SharePoint の権限の仕組み｜種類の一覧・継承・共有リンクと確認方法

部署のサイトで、あるフォルダーだけはほかの部署の人に見せたくない。そう思ってサイトの歯車から［サイトのアクセス許可］を開くと、メンバーの見出しに「サイト メンバ – 制限付き制御」と出ていることがあり、見出しを開くと、付いている権限は「編集」だったりします。ほかにも［高度なアクセス許可の設定］、ライブラリの権限のページ、ファイルの［アクセス許可を管理］と権限を見る画面はいくつもあり、同じ権限が画面ごとに違う名前で出てきます。どこで付け、付けた後どこで確かめればよいのかで迷うところです。

この記事では、権限が付く4つの段（サイト・ライブラリ・フォルダー・ファイル）を上から順にたどり、段ごとに付く権限、継承を止めたときに起きること、共有リンクの種類、誰が何を見られるかを確かめる場所を、画面の名前で書きます。先に言うと、権限はサイトの3つのグループで付けるのが基本で、フォルダーやファイルで一人ひとりに付けた権限は、サイトのグループとは別の例外として残ります。どの段で付けると後から管理できなくなるかも、段ごとに書きます。フォルダーごとに継承を止める細かな手順と戻し方、社外の人との共有（ゲストや外部共有の設定）は扱いません。取引先と Teams でやり取りする方法は「Teams の外部アクセスとゲストアクセスの違い」にまとめています。

内容は、Microsoft 365 の導入を支援している当社が、Microsoft の公式の説明と当社の検証用の環境の画面で確かめたものです（確かめ方は末尾にまとめました）。

権限は4つの段で付き、上の段から引き継がれる

サイトの中のライブラリやリストは、そのサイトから権限を引き継ぎ、ライブラリの中のファイルは、そのライブラリから引き継ぎます。これを継承と呼びます（「SharePoint の権限レベルについて」）。サイト・ライブラリ・ファイルなどに固有の権限を付けると、その場所は親から引き継がなくなります。フォルダーごとに継承を止める手順と戻し方は、フォルダーごとに権限を変える記事に書いています。

この記事では、営業部のサイトに「ドキュメント」ライブラリがあり、その中に「見積書」フォルダーと、1つの見積書のファイルがある、という例で考えます（説明のための例です）。何もしていなければ、営業部のサイトのメンバーは、ライブラリもフォルダーもファイルも同じように編集でき、閲覧者はどれも見るだけです。サイトのメンバーを1人足せば、その人はフォルダーの中のファイルまで編集できるようになります。権限を付ける場所が1か所で済むのは、この継承のおかげです。以下の段でも、この例で見ていきます。

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ふだんの権限は、サイトの3つのグループ（所有者・メンバー・閲覧者）で付ける

サイトを作ると、SharePoint は既定のグループを自動で作ります（既定の SharePoint グループ）。チーム サイトでは所有者・メンバー・閲覧者の3つで、既定の権限の種類（アクセス許可レベル）はそれぞれフル コントロール・編集・閲覧です。フル コントロールはサイトの権限や設定の変更を含むすべて、編集はファイルやリストの追加・編集・削除、閲覧はページやファイルを見てダウンロードすることまでです。メンバーの既定のレベルは、サイトのテンプレートによって違います。

人をどこに入れるかは、サイトの種類で違います。Teams のチームや Microsoft 365 グループにつながったチーム サイトでは、グループの所有者がサイトの所有者に、グループのメンバーがサイトのメンバーになります。Microsoft 365 グループには「見るだけ」の役割が無いため、見るだけの人はサイトの閲覧者に直接入れます（SharePoint モダン エクスペリエンスでの共有とアクセス許可）。サイトにだけ直接入れた人は、Microsoft 365 グループのサービスは使えません。コミュニケーション サイト（社内向けのお知らせのサイトなど）は Microsoft 365 グループにつながっておらず、SharePoint の3つのグループに直接入れます。

サイトの右上の歯車から［サイトのアクセス許可］を選ぶと、右に［アクセス許可］のパネルが開きます。写真のサイト（Microsoft 365 グループにつながったチーム サイト）では、見出しは「サイト所有者 – フル コントロール」「サイト メンバ – 制限付き制御」「サイト閲覧者 – 制御なし」の3つでした。見出しを開くと、所有者には「フル コントロール」、メンバーには「編集」と、グループに付いているレベルが出ます。

誰がサイトの中のものを共有できるかは、同じパネルの［メンバーが共有する方法を変更］で、3つから選びます。写真のサイトでは、1つ目の「サイト所有者とメンバーは、ファイル、フォルダ、およびサイトを共有できます。編集権限を持つユーザーは、ファイルやフォルダを共有できます。」が選ばれていました。メンバーにファイルやサイトを広げてほしくない場合は、3つ目の「ファイル、フォルダー、およびサイトを共有できるのはサイトの所有者だけです。」にします。

ここで間違えやすい点が2つあります。1つは、Teams のチームにつながったサイトです。Microsoft は、こうしたサイトの権限はすべて Teams 側で管理するよう勧めていて、Teams のプライベート チャネル・共有チャネル用のサイトは、SharePoint 側では権限を変えられず読み取り専用で表示されます。もう1つは、「パブリック」のチーム サイトです。パブリックのチーム サイトでは「外部ユーザーを除くすべてのユーザー」に既定で「編集」が付くため、組織の全員がサイトのファイルを編集できます。部署の中だけで使うつもりなら、サイトを「プライベート」にしているかを先に確かめます。

どんな権限の種類（アクセス許可レベル）があるかを確かめる

3つのグループに付くレベルのほかにも、SharePoint には既定のアクセス許可レベルがいくつかあります。

パネルの下の［高度なアクセス許可の設定］を開くと、グループとレベルの一覧のページになります。このページでは、メンバーのグループに「編集」、閲覧者のグループに「閲覧」、所有者のグループに「フル コントロール」が付いていました。上の［権限］タブには［アクセス許可の付与］［グループの作成］［権限の確認］［アクセス許可レベル］などが並びます。

このうちフル コントロールと制限付きアクセス以外は、中身を変えることもできます。ただ、既定のレベルの中身を変えると、同じ「編集」という名前でも会社ごとにできることが変わり、権限の一覧を見た人が名前だけでは判断できなくなります。Microsoft の説明とも合わなくなります。当社は、既定のレベルは変えずに使い、足りないときは新しいレベルを別の名前で作るほうがよいと考えます。

［アクセス許可レベル］を押すと、そのサイトで使えるレベルの一覧と説明が出ます。並んでいたのは、フル コントロール・デザイン・編集・投稿・閲覧の5つでした。表の「表示のみ」と「制限付きアクセス」は、この一覧には出ていません。「閲覧」の説明は「ページとリスト アイテム の表示、およびドキュメントのダウンロードができます。」でした。

ライブラリやフォルダーを一部の人だけにしたいときは、継承を止めてその場所だけの権限にする

例の「ドキュメント」ライブラリを、営業部のメンバーのうち一部の人だけが使えるようにしたいとします。そのためには、まずライブラリの継承を止めます。サイトの所有者なら、継承を止めてライブラリの権限を変えられます。Microsoft サポートの「SharePoint リストまたはライブラリのアクセス許可をカスタマイズする」の手順では（ボタンの名前はサポートの表記です）、ライブラリの［設定］から［ライブラリの設定］を開き、［アクセス許可と管理］の［このドキュメント ライブラリのアクセス許可］を選び、［アクセス許可の継承の停止］を押します。

画面では、ライブラリの設定のページの見出しは［権限と管理］、リンクの名前は［このドキュメント ライブラリに対する権限］でした。開いたページの上には「このライブラリは親から権限を継承します。」という知らせが出て、上の［権限］タブに［権限の継承を中止］のボタンがあります。サポートの手順の［アクセス許可の継承の停止］は、このボタンです。

ここで間違えやすいのは、止めただけでは一部の人だけにならないことです。止めた後の画面はこの記事では開いて確かめていませんが、Microsoft サポートの手順では、止めた後はページに並んでいるグループやユーザーを選び、［ユーザー権限の編集］でレベルを変えるか、［ユーザー権限の削除］で外します。サイトのメンバーや閲覧者のグループがそのページに残っていれば、その人たちは今までどおり入れます。入れる人そのものを一部にするなら、所有者のグループは残し、メンバーのグループだけでなく閲覧者のグループも外して、入れる人たちを入れたグループに［アクセス許可の付与］で付けます（付ける相手には、ユーザーだけでなくグループも指定できます）。見るのは営業部の全員のままで、編集だけを一部の人にするなら、メンバーのグループは外さずに［ユーザー権限の編集］で「編集」のチェックを外して「閲覧」にし、編集する人たちを入れたグループに付けます。［アクセス許可の付与］は継承している間は出ません。付けるレベルは既定で［編集］になり、招待のメールも相手に送られます（送らないときは［オプションの表示］で外します）。

［ユーザー権限の削除］には、Microsoft サポートが「アクセス許可を削除すると、アクセス許可の継承が壊れた子を含め、すべての子でユーザーまたはグループのアクセス許可が削除されます。 復元はできません。」と注意を付けています。ライブラリの中に継承を止めたフォルダーがあれば、そこからもそのグループの権限が消え、外した後で戻すことはできない、ということです。

止めた後に、親のサイトで新しく付けた権限（ほかのグループや一人ひとりへの付与）は、止めたライブラリには届きません。一方、サイトのメンバーのグループ（チーム サイトなら Microsoft 365 グループ）に人を足すと、そのグループが残っている限り、止めたライブラリにもその人が入れます。引き継ぎに戻すには［一意のアクセス許可の削除］を押しますが、そのときライブラリだけに付けていた権限はすべて消えます。また、100,000 を超えるアイテムを含むライブラリやフォルダーは、継承を止めることができず（SharePoint の制限）、引き継ぎに戻すこともできません（サポート）。

フォルダーも同じ考え方で、「見積書」フォルダーの継承を止めれば、そのフォルダーだけの権限になります。ただ、Microsoft サポートは、継承を止めてファイルやフォルダーごとに権限を付けることを「お勧めできません」としたうえで、合理的な範囲で使う分はサポートするという書き方をしています。一意のアクセス許可は1つのライブラリで 50,000 までで、一般的な推奨は 5,000 です。当社は、フォルダーで止めるのは期限のある例外にとどめるほうがよいと考えます。理由は、後の「どの段で付けると、後から管理できなくなるか」で書きます。

1つのファイルだけ見せたいときは共有リンクを使う（権限の無い人と共有すると、継承は自動で止まる）

4つ目の段はファイルです（共有リンクはフォルダーにも付けられます）。例の見積書のファイルを、営業部のサイトに入っていない社内の人に1つだけ見せたいとします。サイトやチームに権限を付けると、その人はサイトの中身すべてに入れるため、1つのファイルやフォルダーだけを渡すときは共有リンクを使います。サイトの中で誰が共有できるかは、サイトの段で見た［サイト共有設定］で決まり、1つ目の設定なら、編集の権限を持つ人はファイルやフォルダーを共有できます。社外の人と共有できるか、「すべてのユーザー」のリンクを使えるかといった広さは、組織の共有の設定が上限で、サイトごとにはそれより厳しくできます。

ここで知っておきたいのは、まだ権限の無い人とファイルを共有すると、そのファイルの継承が自動で止まることです。それまでの権限がファイルに写され、共有した相手の分が足されます。そのあと親のライブラリの権限を変えても、そのファイルには届きません。共有された人には、サイトやライブラリをたどれるように「制限付きアクセス」が自動で付きます。これだけではほかのファイルは見られません。例でいえば、見積書のファイルを営業部のサイトに入っていない社内の人と共有した時点で、そのファイルは「ドキュメント」ライブラリから引き継がない例外になります。

ファイルを選んで［共有］を押すと、「（ファイル名） を共有」のダイアログが開きます。リンクの種類は、［リンクのコピー］の右の歯車（［リンクの設定］）で選びます。

［リンクの設定］を開くと、「このリンクは次のユーザーに機能します」の下に3つの選択肢が並んでいました。1つ目は「（組織名） のユーザー」（説明は「（組織名） のユーザーと共有します。組織のアカウントが必要です。」）で、Learn の「組織内のユーザー」のリンクに当たり、最初から選ばれていました。残りは「既存のアクセス権を持つユーザー専用」と「選択したユーザー」です。「すべてのユーザー」に当たる選択肢は出ていませんでした。出なかった理由は、この画面からは分かりません。

同じ画面の［その他の設定］では、リンクで何をさせるかを選びます。「編集可能」「レビューできます」「表示可能」「ダウンロードできません」の4つが並び、最初は「編集可能」になっていました。

Microsoft の説明では、リンクの種類は4つです（SharePoint のファイルまたはフォルダーを共有する）。「すべてのユーザー」のリンクはサインインせずに開け、誰が開いたかを追えません。このリンクは、組織の共有の設定で認めているときだけ使えます。「組織内のユーザー」のリンクは、転送されても組織の人なら誰でも開けます。［既存のアクセス権を持つユーザー専用］は、すでに見られる人に場所を知らせるためのもので、サポートは「アクセス許可は変更されず、リンクは共有されません。」と説明しています。［選択したユーザー］は指定した人だけが開け、招待が転送されても、もともと権限を持つ人しか開けません。例の見積書を、営業部のサイトに入っていない社内のその人にだけ見せるなら、当てはまるのはこのリンクです。

この段で間違えやすいのは、一度作ったリンクの「編集」と「表示」は後から切り替えられないことです（OneDrive と SharePoint で共有とアクセス許可を管理する）。変えるときはリンクを消して作り直します。また、［編集可能］のリンクでフォルダーを共有すると、相手は「アクセス権を持つフォルダー内のすべてのもの」をコピー・移動・編集・名前の変更・削除できます（サポート）。当社は、共有リンクは1回きりの受け渡しに使い、続けて見せる人はサイトかライブラリのグループに入れるほうがよいと考えます。

どの種類が最初に選ばれているかは、管理者が決めています。組織全体の既定は SharePoint 管理センターの［ポリシー］＞［共有］の「ファイルとフォルダーのリンク」で、サイトごとの既定は［アクティブなサイト］でサイトを選んだ［共有］の［既定の共有リンクの種類］で変えられます。社内のリンクの使い方の決め方は「OneDrive・SharePoint でメール添付をやめる」に書いています。

どの段で付けると、後から管理できなくなるか

4つの段のどこでも権限は付けられますが、後から見える場所が違います。サイトの3つのグループに入れた権限は、［アクセス許可］のパネルで見えます。フォルダーやファイルで一人ひとりに付けた権限や共有リンクは、その場所の［アクセス許可を管理］や権限のページで確かめることになります。一人ひとりに付けた分はグループとは別の権限なので、人が異動や退職をしたときに、サイトのグループから外しても、フォルダーやファイルにその人に付けた分は残ります。

Microsoft のサイト所有者向けの説明（概要: サイト ガバナンス、アクセス許可、およびサイト所有者との共有）も、権限は一人ひとりではなくグループで付け、大部分の人をメンバーか閲覧者にして所有者の人数を絞るよう勧めています。機密性の高い書類は、大きなライブラリの中で固有の権限で守るのではなく、その書類専用のサイトかライブラリを作るよう書いています。例でいえば、「見積書」フォルダーの継承を止めて数人に付けるより、見せる人が決まっているなら見積書のライブラリか、別のサイトを作るほうが、後から一覧で確かめられます。

Copilot を入れる会社にとっても、これは同じ話です。Microsoft Copilot は、その人が少なくとも表示の権限を持つデータだけを答えに使います（Microsoft Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ）。外し忘れた権限や、広く開いた共有リンクがあれば、その人の Copilot からも見える範囲に入ります。

誰が何を見られるかを確かめる：見る場所は3つ

権限を確かめる場所は、知りたいことで分かれます。サイトに誰がいるかはサイトの右上の歯車の［サイトのアクセス許可］で開く［アクセス許可］のパネル、ある人がそのサイトで何をできるかは［高度なアクセス許可の設定］の［権限の確認］、1つのファイルを誰が開けるかはファイルの［アクセス許可を管理］です。例の見積書のファイルを共有したなら、共有した相手とリンクは、そのファイルの［アクセス許可を管理］で確かめます。

［権限の確認］を押すと、「（サイト名）: 権限の確認」のダイアログが開き、「ユーザーまたはグループの権限を確認するには、名前か電子メール アドレスを入力してください。」と出ます。確かめたい人の名前を入れて、右下の確認のボタンを押します。ライブラリの権限のページの上にも、同じ［権限の確認］のボタンがあります。

ライブラリの権限のページの上には、状態の知らせが出ます。継承したままなら、ライブラリの段の写真のように「このライブラリは親から権限を継承します。」と出ます。中に固有の権限を持つファイルがあれば、Microsoft サポートの表記では「このリストの一部のアイテムには、このページから制御できない固有のアクセス許可がある場合があります」と出て、［これらの項目を表示］で例外の一覧を開けます。画面では「アクセス許可」が「権限」と出ていたので、実際の文言は少し違うかもしれません。当社は、例外が増えていないかを見るなら、大きなライブラリから順にここを見るのが早いと考えます。

ファイルの［アクセス許可を管理］は、Microsoft サポートの「OneDrive と SharePoint で共有とアクセス許可を管理する」の手順では、ファイルを選んで［詳細］を開き、［アクセスの管理］を選ぶと開きます（画面の名前とは少し違います）。画面では、［ユーザー］［グループ］［リンク］のタブに分かれ、［グループ］のタブにはサイトのグループが「所有者」「編集可能」「表示可能」で並んでいました。ファイル名の下の［共有停止］（サポートの表記は［共有の停止］）は、ファイルの共有をすべて止めるボタンです。共有リンクを1本だけ消すときは、［リンク］のタブから消します。

まず自分のサイトで3つを見る

今のサイトの権限を見直すなら、次の3つから始めます。［アクセス許可］で所有者が少数に絞られているか、見るだけで足りる人がメンバーに入っていないか、チーム サイトがパブリックになっていないか。次に、大きなライブラリの権限のページで固有のアクセス許可の知らせが出ていないか。最後に、管理者は組織の既定の共有リンクの種類が「すべてのユーザー」になっていないかを確かめます。

ファイルサーバーから移すときの権限の棚卸しは「ファイルサーバーから SharePoint への乗り換え」にまとめています。サイトの分け方や権限の付け方から一緒に整えたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

この記事の確かめ方

画面はどれも2026年10月29日に、当社の検証用の環境で設定を変えずに開いて見たものです。写真の組織名とサイトの URL は伏せています。継承を止めた後や共有した後のことは、同じ日に読んだ Microsoft Learn と Microsoft サポートの説明で書いています。

画面と Microsoft の説明では、名前が違うところがあります。サイトの［サイトのアクセス許可］のパネルでは、メンバーの見出しが「サイト メンバ – 制限付き制御」と出ていましたが、メンバーのグループに付いていたのは「編集」で、「制限付き制御」はそのサイトの［アクセス許可レベル］の一覧には無い表示でした。Microsoft Learn は「閲覧」を「読み取り」と書き、Microsoft サポートの手順の［アクセス許可の継承の停止］は、画面では［権限の継承を中止］です。アクセス許可レベル、SharePoint グループ、Microsoft 365 グループ、継承、共有リンクも、別々のページで説明されています。本文では、画面の名前と Microsoft の説明の名前を並べて書きました。

この記事では、フォルダーごとに継承を止める細かな手順と戻し方、権限を付けたのに開けないときの調べ方までは扱っていません。

画面と Microsoft の説明は変わることがあります。この記事は2026年10月29日時点の画面と公式の説明で書いています。