OneDrive の共有リンクの種類と使い分け｜社外に渡すとき・有効期限とパスワード・共有の停止

月次の資料を社外の顧問の税理士に渡そうとして、OneDrive で［共有］を押すと、［リンクのコピー］のボタンがすぐ押せる形で出ます。当社の検証用の環境では、横の歯車（リンクの設定）を開くと最初から「すべてのユーザー」が選ばれ、権限は「編集可能」になっていました。つまり、何も変えずに［リンクのコピー］を押すと、リンクを受け取った人なら社外の人でもサインインなしで開けて編集できるリンクができます。最初に選ばれる種類は会社ごとの設定で決まるので、自分の会社でどうなっているかは、社員の側からは［共有］を開いてみるまで分かりません。

この記事では、OneDrive のファイルを社外の相手に渡すときに、4種類のリンクのどれを選び、有効期限やパスワードをどう付け、渡した後にどう止めるかが分かります。種類が選べないときに管理者が見る設定も書きます。扱うのは会社のアカウント（職場または学校のアカウント）の OneDrive を Web で使う場合です。内容は、Microsoft 365 の導入を支援している Aurant Technologies が、Microsoft の公式の説明と当社の検証用の環境の画面で確かめたものです。

例として、この記事では「月次の資料を、社外の顧問の税理士に渡す」場面を1つ使います。会社として共有の設定を決める管理者の方は、後半の「選べない・灰色のときは、管理者の設定を確かめる」から読んでください。

4種類のリンクは、開ける人の広さが違う

［リンクの設定］を開くと、「このリンクは次のユーザーに機能します」の下に4つの選択肢が並びます。画面の説明（ⓘ と、選んだときに出る文）は次のとおりでした。2つ目は、画面では「（組織名） のユーザー」と会社の名前が入ります。この記事では「組織のユーザー」と書きます。

4つの違いは、リンクを受け取った人が誰か、そして転送されたらどうなるかです。「すべてのユーザー」のリンクは、リンクを持つ人なら誰でも開け、使う人は認証が要らず、アクセスを監査できません。「組織のユーザー」のリンクは、自社の Microsoft 365 の組織の中の人にだけ効き、ディレクトリにいるゲストでは開けません。「選択したユーザー」のリンクは、共有するときに指定した人にだけ効き、Learn は「転送不可」と書いています。社外の人を指定した場合も、受け取った人はリンクで指定された本人として認証します。

「既存のアクセス権を持つユーザー専用」は、すでにそのファイルを開ける人に場所を知らせるためのものです。サポートの記事は「アクセス許可は変更されず、リンクは共有されません。」と書いています。このリンクを社外の人に送っても、その人が開けるようにはなりません。

名前でつまずくのは、同じリンクが画面ごとに別の名前で出てくるからです。共有の画面の「選択したユーザー」は、管理センターと Learn では「特定のユーザー」、「すべてのユーザー」は管理センターの既定の選択では「リンクを知っているユーザー」と出ます。社員に説明するときは、社員が見る共有の画面の名前にそろえてください。

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どれにするかは、相手で決める

例の「月次の資料を顧問の税理士に渡す」なら、相手は社外の決まった人なので「選択したユーザー」です。転送されても、指定していない人は開けません。後で顧問の契約が終わったときも、その人だけを外せます。

相手が社内の人だけなら「組織のユーザー」で足ります。社内の人に転送されれば開けますが、社外の人やゲストは開けません。決まった人だけに見せたい社内の資料なら、社内でも「選択したユーザー」にします。

「すべてのユーザー」が向くのは、相手が多い場合や、相手が Microsoft のアカウントを持たず、サインインや確認コードの手間をかけさせたくない場合です。誰が開いたかを追えないので、中身が外に出てもよい資料に限り、次の節の設定を付けて使います。

Copilot を使っている会社では、もう1つ違いがあります。「すべてのユーザー」と「組織のユーザー」のリンクは、作っただけでは検索結果にも Copilot にも出ず、受け取った人がリンクを開くと、その人から見つけられるようになります。ただし「組織のユーザー」のリンクは、OneDrive の Web の画面から送るか、Outlook のメールや Teams のチャットで個人に送ると、受け取った人（100人まで）は開かなくても見つけられるようになります。グループ宛てや Teams のチャネルへの投稿は、これに当たりません。「選択したユーザー」のリンクは、リンクに加えた人の検索結果と Copilot に出ます。社内の誰から何が見えているかの点検は、Copilot 導入前のオーバーシェアリング対策の記事に書いています。

社外の決まった相手には「選択したユーザー」で渡す

先に歯車から［リンクの設定］を開いて「選択したユーザー」に変え、それから相手を指定します。渡し方は、［共有］のダイアログの「名前、グループ、またはメールを追加する」に相手のメール アドレスを入れて［送信］するか（相手に招待のメールが届きます）、［リンクのコピー］を押して自分のメールなどに貼るかの2つです。当社の画面では、［リンクの設定］で「表示可能」を選ぶと、上の欄の右にある権限の印も目の形に変わりました。［リンクの設定］を変えずにメール アドレスを入れて［送信］したときにどの種類のリンクになるかは、当社は試していません。この環境のように最初から「すべてのユーザー」が選ばれている会社では、種類を先に変えてください。

1. OneDrive の［マイファイル］で、ファイルの左の丸を選び、上の［共有］を押す
2. ［リンクのコピー］の右の歯車を押し、［リンクの設定］で「選択したユーザー」を選ぶ
3. 「その他の設定」で権限を選ぶ（見るだけでよければ「表示可能」）。期限を付けるなら「有効期限を設定する (YYYY/MM/DD)」に日付を入れ、［適用］を押す
4. 共有のダイアログに戻り、「名前、グループ、またはメールを追加する」に相手のメール アドレスを入れて［送信］する。または、相手を入れたあとで［リンクのコピー］を押し、自分のメールに貼って送る

社外の人が開くときは、相手は職場か学校のアカウント、または Microsoft アカウントでサインインするか、本人確認のコードを入れます。相手がこの手順に慣れていないと、開くまでに手間取ることがあります。社外の人とまったく共有できないときは、組織かサイトの外部共有の設定で止まっています。止まった場所の見分け方は、Teams で「外部共有は許可されていません」と出るときの記事に書いています。その記事は Teams のファイルの例です。OneDrive のファイルでは、組織の設定に加えて、その人の OneDrive の設定（後半の管理者の節）を見ます。

「すべてのユーザー」を使うなら、表示だけ・期限を付け、パスワードも検討する

種類によって、［リンクの設定］の「その他の設定」に出る設定が違いました。パスワードの欄が出たのは「すべてのユーザー」だけです。サポートの記事もパスワードは「全員のリンクの場合にのみ」としています。「既存のアクセス権を持つユーザー専用」では、その他の設定そのものが出ませんでした。

権限は、ドロップダウンに「編集可能」「表示可能」「ダウンロードできません」の3つがありました（それぞれの下に「変更を加える」「変更できません」「表示できるがダウンロードしない」）。OneDrive のサポートの記事は、ダウンロードを止める設定を［ダウンロードを禁止する］のチェック ボックスとして、編集を許可しない場合にだけ使えると書いていますが、この画面では権限の選択の3つ目でした（SharePoint のサポートの記事は、画面と同じ「ダウンロードできません」と書いています）。月次の資料を見せるだけなら、「表示可能」か「ダウンロードできません」にします。

リンクそのものの権限は、作った後に変えられません。編集から表示、表示から編集には変えられないので、変えたいときはリンクを削除して作り直します。当社の画面でも、「すべてのユーザー」のリンクを作った後の設定の画面では、権限の欄が灰色で選べませんでした。一方で、直接アクセス権を付けた人と、「選択したユーザー」のリンクで開ける人は、［アクセス許可を管理］で表示と編集を切り替えられる仕組みです（こちらは当社は試していません）。フォルダーを「編集可能」で共有すると、相手はフォルダーの中のものをコピー・移動・編集・名前の変更・削除できます。「すべてのユーザー」でフォルダーを渡すときは、権限を先に決めてから作ってください。

有効期限は「有効期限を設定する (YYYY/MM/DD)」で日付を選びます。設定した日を過ぎるとリンクは機能しなくなり、その後も見せたい人には新しいリンクを作ることになります。当社の画面では、ファイルの「組織のユーザー」と「選択したユーザー」でも有効期限の欄が出ましたが、サポートの SharePoint の記事は有効期限を「全員リンクの場合にのみ」とし、OneDrive のサポートの記事はフォルダーの有効期限とパスワードを「すべてのユーザー」のリンクだけとしています。フォルダーでは当社は確かめていません。欄が出ないときに、期限を付けるためだけに「すべてのユーザー」へ広げることはしません。「選択したユーザー」のまま渡し、要らなくなったら［アクセス許可を管理］でその人を外します。社外の相手の期限を会社としてそろえるなら、管理者の節のゲストのアクセスの期限を使います。

パスワードは「パスワードの設定」の欄に入れます。リンクを開いた人は、ファイルを見る前にパスワードを求められます。サポートは「このパスワードは、ファイルを共有するユーザーに個別に提供する必要があります。」と書いています。リンクと同じメールにパスワードを書くと、メールが転送されたときに両方が渡るので、電話など別の手段で伝えます。メールに添付して送れる大きさの上限は、添付ファイルの大きさの上限の記事に書いています。

［リンクのコピー］を押した時点でリンクができます。当社が「すべてのユーザー」「表示可能」と有効期限でリンクを作ると、「リンクをコピーしました。 リンクとパスワードを知っていれば誰でも表示できます.」と出ました。パスワードを付けていないリンクでも、この文でした。次の節の［アクセス許可を管理］の［リンク］タブにも同じ文が出たので、どちらの文でもパスワードが付いたかは見分けられません。見るなら、［リンク］タブでそのリンクの歯車（「その他のリンクのオプション」）を押して開く画面に、パスワードの欄があるかです（パスワードを付けていない当社のリンクでは、欄は出ませんでした。付けたリンクでこの画面がどう見えるかは、当社は見ていません）。

渡した後に止めたいときは、リンクを消すか［共有停止］

共有を止める画面は［アクセス許可を管理］です。［共有］のダイアログの左下の鍵の形のボタン（名前は「アクセスの管理 (この項目はまだ共有されていません)」）か、ファイルを選んで右上の［詳細］から［アクセスの管理］を選ぶと開きます。鍵のボタンから開いたときの画面の題は「アクセス許可を管理」でした。上に［共有停止］、下に［ユーザー］［グループ］［リンク］のタブが並びます。

リンクを1本だけ止めるなら、［リンク］タブでそのリンクの右のごみ箱（「リンクの削除」）を押し、「リンクを削除しますか?」で［削除］を押します。確認の文は「すべてのユーザーがこのリンクを使用できなくなります。」でした。「すべてのユーザー」のリンクは、削除すれば、そのリンクを使った全員のアクセスを取り消せます。削除した後の［リンク］タブには「このファイルの共有リンクはまだ作成されていません。」と出ました。

ファイルの共有をまとめて止めるなら、［共有停止］です（サポートの表記は［共有の停止］）。特定の人だけ外すなら、［ユーザー］タブでその人を選び、直接のアクセスを変えます。ただし、その人も開ける「すべてのユーザー」「組織のユーザー」のリンクが残っていると、そのリンクから開けます。親のフォルダーやサイトから引き継いだ権限で開ける人は、そこから外します。

有効期限やパスワードは、後から変えられます。［リンク］タブでリンクの右の歯車（「その他のリンクのオプション」）を押すと、題が「アクセス許可の管理」の画面になり、有効期限を変える・外す欄が出ました（権限の欄は灰色）。サポートの説明では、パスワードもここで変えたり外したりできます。

ほかにも、リンクが使えなくなる場合があります。OneDrive の中でファイルやフォルダーを移動すると、リンクは機能しなくなります。逆に、共有しているフォルダーへ後からファイルを移した場合、その新しいファイルを確実に含めるには、もう一度共有します。自分が何を共有しているかは、OneDrive の左の［共有］を開き、［自分別］のタブで見られます。

選べない・灰色のときは、管理者の設定を確かめる

「すべてのユーザー」が出ない、選択肢が灰色、期限が最初から入っていて長くできない、という場合は、管理者が組織の設定で決めている可能性があります。設定する場所は、SharePoint 管理センターの［ポリシー］＞［共有］です。画面の説明は「これらの設定を使用して、SharePoint と OneDrive の組織レベルでの共有を制御します。」でした。組織・サイト・リンクの3段で外部共有を絞る手順は、SharePoint の外部共有の設定の記事に書いています。

上の「コンテンツを共有できる相手」が、組織全体の上限です。SharePoint と OneDrive のつまみが別にあり、OneDrive の設定は SharePoint より厳しくはできますが、緩めることはできません。OneDrive が「すべてのユーザー」の段に無ければ、社員は「すべてのユーザー」のリンクを作れません。さらに特定の人の OneDrive だけ絞るなら、Microsoft 365 管理センターの［ユーザー］＞［アクティブなユーザー］で人を選び、［OneDrive］タブの［外部共有の管理］で変えます。

下の「ファイルとフォルダーのリンク」が、共有の画面を開いたときに最初に選ばれている種類と権限です。冒頭の「最初から『すべてのユーザー』『編集可能』」は、ここが「リンクを知っているユーザー」と「編集」だったためです。Microsoft のベスト プラクティスの記事は、組織で「すべてのユーザー」の共有を許可していると既定のリンクは通常「すべてのユーザー」になり、種類を変え忘れると認証の要らないリンクを作ってしまうと書き、既定を組織の中だけで効くリンクにすることを勧めています。既定を変えても、社員は必要なときに別の種類を選べます。

「[全員] リンクの有効期限とアクセス許可のオプションを選択します。」では、「すべてのユーザー」のリンクに日数の上限を求めることと、ファイル・フォルダーごとに付けられる権限を決めます。当社が見た環境は期限なし、ファイルは「表示と編集」、フォルダーは「表示、編集、アップロード」でした。期限の日数を変えると、既存のリンクは、新しい設定のほうが長ければ今の期限のまま、短ければ新しい設定に合わせて更新されます。

社外の相手のうち、ゲストとして組織に登録された人のアクセスの期限は、［外部共有の詳細設定］の「サイトまたは OneDrive へのゲストアクセスは、この日数が経過すると自動的に有効期限切れになります」で決められます。日数は、サイトに招待されたゲストと、ファイルやフォルダーを共有されたゲストのそれぞれに効きます。確認コードで開いた相手がゲストとして登録されるかは、組織の設定によります。「組織のユーザー」のリンクの期限は、英語版の Learn（2026年8月更新）に管理者が期限のポリシーを設定できるとあり、有効にしても既存のリンクは書き換わらないが、開かれたときに作った日から数えて期限を過ぎていれば使えない、とあります。2026年11月2日の時点で日本語版にはこの説明が無く、当社の画面の［共有］にも該当する項目は見当たりませんでした。

Learn によると、外部共有を絞ったりオフにしたりすると、通常1時間以内にゲストは開けなくなり、組織の外部共有をオフにして後で戻すと、ゲストのアクセスも戻ります。止めたつもりのファイルを確実に止めるなら、組織の設定ではなく、そのファイルのリンクを消してください。サイトやフォルダーの権限の段の考え方は、SharePoint の権限の仕組みの記事に書いています。

今あるリンクと、既定の設定を確かめる

社員の方は、OneDrive の左の［共有］＞［自分別］で自分が共有したファイルを一度見て、ファイルごとに［アクセス許可を管理］の［リンク］タブで、誰に効くリンクか、歯車の画面で権限と期限を確かめてください。「すべてのユーザー」で「編集可能」のリンクが要らなければ消します。残すなら期限を付け、編集を表示にしたいなら作り直します。

管理者の方は、［ポリシー］＞［共有］の「ファイルとフォルダーのリンク」が何になっているかを確かめ、社内の共有のルールに合わせて既定と［全員］リンクの期限を決めてください。ルールの作り方はメール添付をやめてリンク共有にするときの社内ルールの記事に、機密の情報を外に出さない仕組みはDLP の記事に書いています。共有の設定とルールを一緒に決めたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

この記事の確かめ方

画面の名前と表示は、2026年11月2日 に当社の検証用の環境の OneDrive で、架空の資料（架空の月次照合.xlsx）を共有して確かめたものです。写真では組織の名前とリンクの URL を伏せています。SharePoint 管理センターは見るだけで、設定は変えていません。リンクの効き方は 2026年11月2日 に、Microsoft Learn（「共有可能なリンクのしくみ」の日本語版と英語版、共有設定の管理、ユーザーの OneDrive の外部共有設定の変更、認証されていないユーザーとの共有のベスト プラクティスの記事）と Microsoft サポートの OneDrive・SharePoint の記事で確かめました。表と図は、それらの説明と画面から当社がまとめたものです。［アクセス許可を管理］は、サポートの手順では［詳細］から開きますが、当社は共有のダイアログの鍵のボタンから開きました。個人の Microsoft アカウントの OneDrive と、スマートフォンのアプリは扱っていません。「選択したユーザー」のリンクで開ける人の表示と編集の切り替えと、パスワードを付けたリンクを相手が開く画面は、当社は試していません。

共有の画面は更新が続いているため、設定の前に最新を確かめてください。