Microsoft 365 管理センターの日々の運用｜入社・異動・退職と月に一度の点検

Microsoft 365 を任されて管理センターを開くと、左のメニューには［ユーザー］から［正常性］まで多くの項目が並び、その下にさらに画面が分かれています。入社や退職の連絡が来るたびに必要な画面を探すことはできても、毎月どこを見ておけばよいのか、異動のときに前の部署の権限を外し忘れていないかは、画面を眺めても分かりません。この記事は、管理センターの仕事を「入社・異動・退職」と「月に一度の点検」の場面に分け、それぞれで開く画面、確かめること、詳しい手順の記事を並べた道案内です。入社と退職は当社の別の記事に手順をまとめているので、ここでは要点とリンクにとどめ、手順がライセンスやグループなどのページに分かれている異動に紙幅を使います。

Microsoft 365 の導入と移行を支援している当社が、Microsoft の公式の説明（Microsoft Learn、以下 Learn）と当社の検証用の環境の画面で確かめた内容です。

管理センターのどこを開けばよいか：ホームと左のメニュー

ホームは、ユーザー・課金・サービスの正常性・レポートを管理する場所への入り口です（Microsoft 365 管理センターについて）。シンプルなビュー（小規模な組織でよく行うタスク向け）とダッシュボード ビュー（より複雑な設定やタスク向け）の2つがあり、上部のボタンで切り替えられます。ほとんどのユーザーには、ダッシュボード ビューが表示されるとされています。

当社が見たホームは、表記が「簡易ビュー」（Learn のシンプルなビュー）でした。上に［ユーザーの追加］、［パスワードのリセット］、［チームの追加］、［請求書の表示］が並び、その下に「お客様のような組織の場合」と「あなたの組織」の欄がありました。「お客様のような組織の場合」には、その日「管理センター カタカナ用語集 を開く」「カスタムドメインでメールを設定」のカードが並び、欄の横に［その他を表示］のリンクがありました。［推奨事項］という名前の欄は、この簡易ビューのホームには出ていませんでした。ダッシュボード ビューのホームにあるかは確かめていません。

日々の運用で開くのは、左のメニューの4つの項目の下です。当社が見た画面では、メニューの名前は Learn の書き方と少し違い、Learn の「課金」「請求」は［課金情報］、「Teams & グループ」は［チームとグループ］でした。

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入社のときは：ユーザーを作り、ライセンスを付ける

入社の作業は［ユーザー］＞［アクティブなユーザー］から始めます。一覧の上の［ユーザーの追加］でユーザーを作り、ライセンスを付けます。ライセンスは［アクティブなユーザー］と［ライセンス］のどちらのページからでも付け外しでき、付けるにはライセンス管理者かユーザー管理者以上の役割が要ります（ユーザーにライセンスを割り当てる）。付ける前に、［お使いの製品］でライセンスの空きがあるかを見ておきます（月に一度の節）。

人数が多い月にまとめて作る方法（CSV）と、グループでライセンスを配る方法は、ユーザーの追加とライセンスの割り当てにまとめています。グループで配る場合、入れ子になったグループ（ほかのグループを含むグループ）は今はサポートされていません（グループ ライセンスを管理する）。新しい人に多要素認証を登録してもらう流れは多要素認証を全員に有効にする、会社のドメインでアドレスを作る前提の設定は独自ドメインの設定、Copilot のライセンスを付けるときはCopilot のライセンスの割り当てで扱っています。

入社のあとに来る個別の依頼のうち、スマートフォンを替えて多要素認証が通らなくなったときは多要素認証のリセット、サインインできないときの切り分けはログインできないときの切り分けにまとめています。

異動のときは：足す → 確かめる → 外すの順で

異動では、ライセンス、グループ、配布リスト、共有メールボックスのそれぞれで、新しい部署の分を足し、前の部署の分を外します。そのうち、Learn が作業の順番をはっきり書いているのは、ライセンスを配るグループの間でユーザーを移す場面です。「1 つのライセンスグループから別のグループにユーザーを移動する場合、操作の順序が重要になります」として、次の3つの順を挙げています（グループ ライセンスを管理する）。

1. 新しい部署のグループ（移す先）にユーザーを追加する
2. ユーザーのライセンスのページで、新しいライセンスが付いたことを確かめる
3. 元のグループからユーザーを外す

逆の順については、「最初にソース グループからユーザーを削除すると、グループ ベースのライセンスが新しいグループの割り当ての処理を完了するまで、そのユーザーはライセンス解除されます」とあります。処理にかかる時間は組織の大きさとそのときの負荷で変わり、何分という目安は示されていません。大規模な組織や負荷の高い時期には、一時的にアクセスできない時間が予想より長く続くこともあるとされています。確かめてまだ付いていなければ、元のグループからは外さずに、時間をおいてもう一度見ます。

当社は、この「足す → 確かめる → 外す」を、ライセンス以外の項目にも当てはめることを勧めます。外すのを先にすると、新しい部署の分が使えるようになるまでの間、新しい部署の分も前の部署の分も無い時間ができるからです。前の部署の分を外し忘れると、異動した人は前の部署の配布リストのメンバーのままで、共有メールボックスのメンバーのままにもなります。最後の「外す」までを1人ずつ表に並べておくと、外し忘れに気づけます。

以下の項目のうち、グループ・配布リスト・共有メールボックスのメンバーの画面のタブとボタンの名前は、Learn の手順の表記です（当社はこれらの画面を開いていません）。

ライセンスを移すときは

グループでライセンスを配っていない場合は、［アクティブなユーザー］でユーザーを選び、新しい部署で使う製品のライセンスを付けてから、使わなくなるものを外します。グループで配っている場合は、上の3つの順でグループを移します。新しいライセンスが付いたかは、ユーザーの詳細のライセンスの画面で確かめます。

Microsoft 365 グループとセキュリティ グループのメンバーを移すときは

Microsoft 365 グループは、ユーザーの側からは、詳細の［アカウント］タブの［グループの管理］で足せます（当社が見た画面では、ユーザーの行のメニューにも［グループの管理］がありました）。グループの側からは、グループを選んで詳細の［メンバーシップ］タブの［メンバー］を開き、外すメンバーの横の［X］を選びます（管理センターを使用して Microsoft 365 グループのメンバーを追加または削除する）。Microsoft 365 グループのメンバーを変えられるのは Exchange 管理者、グループ管理者、ユーザー管理者だけです。また、「プライベート グループからメンバーを削除すると、そのユーザーがグループからブロックされるまでに 5 分かかります」とあります。

セキュリティ グループの手順は別のページです。グループでライセンスを配るときは、Microsoft 365 グループのほかにセキュリティ グループも使えます（グループ ライセンスを管理する）。［アクティブなチームとグループ］でセキュリティ グループを選び、足すときは詳細の［メンバー］タブの［すべて表示およびメンバーの管理］から、外すときは同じタブの［すべて表示］からユーザーを選び、省略記号から［メンバーの削除］を選びます（Microsoft 365 管理センターでセキュリティ グループを作成、編集、削除する）。

配布リストのメンバーを移すときは

配布リスト（配布グループ）は、宛先を1人ずつ入れずにグループにメールを送るためのものです。今ある配布リストのメンバーを足し外しするときは、［アクティブなチームとグループ］のページで［配布リスト］タブを選び、配布リストを開いて詳細の［メンバー］タブで［すべて表示］を選び、［メンバーの追加］か［メンバーの削除］を選びます（Microsoft 365 配布リスト グループにユーザーまたは連絡先を追加する）。配布リストを作るときの説明に「所有者は、グループとそのメンバーを管理できます」とあるので（グループ Email の配布リストを作成する）、部署の配布リストの所有者を部署の人にしている会社では、その人に足し外しを頼む方法もあります。Microsoft 365 グループ・配布リスト・共有メールボックスのどれを使うかは、共通アドレスをどれで作るかで比べています。

共有メールボックスと個人のメールボックスの権限を移すときは

共有メールボックスは［チームとグループ］＞［共有メールボックス］のページで扱い、作るときの手順では、作った後に［メンバーの追加］からメンバーを足します（共有メールボックスを作成する）。当社が見た画面のメニューにも［チームとグループ］の下に［共有メールボックス］がありました。この操作は Exchange 管理者の役割で行います。

外すときと、送信の権限まで付け外しするときは、Exchange 管理センターの［受信者］＞［Mailboxes］から共有メールボックスを選び、メールボックスの委任を編集します。フル アクセスだけではそのメールボックスから送信はできず、［メールボックス所有者として送信する］か［代理人として送信する］も要ります。セキュリティ グループで共有メールボックスのアクセスを渡している場合は、自動マッピングが働かず、Outlook に自動では出てきません。

上司のメールボックスを読む権限をもらっていたアシスタントの異動のように、個人のメールボックスの権限は、ユーザーの詳細の［メール］タブの「メールボックス アクセス許可」で見直します（当社が見た画面の表記。Learn の手順では［読み取りと管理のアクセス許可］）。権限を変えてから有効になるまで、最大60分かかることがあります（別の Microsoft 365 ユーザーにメールボックスのアクセス許可を付与する）。

部署・役職・上司の欄を書き換えるときは

役職・部署・上司は、Microsoft Entra のユーザーのプロファイルでは「ジョブ情報」としてまとめて扱われます（ユーザーのプロファイル情報を管理する）。管理センターのユーザーの詳細では、［アカウント］タブに「管理者」（上司を入れる欄の画面の表記）と「連絡先情報」の欄がありました。この上司の欄は、退職のときに OneDrive を誰に引き継ぐかにもかかわるので、異動のたびに書き換えておきます（退職者のアカウントの処理）。Windows Server の Active Directory と同期しているユーザーは、Active Directory の側で書き換えます。

退職のときは：サインインを止めてから、メールと OneDrive を引き継ぐ

退職の作業も［アクティブなユーザー］でユーザーを選ぶところから始まりますが、異動と違って、取り返しのつかない操作が含まれます。退職日にまず止めるのはサインインで、アカウントはその日には削除しません。メールを残すなら、ライセンスを外す前に共有メールボックスに変換し、OneDrive は上司に渡して要るファイルを移してから、最後にライセンスを外すか削除します。順番とそれぞれの日数は、退職者のアカウントの処理にまとめています。

異動の表と同じ項目（グループ、配布リスト、共有メールボックスのメンバー、個人のメールボックスの権限）は、退職のときにも外す対象です。異動のたびに表を残しておくと、退職のときにその人が何に入っているかを探す手間が減ります。

月に一度の点検では：3つの場所を同じ順に見る

人ごとの作業と違い、点検は誰かから頼まれて始まるものではありません。当社は、月に一度の日を決めて、次の3つの場所を同じ順に見ることを勧めます。障害のお知らせ（［サービス正常性］）、予定された変更のお知らせ（［メッセージ センター］）、契約とライセンスの空き（［お使いの製品］）の順です。サインイン・ゲスト・共有・Copilot など、この3つの画面には出てこないものの点検は、管理者が月に一度確かめる10項目の記事にまとめています。

1. 自社に関係する障害が出ていないかを［サービス正常性］で確かめる

［正常性］＞［サービス正常性］では、困っている不具合が Microsoft の側で解決中の既知の問題かを確かめられます（Microsoft 365 サービスの正常性を確認する方法）。画面には「概要」「問題の履歴」「報告された問題」のタブと［問題の報告］のボタンがあり（Learn の表記は［問題を報告する］）、その下の最初の欄が「Microsoft が作業中のアクティブな問題」でした。問題の題は英語のままでした。

自社の環境で見つかった、対応が要る問題は別の欄に出ますが、無いときは欄ごと表示されません。当社が見た日も、その欄は出ていませんでした。［問題の履歴］には過去7日か30日以内に解決したものが出るので、月に一度の点検では直近30日の分を見て、社内から問い合わせのあった不具合と時期が重なっていないかを確かめます。一覧に無い不具合は［問題の報告］から知らせます。計画メンテナンスはサービス正常性には出ないので、次のメッセージ センターで追います。

2. 予定された変更を［メッセージ センター］で読む

［正常性］＞［メッセージ センター］には、Microsoft からの変更のお知らせが投稿として並びます（メッセージ センター）。この画面の一覧の列は「メッセージの件名」「サービス」「最終更新」「対応期限」で、件名は英語のままでした。フィルターには［サービス］、［タグ］、［メッセージの状態］、［関連性］、［組織の状態］、［プラットフォーム］、［変更のタイミング］が並び、［タグ］の選択肢に「重大な更新」「管理者への影響」「ユーザーへの影響」「廃止」などがありました。

投稿は多いので、全部は読みません。先に読むのは3つです。1つ目は［対応期限］に日付が入った投稿です。この列が使われることは「滅多にない」ので、何か入っていたら特に注意します。当社が見た日、写真に写った6件の投稿はどれもこの列が空でした。2つ目は［タグ］の「重大な更新」で、Learn の表記では「メジャー更新」にあたります。対応が必要になるようなメジャー更新は、少なくとも30日前に知らされます。3つ目は［関連性］が「高」の投稿です。関連性は高・中・低の3つで、「高」は、組織の変更に関する投稿で、サービスの中断を避けるためにすぐ対処が要るものです。関連性は新しい投稿にだけ付き、前からある投稿は空のままです。

件名は英語でも、メッセージ センターは機械翻訳で投稿を希望の言語に替えて表示でき、この画面にも［日本語 で表示］のボタンがありました。週ごとのダイジェストのメールは英語だけです。計画メンテナンスの知らせもメッセージ センターに届きます。サービス正常性の Learn のページは、カテゴリが「変更の計画」の投稿に絞って、変更の時期・影響・準備の仕方を確かめるよう案内しています（Microsoft 365 サービスの正常性を確認する方法）。ただ、当社が見た画面ではフィルターの7つにカテゴリはありませんでした。メッセージ センターの Learn のページによれば、カテゴリの列は既定では表示されず、［列の選択］で列に出せます（メッセージ センター）。

3. 契約の期限とライセンスの空きを［お使いの製品］で確かめる

［課金情報］＞［お使いの製品］では、製品ごとの有効期限が見られます（定期請求を管理する。ダッシュボード ビューの手順の表記では［請求］＞［製品］）。この画面の列は「割り当て済みのライセンス」「購入数量」「利用できるライセンス」「サブスクリプションの状態」「更新日または有効期限」などでした。月に一度、期限が近い製品が無いかと、「利用できるライセンス」の列で空きを見ます。空きは、入社の予定と合わせて見ておくと、その場で足りないと気づくことを防げます。

見るときに気をつけることが2つあります。1つは、［ライセンス］のページの数と［お使いの製品］の数は同じとは限らないことです。［お使いの製品］は、同じ製品でもサブスクリプションごとに行が出ます。もう1つは、クレジット カードやデビット カード、または請求プロファイルで支払っている場合、定期請求は既定で有効なことです。定期請求をオフにしても、サブスクリプションはキャンセルされません。年契約と月契約の違い、更新の前に決めることは年契約と月契約にまとめています。

請求書は、画面のメニューでは［課金情報］＞［請求と支払い］にあります（Learn の表記は［課金］＞［請求 & 支払い］）。見るには少なくとも課金管理者の役割が要ります。Microsoft 365 では支払いの領収書は提供されません（請求書を表示する）。

そのほか、月に一度見ておくもの

3つの場所のほかに、次のものも月に一度見ておくことを勧めます。どれも別の管理センターか、別の画面です。

• SharePoint の容量：SharePoint 管理センターで見ます。SharePoint の容量の確認と追加
• 監査ログ：Microsoft Purview で検索します。監査ログの検索
• 利用状況：［レポート］＞［利用状況］で、誰がよく使い、誰がほとんど使わずライセンスが要らないかを見られます。期間は一般に過去7日・30日・90日・180日で、データは通常24〜72時間後に出ます（Microsoft 365 レポート）。月に一度なら30日の期間で見ます。

誰に任せるか：仕事ごとに、足りる役割を渡す

入社・異動と月に一度の点検を1人のグローバル管理者が全部やると、その人が休んだ月に止まります。グローバル管理者は特権の高い役割で、「既存のロールを使用できない場合の緊急時に限定する必要があります」とされています（メッセージ センター）。当社は、仕事ごとに役割を分けて渡すことを勧めます。次の表は、この記事の作業のうち、管理者ロールのページで担当の役割がはっきりしているものです（管理者ロールについて）。

配布リストは、管理者ロールのページの、グループの種類ごとの表で、作成・読み取り・更新・削除ができるのが Exchange 管理者で、グループ管理者とユーザー管理者は読み取りだけです（日本語版の Learn ではこの列の見出しが「動的配布グループ」、英語版は Distribution Groups）。異動で配布リストを動かす人には Exchange 管理者を渡すか、所有者にした部署の人に任せます（異動の節）。メッセージ センターは、レポート閲覧者などの一部の役割では見られないので、お知らせを読む人にはメッセージ センター閲覧者の役割を渡します。サービス正常性は、サービス サポート管理者とヘルプデスク管理者の役割でも見られます。

次にやること：点検の日と、異動の表を決めておく

当社は、最初に2つだけ決めておくことを勧めます。1つは月に一度の点検の日と、見る人です。もう1つは異動の表で、行にライセンス・グループ・配布リスト・共有メールボックス・個人のメールボックスの権限・上司の欄を並べ、1人ごとに「足した日」「確かめた日」「外した日」を書く列を作ります。この表は、退職のときに外す先を探す手がかりにもなります。

Microsoft 365 の記事を場面ごとに探すときは、Microsoft 365 の記事の地図から入れます。入社・異動・退職の手順と点検の分担を自社の決まりとして整えたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

この記事の確かめ方

手順・日数や上限などの数字・役割は Learn の各ページで、画面の名前と写真は当社の検証用の環境で2026年10月30日に見た表示で確かめました（ユーザーの詳細の画面と、ユーザーの行のメニューは前日の表示）。新しい機能は対象指定リリースの管理者から順に展開されるので、表示は組織と時期で Learn の説明と違うことがあります。

Learn の管理センターの説明は、ユーザー・グループ・課金・正常性という機能ごとにページが分かれています。退職には一続きの手順のページがあるのに、異動の手順はライセンス・グループ・配布リスト・共有メールボックスのページに、それぞれ追加と削除に分かれていました（当社が探した範囲）。異動の節は、それを管理者の予定の順につなぎ直したものです。

試していないことも書いておきます。グループ・配布リスト・共有メールボックスのメンバーの画面は開いていません。ホームはビューを切り替えておらず、「お客様のような組織の場合」の欄の横の［その他を表示］のリンクも開いていません。この欄の説明は、当社が読んだ Learn のページには見当たりませんでした。オンプレミスの Active Directory と同期している環境、Teams・SharePoint・Exchange・Microsoft Entra の各管理センターの細かな設定、Microsoft Intune による端末の管理は、この記事では扱っていません。

管理センターの画面は更新が続いているため、作業の前に各ページの最新を確かめてください。