Exchange Online のプラン 1・プラン 2・Kiosk の違い｜メールだけ使う人にどれを配るか

店舗のスタッフや工場の班長、パートの方など、Word や Excel も Teams も使わないけれど、会社のアドレスでお知らせや連絡のメールだけは受け取ってほしい人がいる。全員に Microsoft 365 のプランを配ると費用がかさむので、メールだけの「Exchange Online」のプランを調べると、プラン 1・プラン 2・Kiosk の3つが出てくる。一番安いもので足りるのか、何が使えなくなるのかが、価格表だけでは分かりません。

アーカイブの上限は、数字が混ざりやすくなっています。2026年10月に E5 などの一部のライセンスで上限を 3 TB へ引き上げる展開が始まりましたが、Exchange Online のプラン 2 は 1.5 TBのままで、ほかのライセンスの数字を見て単体プランを選ぶと食い違います（自動拡張アーカイブに関する詳細情報）。当社は Microsoft 365 の導入を支援している会社で（ライセンスの販売はしていません）、会社全体のプランの選び方とは別に、メールだけ使う人に配る単体プランの違いを、Microsoft の公開している説明と価格ページの今の値でまとめ直しました。

Microsoft の機能の表には、3つのプランで値の分かれる行がほかにもありますが、この記事では、メールだけ使う人に配るときに効いてくる容量・メールを読む場所・残す機能の3つに絞ります。F3 などの現場向けの Microsoft 365 のプランや、E3・E5 のメールは扱いません。冒頭の3人を例にしてプランごとに見たあと、1人ずつ配るプランを決める4つの問いにまとめます。

3つのプランは、容量とメールを読む場所と残す機能が違う

Exchange Online は Microsoft 365 のメールと予定表の部分で、Microsoft 365 Business Basic などのプランにも入っていますが、メールだけを1人ずつ契約することもできます。それが単体のプランで、日本の価格ページでは「Exchange Online (プラン 1)」「Exchange Online (プラン 2)」と書かれています（英語では Plan 1・Plan 2。以下 プラン 1・プラン 2）。もう1つの Exchange Online Kiosk（以下 Kiosk）は、Microsoft の説明では同じ単体プランの列に並びますが、日本の価格ページには載っていません。

容量の話の前に、メールの置き場を2つに分けておきます。受け取ったメールがたまる本人の置き場がメールボックス、古いメールを移しておく別の置き場がアーカイブ メールボックス（以下 アーカイブ）で、アーカイブは Outlook のフォルダーの一覧に並んで見えます。

メールボックスは、プラン 1 が 50 GB、プラン 2 が 100 GB、Kiosk が 2 GBです（Exchange Online の制限）。容量に近づくと、まず警告のメールが届き、上限の少し手前で送信ができなくなり、上限に達すると受信もできなくなって、送ってきた相手には配信不能の通知が返ります。アーカイブは、プラン 1 が 50 GB、プラン 2 は 100 GBから始まり、管理者が自動拡張アーカイブを有効にすると最大 1.5 TBまで自動で増えます。Kiosk にはアーカイブがありません。アーカイブをどう使うか、ユーザーからどう見えるかは、Exchange Online のアーカイブと保持ポリシーで書いています。

使える機能の違いは、Microsoft の「Exchange Online サービスの説明」の表にまとまっています。3つのプランの列だけを抜き出し、まず「どこでメールを読むか」の行を並べると次のとおりです。

同じ表の、メールを「残す」ための行などを抜き出すと次のとおりです。

2つの表を縦に読むと、Kiosk は「何で読むか」が絞られ、プラン 2 は「どう残すか」の機能が増えている、と分かります。プラン 1 はその間です。

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送れる量や迷惑メール対策は、どのプランでも同じ

送信の上限は、3つのプランで同じです。1日に送れる宛先は 10,000 人まで、1通の宛先は 1,000 人まで、1分に送れるのは 30 通までです（Exchange Online の制限の、単体プランの送信の制限）。迷惑メールとウイルスの対策、検疫も、Business のプランと同じものがどのプランにも入っています。

このため、プランを分ける理由は「送る量」ではなく、容量・メールを読む場所・残す必要があるか、の3つになります。全社への一斉送信のように1日の上限に近い使い方をするなら、プランを上げても解決しない点は覚えておいてください。

例にする3人：読むだけの人、共有の窓口も見る人、やり取りを残す人

ここからは、冒頭に挙げた3人がいる会社を例にします（説明のための例で、特定の会社の話ではありません）。本社の社員は Microsoft 365 のプランを使っていて、メールだけ使うこの3人に何を配るかを決める、という場面です。

• 店舗のスタッフ：本部からのお知らせを、ブラウザかスマホで読むだけ。
• パートの方：自分のメールに加えて、店舗の問い合わせ用の共有の窓口のアドレス（共有メールボックス）も一緒に見る。
• 工場の班長：パソコンの Outlook で取引先と発注のやり取りをしていて、会社はそのメールを消させずに残したい。

3つのプランを、それぞれ合いそうな人に当てて、間違えやすい点と、配ったあとに困る原因の順に見ていきます。

Kiosk を配ってよいのは、店舗のスタッフのようにブラウザかスマホで読むだけの人

店舗のスタッフがお知らせをブラウザかスマホで読むだけなら、Kiosk でも読めます。ブラウザの Outlook on the web とスマホの Outlook は、Kiosk でも使えるからです。間違えやすいのは、Kiosk ではそれ以外の使い方にいくつも制限があることです。

• デスクトップ版 Outlook は使えません。
• ほかのメールソフトからは POP だけで、IMAP は使えません。
• 予定表は、Outlook on the web からしか見たり共有したりできません。
• 表の「委任アクセスと階層型アドレス帳」は、Kiosk の列が「いいえ」です。同じ「いいえ」の F3 には「F3 環境でのアクセスの委任は、F3 ユーザーが他のメールボックスにアクセスできることを意味しますが、代理人が F3 メールボックスにアクセスすることはできません。」という注がありますが、Kiosk についての注はありません。
• Microsoft 365 グループ、パブリック フォルダー、単一項目の回復（削除したメールを管理者が取り戻す機能の1つ）はありません。
• アーカイブはありません（Exchange Online Archiving を足せば使えます）。

Kiosk で困るのは、置ける量に収まらなくなったときと、使い方が「読むだけ」から広がったときです。Kiosk のメールボックスはプラン 1 の25分の1の量で、添付ファイルつきのメールをためておく使い方には向きません。店舗のスタッフでも、パソコンの Outlook や、IMAP でメールソフトを使いたいとなった時点で上の制限に当たり、共有の窓口も見たいとなれば、委任アクセスの「いいえ」がその使い方に当たるかを確かめることになります。

当社は、Kiosk を候補にするのは、店舗のスタッフのように会社からのお知らせをブラウザかスマホで読むだけの人に限るのがよいと考えます。日本の Microsoft の価格ページには Kiosk の価格が載っていないので、配る前に、扱いと価格を Microsoft 365 を契約している先に確かめてください。

プラン 1 は、パートの方のように共有の窓口も見る人の基本になる

パートの方が共有の窓口のアドレスも一緒に見るなら、プラン 1 を配れば、表の上で迷うところはありません。委任アクセスが「はい」だからです。Kiosk でも開けるかは表からは決まらないので、Kiosk にしたいなら、共有の窓口を見る使い方に委任アクセスの「いいえ」が当たるかを、配る前に契約先に確かめることになります。

間違えやすいのは、プラン 1 を「プラン 2 から容量を減らしただけ」と読むことです。メールを読む場所はプラン 2 と同じですが、残す機能のうち訴訟ホールド・データ損失防止・非アクティブなメールボックスが無い点は Kiosk と同じです（アーカイブ 50 GBと単一項目の回復は、プラン 1 にはあります）。退職した人のメールを残したい、という話があとから出ると、プラン 1 のままでは足りません。

共有の窓口のアドレスそのものには、ライセンスは要りません。共有メールボックスは、ライセンスを付けなくても 50 GBまで使え、それより大きくしたり訴訟ホールドをかけたりするときにプラン 2 などを付けます（Exchange Online の制限の注）。詳しくは共有メールボックスの作り方と、Outlook に追加する手順の「ライセンスが要る場面」で書いています。

プラン 2 が要るのは、工場の班長のようにメールを消させずに残す人

工場の班長の発注のやり取りを、会社として消させずに残したいなら、班長にはプラン 2 を配る理由があります。プラン 1 との差額は、1人あたり月600円相当です（1,199円−599円）。この差で、容量（メールボックスは2倍、アーカイブは自動拡張つき）のほかに、次の3つの「残す」機能が増えます。

• 訴訟ホールド・インプレース ホールド：本人が削除したメールや、書き換える前のものも、メールボックスに残しておく機能。
• データ損失防止（DLP）：メールに含まれる機密情報を見つけ、渡すべきでない相手への送信を防ぐ機能（Purview の DLP ポリシーで決める）。
• 非アクティブなメールボックス：退職した人のアカウントを消したあとも、メールボックスの中身を残しておく形。保留をかけずにアカウントを消すと、メールボックスは30日で完全に消えます（非アクティブなメールボックスの詳細）。

班長が辞めたあとも取引のメールを何年か残す決まりがあるなら、なおさらです。なお、退職者のメールボックスを非アクティブにして残す方法として、Microsoft は訴訟ホールドより Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーを使うことを勧めています。保持ポリシーの作り方（画面の流れ）はMicrosoft 365 の保持ポリシーの作り方で書いています。

アーカイブと保持だけなら、プラン 1＋Archiving とも比べる

プラン 1 には、Exchange Online Archiving（以下 Archiving）というアドオンを足せます。Archiving は、自動拡張アーカイブと、インプレース ホールド・訴訟ホールドを足すもので（Exchange Online Archiving サービスの説明）、プラン 1 と Archiving の両方を持つ人のアーカイブは、プラン 2 と同じ最大 1.5 TBになります。価格ページでは Archiving は月449円相当なので、プラン 1 と合わせて月1,048円相当、プラン 2 との差は月151円です。

Archiving の価格ページには、1人あたり 50 GB のアーカイブが用意されると書かれていますが、Exchange Online の制限のページでは、プラン 1 と Archiving の両方のライセンスを持つ人のアーカイブは 1.5 TBです。製品ページの数字だけで、プラン 2 より小さいと読まないでください。

差が小さいので、当社は、残す要件のある人には、はじめからプラン 2 を選ぶほうが分かりやすいと考えます。プラン 2 なら、メールボックスそのものも大きくなり、データ損失防止も使えるからです。Archiving を足す形が合うのは、すでにプラン 1 を年契約で使っていて、一部の人のアーカイブだけを増やしたい場合です。

自動拡張アーカイブは、有効にしてもすぐに大きくなるわけではありません。アーカイブが上限（100 GB。保留やアイテム保持ポリシーがかかっていれば 110 GB）に達してから増え、追加の領域ができるまで最大30日かかり、支えられる増え方は1日 1 GB 以下です（自動拡張アーカイブに関する詳細情報）。序で書いた 3 TB への引き上げは、プラン 2 には当たりません。また、アーカイブは本人だけのもので、ほかの人のメールを転送やルールで集めて保存する使い方は認められていません。

デスクトップ版 Outlook を使う人には、Office のライセンスが別に要る

名前から誤解しやすいのが、パソコンの Outlook です。Exchange Online は「Outlook でメールを使う」ためのプランに見えますが、プラン 1・プラン 2 だけを持つ人が、Windows の Outlook（新しい Outlook とクラシック Outlook）や Mac の Outlook でメールを読むには、その Outlook を、Office（Microsoft 365 デスクトップ アプリ）の権利を含むアカウントで使えるようにしておく必要があります（Exchange Online サービスの説明の注）。Exchange Online の単体プランには、この権利は入っていません。

例の工場の班長は、パソコンの Outlook で取引先とやり取りしているので、プラン 2 を配っただけでは今の使い方を続けられません。デスクトップ版 Outlook を使い続けたい人には、Exchange Online のプランに加えて Office のライセンスを用意するか、両方が入った Microsoft 365 のプランを配ります。Office だけのプランを選ぶ場合の注意は、Microsoft 365 Apps for business とはで書いています。スマホの Outlook は、Office を含まない Exchange Online のライセンスだけでも、画面が 10.1 インチ以下の端末なら使えます。

Teams や OneDrive も使うなら、Business Basic と比べる

社内の連絡に Teams を使っていて、店舗のスタッフのようなメールだけの人も Teams に入れたいなら、Exchange Online のプランより Microsoft 365 Business Basic を比べます。Business Basic は月1,049円相当で、プラン 1 との差は月450円です（1,049円−599円）。この差で、Teams、1人 1 TB の OneDrive、Web とスマホの Word・Excel・PowerPoint が入り、メールボックスも 100 GBになります（アーカイブは 50 GB）。

逆に、Teams を使わない会社で、Business Basic の Teams を含まない版を選ぶ考え方もあります。その比べ方はTeams なしの Microsoft 365 プランとはで、会社全体のプランの選び方と、人ごとにプランを組み合わせる考え方はMicrosoft 365 法人プランの比較と選び方で書いています。

迷ったときは、4つの問いを順に当てて1人ずつ決める

ここまでをまとめると、メールだけ使う人に配るプランは、次の4つの問いで1人ずつ決められます。問いの順は、「はい」なら単体プランから外れるもの（Teams）を先に、次にプランを上げる理由（残す）、そのあとに読む場所、最後に Kiosk まで下げられるか、にしています。下げられるかを先に聞くと、あとから上げる理由が出てきて配り直すことになるからです。

例の3人に当てはめると、工場の班長は問い2でプラン 2 になり、パソコンの Outlook を使うので Office のライセンスもあわせて用意します。パートの方は問い3でプラン 1 です。店舗のスタッフは問い4まで進み、Kiosk も候補になります。店舗のスタッフも Teams に入れるなら、問い1で Business Basic と比べることになります。

配る前に、メールだけ使う人を名簿にして、1人ずつ「Teams が要るか」「残す必要があるか」「どこでメールを読むか」「共有の窓口を見るか」を書き出しておくと、問いにそのまま答えられます。数を減らすときの決まりは契約の形で違うので、Microsoft 365 の年契約・月間契約と年払い・月払いの違いも先に見ておいてください。会社のメールの運用で、ほかに決めておくことはExchange Online の管理で最初に決める宛先の種類と守りの設定にまとめています。

この記事の確かめ方

機能の違いは Microsoft Learn の「Exchange Online サービスの説明」の表（「一部のプランで利用できる機能」と脚注）、容量と送信の上限・保持の日数は「Exchange Online の制限」の単体プランの表を、2026年11月2日に日本語版と英語版で読みました。価格と Microsoft Learn の説明は変わることがあるので、契約の前には各ページの今の値を見てください。日本語版の機能の表には「不要」と書かれたセルがありますが、英語版では No（使えない）なので、本文と図は英語版の Yes／No で書いています。委任アクセスの行も表の値のまま書き、注が F3 にしか無いことを本文に書きました。価格は同じ日に Microsoft の「Exchange のプランを比較」と「Exchange Online Archiving」のページで見た、年払いの月額相当（税抜）です。月払いの価格はこれらのページに出ていなかったため書いていません。

メールだけ使う人の名簿づくりから、社員ごとのプランの配り方を一緒に考えたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。