SharePoint のバージョン履歴が容量を使う｜版の上限と「自動」の設定、既存の版の減らし方

たとえば、営業部のサイトに提案書の PowerPoint や見積の Excel を置き、何人もが一日に何度も編集して保存しているとします。SharePoint は保存のたびに前の内容を古い版として残すので、ライブラリに見えているファイルの合計より、サイトが使っている容量のほうが大きくなることがあります。そこでSharePoint 管理センターの［設定］>［バージョン履歴の制限］を開いて設定を変えても、組織の容量の残りは増えません。

この記事では、版の上限を決める場所と、それぞれの設定が容量と「前の版に戻す」操作にどう効くかが分かります。当社は Microsoft 365 の導入を支援している会社で、ライセンスの販売はしていません。

古い版も容量に数えられ、何も変えなければ1ファイルに500版まで残る

バージョン履歴は、ファイルを保存するたびに前の内容を古い版として残す機能です。ファイルの［バージョン履歴］から、前の版を開いたり、前の版に戻したりできます。古い版は、見えているファイルとは別に、サイトの容量を使います。

ライブラリの一覧に出るのは、今のファイルの大きさです。Learn は、サイトの［記憶域メトリックス］などの容量の表示には、バージョン履歴の分が含まれる場合があるとしています。そのため、サイトやライブラリの容量が、見えているファイルの合計より大きく出ることがあります（Microsoft Learn「SharePoint ストレージ」）。

当社の検証用の環境で、サイトの［記憶域メトリックス］の題の横の説明を開くと、「ストレージ使用量には、すべてのファイル バージョンとメタデータが含まれます。」と出ていました。

何も変えていない組織では、版の上限は「手動」で、メジャー バージョン（保存のたびに作られる通常の版）を500まで残し、期限はありません（Microsoft Learn「既定のorganizationバージョン制限を設定する」）。つまり、何度も上書きされるファイルほど、古い版が500に達するまで容量を使い続けます。

組織の容量の計算（1TB＋ライセンス数×10GB）と、どのサイトが大きいかの探し方は、SharePoint の容量の確認と追加に書きました。この記事は、大きいサイトが見つかった後に、版をどこまで残すかを決めるところから書きます。

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版の上限を決める場所は4つ。組織とサイトの画面が決めるのは、新しいライブラリの上限

版の上限は、組織・サイト・ライブラリ・ファイルの種類の4か所で決められます。下の場所で決めた値が、上の場所の値より優先されます。たとえば、ライブラリで上限を決めると、組織やサイトの値はそのライブラリには効きません。

組織の既定は、SharePoint 管理センターの［設定］>［バージョン履歴の制限］にあります。変えられるのは、グローバル管理者と SharePoint 管理者です。

開くと、パネル「バージョン履歴の制限を設定」に「自動」と「手動」の2つがあり、「自動」には「推奨」の印が付いていました。何も変えていない状態では「手動」が選ばれ、［メジャー バージョンの数］は500、期限の欄［時間］は「しない (既定)」でした。期限の選択肢は「3 か月／6 か月／1 年／しない (既定)／ユーザー設定」です。パネルの説明は英語のままで、この設定は既存の OneDrive と SharePoint のドキュメント ライブラリには当てはまらない、と書かれていました。

ライブラリの上限は、そのライブラリの［ライブラリの設定］のページにある［バージョン設定］で変えます。Microsoft サポート「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」では、このリンクの名前は［バージョン管理の設定］です。サイトの所有者が、自分のサイトのライブラリごとに変えられます。

当社の検証用の環境の［バージョンの時間制限］の選択肢は「制限時間なし／自動／手動」で、版の数は別の欄［バージョン数の制限］の「次の数のメジャー バージョンを保存する:」に入れる形でした。何も変えていないライブラリは「制限時間なし」と500で、組織の既定と同じ値です。

サイトの単位の上限は、SharePoint 管理センターの［アクティブなサイト］> サイト名 > 詳細の［設定］タブ >［バージョン履歴の制限］にありました。［編集］を開くと、説明は「このサイトで作成された新しいドキュメント ライブラリに設定されているバージョン履歴の制限を選択します。」で、「組織レベルの設定と同じ」にチェックが入っていました。つまり、この画面で決めるのは、そのサイトで新しく作るライブラリの上限です。

Microsoft Learn の「サイトのバージョン制限を設定する」は、サイトの単位の上限は PowerShell（SharePoint Online 管理シェルの Set-SPOSite）でだけ設定できると書いています。当社の検証用の環境では、上のとおり管理センターにも画面がありました。当社が見た状態（チェックを外していない状態）では、この画面に既存のライブラリへ当てる選択肢は見えませんでした。サイトの既存のライブラリにまとめて当てる方法は、Learn では PowerShell です（下の「今あるライブラリ」）。音声・動画・Outlook のデータ ファイル（.pst）の種類ごとの上限は、PowerShell だけです（Microsoft Learn「ファイルの種類のバージョン制限」）。.pst は、既定で30版・期限なしです。

組織の設定を変えても容量が減らないのは、効く範囲が3つに分かれているから

版の上限の設定は、「これから作るライブラリ」「今あるライブラリ」「すでにある版」の3つに別々に効きます。すでにある版をまとめて減らせるのは3つ目です。2つ目では、数の上限を下げたときに、ファイルが更新されるたびに少しずつ版が減ります。

1. 組織の既定：変えた後に作るライブラリだけ

SharePoint 管理センターの［設定］>［バージョン履歴の制限］を変えると、その後に作るライブラリと、その後に作られる OneDrive に新しい上限が付きます。反映には最大24時間かかります。Learn は、組織の変更は既存のライブラリの上限を更新せず、既存の版も新しい上限に合わせて消さないと書いています。組織の単位で既存のライブラリに当てはめる機能も、既存の版を消す機能も、サポートされていないとしています。

例の営業部のサイトでは、提案書を置いているライブラリはすでにあるので、組織の既定を変えても何も変わりません。

2. 今あるライブラリ：これから作られる版から

今あるライブラリには、ライブラリの設定の［バージョン設定］で上限を付け直します。サイトの既存のライブラリにまとめて付けるなら、PowerShell の Set-SPOSite に -ApplyToExistingDocumentLibraries を付けます。このスイッチを付けずに実行すると、既存と新しいライブラリの両方に付きます（Microsoft Learn「サイトのバージョン制限を設定する」）。既存のライブラリへの反映は裏で順に処理され、最大24時間かかります。

ここで変わるのは、そのライブラリでこれから作られる版の扱いです。期限を付けた場合、期限が付くのは変えた後に作られる版だけです。数の上限を下げた場合は、上限を超えた古い版が、ファイルが更新されるたびに最大20ずつ消えます（Microsoft Learn「個々のドキュメント ライブラリのバージョン制限を設定する」）。Learn の例では、500版あるファイルの上限を300にすると、更新のたびに古い版が20ずつ消え、300になるまで続きます。更新されないファイルの版は、上限を下げても減りません。

3. すでにある版：トリミングのジョブで消す

すでにある版をまとめて減らすのが、既存のバージョンのトリミング（以下、トリミング）です。サイト・ライブラリ・OneDrive を指定して、PowerShell で版を消すジョブを入れます（Microsoft Learn「既存のバージョンをトリミングする」）。ジョブが条件に合う版を消すと、その分の容量が空きます。消し方の条件は、下の「自動か手動か」と同じ「自動」・期限・数の3つのほか、ライブラリに決めてある上限で消す方法があります。

組織のすべてのサイトに一度にかけるトリミングは、Learn（英語版、2026年8月更新）でプライベート プレビュー（一部の組織だけが試せる段階）とされています。それ以外の組織では、サイトかライブラリごとにジョブを入れます。

自動か手動か：残る版と、戻せる範囲で選ぶ

上限の決め方は「自動」と「手動」の2つで、手動には期限を付けるかどうかの違いがあります。既定は、手動で期限を付けない形です。Microsoft は、版の量を抑える設定として「自動」を勧めています（Microsoft Learn「ドキュメント ライブラリと OneDrive のバージョン履歴の制限の概要」）。

「自動」では、版が作られてからの日数で残す版が決まります。最初の30日は全部（500版まで）、30〜60日は1時間に1つ、60〜180日は1日に1つ、それより前は1週に1つです（Microsoft Learn「ドキュメント ライブラリのバージョン ストレージを計画する」）。編集が止まったファイルでも、古い版が1つも残らなくなることはありません。

手動で期限を付けると、期限を過ぎた版が消えます。Learn は、6か月の期限を付けたライブラリで6か月編集されないファイルは、版が全部消えると例を挙げています。例の営業部のサイトで言えば、去年の提案書のように編集が止まったファイルは、前の版に戻したくなっても版が残っていないことになります。

手動で入れられる値にも下限があります。画面では、版の数は100〜50,000、期限は30日以上です（「既定のorganizationバージョン制限を設定する」・「バージョン履歴の制限の概要」）。API ではそれより小さい値も入れられますが、Learn は100版未満・30日未満を勧めていません。

当社が組織の既定を選ぶなら、「自動」をお勧めします。理由は、版の量を見積もらずに容量を抑えられ、編集が止まったファイルにも版が残るからです。監査などで古い版を数で残す決まりがあるライブラリだけを、ライブラリの上限で手動にします。Learn も、サイト全体を例外にするより、いくつかのライブラリで上限を分けるほうを先に考えるよう書いています。

上限やトリミングで消えた版は、ごみ箱から戻せない

ファイルそのものを消してごみ箱から戻したときは、消したときに持っていた版もいっしょに戻ります（SharePoint・OneDrive で消したファイルを戻す）。ファイルを残したまま版だけが消える道は4つあり、ごみ箱に入るのは1つだけです。ユーザーがファイルの［バージョン履歴］から版を削除すると、版はサイトのごみ箱に入り、期限内なら戻せます。一方で、上限を超えた版、期限や「自動」の区切りを過ぎた版、トリミングのジョブで消した版は、ごみ箱を通らずに完全に削除されます（「バージョン履歴の制限の概要」）。

Learn は、トリミングで消した版は、Microsoft 365 Backup などで先にバックアップを取っていなければ戻せないと書いています。バックアップが要るかどうかの考え方は、Microsoft 365 のバックアップは要るかに書きました。

版を減らすと、ファイル1つを前の版に戻す操作のほかに、ライブラリ全体や OneDrive 全体を過去の時点に戻す操作にも響きます。Learn の FAQ は、「自動」では直近30日に作られた最大500の版が、この復元に使えるとしています。

保持ポリシーの対象は、上限を下げても版が消えない

保持ポリシー（Microsoft Purview で、決めた期間はファイルを消させない設定）や電子情報開示の保留（訴訟や調査のために内容を残す設定）の対象になっているファイルでは、ライブラリの版の上限が無視されます。保持の期間が終わるか、保留が外れるまで、古い版は自動では消えず、ユーザーも版を削除できません（Microsoft Learn「SharePoint と OneDrive のアイテム保持の詳細」）。トリミングのジョブも、この版は消さずに期限の日付だけを付けます（Microsoft Learn「FAQ」）。

組織全体に保持ポリシーをかけている場合、版の上限を下げても、トリミングのジョブを入れても、容量はほとんど空かない可能性があります。先に、そのサイトが保持ポリシーの対象かを確かめます。保持ポリシーの作り方と対象の決め方は、Microsoft 365 の保持ポリシーの作り方に書きました。

容量を空けるときは、消える量を見てから消す

トリミングで消した版は戻せないので、Microsoft は、ジョブを入れる前に消える量を試算する「What-If」分析を強く勧めています（「既存のバージョンをトリミングする」）。例の営業部のサイトなら、次の順に進めます。

サイトの版の量を見る

サイト全体で版がどれだけあるかは、SharePoint 管理センターの［アクティブなサイト］でサイトを選び、詳細の［アクティビティ］タブの［バージョン ストレージを表示］で見られました。開いた先の［バージョン ストレージ］には、［バージョンの数］と、版が使っている量と、それがサイトの使用量の何%かが出ます。下の写真は当社の検証用の環境の小さいサイトなので、値は0.00 MB です。

版の使用量のレポートを作る

どのファイルの版がどれだけ容量を使っているかは、［記憶域メトリックス］にも［バージョン ストレージ］にも出ません。版の使用量のレポートを作ると、サイトかライブラリのすべての版が1行ずつ並んだ CSV ファイルが、サイトの中の指定した場所に保存されます。レポートは PowerShell の New-SPOSiteFileVersionExpirationReportJob（ライブラリなら New-SPOListFileVersionExpirationReportJob）で作ります（Microsoft Learn「SharePoint サイトのバージョン ストレージ使用状況レポートを生成する」）。

Learn（英語版）は、小さいサイトでも24時間を超え、大きいサイトでは数日かかるとしています。作っている途中で CSV ファイルを更新すると、ジョブが失敗します。CSV にはファイルの場所と、版を作った人の名前が並ぶので、サイトのメンバーに見せたくない場合は、所有者だけが開けるフォルダーに保存先を作ってから流します。

上限を決めてから、トリミングする

レポートで消える量を見たら、組織の既定を決め、営業部のサイトの既存のライブラリの上限を合わせます。最後に、トリミングのジョブを入れます。ライブラリに決めてある上限で消すなら、ライブラリごとに New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -TrimUseListPolicy です。「自動」と同じ考え方でサイト全体を消すなら New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Automatic です。New-SPOSiteManageVersionPolicyJob -SyncListPolicy -TrimUseListPolicy は、サイトのすべてのライブラリの上限をサイトの上限にそろえてから消します。監査用などに上限を分けたライブラリがあるサイトでは、その上限も上書きされるので使いません。そういうサイトでは、-Automatic を含むサイト単位のジョブも使わず、ライブラリごとに -TrimUseListPolicy でジョブを入れるか、監査用のライブラリを対象から外します。

手動の期限でトリミングする場合、直近30日に作られた版は消せません。また Learn（英語版）は、手動の期限のトリミングでは2023年1月1日より前に作られた版がすべて消えると書いています。古い版を残したいライブラリは、期限ではなく数か「自動」で消します。

ジョブを入れる前に、サイトを使う社員に、いつから、どこまでの版が残るかを知らせます。Learn も、組織の上限をユーザーに伝え、もっと版が要るサイトの所有者が申し出る手順を決めておくよう勧めています。

まずは容量を多く使っているサイトを1つ選び、［バージョン ストレージ］で版の量を見て、そのサイトが保持ポリシーの対象かを確かめるところから始めてください。当社は、どのサイトの版を減らすか、保持ポリシーとどう分けるかの見直しから、ご相談をお受けしています（Microsoft 365 の導入支援）。