SharePoint と OneDrive の違いと使い分け｜ファイルの置き場所は「誰のものか」で決める（Teams の保存先・退職時の扱い）

「SharePoint と OneDrive は何が違うのか」「Teams に置いたファイルは、どこにあるのか」。Teams の画面からは、ファイルがどこに保存されているかが見えにくいことがありますが、その保存先によって、持ち主が辞めたときにそのファイルを誰が開けるのかが変わります。

この記事は、この2つに、ファイルが誰のものかという1つの物差しで答えます。分かれ目は、持ち主が辞めたときにそのファイルが残るかどうかです。Teams のチャネルとチャットのファイルがどこに入るか、辞めた人の OneDrive が既定の設定でどうなるか、迷ったときにどの順で置き場所を決めるかを書き、権限・共有リンク・容量などの細部はそれぞれの記事へ案内します。扱うのは会社のアカウント（職場または学校のアカウント）で使う OneDrive で、Teams の中に出てくる OneDrive もこちらです。例には、営業部の提案書の雛形を使います（説明のための架空の例です）。

Microsoft 365 の導入を支援している当社（Aurant Technologies）が、Microsoft の公式の説明と当社の検証用の環境の画面で確かめた仕組みに、当社の考え（その旨を書いた所）を加えてまとめたものです。

OneDrive と SharePoint は何が違うのか：OneDrive は人のもの、サイトはチームや会社のもの

Web の OneDrive を開くと、左のメニューに「ホーム」「マイファイル」「共有」などが並び、自分で置いたファイルは「マイファイル」に入っています。一覧には「共有」の列があり、誰とも共有していないファイルは「プライベート」と出ます。ほかの人に見せるには、ファイルやフォルダーごとに共有します。提案書の雛形を一人で書き始めたうちは、ここに置きます。持ち主はアカウントの本人で、本人が辞めれば、このファイルも本人のアカウントと一緒に扱われます（下の辞めたときの節）。

SharePoint のサイトに置いたファイルは、置いた人のアカウントではなく、サイトに結びつきます。Microsoft の退職者の手順でも、辞めた人のコンテンツを完全に削除するときに、SharePoint に保存されているドキュメントは除かれています。下の写真の「営業部_提案資料」は、Teams のチームにつながっていない架空のサイトです。上の帯に「プライベート グループ」と出て、Teams のアイコンはありません。Teams を使っていない部署なら、雛形を部署で仕上げる場所は、こうした部署のサイトになります。

Teams でチームを作ると、そのチームのための SharePoint のサイトが自動で作られます。チームの所有者とメンバーは、そのままサイトの所有者とメンバーのグループに入ります。だから、Teams のチームと SharePoint のサイトは、置き場所としてはどちらもチームのものです。当社は、Teams で話しながら扱うファイルはチームから、チームを作らずに全社に読ませるページや文書は SharePoint のサイトから、と入口で分けることを勧めます。

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Teams に置いたファイルはどこにあるのか：チャネルはチームの SharePoint サイト、チャットは送った人の OneDrive

Teams に置いたファイルは、Teams そのものではなく SharePoint か OneDrive に保存されます。チームの［ファイル］タブに出るファイルは SharePoint のサイトに保存され、標準のチャネル（最初からある「一般」など）の［ファイル］は、チームのサイト（Learn では親サイト）の既定のドキュメント ライブラリの中の、チャネルごとのフォルダーです。プライベート チャネルと共有チャネルは、チャネルごとに別のサイトを持ちます。

当社が見た画面（2026年11月2日）では、チャネルのファイルのタブは「共有済み」という名前で（Learn は［ファイル］、サポートのデスクトップの手順は［共有］と書いています）、チャネルのメニューに「SharePoint で開く」の項目はありませんでした。タブを開くと、中身はチームの SharePoint サイトのページを枠の中に埋め込んで表示していました。サイトを開く項目が無かったので、そのサイトをブラウザで直接開いて確かめています。

サイトの「ドキュメント」には「General」というフォルダーが1つだけありました。このチームのチャネルも「一般」の1つだけなので、当社はこれがチャネル「一般」の置き場所だと判断しています（チャネルごとのフォルダーという公式の説明とも合います。フォルダーとチャネルの対応を画面で直接確かめたわけではありません）。Teams の表示は「一般」でも、フォルダーの名前は英語でした。サイト名の横には Teams のアイコンが付き、ビューには「チャネル内」があります。営業部で Teams を使っているなら、提案書の雛形を Teams の［共有済み］に置いても、SharePoint のサイトで「ドキュメント」に置いても、同じチームのサイトに入るということです。

チャットは違います。1対1やグループのチャットで送ったファイルは、送った人の OneDrive の Microsoft Teams Chat Files というフォルダーに保存され、その会話の相手とだけ共有されます。雛形をチャットに貼ると、チームのサイトではなく、貼った人の OneDrive に入るということです。当社はチャットでファイルを送っていないため、見た OneDrive にこのフォルダーはまだありませんでした。なお、同じ OneDrive の Copilot のフォルダーは「Microsoft Copilot Chat ファイル」と一部が日本語で出ていたので、日本語の画面では Teams のフォルダーも英語の名前どおりには出ないかもしれません（当社は確かめていません）。

社員が辞めたら、その人の OneDrive のファイルはどうなるか

置き場所を誰のものかで分ける理由は、持ち主が辞めたときの扱いが違うからです。OneDrive の保持期間は、ユーザーのアカウントを削除したときに始まります。サインインを止めたりライセンスを外したりしただけでは、この時計は動きません。

アカウントを削除すると、既定では、そのユーザーのマネージャー（上司）に OneDrive へのアクセス権が自動で付き、メールで知らされます。これは「アクセス委任」の設定がオンのときの動きで、SharePoint 管理センターの［その他の機能］>［ユーザー プロファイル］>［個人用サイトのセットアップ］にある「アクセスの委任を有効にする」（Learn の表記は［アクセス委任を有効にする］）で決まります。当社が見た画面ではオンになっていました（2026年10月29日）。マネージャーが設定されていなければ、同じ画面の「代理所有者」（Learn ではセカンダリ所有者）に入れた人に付きます。委任がオフのときや、マネージャーも代理所有者も設定されていないときは、誰も自動では開けません。保持期間は既定で30日で、切れる7日前にもう一度メールが届き、その後 OneDrive はサイト コレクションのごみ箱に移って93日置かれます。この間は、OneDrive の中で共有されていたファイルも開けなくなり、戻すには PowerShell が要ります。アイテム保持ポリシーや保持ラベルを使っている会社では、その設定がこの削除の日数より優先され、電子情報開示の保留が掛かっている OneDrive は、保留が外れるまで削除されません（ただし、下のライセンスの無い OneDrive の扱いは別に掛かります）。アカウントを削除した OneDrive もライセンスの無い OneDrive とみなされ、保持期間や保持ポリシーで93日より長く残す設定にしても、93日目にアーカイブされます（「OneDrive の保持と削除」）。

保持期間は、SharePoint 管理センターの［設定］にある［保持］で変えられます。当社が見た画面では「削除されたユーザーの OneDrive を保持する日数」の値は既定の30でした。同じパネルの下には、ライセンスの無い OneDrive の欄が英語の表記のまま出ていて、「Days to keep unlicensed accounts in Standard storage」の値は93でした。これがもう1つの時計です。Learn「ライセンスのない OneDrive ユーザー アカウントを管理する」によると、既定の設定では、ライセンスを外したままの OneDrive は60日で読み取り専用、93日でアーカイブになります。93日はテナント全体で延ばせるとあり、画面のこの欄がその日数と読めます（当社は値を変えて確かめてはいません）。この記事には、教育機関向け（EDU）と米国政府機関向け（GCC・DoD）の契約には当てはまらないという注記もあります（どの記述にまで掛かるかは、原文からは読み切れません）。

アーカイブされると、管理者がライセンスを割り当てる、請求を有効にする、アーカイブを再アクティブ化するなどの操作をしない限り、管理者も本人も中身を開けません。「OneDrive の保持と削除」によると、アイテム保持ポリシーや電子情報開示の保留があっても、ライセンスの無い OneDrive は93日でアーカイブされます。保持の設定があるからといって、開ける状態のまま残るわけではありません。辞めた人のライセンスを外したまま置いておくと、93日を過ぎたところで、上の操作をするまで誰も開けなくなるということです。さらに「ライセンスのない OneDrive ユーザー アカウントを管理する」には、2026年7月1日の時点で未払い（有料のライセンスや請求の対象になっていない状態）のアカウントと、それ以降にライセンスが外れたアカウントは、未払いの日数が累積365日に達すると削除のおそれがある、とも書かれています。

チャットで送ったファイルも、この時計の中にあります。送った人の OneDrive に保存されるので、送った人の OneDrive がごみ箱に移れば、相手の側からも開けなくなると当社は考えています（2つの公式の説明から当社が考えたことで、辞めた人のアカウントを消して確かめてはいません）。このため当社は、チームの資料はチャットで回さず、チャネルに置くことを勧めます。チャットで回すと、人が辞めるたびに、その人が送ったファイルの引き継ぎが要るからです。

辞める人のアカウントを、どの順番で止め、OneDrive のファイルを誰にどう移すかは、退職者のアカウントの処理の記事に手順を書いています。

どこに置くか迷ったときは、この順に問う

当社は、置き場所をファイルの中身や大きさではなく、使う人で決めることを勧めます。問う順番は次の図のとおりで、Microsoft が決めた順ではなく当社の考えです（この順で運用して確かめたものではありません）。1〜3 のどれにも当たらないファイル（数人で一時的に使うものなど）は、2 とみなしてチームの場所に置きます。サイトに置いたファイルは、置いた人が辞めても Microsoft の退職者の手順で削除する対象から外れるからです。

冒頭の提案書の雛形で言えば、最初に一人で書くうちは OneDrive の「マイファイル」に置き、部署で直し始めたら営業部のチームのチャネル（Teams を使っていなければ「営業部_提案資料」のような部署のサイト）に移し、全社の見本として配るときは社内ポータルのサイトに載せます。同じファイルでも、使う人が広がるたびに置き場所が変わります。当社は、移したら、移した先で誰が見られるかと、前に渡した共有リンクを確かめることを勧めます。

反対に、当社はどちらか一方に寄せすぎる運用も勧めません。全部を OneDrive に置いて共有リンクで渡すと、持ち主が辞めるたびに上の時計に合わせた引き継ぎが要ります。全部をチームのサイトに置くと、チームの所有者とメンバーは全員がサイトにアクセスできるので、書きかけの下書きまでメンバー全員から見えます。社外の人に渡すかどうかは置き場所とは別の問いで、置き場所を決めてから、共有リンクの種類で決めます（OneDrive の共有リンクの種類と使い分け）。

置き場所を決めた後の問いは、どの記事を読めばよいか

置き場所を決めると、次に「誰が見られるか」「容量は足りるか」「今のファイルをどう移すか」といった問いが出てきます。それぞれ別の記事に書いています。

この記事の確かめ方

仕組みと日数は、主に Microsoft Learn の「Teams と SharePoint の統合の概要」「OneDrive の保持と削除」「ライセンスのない OneDrive ユーザー アカウントを管理する」「元従業員から Microsoft 365 for Business ライセンスを削除して削除する」（手順 6）と、Microsoft サポートの「Microsoft Teams のファイル ストレージ」で確かめました。サポートの記事には、Teams は現在、個人用 OneDrive に接続できないと書かれています（2026年11月2日に確認）。OneDrive・SharePoint・Teams の画面は当社の検証用の環境で2026年11月2日に、SharePoint 管理センターの［保持］と委任の設定は2026年10月29日に見たもので、写真の名前などは伏せています。チャットでファイルを送ること、ユーザーを削除して OneDrive の保持期間が進むのを見ること、保持の日数を変えることは試していません。

まず、置き場所のルールを社員に伝え、退職時に効く3つの設定を確かめる

まず、上の順番を1行ずつのルールにして社員に伝えます。

管理者の方は、次の3つを見ておいてください。ユーザーにマネージャー（上司）が設定されているか（いない人のために代理所有者を決めてあるか）、アクセスの委任がオンになっているか、SharePoint 管理センターの［保持］の日数です。辞める人が出たときに OneDrive を誰が開けるかと、何日のうちに移せばよいかは、主にこれらで決まります。アイテム保持ポリシーや保持ラベル、電子情報開示の保留を使っている会社は、そちらも合わせて見ます。Microsoft 365 全体のどこから読むかはMicrosoft 365 の記事の地図にまとめています。ファイルの置き場所のルールづくりや、ファイルサーバーからの移行を相談したい方は、Microsoft 365 の導入支援のページからご連絡ください。