Teams の承認アプリの使い方｜申請を順番に回す・差し戻す

紙やメールで回していた備品購入の申請を Teams に移すことになり、課長→部長の順に回して、見積書が付いていないものは差し戻したい。Teams の承認アプリを開いてみると、順番の設定は見つかっても、差し戻しのボタンが見当たらない。

順番は、［新しい承認要求］で「割り当てられた順序で応答を要求する」をオンにして並べられます。差し戻しは、当社が操作した基本の承認要求の画面には専用のボタンが無かったので、理由をコメントに書いて拒否し、申請者に新しい要求で出し直してもらう運用にします。金額で承認者を変えるような申請は、基本の承認要求の画面にそのための項目が無かったので、Power Automate のフローで組みます。

Aurant Technologies は Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援している会社で、画面の名前と動きは、当社の検証用の環境の Teams で実際に承認要求を作り、拒否・出し直し・承認まで操作して確かめたものです。Power Automate で差し戻しや条件分岐のある承認フローを組む手順、電子署名の承認（Adobe Sign・DocuSign など）、承認の記録を Dataverse で何年残すかの設定は扱いません。

その申請は、承認アプリだけで回せるかを先に見分ける

Teams の承認アプリ（アプリの名前は「承認」）は、Teams の中で申請（画面の言葉では「承認要求」）を作り、承認者に送り、承認か拒否の返事を受け取るためのアプリです。送った要求も受け取った要求も、終わったものを含めて1か所で見られます。Power Automate のフローから出た承認も、同じ一覧に並びます。

このアプリで回しやすいのは、決まった人に決まった順で回し、承認か拒否かを返してもらえば済む申請です。備品購入の申請なら、課長と部長が毎回同じで、見積書を見て判断してもらうだけなら、承認アプリで足ります。反対に、金額によって部長を飛ばしたい、承認されたら発注の表に書き込みたい、という申請は、［新しい承認要求］の基本の画面にそのための項目がありませんでした。そうした申請は、すぐ下に書くとおり Power Automate のフローで組みます。

金額で承認者を変える・承認の後に処理を動かすなら、Power Automate のフローで組む

備品購入の申請で、金額が社内で決めた額を超えたら部長まで、それ以下なら課長まで、と分けたい、承認されたら発注の一覧に1行足したい、という段階になったら、Power Automate のフローで組みます。フローの承認の操作では、全員の承認を待つ形、最初に答えた1人で決まる形、1人ずつ順番に回す形のほか、承認者が選ぶ応答を自分で決める形（カスタム応答）も選べ、承認の結果を受けて次の操作を続けて動かせます（Get started with approvals（英語版））。

承認のコネクタは標準のコネクタなので、Power Automate を使えて標準のコネクタを使えるライセンスがあれば、承認のフローを作れます（同じページ）。フローを作るのが初めてなら、まずPower Automate で最初の1本を作る記事で、トリガーと操作の組み立て方と、動いたかの確かめ方を見てください。

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申請者がやること：承認者を順番に並べて送る

Teams で「承認」のアプリを開き、［新しい承認要求］を選びます。［新しい要求］のタブで、「要求の種類」を「基本」のまま、「要求の名前」に「備品購入の申請」のような分かる名前を入れます。その下の「承認者」にある「割り当てられた順序で応答を要求する」をオンにすると、承認者の欄が 1・2 と番号の付いた行に変わり、行の左につまみが付きます。1 に課長を入れ、［受信者を追加する］で行を足して 2 に部長を入れます。

同じ人を2つの行に入れることはできません。2行目に1行目と同じ人を入れると、「この受信者は既に一覧表示されています。別のユーザーを選択してください。」と出ます。課長が部長を兼ねている部署では、1人だけを入れて送ります。

順序をオフのままにすると、「すべての受信者からの回答が必要」という切り替えが出ます。複数の承認者の全員に答えてもらうならオン、誰か1人の承認で足りるならオフにします。順序をオンにすると、この切り替えは表示されなくなります。

下には「優先度」、「その他の詳細」、「添付ファイル」の欄があります。備品購入の申請なら、品名と金額を「その他の詳細」に書き、見積書を［添付ファイルを追加］で付けてから［送信］を選びます。送った要求は［送信済み］のタブで、状態（「要求しました」など）と一緒に見られます。手順の全体は Microsoft のサポートの承認を作成するにもあります。

2人以上を順番に回したときの動き（1人目が承認したときに2人目へいつ届くか、1人目が拒否したときに2人目へ回るか）は、承認アプリについての Microsoft のページには書かれていません。Power Automate のフローの順番の承認では、前の人が答えてから次の人へ移ると書かれていますが（Get started with approvals（英語版））、承認アプリでも同じ動きになるかは確かめていません。課長と部長の2段で本番を始める前に、テスト用のアカウントを2つ用意して、この2つを確かめてから全社に案内してください。

チャットの画面から承認を作る方法もあります。チャットの［…］から「承認」を選ぶ方法で、この場合はそのチャットに参加している人しか承認者にできません（チャットから承認を作成する）。課長と部長が入っていない部署のチャットから作ろうとすると承認者に選べないので、申請は承認アプリの画面から出すと決めておくと迷いません。

承認者がやること：内容を見て［承認］か［拒否］を選ぶ

承認者は、承認アプリの［受信済み］のタブで要求を開きます。詳細の画面には、要求の名前と詳細、誰の番かが出ます。順序をオンにした要求では「ステップ 1: 回答の保留中」のように、何番目の人の番かが表示されます。内容を見て、下の［承認］か［拒否］を選びます。「コメント」の欄に書いた文は、詳細の画面に残ります。

［その他の操作］には、「要求をキャンセル」「フォローアップ」「再割り当てする」が並びます。「再割り当てする」を選ぶと「再割り当て先」の名前の欄が出ます（当社は回す操作まではしていません）。当社の画面では［送信済み］から開いた詳細にも［受信済み］から開いた詳細にも出ましたが、申請者と承認者が同じアカウントだったため、課長が休みのときに課長自身が回すのか、申請者が回すのかは見分けられていません。「申請者がやること」の節の2つのテスト用のアカウントで、あわせて確かめてください。再割り当てした記録は、後で書く監査ログに残ります。

申請者の側では、出した要求がまだ進行中のうちは、［送信済み］のタブから「要求をキャンセル」で取り消せます。キャンセルできるのは進行中の要求だけで、承認か拒否が終わった要求は取り消せません（Teams の承認アプリから承認を管理する）。

申請者と承認者のほかに要求を見られるのは、要求を見る役（閲覧者）になった人です。チャットやチャネルで作った要求は、その場所の参加者が閲覧者になりますが、閲覧者は承認・拒否の操作はできません。部署のチャネルで備品購入の申請を出すと、チャネルの全員が申請の中身を見られることになるので、金額や取引先を見せたくない申請は承認アプリの画面から出します。

差し戻したいときは、拒否にコメントを付け、申請者に出し直してもらう

当社が操作した基本の承認要求の画面には、申請を申請者に戻して直させる「差し戻し」のボタンはありませんでした。見積書が付いていない備品購入の申請を課長が差し戻したいときは、「コメント」に「見積書を添付して出し直してください」と理由を書いてから［拒否］を選ぶ運用にします。なお、テンプレートでは承認者が選ぶ応答（カスタム応答）を作れますが、当社はテンプレートを作っておらず、差し戻しの選択肢を足したときの動きは確かめていません。

当社が試した承認者1人の要求では、拒否するとその要求は終わりました。一覧の状態は「拒否されました」になり、詳細の画面には「最終状態: 拒否されました」と、拒否した人とコメントが残ります。詳細の画面のボタンは［PDF として保存］だけで、同じ要求を直して出し直すボタンは出ませんでした。課長→部長の2段で課長が拒否したときに、部長へ回らずに終わるかは、「申請者がやること」の節の2つのテスト用のアカウントで確かめてください。

申請者は、［新しい承認要求］から新しい要求を作って出し直します。新しい要求の画面には、前の要求の名前や詳細は入っていないので、品名と金額をもう一度入れ、今度は見積書を付けて送ります。出し直すと、一覧には前の要求が「拒否されました」のまま残り、新しい要求が「要求しました」で別の行に並びます。

前の要求と新しい要求は画面の上でつながっていないので、後から「この申請は一度差し戻されたか」をたどれるよう、新しい要求の名前に「再申請」と付け、前の要求の名前を詳細に書いておく、と決めておくと探しやすくなります。この決め方は画面の決まりではなく、運用で決めることです。

毎回同じ申請は、テンプレートにして項目と承認者を決めておく

備品購入の申請のように、毎回同じ項目を入れて同じ人に回す申請は、テンプレートにしておくと、申請する人は空欄を埋めて送るだけになります。テンプレートは、承認アプリの［テンプレートの作成または管理］から開く「テンプレートの管理」の画面で、［新しいテンプレート］を選んで作ります。テンプレートの中では、申請者に入れさせる項目（フォーム デザイン）と、承認の順序・承認する人・カスタム応答（ワークフロー設定）を決められます（承認でテンプレートを見つける）。承認者をテンプレートで決めておくと、使う人は承認者を足したり外したりできないことがあります（テンプレートを使用して承認要求を作成する）。

誰が作れるかは立場で決まっています。画面の説明のとおり、全体管理者と Teams 管理者は組織全体や特定のユーザー向けのテンプレートを、チームの所有者は自分が所有するチームのテンプレートを作れます。テンプレートを作る人には Microsoft Forms のライセンスが要り、テンプレートで集めた回答は Forms に保存されます。Forms の現在の機能では、1つのチームが持てるテンプレートは最大 400 個、1つのテンプレートで集められる要求は最大 50,000 件です（Microsoft Teams で承認アプリを管理する）。

消し方にも注意が要ります。Forms のサイトで元のテンプレートを消すと、承認のテンプレートが壊れて申請を始められなくなります。チームのテンプレートはチームと同じ期間だけ残るので、チームを完全に削除すると、そのチームのテンプレートも消えます。また、管理者が組織全体のテンプレートを初めて作ると、テナントの管理者を所有者にした Microsoft Entra のグループが自動でできます。このグループを消すと、1 か月以内に Microsoft Entra 管理センターで戻さないと、組織のテンプレートのデータが失われます。ごみ箱からも消した場合は、その時点で失われます（同じページ）。この記事では、テンプレートの作成の画面までは操作していないため、項目の名前は Microsoft のページの説明に沿って書いています。

管理者が先に確かめること：自社のライセンスで使えるか、記録をどこに残すか

社員が承認アプリを使えるかは、割り当てているライセンスで決まります。Microsoft のサポートは、このアプリを使うには「F3 以上のライセンス」が要ると書いていて（承認アプリを Teams に追加する）、Teams のアプリの説明にも「このアプリを使うには、F3 以上のライセンスが必要です。」と出ました。F3 は、現場で働く人向けの Microsoft 365 for frontline workers のライセンス（F1 と F3）の1つです（Learn の現場担当者ユーザー タイプとライセンスについての概要の説明）。サポートのページは、Business Standard や E3 など、どのプランが「F3 以上」に当たるかをプラン名では書いていません。Learn の管理者向けのページは、承認アプリを使うには Power Automate のライセンスが要ると書き、承認アプリを展開する前提条件として Power Automate、Microsoft 365、Dynamics 365 のいずれかのライセンスを挙げています（Microsoft Teams で承認アプリを管理する）。自社の社員が使えるかは、全社に案内する前に、一般の社員のアカウントで承認アプリが開け、要求を作れるかを1人で試すと確かめられます。

承認の記録の置き場所も知っておきます。承認アプリで最初の承認が作られると、組織の既定の Microsoft Dataverse 環境（Power Automate などが使う、Microsoft のデータベースの仕組み）に承認の仕組みが用意され、承認アプリで作った承認はそこに保存されます。この既定の環境は、今はバックアップに対応していません。Dataverse の表に入ったデータには、管理者が保持のポリシーを設定できます（同じページ）。「承認の記録を何年残すか」を社内の決まりで求められている会社は、承認アプリに移す前に、この保存先で足りるかを決めておきます。

承認アプリは既定で使える状態です。全社で使わせないときは、Teams 管理センターの［Teams アプリ］>［アプリの管理］で「承認」を探して切り替えます。一部の部署だけで先に試すときは、アプリごとに使える人を決めます。その考え方はTeams 管理センターの最初の設定の記事に書いています。

誰がいつ申請し、誰が承認・拒否・再割り当てしたかは、Microsoft Purview ポータルの［監査］で、Microsoft Teams の承認のアクティビティとして検索できます。監査ログの検索の仕方と残る期間は、監査ログの検索の記事に書いています。

Teams を全社で使い始める前に決めておくこと全体は、Teams の社内ルールの決め方の記事にまとめています。

紙やメールで回していた申請を Teams に移す前に、どの申請を承認アプリで回し、どれを Power Automate のフローで組むかを整理したい会社は、Microsoft 365 の導入支援でご相談を受けています。

この記事の確かめ方：2026年11月2日に、Microsoft サポートの日本語版と英語版（承認とは何ですか?、承認を作成する、チャットから承認を作成する、テンプレートを使用して承認要求を作成する、承認でテンプレートを見つける、承認アプリを Teams に追加する）と、Microsoft Learn（Microsoft Teams で承認アプリを管理する、承認アプリから承認を作成する、Teams の承認アプリから承認を管理するの日本語版と英語版、Get started with approvals の英語版）を開き、2026年11月3日に Microsoft Learn の「現場担当者ユーザー タイプとライセンスについて」も開いて、原文に沿って書きました。図の出典も同じです。

画面の写真と、ボタン・切り替え・状態の名前は、2026年11月2日に当社の検証用の環境の Teams（ブラウザー版、従来の表示）で、自分宛ての承認要求を2件作り、1件を拒否、出し直した1件を承認して確かめたものです。再割り当て・キャンセル・フォローアップ・添付ファイル・テンプレートの作成・チャットからの承認・新しい表示への切り替えは操作していません。画面の表記がサポートや Learn の日本語版と違うものは、画面の表記にしました（例：「すべての受信者からの回答が必要」は、サポートの日本語版では「すべて承認する必要があります」、Learn の日本語版では「すべての承認者からの応答を要求」）。例の「備品購入の申請」と「課長→部長」は説明のための作例です。画面は変わることがあるため、全社に案内する前に自社の Teams で表記を確かめてください。