共有メールボックスにライセンスは要るか｜50GB を超えるときなど要る4つの場面と、直接ログインの扱い
共有メールボックスを窓口として使うだけならライセンスは要らず、要るのは開く社員の側です。共有メールボックスに要るのは、50 GB を超えるとき、アーカイブを使うとき、訴訟ホールドなどの保留をかけるとき、Defender for Office 365 などのライセンスが前提の機能を当てるとき。Microsoft Learn のページごとの書き方の違いと、直接ログインさせない理由、今の共有メールボックスの点検の順番をまとめました。
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この記事の要点
- 共有メールボックスを窓口として使うだけなら、共有メールボックスにライセンスは要りません。ライセンスが要るのは、開いて使う社員の側です。ライセンスを付けない共有メールボックスに入るのは 50 GB までです。
- 共有メールボックスにライセンスが要るのは、50 GB を超えて使うとき、アーカイブを使うとき、訴訟ホールドなどの保留をかけるとき、Defender for Office 365 などのライセンスが前提の機能を当てるとき、の4つです。容量・アーカイブ・保留の3つは、Microsoft Learn のページによって付けるライセンスの書き方が違うので、迷ったら Exchange Online プラン 2 を選ぶと、どのページの書き方にも合います。保護や管理の機能は、その機能を含むライセンスを付けます。
- ライセンスを付けても、共有メールボックスのアカウントで直接サインインさせる使い方は案内されていません。サインインはブロックしたままにし、社員のメールボックスから変換したものはパスワードもリセットします。
退職した社員のメールボックスを共有メールボックスに変換した後、そのライセンスを外してよいかを決める場面があります。問い合わせ窓口の共有メールボックスに、作ったときのライセンスが付いたままで、毎月の費用がかかり続けている、ということもあります。
結論から書くと、共有メールボックスを窓口として使うだけなら、共有メールボックスにライセンスは要りません。要るのは、容量・アーカイブ・保留・ライセンスが前提の機能の4つの場面です。どのライセンスを付ければ足りるかは Microsoft Learn のページによって書き方が違うので、迷ったときの選び方と、共有メールボックスのアカウントで直接ログイン（サインイン）させない理由も合わせて示します。
当社は Microsoft 365 の導入を支援している会社で、ライセンスの販売はしていません。
窓口として使うだけなら、ライセンスが要るのは開く社員の側
たとえば、info@ のような問い合わせ窓口を共有メールボックスで作り、担当の社員4人が見ている、とします。このとき、共有メールボックスそのものにはライセンスは要りません。要るのは4人の側で、1人ずつ Exchange Online のメールボックスを含むライセンスを持っている必要があります（出典はMicrosoft 365 の共有メールボックスについて）。
4人は、それぞれ自分のアカウントでサインインしたまま、権限を付けてもらった共有メールボックスを開きます。Exchange Online サービスの説明は、共有メールボックスにはログイン資格情報が無く、適切なアクセス許可を持つライセンスのあるユーザーが委任を通じて使う、と説明しています。受けたメールに返信する、共有メールボックスの名前で送る、届いたメールを転送する、のどれも、共有メールボックスにライセンスを付ける理由になりません。転送について Learn は、ライセンスを割り当てる必要は無いと明記しています（共有メールボックスの設定を構成する）。
共有メールボックスについてのページには、1つの共有メールボックスでサポートされるのは最大 25 人であること、社外の人には権限を付けられないことも書かれています。担当が増えて 25 人を超えそうなら、共有メールボックスではなく Microsoft 365 グループを選ぶことになります。どの種類で窓口を作るかはExchange Online のメール運用の決めごとの記事に、作り方と権限の付け方は共有メールボックスの作り方の記事に書いています。
Exchange 管理センター（Exchange Online の管理画面）で共有メールボックスを開くと、名前の下に受信者の種類が「Shared mailbox」と出ます。権限は［委任］タブで見られます。
この架空の窓口の共有メールボックスには、ライセンスを付けていません。Microsoft 365 管理センターの［ユーザー］＞［アクティブなユーザー］を開くと、共有メールボックスのアカウントが社員と同じ一覧に並び、ライセンスの列は「Unlicensed」と出ていました。
要る場面1：50 GB を超えて使うとき
ライセンスを付けない共有メールボックスに入るのは 50 GB までです。それを超えて使うには、共有メールボックスに Exchange Online プラン 2 を割り当て、上限を 100 GB にします（共有メールボックスについて）。上限に達すると、しばらくは受信できても新しいメールを送れなくなり、その後は受信も止まって、送ってきた相手に配信不能の通知が返ります。
同じ架空の窓口の共有メールボックス（ライセンスは付けていない）の詳細では、使用状況は「0.03 MB/49.5 GB」と出ました。右の 49.5 GB は、Exchange Online の制限の表で上限が 50 GB のプラン（Exchange Online プラン 1 など）の、送信が止まる値と同じです。ただし、この表はユーザー メールボックスの値で、共有メールボックスの行はありません。今の大きさがこの値にどこまで近いかで、ライセンスを付けるか、古いメールを整理するかを決めます。
容量の段階（警告・送信禁止・送受信禁止）、全員の大きさをまとめて見るレポート、要らないメールを消して空ける方法は、メールボックスの容量がいっぱいになったときの記事に書いています。なお、2018年7月より前に作られたライセンスの無い共有メールボックスは 100 GB とされています。古くからある窓口は、画面に出る上限の値で確かめます。
退職者のメールボックスを共有メールボックスに変えて残す場合も、ライセンスを外せるのは 50 GB に収まるときです。変換はライセンスが付いているうちにしかできないので、順番は退職者のアカウントの処理の記事のとおり、変換してからライセンスを外します。
要る場面2：アーカイブを使うとき
問い合わせ窓口のメールを何年分も残したいとき、アーカイブ メールボックス（本人のメールボックスとは別に足す、もう1つのメールボックス。Learn の表記ではインプレース アーカイブ）を使いたくなります。共有メールボックスでアーカイブを大きくするには、Exchange Online プラン 2 か、Exchange Online プラン 1 に Exchange Online Archiving（アーカイブを足すアドオン）を加えたライセンスが要ります。どちらかを割り当てると、自動拡張アーカイブ（アーカイブが足りなくなると増える設定）も有効にできます（共有メールボックスについて）。
ここは Learn のページで書き方が分かれます。共有メールボックスについてのページは「大きくするには」と書きますが、共有メールボックスを作成するのページは、共有メールボックスでインプレース アーカイブを使う場合にプラン 2 が要る、と書いています。さらに Exchange Online の制限の注は、アーカイブ メールボックスはライセンスが適用された1人のユーザーか1つの実体（共有メールボックスなど）のメールのためだけに使える、としています。当社は、この3つを合わせて、共有メールボックスでアーカイブを有効にするならライセンスを付ける、と判断しています。ライセンスを付けずにアーカイブだけ有効にして使い続ける形は、3つ目の注の書き方に合わないからです。
アーカイブにメールが移る仕組みと保持ポリシーとの関係は、Exchange Online のアーカイブと保持ポリシーの記事に任せます。
要る場面3：訴訟ホールドや電子情報開示の保留をかけるとき
訴訟や調査に備えて、問い合わせ窓口のメールを消されないように残しておく設定が、保留（ホールド）です。Exchange の訴訟ホールドと、Microsoft Purview の電子情報開示（eDiscovery）の保留があります。共有メールボックスを訴訟ホールドにするには、共有メールボックスに Exchange Online プラン 2 か、プラン 1 と Exchange Online Archiving のライセンスが要ります。Microsoft Purview サービスの説明は、電子情報開示（Standard と Premium）で共有メールボックスを保留にする場合も、同じライセンスの条件が当てはまるとしています。
共有メールボックスはメンバーがメールを消すのを止められない、と Learn にあるので、残す決まりのある窓口ほど保留を考えることになります。保留をかけるならライセンスを付ける、と最初から見込んでおきます。電子情報開示の手順は電子情報開示で退職者のメールを探す記事に書いています。
要る場面4：ライセンスが前提の保護や管理の機能を当てるとき
4つ目は見落としやすい場面です。共有メールボックスについてのページは、Microsoft Defender for Office 365、Microsoft Purview eDiscovery (Premium)、保持ポリシーなどの高度な機能を当てるには、ライセンスが必要になる場合がある、と書いています。
Defender for Office 365 は、メールの添付ファイルやリンクを調べる保護の機能です（安全な添付ファイル、安全なリンクなど）。Microsoft Defender サービスの説明では、Defender for Office 365 の保護の恩恵を受ける共有メールボックスにはライセンスが要る、とされています。同じページによると、プラン 1 は Microsoft 365 Business Premium や Microsoft 365 E3 などに含まれ、既定ではテナント（会社の Microsoft 365 の契約の単位）の全員に対して有効になります。Business Premium や E3 などを契約しているテナントで、ポリシーの適用の範囲を絞っていなければ、窓口の共有メールボックスも保護の恩恵を受ける側に入る、と当社は読んでいます。同じページには、管理者がポリシーの割り当てで、適用の範囲をライセンスのあるユーザーに絞れることも書かれています。当社の判断は次のとおりです。外から届く問い合わせを受ける窓口は、知らない相手の添付ファイルやリンクを開く場所なので、保護を外すより、共有メールボックスにも保護を含むライセンスを付ける方を先に検討します。付けるのは、同じページの一覧で Defender for Office 365 プラン 1 の権利を含むとされるライセンスで、単体の Defender for Office 365 プラン 1 もその一覧にあります。費用の面で外すと決めたなら、各ポリシーの適用先から共有メールボックスが外れているかを確かめ、外したことを窓口の担当に伝えます。
Purview の保持ポリシーなどは、Purview サービスの説明の保持（データ ライフサイクル管理）の節が、多くの機能では共有メールボックスにライセンスは要らないとしています。要るのは、Microsoft 365 E5 や Office 365 E5 などのライセンスを要する機能を当てるときです。使いたい機能がどのライセンスに含まれるかを、同じページの一覧で確かめます。
どのライセンスを付けるかは、ページで書き方が違う
4つの場面で付けるライセンスを Learn のページどうしで見比べると、書き方がそろっていない所が3つあります。
- 100 GB にするライセンス：共有メールボックスについてのページと変換のページはプラン 2 と書きます。Exchange Online の制限は、プランの表の共有メールボックスの行に注が2つ付いていて、1つはプラン 2、もう1つ（E3／E5 の列に付く注）は E3 または E5 と書きます。単体のプランの表の注はプラン 2 です。Purview サービスの説明は、プラン 2 か、プラン 1 と Exchange Online Archiving の組み合わせ、と書きます。
- アーカイブ：上の「要る場面2」のとおり、「大きくするには」と「使うなら」の2つの書き方があります。
- 保持ポリシーなどの機能：共有メールボックスについてのページは「必要になる場合がある」、Exchange Online の制限の注は「その機能のライセンスが必要」、Purview サービスの説明は「多くの機能は不要」です。
当社は、容量とアーカイブと保留については、どのページの書き方にも合う Exchange Online プラン 2 を選ぶのが確実だと考えます。保持ポリシーなどの機能は、Purview サービスの説明の一覧がいちばん細かいので、そこで使う機能のライセンスを確かめます。ライセンスの条件の最終の根拠は Microsoft の製品条項で、この記事は Learn の説明の範囲で書いています。契約の形で判断が分かれるときは、購入先に確かめてください。プランごとの違いはExchange Online のプラン 1・プラン 2・Kiosk の違いの記事にまとめています。
ライセンスを付ければ、共有メールボックスに直接ログインさせてよいか
「窓口の共有メールボックスにライセンスを付けて、そのアカウントで4人がログインすれば、権限の設定が要らない」と考えることがあるかもしれません。Learn はこの使い方を案内していません。共有メールボックスは、対応するユーザー アカウントで直接サインインするためのものではなく、そのアカウントのサインインはブロックし、ブロックしたまま保つよう求めています。すべての共有メールボックスには、システムが作ったパスワードを持つユーザー アカウントが対応しており、そのパスワードは誰も知らず、使うことも想定されていません（共有メールボックスについて）。ライセンスを付けた場合を例外とする記述は、このページには見当たりません。
サインインの状態は、作り方で違います。Microsoft 365 管理センターで新しく作った共有メールボックスは、既定でサインインがブロックされています（共有メールボックスを作成する）。気をつけるのは、社員のメールボックスから変換したものです。変換のページには、パスワードをリセットしないと、変換した後も元のユーザー名とパスワードが共有メールボックスで使えてしまう、と書かれています。退職者のメールボックスを変換したなら、パスワードをリセットし、サインインをブロックします。ブロックは反映まで最大24時間かかることがあります（ユーザーのサインインを禁止し、Microsoft 365 へのアクセスをブロックする）。
当社の架空の窓口の共有メールボックスのアカウントは、Microsoft 365 管理センターの［アクティブなユーザー］で開くと、名前の下に「サインイン禁止」と出て、その下に［サインインのブロックを解除］のボタンがありました。この表示が出ていれば、ブロックされています。ボタンは押さずに閉じます。
「要る場面1」の写真の共有メールボックスは、詳細の「前回のログオン」が「メールボックスはまだログインしていません」でした。この表示が、メンバーが権限で開いたときにも変わるのかは、Learn に説明が見当たらず、当社も確かめていません。共有メールボックスのアカウントで直接サインインされていないかは、サインインのログで確かめます。
人がサインインして使うなら、それは共有メールボックスではなく、その人のユーザー（アカウント）として作るものです。1つのアカウントを複数人で使うと、多要素認証や、誰が何をしたかの記録で困ります。その理由と代わりの仕組みは共有アカウント・共用パソコンの扱いの記事に書いています。
今の共有メールボックスを、5つの点で点検する
手元の共有メールボックスが冒頭の表のどの場面に当たるかは、次の順で見ると、付いているライセンスと使っている機能を突き合わせられます。Microsoft 365 管理センターの画面名は、当社の画面の表記にそろえました（Learn では「アクティブ ユーザー」とも書かれています）。
- ライセンスが付いているか：Microsoft 365 管理センターの［ユーザー］＞［アクティブなユーザー］で共有メールボックスのアカウントを選び、［ライセンスとアプリ］タブを見ます。ライセンスはユーザーの設定なので、［チームとグループ］＞［共有メールボックス］のページからは外せず、ここから外します。外すと状態は［ライセンスなし］になります（共有メールボックスを作成する）。当社の画面では、一覧のライセンスの列は英語で「Unlicensed」、［ライセンスとアプリ］タブは「ライセンス (0)」と出ました（一覧の写真は「窓口として使うだけなら」の節）。［共有メールボックス］のページで同じ窓口を開いた詳細には、ライセンスの項目はありませんでした。
- 大きさ：Exchange 管理センターの［受信者］＞［メールボックス］で共有メールボックスを開き、［全般］タブの「メールボックスの使用状況」を見ます。ライセンスが無いなら、50 GB に近づいていないかを確かめます。
- アーカイブと保留：Exchange 管理センターの一覧の「アーカイブの状態」の列で、アーカイブが有効かを見ます（当社の画面では共有メールボックスの行は「None」でした）。訴訟ホールドは、共有メールボックスの詳細の［その他］タブの［訴訟ホールド］で見ます。当社の画面では、このタブの「メールボックス アーカイブ」は「無効」と出ていましたが、「訴訟ホールド」には状態の値は出ず、［訴訟ホールドの管理］のリンクだけでした。かかっているかは、このリンクを開いて確かめます（当社はこのリンクの先は開いていません）。どちらかを使っているなら、ライセンスは外しません。ライセンスが無いのにアーカイブが有効なら、共有メールボックスにライセンスを付けることを検討します。
- サインイン：［アクティブなユーザー］で共有メールボックスのアカウントを開き、名前の下に「サインイン禁止」と出ているかを見ます（写真は「直接ログインさせてよいか」の節）。変換したものは、パスワードをリセットしたかも確かめます。
- 保護の範囲：Business Premium や E3 などのテナントでは、Defender for Office 365 は既定でテナント全体に有効です。適用の範囲をライセンスのあるユーザーに絞っていなければ、共有メールボックスも適用先に入っている、と当社は読んでいます（場面4）。共有メールボックスが各ポリシーの適用先に入っているかを見て、入っていればライセンスを付ける側です。外すなら、そのことを窓口の担当に伝えます。どの画面で適用先を見るかは当社はこの記事のために確かめていないので、Microsoft Defender サービスの説明が案内している「Microsoft Defender for Office 365 のステップ バイ ステップ ガイドとその使用方法」を見てください。
点検の結果、ライセンスが要らない共有メールボックスからライセンスを外しても、それだけでは支払いは減りません。Learn も、支払いを止めるにはサブスクリプションからライセンスを減らす必要がある、と書いています。外したライセンスは別の社員に回すか、契約の数を減らします。
窓口ごとに、点検の5つを1行に書き出す
窓口ごとに、ライセンスが付いているか、50 GB に近いか、アーカイブや保留を使っているか、サインインはブロックされているか、保護の適用先に入っているかを1行で書き出すと、付けるべきものと外してよいものが分かれます。その一覧を、窓口の担当が替わるときと、契約を更新するときに見直します。
共有メールボックスの設計やライセンスの組み合わせを一緒に決めたい場合は、Microsoft 365 の導入支援で受けています。
この記事の確かめ方
ライセンスの条件は、2026年11月6日に Microsoft Learn の「Microsoft 365 の共有メールボックスについて」「共有メールボックスを作成する」「共有メールボックスの設定を構成する」「ユーザー メールボックスを共有メールボックスに変換する」「Exchange Online の制限」と、サービスの説明（Exchange Online・Microsoft Purview・Microsoft Defender）を開いて確かめたものです。ページによって書き方が違う所は、本文に両方を書きました。条件は変わることがあるので、設定の前に各ページの最新を確かめてください。
写真は、2026年11月6日に当社の検証用の環境（Microsoft 365 Business Premium）で、この記事のために撮ったものです。ライセンスを付けていない架空の窓口の共有メールボックスを、Exchange 管理センターと Microsoft 365 管理センターで開いて見ました。組織名・名前・メールアドレス・人数は伏せています。見るだけにして、ライセンスの割り当て・アーカイブの有効化・訴訟ホールド・サインインのブロックの解除は行っていません。［訴訟ホールドの管理］の先の画面と、Defender for Office 365 のポリシーの適用先の画面は開いていません。
執筆・監修
Aurant Technologies CAIO（Chief AI Officer）
Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援する立場から、Microsoft 365 を管理する方向けにまとめています。
Microsoft 365・Google Workspace の移行と設定のスポット相談
メールの移行、ドメインとDNS、共有アドレスや代理人の権限、新しいOutlookへの切り替え、Copilot・Geminiを使うときの社内ルール。調べた手順で直らないとき、同じことが何人もで起きているときに、いま困っていることを1件から相談できます。