電子情報開示（eDiscovery）で退職者のメールを探して書き出す手順｜権限・残る期間・14日の期限

上司や法務、人事から「辞めた社員が取引先に何を送っていたか調べてほしい」「この社員のメールを全部出してほしい」と頼まれ、Microsoft 365 の管理者として、どこから手を付ければよいか迷っている方に向けた記事です。管理者なら誰のメールでも開けるのか、もうアカウントを消してしまったが探せるのか、Business Premium で足りるのか。調べ始めると、こうした疑問が一度に出てきます。

この記事では「3か月前に退職した営業担当が、取引先とやり取りしたメールを探して書き出す」という例を最後まで使い、そのメールがまだ残っているか、誰をどの権限に入れるか、Business Premium で使えるかと E5 が要る機能、ケースと検索の作り方、何をどんな形で書き出せるかを順に書きます。

Aurant Technologies は Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援している会社で、この記事は Microsoft の公開文書と、当社の検証用の環境で実際にケースと検索を作った画面をもとに、中小企業の管理者の方に向けてまとめています。

退職者のメールが、まだ残っているかを先に確かめる

電子情報開示（eDiscovery）は、調査や訴訟で証拠として使える電子的な情報を見つけて渡すための、Microsoft Purview の機能です。メールボックスとサイトを同じ検索で探し、結果を書き出せます。ただし、探せるのは残っているデータだけです。3か月前に退職した営業担当の例では、まずその人のメールボックスが図のどの状態に当たるかを確かめます。

アカウントを消すと、メールボックスのデータは30日残り、その間はアカウントを元に戻せばメールも戻ります。30日を過ぎるとデータは完全に消えます（非アクティブなメールボックスについて）。3か月前に退職した営業担当のアカウントがまだ残っていてライセンスも付いていれば、そのまま探せます。退職日にアカウントを消していた場合は、3か月たった今、消す前に何も掛かっていなければもう探せません。アカウントの消し方と戻し方は、退職者のアカウントの処理の記事に書いています。

例外は、アカウントを消す前にメールボックスに保留が掛かっていた場合です。この記事で「保留」と書くのは、メールボックスの中身を消させずに残しておく設定のことで、アイテム保持ポリシー、保持ラベル、訴訟ホールド、電子情報開示のケースの保留のどれかです。保持ポリシーと保持ラベルは、保持する、または保持してから削除する動作のものに限ります（削除のみの動作は当たりません）。これから退職者のメールを残すために掛けるなら、ケースの保留は使いません（理由は最後の節）。アカウントを消したときにこのどれかが掛かっていたなら、メールボックスは「非アクティブなメールボックス」（元の社員が辞めた後もメールを残しておくための、消されたアカウントのメールボックス）になり、電子情報開示で探して書き出せます。非アクティブなメールボックスには、ライセンスは要りません（Microsoft Purview のサービスの説明）。

非アクティブなメールボックスがあるかは、Purview ポータルの「データ ライフサイクル管理」のアイテム保持ポリシーのページで［非アクティブ メールボックス］の選択肢を選ぶと一覧で見られます（非アクティブなメールボックスを作成および管理する）。アカウントを消さずにライセンスだけを外した場合は、OneDrive とのつながりが切れ、メールボックスが使えなくなることがあります。そのときは必要なライセンスを割り当て直し、データ ソースとして使えるようになるのを待ってから探します（電子情報開示のデータ ソース）。アカウントを共有メールボックスに変えて残した場合は、その共有メールボックスを探す場所に足します。変えたことで OneDrive との結び付きが変わることがあるので、OneDrive が出てこないときは URL で足します。共有メールボックスに保留を掛けるには、Exchange Online Plan 2、または Plan 1 と Exchange Online Archiving の追加が要ります（Microsoft Purview のサービスの説明）。

探せないと分かったら、そのことを頼んできた人に先に伝えます。電子情報開示では、消えたメールボックスは取り戻せません。そのうえで、同じやり取りが残っていそうな別の場所を探します。たとえば、社内の誰かが宛先や CC に入っていればその人のメールボックスに、取引先に送った資料を共有のサイトに置いていれば SharePoint に残っていることがあります。ほかの社員のメールボックスを探すときは、退職者のアドレスを条件の Participants（参加者）の欄に入れます。アカウントを消した退職者のアドレスは自動では展開されないので、昔のメールアドレス、別名、表示名を手で入れます（検索結果を確認する）。

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誰が探すかを決め、「電子情報開示マネージャー」に入れる

Microsoft 365 の全体管理者は、Purview では「組織の管理」などの役割グループに当たります（Microsoft Purview ポータルのアクセス許可）。「組織の管理」には、ケースを作る役割、検索して件数の見積もりを出す役割、保留を掛ける役割は入っていますが、見つかったメールの中身を開く「プレビュー（Preview）」と手元に書き出す「エクスポート（Export）」は入っていません（電子情報開示でアクセス許可を割り当てる）。全体管理者だからといって、既定のままで誰のメールでも開けるわけではありません。

中身を見て書き出すのは、「電子情報開示マネージャー」の役割グループに入れた人です。このグループには2つの下のグループがあり、「電子情報開示マネージャー」は自分が作ったケースとメンバーに入っているケースだけを扱え、「電子情報開示管理者」はすべてのケースを扱えます。Microsoft は、電子情報開示管理者の人数を絞るよう勧めています。

役割グループに人を入れられるのは、「組織の管理」のメンバーか、「役割管理」の役割を持つ人です。Purview ポータルの［設定］>［役割とスコープ］>［役割グループ］を開くと、日本語の画面でもこの役割グループは英語の「eDiscovery Manager」と表示されます。これを選び、［メンバー］の［マネージャーの追加］か［管理者の追加］で調べる人を足します（ボタンの名前から、それぞれ下のグループの「電子情報開示マネージャー」「電子情報開示管理者」に当たると読めます）。この営業担当の調査なら、中身を開ける人を増やさないよう、頼んできた法務や人事の担当ではなく、実際に画面を操作する管理者を、下のグループの「電子情報開示マネージャー」に入れる形が考えやすいでしょう。すべてのケースを扱える「電子情報開示管理者」は、ケースを横断して管理する人だけにします。

1人だけにしないほうがよい理由もあります。ケースのメンバーが1人だけで、その人が組織を離れると、「組織の管理」のメンバーやほかの電子情報開示マネージャーもそのケースを開けなくなります。開けるのは、すべてのケースを扱える電子情報開示管理者だけで、その人が自分かほかの電子情報開示マネージャーをメンバーに足して引き継ぎます（電子情報開示でアクセス許可を割り当てる）。ケースを作ったら、ケースの設定のアクセス許可で、役割グループに入れたもう1人をメンバーに足します（ケースを管理する）。

Business Premium で使えるかと、E5 が要る機能

電子情報開示には、ケースを作って探し、保留を掛け、書き出すまでの機能と、その先のプレミアムの機能があります。プレミアムの機能は、レビュー セット（集めたデータを絞り込んで読む場所）、画像の文字の読み取り（OCR）、会話のスレッド、暗号の解除、分析などで、Office 365 E5 か Microsoft 365 E5（または E5 の追加のライセンス）で使えます（電子情報開示について）。

Business Premium について、Microsoft の資料どうしで書き方が違うところがあります。中小企業向けプランの比較表（英語の PDF）は、コンテンツの検索（Content Search）を Business のすべてのプランに、訴訟ホールド（Litigation Hold）を Business Premium に含めていて、「Microsoft 365 E5 eDiscovery and Audit」を追加で足せるとしています。一方で、Learn は、コンテンツの検索は今は電子情報開示のケースの中の機能だとしたうえで、作業の開始とエクスポートのページで、ケースを扱う管理者とユーザーに「Microsoft 365 Enterprise E3 または E5」のライセンスが要ると書いています（電子情報開示の概要、電子情報開示で検索結果をエクスポートする）。食い違いは書き出しだけでなく、検索にも及びます。

では、E3・E5 の無い Business Premium で、画面はどこまで進むのか。2026年11月2日に、E3 や E5 が無く、Microsoft 365 Business Premium with Copilot のライセンスがある当社の検証用の環境で、全体管理者のアカウントでケースを1つ作り、在籍中のテスト用のユーザー1人分（メールボックスと OneDrive）を探しました。アカウントを消した人や非アクティブなメールボックスでは試していません。Copilot の付かない Business Premium で同じかも確かめていません。ケースを作る、検索を作って探す場所と条件を入れる、［クエリの実行］で統計を出す、［エクスポート］の設定のパネルを開く、までは進めました。一方、ケースの設定の［ライセンス］は「電子情報開示 (標準)」と表示され、Premium の機能の切り替えは押せませんでした。

この記事のための操作では、保留と書き出しの実行はしないと決めていたため、パネルの最後の［エクスポート］は押していません。そのため、パッケージができてダウンロードできるところまでは確かめていません。Learn の表では全体管理者が当たる「組織の管理」にエクスポートの役割は入っていませんが、このアカウントでもパネルは開きました。パネルが開くことと書き出せることは別です。また、画面で進んでも、Learn が書くライセンスの条件（ケースを扱う人に E3 か E5）があるので、Business Premium のままで使ってよいということにはなりません。この営業担当のメールを本番で書き出す前に、調べる人を役割グループに入れた状態で小さなケースと検索を1つ作り、書き出しまで通るかを確かめてください。通っても通らなくても、Business Premium のままで使ってよいかは、ライセンスの販売元か Microsoft に確かめます。

プレミアムの機能を使うときは、調べられる側（データの持ち主。この記事の例では退職した営業担当）にもライセンスが要ります。Office 365 E5 か Microsoft 365 E5 のほか、E1 や E3 に電子情報開示の追加のライセンス（Microsoft 365 eDiscovery and Audit など）を足す方法もあります（電子情報開示でアクセス許可を割り当てる）。Learn はプレミアムの機能を使えるかはケースの設定の切り替えでは決まらないと書いているので（ケースを管理する）、契約しているライセンス（E5 か追加のライセンス）で判断します。

プレミアムの機能で、調べる側の管理者にもライセンスが要るかは、資料で書き方が違います。サービスの説明は、調べられる側と調べる管理者の両方に要ると書き、アクセス許可のページは、ケースのメンバーとして調べる管理者や法務の担当には E5 は要らないと書いています（Microsoft Purview のサービスの説明、電子情報開示でアクセス許可を割り当てる）。プレミアムの機能を使う予定があるなら、調べる側の分も含めてライセンスの販売元に確かめます。

ケースを作り、取引先と期間で検索の条件を入れる

Purview ポータルの電子情報開示で［ケース］を開き、［ケースを作成］を選びます。ケースの名前は組織の中で重ならないものにします。作った人は自動でケースのメンバーになります。ケースの中で［検索の作成］を選び、探す場所（データ ソース）と条件を入れます（電子情報開示で検索を作成する）。

データ ソースには、この営業担当のメールボックスを足します。非アクティブなメールボックスを足すときは、メールアドレスの前に . を付けます。足したメールボックスだけが探されるので、同じ人の今のメールボックスと非アクティブなメールボックスの両方があるなら、両方を足します。消したユーザーの OneDrive が残っていれば、OneDrive の URL を SharePoint の場所として直接足します（電子情報開示のデータ ソース）。

条件は、よく使う Date（日付）、Subject/Title（件名）、Participants（参加者）から入れると組み立てやすくなります。この営業担当なら、在籍していた期間のうち調べたい月を Date の Between で、取引先の担当者を Participants で指定します。

日付で絞るときは、検索の時刻が協定世界時（UTC）で、組織の時間帯に変えられないことに気を付けます（電子情報開示で検索を作成する）。日本時間は UTC より9時間進んでいるので、月の初めの朝のメールが前の月の扱いになることがあります。境目の日付は1日広めに取り、書き出した後で日付を確かめます。

件名や本文の日本語の語句は、そのまま入れると見つからないことがあります。語句を語や文字に区切り、AND でつなぎます。入っているはずなのに結果が返らないときは、クエリの言語と国／地域の設定を日本語に合わせます（電子情報開示での2バイト文字の言語のサポート）。キーワードは大文字と小文字を区別せず、ワイルドカードは語の頭からの一致（前方一致）だけが使えます。送信済みアイテムの差出人は表示名しか入っていないので、メールアドレスでは探せません。キーワードの条件を空のままにすると、選んだ場所の全部が対象になります（電子情報開示で検索を作成する）。

書き出す前に、統計とサンプルで中身を確かめる

条件を入れたら［クエリの実行］を選び、［統計］か［サンプル］を選びます。統計は、見つかるデータの見積もりを主な指標ごとにまとめた概要です。サンプルは、結果の一部を実際に開いて、件名や中身が狙いどおりかを見るためのもので、場所ごとに1件、10件、100件から選べます。

統計は見積もりなので、書き出した件数と一致するとは限りません。統計は14日、サンプルは24時間で期限が切れ、それより後に見るときは作り直します（検索結果を確認する）。この営業担当の例なら、取引先と関係のないメールが多く混ざっていないかをサンプルで見て、条件を足してから書き出しに進みます。

上の画面では、［サンプル］は選べない表示でした。操作したアカウントは、画面では英語の「Organization Management」（Learn の日本語名では「組織の管理」）などに入っていて、プレビューの役割を持つ「eDiscovery Manager」には入っていませんでした。役割が足りないためか、ライセンスのためかは、この画面からは分かりません。本番では、調べる人を「eDiscovery Manager」に入れてから、［サンプル］が選べるかを見てください。統計の中の［カテゴリを含める］には「プレミアム」の印が付いていて、こちらも選べませんでした。

何を書き出せるか（PST・.msg・ファイル・CSV）と14日の期限

［エクスポート］では、メールを PST ファイルか、1通ずつの .msg ファイルで書き出せます。画面の表記は「可能な場合はメッセージの .PST を作成」「メッセージの .msg ファイルを作成する」です。OneDrive と SharePoint のファイルは、Word や Excel などの元の形式のコピーで書き出されます。

PST の最大サイズは 1 GB、2 GB、5 GB、10 GB から選べ、既定は 5 GB です。メールボックスごとに別々の PST に分ける選択肢もあります。件数と件名の一覧だけが欲しいときは、［エクスポートの種類］で「アイテム レポートのみをエクスポートする」を選びます（電子情報開示で検索結果をエクスポートする）。統計やサンプルの画面の［レポートのダウンロード］でも、選んだアイテムの概要を CSV で取れます（電子情報開示の概要）。

書き出したパッケージは、作ってから14日で自動で消え、戻せません。7日を超えて終わらない書き出しは、自動で取り消されます（電子情報開示で検索結果をエクスポートする）。ダウンロードしたファイルは社員のメールそのものなので、誰に渡すか、どこに置くか、いつ消すかを、書き出す前に頼んできた人と決めておきます。DLP（情報漏えいを防ぐ設定）で止められているファイルは書き出されないので、件数が合わないときはこの点も確かめます。

調べた操作も、監査ログに残る

電子情報開示で統計を出す、サンプルを作る、書き出すといった操作は、監査ログに記録されます（監査ログで電子情報開示アクティビティを検索する）。SharePoint のファイルを書き出したときは、ファイルを開いた記録（FileAccessed）が監査ログに残ることもあります（電子情報開示で検索結果をエクスポートする）。

この営業担当の調査でも、誰が頼み、誰が操作し、何を書き出して誰に渡したかを、監査ログとは別に社内の記録に残しておくと、後から説明しやすくなります。監査ログの検索の仕方と保持期間は、監査ログの検索の記事に書いています。

次の退職者のメールを残すために、今やること

今回のように「消した後で探したくなった」を避けるには、アカウントを消す前にメールボックスに保留を掛けておきます。Microsoft は、Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーか保持ラベルで掛け、掛かったことを確かめてからアカウントを消すよう勧めています。訴訟ホールドで残す方法も引き続き使えます。ケースの保留は、この目的には使いません。

気を付ける点は3つあります。アイテム保持ポリシーの動作が「削除のみ」だと、アカウントを消してもメールボックスは非アクティブになりません。電子情報開示のケースの保留を、メールボックスを非アクティブにする目的で使わないよう Microsoft は書いています。さらに、非アクティブなメールボックスを残している保留がケースに結び付いていると、そのケースを閉じたり消したりしたときに保留が外れ、非アクティブなメールボックスは完全に消えます（非アクティブなメールボックスについて、ケースを管理する）。調べ終わったケースを閉じる前に、何の保留が掛かっているかを確かめます。

保持ポリシーの作り方と、メール・OneDrive を何年残すかの決め方は保持ポリシーの作り方の記事に、退職日からアカウントを消すまでの順番は退職者のアカウントの処理の記事に書いています。

この記事で扱わないこと

電子情報開示のプレミアムの機能（レビュー セット、分析など）の使い方、見つかったメールをまとめて消す「検索と消去」、書き出したデータを訴訟や社内処分の証拠としてどう扱うかは、この記事では扱いません。証拠としての扱いは、顧問の弁護士などの専門家に確かめてください。

退職者が出る前に、保持の設定と、調査のときに誰が探すかの決め方を整えておきたい会社は、Microsoft 365 の導入支援でご相談を受けています。

この記事の確かめ方

2026年11月2日に Microsoft Learn の日本語版と英語版の次のページを開き、原文に沿って書きました：電子情報開示について、電子情報開示の概要（作業の開始）、電子情報開示でアクセス許可を割り当てる、ケースを管理する、検索を作成する、条件ビルダー、検索結果を確認する、検索結果をエクスポートする、保留を作成する、データ ソース、非アクティブなメールボックスについて、非アクティブなメールボックスを作成および管理する、2バイト文字の言語のサポート、監査ログで電子情報開示アクティビティを検索する、Microsoft Purview のサービスの説明、Microsoft Purview ポータルのアクセス許可。あわせて、Microsoft 365 の中小企業向けプランの比較表（英語の PDF）を確かめました。図の出典も同じです。

画面の写真と、ボタン・タブの名前、画面に出た役割グループの名前（eDiscovery Manager、Organization Management）は、写真の説明に書いた環境で2026年11月2日に操作して確かめたものです（E3・E5 は無く Microsoft 365 Business Premium with Copilot のライセンスがある環境、全体管理者のアカウント、在籍中のテスト用のユーザー1人）。Copilot の付かない Business Premium で同じかは確かめていません。電子情報開示マネージャー・電子情報開示管理者・組織の管理は Learn の日本語版の名前です。Learn の日本語版と表記が違うものは画面の表記にしました（例：Learn の「ケースの作成」は画面では「ケースを作成」）。［レポートのダウンロード］は画面では確かめていません。

画面で確かめたのは、ケースの作成、検索、統計、書き出しの設定のパネルまでです。保留は掛けず、書き出しも実行していないので、E3・E5 の無い環境で書き出しのパッケージまで作れるかは確かめていません。比較表と Learn のページで書き方が違う点（Learn はケースを扱う人に Microsoft 365 Enterprise E3 または E5 が要ると書き、比較表は Content Search を Business のすべてのプランに含める）は、本文と図にそのまま両方を書きました。プレミアムの機能で調べる側の管理者にもライセンスが要るかも、資料で書き方が違うため、本文に両方を書きました。例の会社（Fabrikam）は Microsoft の説明で使われる架空の会社で、例の期間も説明のための作例です。数字や条件は変わることがあるため、調査の前に各ページの最新を確かめてください。