定で30日の保持期間の後にごみ箱へ移り（93日）、アカウントを残してライセンスだけ外すと60日で読み取り専用、93日でアーカイブになります。上司に渡して要るファイルを移してから、最後にライセンスを外すか削除します。
社員が退職する日に Microsoft 365 のアカウントを削除すると、その日から取引先から届くメールは受け取れなくなり、本人の OneDrive にある仕事のファイルも、決まった日数の後に消えていきます。しかも、アカウントを削除しただけでは、ライセンスの支払いは続きます。契約しているライセンスの数は、削除のページで選ぶか別の手順で減らす必要があり、年間の契約や請求の期間の途中などでは減らせません（組織からユーザーを削除する）。この記事は、退職日にまず何を止め、メールと OneDrive をいつまで・誰に引き継ぎ、ライセンスと削除をどの順番で進めるかを、Microsoft 365 管理センターの画面の流れに沿ってまとめたものです。
分かれ目になるのは、メールを残すかどうかです。メールを共有メールボックスで残すとアカウントは削除せずに置くことになり、OneDrive は削除の後とは別の日数で消えていきます。オンプレミスの Active Directory と同期している環境は、削除や復元を Active Directory 側で行うため、この記事の手順は当てはまりません。Microsoft 365 の導入と移行を支援している当社が、Microsoft の公式の説明と、当社の検証用の環境の管理センターの画面で確かめた内容です（確かめ方は記事の最後に書きました）。
先に決めること：メールを残すか、誰が引き継ぐか
退職日の前に、上司か後任と決めておくのは3つです。退職者のアドレスに届くメールを受け続けるか、過去のメールと OneDrive のファイルを誰が引き継ぐか、そしてメールボックスがどれくらいの大きさか、です。
取引先からの連絡がしばらく続きそう、過去のやり取りを後任が見る必要がある、という場合は「メールを残す道」です。共有メールボックスに変換して、後任に権限を付けます（変換の前後の手順は共有メールボックスへの変換の手順の記事）。メールを引き継ぐ必要が無い、要るメールは移し終えた、という場合は「メールを残さない道」で、最後にユーザーを削除します。どちらの道でも、退職日にやることは同じで、ライセンスを外すのと削除するのは最後です。
メールボックスの大きさを先に見るのは、共有メールボックスがライセンスなしで持てるのは50GBまでだからです（メールの節）。もう1つ、訴訟などに備えてメールを保存しておく必要がある会社は、ライセンスを外す前に保留（ホールド）の扱いを決めます。Learn は、ライセンスを削除する前にユーザーのすべての保留を削除する必要がある、と書いています（手順 6 – ライセンスを削除する）。保留の設定はこの記事では扱いません。
退職日：サインインを止める3つ
不正アクセスを防ぐ最初の手順は、パスワードのリセットです（手順 1 – ユーザーのサインインを禁止する）。止める手段は3つあり、効き始めるまでの時間がそれぞれ違うので、上から順に全部やります。どれも Microsoft 365 管理センターの［ユーザー］>［アクティブなユーザー］で退職者の表示名を選ぶと開くパネルから操作します。パネルには「アカウント」「デバイス」「ライセンスとアプリ」「メール」「OneDrive」のタブが並びます。標準のユーザーに対してこれらを行うには、ユーザー管理者やヘルプデスク管理者などの役割が要り、退職者が管理者だった場合にサインアウトさせるにはグローバル管理者が要ります。
1. パスワードのリセット：すぐ効く
パネルの上の［パスワードのリセット］で新しいパスワードを作ります。本人が知っているパスワードでは、これ以降サインインできなくなります。新しいパスワードは本人に渡しません。
2. すべてのセッションからサインアウト：1時間以内
パスワードを変えても、すでにサインインしているアプリやブラウザーはしばらく使えます。パネルの［アカウント］タブの「サインアウト」の欄（説明は「すべての Microsoft 365 セッションからこのユーザーをサインアウトします。」）にある［すべてのセッションからサインアウト］で、サインイン中の状態を切ります。1時間以内か、本人が今の Microsoft 365 のページを離れたときに、もう一度サインインを求められます（Microsoft Entra ID が発行するアクセス トークンは、既定で1時間続きます。Microsoft Entra ID で緊急時にユーザー アクセスを取り消す）。ただし、Outlook on the web で自分のメールボックスを開いたままだと、すぐにはサインアウトされないことがあります。
Microsoft Entra 管理センターでは、同じ働きのボタンが［セッションの取り消し］という名前でユーザーの［概要］にあります。Entra 側の画面と、スマホをなくしたときの使い方は多要素認証のリセットと再登録の記事で書いています。
3. サインインのブロック：最大24時間
退職者の名前を選んで［サインインのブロック］を選び、「このユーザーのサインインをブロックする」を選んで［変更の保存］を押すと、以後の新しいサインインが止まります。ただしブロックが効くまでは最大24時間かかることがあり、Learn はすぐ止めるにはパスワードのリセットを使うよう書いています。3つを全部やるのはこのためです。
当社の画面では、開いたのが管理者自身のアカウントで、パネルの上にも、一覧の行の［…］のメニュー（「製品ライセンスの管理」「グループの管理」「ユーザーの削除」「サインインの詳細を管理する…」）にも、［サインインのブロック］は出ていませんでした（ボタンの名前は Learn の表記です）。なぜ出なかったのかは、ほかのユーザーの画面と比べていないため、画面からは分かりません。［ユーザーの削除］は、メニューでも一覧の上のボタンでも灰色で、一覧の上のボタンには「サインインしているアカウントを削除することはできません。」という説明が付いていました。サインインしている自分のアカウントは削除できないので、管理者の役割を持つ人が辞めるときは、ほかの管理者が操作することになります（備え方は、つまずきの節の表に書きました）。
メールだけを先に止めたいときは、Exchange 管理センターの［受信者］>［メールボックス］で退職者のメールボックスを選び、［メール アプリの設定の管理］ですべての項目をオフにします（当社はこの画面を開いていません）。会社のスマホやタブレットを持っていた場合は、Exchange 管理センターかデバイスの管理の仕組みで、端末から会社のデータを消す操作（ワイプ）もこの日に行います。Microsoft Intune でデバイスとアプリを管理していれば、端末そのものを管理していない場合でも、管理対象のアプリから会社のデータをワイプできます。これもアクセスを止めるこの日に行います（前もって整えておくことは、つまずきの節に書きました）。
Microsoft 365 の外にも、同じ人が使っていたクラウドのサービスがあれば、そちらも止めます。別のパスワードで入るサービスは、Microsoft 365 の側で止めても使えるままです。会社が使うサービス全体の退職の処理は、SaaS の退職者のアカウント削除の記事で扱っています。
メール：共有メールボックスに変えてから、ライセンスを外す
メールを残す方法は、共有メールボックスへの変換と、ほかの社員への転送の2つです。費用と、残るメールの範囲が違います。
共有メールボックスに変換すると、これまでのメールと予定表がそのまま残り、権限を付けた複数の人が開けます。ライセンスを割り当てずに保存できるのは50GBまでです。50GB を超えるメールボックスは、共有メールボックスに Exchange Online プラン 2 のライセンスを割り当てると100GBまで持てます。退職者のライセンスを外した後も、プラン 2 の分の費用はかかり続けます。アーカイブ（インプレース アーカイブ）の容量を増やす場合と、訴訟ホールドをかける場合も、Exchange Online プラン 2 などのライセンスが要ります。開く側の人には Exchange Online のライセンスが要り、社外の人には権限を付けられません。使う人は25人までです。
パネルの［メール］タブには、変換に使うものがそろっています。いちばん上の「メールボックス記憶域」で今の大きさが分かるので、50GB を超えていないかをここで見ます。この画面では、右下の「その他の処理」に［共有メールボックスに変換する］、その上の「メールの転送」に［メールの転送を管理する］があります（当社はどちらも押していません。押した後の確認の画面は見ていません）。Exchange 管理センターからも変換でき、その場合は［受信者］>［メールボックス］でメールボックスを選んで［共有メールボックスに変換］を選びます（Exchange Online でメールボックスを変換する）。
ライセンスを外すと、そのユーザーのデータは30日間保持された後、完全に削除されます（SharePoint に保存したドキュメントを除く）。共有メールボックスへの変換は、ライセンスを外す前に済ませます。変換したアカウントは削除しません。転送や共有メールボックスにはアカウントが要るためで、削除しようとすると「ユーザーを削除できません」という内容のエラーになります。共有メールボックスのアカウントのサインインは、ブロックしたままにします。
転送は、退職者のアドレスに届く新しいメールだけを、転送先に決めた社員に送る方法です。過去のメールは転送先には移りません。そして、転送を設定したアカウントはライセンスを外せません。外すと転送が止まり、メールボックスが無効になります。ライセンスの費用を止めたいなら、共有メールボックスを選びます。転送で残すと決めた場合も、転送を続ける間はライセンスを外さず、アカウントも削除しません。転送をやめるときは、共有メールボックスに変換する道か、要るメールを移して削除する道のどちらかに戻ります。削除する道に戻るときは、先に転送の設定を外します（転送を設定したままでは、削除しようとするとエラーになります）。
変換した後は、表示名の頭に「（退職）」を付けるなどして変えておくと、一覧で見分けやすくなります。本人が開いた会議のうち、会議室や備品を予約したものは、取り消すまでその時間が予約できないままになるので、予定表の会議も取り消します。共有メールボックスを開いたときの「送信できない」などのトラブルは、Outlook の共有メールボックスのトラブルの記事で切り分けています。
OneDrive：削除するか残すかで、消えるまでの日数が変わる
OneDrive は、アカウントをどう扱ったかで、消えるまでの数え方が変わります。メールを残すかどうかの選び方が、ここに響きます。
アカウントを削除したときは：保持期間（既定30日）
メールを残さない道でアカウントを削除すると、削除した日から OneDrive の保持期間が始まります。保持期間はアカウントが Entra ID から削除されたときに始まり、サインインのブロックやライセンスの削除では始まりません。保持期間が過ぎるとごみ箱に移って93日保持され、その間は共有していたファイルも開けなくなります。戻すには PowerShell が要ります。
保持期間は、パネルの［OneDrive］タブでも見られます。当社が見たときは「組織の OneDrive の設定」に「データ保持」30 日間と出ていて、［データ保持の管理］から SharePoint 管理センターの設定に移れます。同じタブの「ファイルへのアクセス」にある［ファイルへのリンクの作成］は、管理者が退職者の OneDrive を開くためのリンクを作るもので、ライセンスを外してアカウントを削除しない場合に、要るファイルを自分の OneDrive へ移すときに使います（手順 5 – OneDrive と Outlook のデータへのアクセス権を付与する）。
SharePoint 管理センターの［設定］で OneDrive の［保持］を開くと、「削除されたユーザーの OneDrive を保持する日数」の欄があり、説明は「30 から 3650 日までの値を入力してください。」でした。パネルの説明には、変えると「既に保持期間内の OneDrive アカウントにも影響します」とあります。退職から引き継ぎまで時間がかかる会社は、ここで日数を延ばせます（当社は値を変えずに閉じました）。ただし Learn によると、Entra ID から削除されたユーザーの OneDrive はライセンスのないアカウントとみなされ、保持期間を93日より長くしていても、93日目にアーカイブされます。
アカウントを残し、ライセンスだけ外したときは：60日と93日
メールを共有メールボックスで残す道では、アカウントは削除しないので、保持期間は始まりません。代わりに「ライセンスのない OneDrive」として数えられ、ライセンスを外して60日で読み取り専用、93日でアーカイブになります。アーカイブされると管理者も本人も中身を開けず、開くにはライセンスを付け直すか、Azure の従量課金の設定をつないで再有効化する必要があります。さらに2026年7月1日からは、未払いのままの日数が累計365日に達すると削除されるおそれがある、という決まりが加わりました（ライセンスのない OneDrive アカウントを管理する）。
この60日と93日は、さきほどの SharePoint 管理センターの［保持］のパネルの下にも、英語のまま出ていました。見出しは「Unlicensed OneDrive accounts」、欄は「Days to keep unlicensed accounts in Standard storage」（値は93）で、説明に「it turns read-only on day 60 and is archived on day 93.」とあります。保持期間の30日と、ライセンスのない日数の93日が、同じパネルに上下に並んでいるわけです。
メールを共有メールボックスで残す道では、OneDrive の引き継ぎはライセンスを外す前に済ませておきます。外した後でも60日までは読めますが、93日を過ぎると開くのに費用か手間がかかります。
OneDrive を上司に渡すには
アカウントを削除した場合、SharePoint 管理センターでアクセスの委任が有効になっていれば、本人のマネージャー（上司）に OneDrive へのアクセスが自動で渡り、メールで知らされます。マネージャーが設定されていない人は、代わりに決めておいた代理所有者に渡ります。保持期間が終わる7日前には、もう一度メールが届きます。アクセスの委任が無効な場合、またはマネージャーも代理所有者も決まっていない場合は、削除しても誰にもアクセスが自動では渡りません。
マネージャー（上司）を入れるのは、パネルの［アカウント］タブの「管理者」の欄です（さきほどの［アカウント］タブの写真の下）。当社の環境では「指定なし」と［管理者の追加］が出ていました。役割の「管理者」とは別の欄です。退職が決まったら、ここに上司が入っているかを確かめます。アクセスの委任は、SharePoint 管理センターの［その他の機能］>［ユーザー プロファイル］の［個人用サイトのセットアップ］にある「個人用サイトのクリーンアップ」の欄で、当社の画面では「アクセスの委任を有効にする」にチェックが入っていました（Learn の表記は「アクセス委任を有効にする」）。同じ欄の「代理所有者」（Learn の表記は「セカンダリ所有者」）が、さきほどの代理所有者を入れる欄です。当社の画面では空でした。このページは読んだだけで、写真は撮っていません。
削除しない道で上司に渡すときは、同じ［ユーザー プロファイル］で退職者を探し、［サイト コレクションの所有者の管理］で上司をサイト コレクション管理者に加えます（当社はこの画面を開いていません）。上司は退職者の OneDrive の URL から開けるようになります。
移すときの注意が1つあります。バージョン履歴のあるドキュメントを移動・コピーすると、最新のバージョンだけが移ります。本人が個人のパソコンにダウンロードしていたファイルのことは、つまずきの節に書きました。
ライセンス：外した後に、契約の数も減らす
ライセンスを外す場所は、道によって違います。メールを残す道では、パネルの［ライセンスとアプリ］タブでライセンスのチェックを外して［変更の保存］を押します。メールを残さない道では、次の削除のページの中でも外せます。
ライセンスを外しても、契約しているライセンスの数は減りません。空いたライセンスはほかの人に割り当てられます。費用を止めるには、［課金情報］>［お使いの製品］で契約の数を減らします（Learn の表記。当社はこの画面を開いていません）。ただし、年間の契約や請求の期間の途中では、契約の期間が終わるまで数を減らせず、パートナー経由やボリューム ライセンスで買ったライセンスも減らせません。減らせる時期は年契約・月間契約の違いの記事で書いています。
ライセンスを外したメールボックスは、コンテンツ検索などの電子情報開示のツールで検索できなくなります。メールの検索を続ける必要がある会社は、外す前に保留の扱いを決めておきます。
アカウントを削除するときに選ぶもの
メールを残さない道では、ユーザーを削除します。［アクティブなユーザー］で退職者の名前を選び、ユーザー名の下の［ユーザーの削除］を選ぶと、ライセンスとメールと OneDrive の扱いを選ぶページが開きます（組織からユーザーを削除する）。選ぶのは次の3つについてです（当社はこのページを開いておらず、選択肢の文言は見ていません。以下は Learn の説明です）。
- ライセンス：ライセンスをサブスクリプションから外す選択肢があり、選ぶと契約の数も自動で減ります。年間の契約の途中などで減らせない場合は、前の節と同じです。
- OneDrive：ほかのユーザーにアクセスを渡せます。保持期間（既定30日）のうちに、要るファイルを移します。
- メール：ほかのユーザーにメールへのアクセスを渡すと、メールボックスが共有メールボックスに変換されます。
メールの選択肢には注意が要ります。Learn の同じページは、削除のページでメールを渡すと共有メールボックスに変換されると書く一方で、共有メールボックスに変換したアカウントは削除しないよう書いています。確定した後にそのアカウントがどう残るかは、当社は確定を押していないため確かめていません。メールを残す道では、削除のページは使わず、［メール］タブの［共有メールボックスに変換する］で変換し、ライセンスだけを外す順にしておくと、この注意とぶつかりません。ユーザーを削除できるのは、ユーザー管理者です。削除のページでメールと OneDrive を渡すには、SharePoint 管理者と Exchange 管理者の権限も要ります。
削除した後、30日以内なら戻せる
削除したユーザーは、30日以内なら復元でき、アカウントと関連するデータが戻ります。復元した後、Microsoft 365 を使わせる場合はライセンスを付け直します。一覧は、当社の画面では［ユーザー］>［削除済みのユーザー］で（Learn の表記は「削除されたユーザー」）、列は「表示名」「ユーザー名」「削除日」でした。削除日から30日を数えられます。復元で戻るもの・戻らないものは、削除したユーザーの復元の記事にまとめています。特定のユーザーの復元の期限が残り何日かを知りたいときは、サポートへの問い合わせが案内されています。
削除した後に同じユーザー名で新しいアカウントを作ると、復元のときにユーザー名がぶつかり、どちらかの名前を変える必要が出ます。退職者のアカウントに別名（エイリアス）のアドレスがある場合は、削除の前に外しておきます。外さないと、削除したメールボックスを回復できる期間（既定で30日）が過ぎるまで、そのアドレスをほかの人に使えません。
つまずきやすいところと、先にやること
表の3つは、退職日からの手順の中ではなく、その前に整えておくものです。「当社の進め方」と付けたものは、この記事で引いた公式の説明には無く当社が足したものです。
個人のパソコンの行は、管理センターの操作では片づきません。本人が個人のパソコンに OneDrive や SharePoint のファイルをダウンロードしていた場合、そのパソコンに保存されたファイルを管理者が消す方法はありません（組織からユーザーを削除する）。前もってできることとして、必要に応じて Microsoft Defender for Cloud Apps でデータのダウンロードをブロックすることと、Microsoft Intune でデバイスとアプリを管理しておくことが挙げられています（Microsoft Entra ID で緊急時にユーザー アクセスを取り消す）。手元にファイルを残さないために先に効くのは、ダウンロードを止めておくほうだと当社は見ています。Intune でデバイスとアプリを管理しておけば、デバイスが管理されていない場合でも、アクセスを止める退職日に、管理対象のアプリから会社のデータをワイプできます。このワイプで消せるのは管理対象のアプリの中のデータで、ダウンロードしてパソコンに保存したファイルまで消えるとは、公式の説明は言っていません。ワイプを実行するには端末がインターネットにつながっている必要があり、オフラインの端末では、保存されたデータに引き続きアクセスできる、とも書かれています。ダウンロードのブロックもワイプも Intune や Defender for Cloud Apps の側で行うもので、当社はその画面を開いていません。あわせて、持ち出しのルール（会社のファイルを手元に残さないこと）を退職より前に本人と確かめておくのが、当社の進め方です。
次にやること：退職者が出る前に、上司の欄と管理者の役割を見ておく
当社は、退職者が出てから手順を追うより先に、今いる社員について、［アカウント］タブの「管理者」の欄（画面の表記で、上司を入れる欄）が埋まっているかと、管理者の役割を持つ人が2人以上いるかを見ておくことを勧めます。
入社と退職のたびに誰が何日までに何をするかを、自社の手順として決めておきたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。
管理センターの画面は更新が続いているため、作業の前に各ページの最新を確かめてください。
この記事の確かめ方
Microsoft Learn の「元従業員を削除する」は7つの手順のシリーズですが、手順は作業の種類ごとに並んでいて、ライセンスを外したとき・アカウントを削除したときにデータがどうなるかは、別々のページに分かれて書かれています。この記事は、それを当社が「どの順に進めると取り返しがつかなくならないか」の1本の流れに並べ直したものです。つまずきの節の表の「先にやること」の列も、Learn の説明をもとに当社がまとめました。
画面の名前は、当社の検証用の環境の Microsoft 365 管理センターと SharePoint 管理センターで2026年10月29日に開いて確かめ（この記事の写真もこの日の画面です）、公式の説明は Microsoft Learn の日本語版で同じ日に確かめました。開いたのは管理者自身のアカウントの画面で、何も変更していません。このアカウントでは［サインインのブロック］がパネルにもメニューにも出ておらず（出なかった理由は、画面からは分かりません）、［ユーザーの削除］は灰色で選べませんでした。そのため、この2つを押した先の画面は Learn の表記で書き、その場で、当社の画面に出なかったこと・開いていないことを書いています。
執筆・監修
Aurant Technologies CAIO（Chief AI Officer）
Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援する立場から、Microsoft 365 を管理する方向けにまとめています。
Microsoft 365・Google Workspace の移行と設定のスポット相談
メールの移行、ドメインとDNS、共有アドレスや代理人の権限、新しいOutlookへの切り替え、Copilot・Geminiを使うときの社内ルール。調べた手順で直らないとき、同じことが何人もで起きているときに、いま困っていることを1件から相談できます。
