見積書づくりを自動化するシステムを頼む前に｜過去の見積から『似た案件を引く』ところまでと、金額を決める人が残るところ

見積書づくりのうち、自動にできるのは、単価表から引く部分と、ルールで決まる部分です。人に残るのは、難易度や特急のように、条件が同じでも答えが変わる部分で、システムにできるのは、そこで判断の材料になる過去の似た見積を出すところまでです。

「金額は人が決めているので、自動化できない」と考えると、見積の全体が人の判断に見えます。ただ、金額の全部を人が決めているわけではなく、単価表から引く行や、決まった係数を掛ける行も含まれているはずです（当社の整理）。見積の中身を3つの層に分けると、何を自動にして何を人に残すかを、システムを頼む前に自分たちで線引きできます。

見積書づくりの自動化は、作業の工程（引き合いの受け取り、計算、承認、送付、保存）で分けて語られることが多い話題です。この記事は、工程ではなく、見積の金額の中身で分けます。同じ「単価・数量の決定」でも、単価表から引ける部分と、人が決める部分があるからです。

受発注や見積の現状を整理して、どこまでを自動にするかを一緒に見立てたい場合は、当社の受発注・在庫管理システムのページから相談できます。取引先ごとの条件の数え方は、受発注システムの開発費の記事にまとめています。

見積の金額は、「引く」「計算する」「人が決める」の3層に分けられる

見積書の1行は、多くの場合、次のどれかです。品目が決まれば値が決まる行（単価・標準工数）、条件を言えば値が決まる行（数量割引・係数・諸経費の率）、人が決める行（難易度・特急・初めての仕事・取引先との関係）。受注生産や工事、部品加工の見積では、この3つが同じ表の中に混ざっていて、Excelの見た目では区別がつきません。

区別するには、過去の見積書を1枚取り出して、行ごとに問いを当てます。同じ品目なら、いつ誰が見ても同じ値になるか。ならなければ、条件を言えば同じ値になるか。それでもならなければ、人や状況で変わる行です。

振り分けると、見積書の行のうち、どれだけが1つ目と2つ目に入るかが見えてきます。そこは、決めることが残っていないので、自動にできます。3つ目に入る行が多い会社は、自動にできる量が少ないのではなく、人が決めている理由が、まだ言葉になっていないということです。理由が言葉になれば、その一部は2つ目の層に移せます。

層ごとに、何を自動にし、何を人に残すか

3つの層の線引きを、いまのExcelの状態と、システムで持つ形と並べると、次の図になります。自動にするのは、探す・引く・計算する・残すことで、決めることは人に残ります。

マスタから引ける層は、そのまま自動にできます。残るのは、単価を改定する人と、新しい品目を登録する人です。新しい品目が登録されていない間は、引く先がないので、見積はそこで止まります。品目の登録を誰がいつまでにするかを、先に決めておく必要があります。

ルールで決まる層は、ルールを表にできるかで決まります。「数量が増えたら単価を下げる」のような決まりが、担当者の頭の中や、数式の中にしかない場合は、まず表に書き出します。書き出すと、適用する順番（割引のあとに諸経費を掛けるのか、前に掛けるのか）と、端数の処理が、ルールの一部として決まっていなかったことに気づきます。数式の中に埋もれた計算を、見積の前に書き起こす考え方は、基幹システムの入れ替えの記事でも扱っています。

人が判断する層は、自動にしません。システムが出すのは、条件が近い過去の見積と、その金額、今回との条件の差です。そのうえで金額を決めて責任を持つのは、人です。ここを自動にしようとすると、金額の根拠を説明できない見積が出ていきます。

Excelのままで足りる範囲と、システムで持つ意味が出る範囲

マスタから引ける層は、Excelの関数でも自動にできます。MicrosoftのXLOOKUP関数の説明には、表や範囲から行ごとに情報を検索する例として、部品番号で価格を引くことが挙がっています。引く先が見つからない場合は、指定しなければ#N/Aが返ります。つまり、単価表に載っていない新しい品目では、Excelの見積も止まります。また、同じ説明には、XLOOKUPはExcel 2016とExcel 2019では使えない、とも書かれています。使っているExcelの版を確かめておく必要があります。

Excelで足りなくなるのは、関数が引けないときではなく、引く先と引く人が増えたときです。単価表のコピーが担当者ごとにあれば、古い単価で見積が出ます。係数が数式の中にあれば、変えるたびに別のファイルを直すことになります。過去の見積が担当者のPCのフォルダに散らばっていれば、似た案件を探せるのは、そのファイルを持つ人だけです。次の3つの問いに、すべて当てはまるなら、システムにする前に、単価表とルールの表を整えるだけで足りる可能性があります。

当てはまらない問いがあれば、その部分がシステムで持つ意味の出る所です。たとえば、単価表を1か所に置いて有効な期間を持たせる、係数を表にして変えた日と人を残す、過去の見積を条件で検索する、といったことです。

過去の見積から「似た案件を引く」には、何が残っていればよいか

似た案件の引き方は、大きく2つあります。1つは、品目、数量の帯、材質、納期、取引先の区分のような属性で絞る方法で、過去の見積に属性が入っていれば作れます。もう1つは、図面や文章の似ているものを探す方法で、製品によって仕組みと精度が違います。後者の精度は、この記事では確かめていません。

前者でも、過去の見積に何が残っているかで、引いた結果の使い道が決まります。属性が書かれていない見積は、引く前に人が入れ直す作業が要ります。金額だけが残っていて、受注か失注かが分からなければ、その金額が通ったのかも分かりません。値引きの前の金額だけが残っていれば、最終的にいくらで受けたかが分かりません。引く機能を頼む前に、次の流れの各段に必要な情報が、過去の見積に入っているかを確かめます。

引いた結果は、金額を決める答えではなく、決めるときの材料です。今回との条件の差（数量が多い、納期が短い、材質が違う）を見て、人が金額を決めます。決めたあとで、金額と、決めた理由を、その見積に残します。理由が残れば、次に似た案件が来たとき、引いた結果から判断の筋道を読み取れます。残さなければ、引く機能は、過去の金額を並べるだけになります。

図面から自動で金額を出すことは、この記事の整理では、層3に当たる部分が大きいので、難しいと見ています。そのため、図面や条件を起点に過去の似た見積を引くところまでを自動にして、金額を決める積算は人が行う、という線引きが無理のない形だと、当社は考えています（当社の整理）。製品ごとの精度は、各社の公式の資料と、自社の見積での試験で確かめる必要があります。

自動にする順番：テンプレ化、過去見積の検索、ルール計算、依頼メールの読み取り

順番は、前の段でそろえたものが、次の段の入力になるように決めます。1段目のテンプレ化で、見積書の項目の意味をそろえます。2段目の過去見積の検索は、そろえた項目を検索の条件にします。3段目のルール計算は、そろえた項目に、層1の単価と層2のルールを当てはめます。4段目で、引き合いのメールや依頼文を読み取って、入力の下書きを作らせます。

4段目を最後に置くのは、読み取りの結果を入れる先が、先にできていないと意味がないからです。メールの文面から品目と数量を読み取っても、検索の条件にも計算の入力にもなっていなければ、人が打ち直す作業が残ります。また、読み取りは、金額を決めるものではなく、入力の下書きを作るものです。読み取った内容は、人が確認します。

見積と受注・承認・保存がつながる所

見積は、受注の前の書類なので、受注と別のシステムで持つと、同じ明細を二度打つことになります。見積と受注が、同じ品目と取引先のマスタを使えば、受注した見積の明細（品目・数量・単価・納期）を、そのまま受注に渡せます。受発注と同じマスタを使うかどうかは、費用にも効くので、頼む前に決めておきます。受発注の入口を数える手順は、FAX・電話・Webの注文を1つの一覧にそろえる記事にあります。

承認の条件は、層3の判断のうち、会社として決めておけるものです。金額がいくら以上、値引き率がいくら以上なら、上長の承認が要る、というように、条件を決めておくと、システムは承認の段を分けられます。条件に当てはまらない例外は、人が扱います。

保存については、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和6年6月）が、取引情報の例に見積書を挙げています（問2）。電子メールの添付ファイルでやりとりした見積書のデータは、電子取引に当たります。同じ問2には、「見積書」という名前で相手に渡したものでも、連絡の誤りや書き損じがあるもの、正式な見積書の前の粗いものは、保存の必要がないと考えられる、とも書かれています。また、問50は、1回の見積で条件ごとに複数の金額を書いた見積書データについて、検索に使う取引金額は、自社で一貫したルールがあれば、どの金額を使ってもよいとしています。

ここから、当社は、システムの中で、下書きと、取引先に出した版を分けて持つ設計が、保存する対象を整理しやすいと読み取っています（当社の読み取り）。税務の取り扱いは、国税庁の文書と税理士に確かめてください。

工事の見積では、建設業法第20条が、建設業者は請負契約を結ぶとき、工事の種別ごとの材料費、労務費、国土交通省令で定める経費の内訳と、工程ごとの作業と準備に必要な日数を書いた見積書を作るよう、努めなければならないとしています（努力義務。2026年10月6日にe-Govで確認）。見積の中身を、材料費・労務費・経費のように分けて持つ構造のほうが、この記載に対応しやすいと、当社は読み取っています。層1の単価と標準工数を、材料と労務で分けて持つ、ということです。

費用が決まる所：マスタの整備、ルールと例外の数、承認の段

見積書づくりのシステムの費用は、画面の数や機能の数よりも、見積の中身の数で動きます。頼む前に、次の7つを数えておくと、開発会社は、その数から作る量を見積もれます。開発費の考え方そのものは、受発注システムの開発費の記事と同じで、取引先ごとの違いを数える代わりに、見積の層ごとの数を数えます。

このうち、人に残す条件の数は、他の数と違って、数えたあとに減らせます。人が決めている理由を言葉にして、ルールの表に移せれば、層3の条件が層2に移り、人の判断を待たずに計算できる行が増えます。移せなかった条件は、人に残します。移すかどうかは、金額の責任を誰が持つかとも関わるので、システムの都合だけで決めません。

試す順番：まず品目群を絞り、担当者も絞る

全部の見積を一度にシステムにすると、層の振り分けが終わらないまま、作る範囲が広がります。見積が繰り返し出る品目群を1つ選び、担当者を1人に決めて、次の順で試します。

毎回ゼロから積み上げる一点ものの見積では、過去の見積が参考にならないことがあります。その場合、検索で引ける過去がたまりにくいので、層1と層2の自動計算から始めるほうが、手応えが出やすいと、当社は考えています（当社の整理）。

見積の層の振り分けと、どこまでを自動にするかの見立ては、Aurant Technologies の受発注・在庫管理システムのページからご相談いただけます。受発注と見積で同じマスタを使うかを考えるときは、買うか作るかの記事も参考になります。