Microsoft 365 の利用状況レポートで、使われていないライセンスを見つける｜メール・Teams・OneDrive の「最後に使った日」の読み方

たとえば、年契約の更新日が2か月後に迫り、経理から「Business Standard を付けている人の中に、使っていない人はいないか」と聞かれたとします。Microsoft 365 管理センターの使用状況レポート（画面の見出しは「利用状況」）を開くと、Exchange、Microsoft Teams、OneDrive などのレポートが並びます。それぞれに日付の列があります。どの列が空なら「使っていない」と言えるのかは、画面だけでは分かりません。

この記事で分かるのは、次の3つです。最初にどのレポートで全員を絞るか。メール・Teams・OneDrive の「最後に使った日」が、それぞれ何をした日なのか。見つけた人をどう扱い、どこまで済ませれば請求が下がるか。Copilot のライセンスの見直しは、Copilot のライセンスを見直す記事に書いています。

当社は Microsoft 365 の導入を支援している会社で、ライセンスの販売はしていません。

開く前に、名前を出すかと、何日で見るかを決める

使用状況レポートは、管理センターの左のメニューの［レポート］＞［使用状況］にあります。画面の見出しは「利用状況」で、Microsoft Learn の表記は「使用状況」です。この記事では「使用状況レポート」と呼びます。レポートを見られる役割は、全体管理者のほかにもあります。見るだけの担当には「レポート閲覧者」の役割があります（Microsoft 365 管理センターの使用状況レポートの概要）。役割の分け方は管理者の役割の付け方の記事に書いています。なお、使用状況レポートには、永続ライセンス（買い切りの Office など）は含まれません（同じ概要のページ）。

最初に決めるのは、名前を出すかどうかです。使用状況レポートは、既定でユーザー名や表示名を隠します。この記事の写真は、当社の検証用の環境で撮ったものです（以下、当社の画面）。当社の画面でも、ユーザー名の列には32桁の英数字が出ていました。表の上には「情報はプライバシーのために隠されています」と出ていました。このままでは、候補の行が誰なのかが分かりません。

名前を出すには、全体管理者が［設定］＞［組織の設定］の［サービス］タブで［レポート］を開きます。そこで「すべてのレポートでユーザー、グループ、サイト名を隠蔽する」のチェックを外し、［保存］を選びます。Learn の手順の表記は「すべてのレポートでユーザー、グループ、サイト名を非表示にする」です。概要のページによると、変更は数分で反映されます。この設定は、管理センターの使用状況レポートのほかにも効きます。Microsoft Graph（Microsoft 365 のデータをプログラムで取り出す仕組み）と Power BI（Microsoft の分析ツール）で見る使用状況レポート、Teams 管理センターの使用状況レポートです。名前を表示したことは、Microsoft Purview の監査ログ（管理者や利用者の操作の記録）に残ります。

組織のすべてのレポートに効く設定なので、外す前に、名前つきの一覧を誰が見て、何に使うかを決めておきます。当社は、ライセンスの見直しのためだけに使い、人の評価には使わないと先に決めることをお勧めします。部門長や本人に説明するときに、その決まりをそのまま示せるからです。当社の画面では、このチェックは変えていません。

次に、何日で見るかです。期間は、画面の右上で 7日・30日・90日・180日 から選びます。

「最後に使った日」と期間の関係は、Learn のページによって書き方が違います。概要のページは、最後に使った日は選んだ期間に関係なく、その人がアプリで意図して操作した最新の日だ、としています。一方、OneDrive アクティビティ レポートのページは、選んだ期間の中で最新の日、と書いています。どちらに読んでも外れないように、当社は、判定に使う期間を 180日 にすることをお勧めします。180日で日付が空なら、少なくとも、その列が数える操作を半年のあいだしていない、と言えます。四半期に一度しか使わない人を、短い期間で見て外すことも防げます。

もう1つ、データには遅れがあります。Microsoft 365 アプリのアクティブ ユーザー レポートとメールのレポートのページによると、データは通常 24〜48時間 前までのものです。Microsoft 365 アプリの使用状況レポートのページは、通常、過去2日間まで、としています。概要のページは、レポートが使えるようになるまで通常 24〜72時間、ときには数日かかる、としています。当社が2026年11月6日に開いたとき、各タブの右上の「最終更新」は、［Active users］・メール・Teams のタブが2026年11月4日、［Microsoft 365 Apps］の［Usage］タブが2026年11月2日でした。日付は UTC（協定世界時。日本時間より9時間遅い）で出ます。直前の数日に使い始めた人は、まだ表に出ていないことがあります。

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最初に開くのは［Microsoft 365 Apps］の［Active users］

全員を一度に見られるのは、使用状況レポートの左の「レポート」で［Microsoft 365 Apps］を選び、［Active users］タブを開いた表です。Learn では「Microsoft 365 アプリのアクティブ ユーザー レポート」と書かれています。当社の画面では、タブの名前も列の名前も英語のままでした。

表は1人1行です。「Last activity date for Exchange」「Last activity date for OneDrive」「Last activity date for SharePoint」「Last activity date for Microsoft Teams」など、サービスごとに最後に使った日が並びます。例の更新の見直しなら、この4つの日付がどれも空か、180日より前の人が候補です。

当社の画面では、管理者の行の「Last activity date for Exchange」が空でした。OneDrive と SharePoint の列には2026年11月2日と出ていました。Learn は、この列を「ユーザーが最後に Exchange を使用した日付」としか書いておらず、何をすれば日付が入るかは書いていません。同じ行をメールのレポートで見たときのことは、次の節に書きます。

この表には、既定で出ていない列があります。表の右上の［列の選択］を開くと、チェックの無い列が並んでいました。1つは「Exchange licenses」のような、ライセンスが付いているかの列です。もう1つは「License assigned date for Exchange」のような、ライセンスを割り当てた日の列です。割り当てた日の列を足すと、付けたばかりでまだ使っていない人を、候補から外せます。当社はパネルを開いて見ただけで、［保存］は押していません。

人数が多いときは、表の上の［エクスポート］で CSV（表計算ソフトで開ける形式）に書き出し、日付の列で絞ります（アクティブ ユーザー レポートのページ）。当社は書き出していないので、CSV の列名は画面で確かめてください。なお、ユーザーを削除すると、その人の使用状況データは 30日 以内に消え、表には出なくなります。作ったばかりのユーザーが「不明」と出ることもある、と概要のページにあります。

日付が空の人を、メール・Teams・OneDrive のレポートで確かめる

［Active users］で日付が空だったからといって、その人が何もしていないとは限りません。日付が入る操作が、サービスごとに決まっているからです。候補の人だけ、サービスごとのレポートで中身を見ます。

メール：受信しただけでは、日付が入らない

メールは、左の「レポート」の［Exchange］の［メール アクティビティ］タブです。日付の列は、当社の画面では「最終処理日 (UTC)」と出ていました。Exchange 電子メール アクティビティ レポートのページは、この日付を「ユーザーが最後に電子メールの読み取りまたは送信アクティビティを実行した時刻」と定義しています。受信は、日付ではなく「受信操作」の回数の列に数えられます。

当社の画面では、過去30日で、管理者の行の「受信操作」は8回でした。「送信操作」と「既読操作」は0回で、「最終処理日 (UTC)」は空でした。受信が記録されていても、読む・送るが記録されていない行では、日付が空になっていました。前の節の［Active users］で Exchange の日付が空だったのも、同じ管理者の行です。ただ、当社が見たのはこの1行だけなので、［Active users］の Exchange の列も同じ数え方だとは言い切れません。

例の更新の見直しでは、メールの日付だけが空で、受信の回数がある人がいたら、その受信箱のメールを誰が見ているかを確かめます。届くだけで誰も読んでいないなら、外す候補です。部署の窓口のように何人かで見る受信箱なら、共有メールボックス（複数の社員が自分のアカウントのまま開ける受信箱）にしてライセンスを外せるかを考えます（共有メールボックスに変換する手順の記事）。なお、このレポートに載るのは、ライセンスを持つユーザーのメールボックスだけです（メールのレポートのページ）。

Teams：Teams のアクティビティに参加した日

Teams は、［Microsoft Teams］の［User activity］タブです。日付の列は、ユーザーが Teams のアクティビティに参加した最後の日付です（Microsoft Teams ユーザー アクティビティ レポート）。同じ表に、チャットのメッセージの数、1対1の通話の数、会議の数と、Teams のライセンスがあるかを示す「ライセンスされています」の列があります。

Microsoft Teams ユーザー アクティビティ レポートのページによると、このレポートは過去3日間のデータを毎日確かめ直し、抜けを埋めます。そのため、直近の数日の数は後から変わることがあります。月に一度の見直しなら、境目の数日は気にせず、翌月にもう一度見れば足ります。

OneDrive：自分の OneDrive の中のファイルを使った日

OneDrive は、［OneDrive］の［Activity］タブです（Learn の表記は［アクティビティ］）。日付の列は、選んだ期間の中で、その人の OneDrive アカウントでファイルの操作があった最新の日です（OneDrive アクティビティ レポートのページ）。同じ表に、ファイルの数の列が並びます。アップロード・ダウンロード・変更・表示したファイル、同期したファイル、社内と社外に共有したファイルの数です。

数えるのは、その人の OneDrive アカウントの中のファイルです。SharePoint のサイトに置いたファイルだけで仕事をしている人は、OneDrive の日付が空でも、SharePoint や Teams の日付は入っていることがあります（当社の読み）。OneDrive の日付だけで外す人を決めず、［Active users］の4つの日付と合わせて見ます。

Office アプリをどこで使っているかは［Usage］タブで見る

ライセンスを外すほどではないが、プランを下げられる人もいます。それを見るのが、［Microsoft 365 Apps］の［Usage］タブです。Learn の表記は「Microsoft 365 アプリの使用状況レポート」です。当社の画面では、「Last activity date (UTC)」のほか、「Activity on Windows devices」「Activity on Mac devices」「Activity on mobile」「Activity on web」などの列がありました。Microsoft 365 アプリの使用状況レポートのページによると、これらの列は、選んだ期間にその人が Windows や Web などで使ったかどうかを示します。

当社は、Windows と Mac の列に使った印が無く、Web とモバイルだけで使っている人を、Office のデスクトップ版を含まないプランに下げられる候補として当てはめています。下げたときに1人あたりいくら下がるかは、価格改定で契約を見直す記事に書いています。メールしか使わない人のプランはExchange Online のプランの記事に任せます。パソコンを持たない現場の社員向けのプラン（F1・F3）は現場の社員向けのプランの記事に任せます。

見つけた人を、外す・残す・下げるに分ける

日付が空の人を見つけても、その場ではライセンスを外しません。休職中の人や、決まった時期にしか使わない人がいるからです。候補の人の上長か本人に、使う予定があるかを確かめてから決めます。

確かめた後は、3つに分けます。外すのは、使う予定が無いと返事があった人、退職した人、試しに作ったアカウント、誰も読んでいない受信箱のアカウントです。何人かで見る受信箱は、共有メールボックスにしてから外します。残すのは、使う予定があると返事があった人と、割り当てた日が180日より新しい人です。次の月にもう一度見ます。下げるのは、使う予定はあるが、Web とモバイルでしか Office を使っていない人と、メールだけを使う人です。

退職した人が見つかったら、ライセンスを外す前に、サインインを止め、メールと OneDrive を引き継ぎます。順番は退職者のアカウントの処理の記事に書いています。手順 6 – 元従業員から Microsoft 365 for Business ライセンスを削除して削除するのページによると、ライセンスを外すと、その人のデータは 30日 保持されます。その後は、SharePoint に置いた文書を除いて完全に削除されます。ただ、Microsoft 365 管理センター内のユーザーのライセンスの割り当てまたは割り当て解除のページ（以下、割り当て解除のページ）は、OneDrive のファイルはユーザーを削除しない限り削除されない、と書いています。ページによって書き方が違うので、当社は、どちらに読んでも困らないように、外す前にメールと OneDrive を引き継ぐことをお勧めします。保持ポリシー（決めた期間データを残す設定）で残す対象のものは、検索のために残ります（割り当て解除のページ）。メールを残すなら、外す前に共有メールボックスに変換します。

ライセンスを外したら、契約しているライセンスの数を減らす

ここでいう「契約」は、Microsoft 365 のプランごとの契約の単位（Learn の表記はサブスクリプション）です。ユーザーからライセンスを外すと、そのライセンスは空きになります。空きは、［課金情報］＞［ライセンス］の「利用できるライセンス」の列に出ます。ただ、空きがあるあいだも、契約しているライセンスの数のぶん、請求は続きます。ライセンスの割り当て解除のページも、ほかの人に割り当て直す予定が無いなら、サブスクリプションからライセンスを削除することを検討するように書いています。

数を減らせる時期は、課金アカウント（Microsoft との契約の種類）によって違います。根拠はMicrosoft ビジネス サブスクリプションのライセンスを購入または削除するのページです。

• Microsoft 顧客契約（MCA）：数を減らせるのは、購入か更新から 7日 以内だけ、とページは書いています。請求期間の途中で追加で購入した分も、購入から 7日 です。同じページには、7日を過ぎて減らした変更は、更新日より後に受け取る最初の請求書に出る、ともあります。当社は、7日を過ぎて入れた変更は次の更新から効く、と読んでいます。
• マイクロソフト オンライン サブスクリプション契約（MOSA）：元の数の料金が次の請求書で差し引かれ、元の数の日割りの料金と、新しい数の料金が足されます。
• Microsoft の担当者から買った場合：数の増減は、担当者に直接問い合わせます。販売店（Microsoft のパートナー企業）から買った場合の扱いは、下の年契約・月間契約の記事に書いています。

どの場合も、全部のライセンスがユーザーに割り当てられていると、数を減らせません（同じページ）。例の更新の見直しなら、MCA では、更新日より前に減らす数を入れておきます。自社がどの課金アカウントか、減らす操作の条件は年契約・月間契約の記事に、契約しているライセンスの数と更新日の見方は契約とライセンスの確認方法の記事に書いています。

月に一度、同じ日に書き出して、前の月と比べる

見直しは、更新日の前の1回だけにしないことをお勧めします。MOSA なら、期間の途中で減らした分が次の請求書で計算し直されます。MCA でも、減らす数が早めに決まっていれば、更新日の前に入れておけます。

月に一度、同じ日に［Active users］を 180日 の期間で書き出します。候補の人と、確かめた結果（予定あり・外した・プランを下げた）を1行ずつ残しておきます。翌月は前の月の一覧と比べ、前の月に「予定あり」とした人の日付が入ったかを見ます。月に一度の点検で見るほかの画面は、管理センターの日々の運用の記事にまとめています。

ライセンスを見直す基準や、退職・異動のときに外す手順を、自社の決まりとして整えたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

この記事の確かめ方

レポートの列の定義と、期間・遅れ・名前を隠す設定・ライセンスの数の減らし方は、2026年11月6日に Microsoft Learn の次のページ（日本語版と英語版）を開いて確かめたものです。「Microsoft 365 管理センターの使用状況レポートの概要」「Microsoft 365 アプリのアクティブ ユーザー レポート」「Exchange 電子メール アクティビティ レポート」「Microsoft Teams ユーザー アクティビティ レポート」（日本語版の見出しは「ユーザー アクティビティ レポートのMicrosoft Teams」）「OneDrive アクティビティ レポート」「Microsoft 365 アプリの使用状況レポート」「Microsoft ビジネス サブスクリプションのライセンスを購入または削除する」「Microsoft 365 管理センター内のユーザーのライセンスの割り当てまたは割り当て解除」「手順 6 – 元従業員から Microsoft 365 for Business ライセンスを削除して削除する」。レポートを開く順番と、見つけた人の分け方は、これらのページの記述を当社が1本の流れに並べたものです。

写真は、2026年11月6日に当社の検証用の環境（ライセンスの画面の表記は Microsoft 365 Business Premium with Copilot）で、この記事のために撮ったものです。表に出たのは管理者の1行です。組織名・名前・匿名のユーザー ID・件数・ライセンスの数は伏せています。見るだけにして、書き出し、名前を隠す設定の変更、列の選択の保存、ライセンスの割り当てと数の変更は行っていません。そのため、CSV の列名と、名前を表示した後の表は見ていません。