SharePoint リストの作り方｜Excel の台帳を取り込む手順と、列の種類の選び方

備品、貸出、問い合わせ、案件。部署の台帳を Excel で持っていて、メールで回すうちにどれが最新か分からなくなる状態から抜けたい。SharePoint のリストに移せばよいと聞いたものの、作り方がいくつもあって、Excel から取り込んだときに日付や金額が正しく入るのかが分からない。Microsoft Lists と SharePoint のリストは別のものなのか。何件まで入れてよいのか。

この記事では、SharePoint のリストを作る入口を整理したうえで、Excel の台帳を取り込む手順を、取り込みの画面で列の種類をどう選ぶかまで書きます。手順の入口はサポートの「スプレッドシートを基にリストを作成する」と「リストを作成する」に書かれています。ただ、取り込みの画面がどの列にどの種類を選ぶか、作ったリストで値がどう見えるかは、台帳を実際に取り込んでみないと分かりません。

当社の検証用の環境で、架空の備品台帳（8行・10列。品名などはすべて架空）を Excel のテーブルの形で用意し、［Excel］からリストを作ったところ、取り込みの画面は2つの日付の列をどちらも日付と判定せず、できたリストでは保証期限が Excel の前の日に、購入金額がドルの記号で出ました。この記事は、そのとき入った値を元の表と1列ずつ見比べた結果をもとに書いています。画面は 2026年10月30日 のものです。リストを置いたサイトは、SharePoint で社内ポータルを作る記事で作った架空のサイトです。

SharePoint リストと Microsoft Lists は、保存先が違うだけ

Microsoft Learn の「SharePoint の制限」は、リストの制限が「Microsoft Lists と SharePoint リストに適用されます。どちらも同じリスト プラットフォームに基づいています。」としています。Microsoft Lists（リスト アプリ）で作ったリストも、SharePoint サイトで作ったリストも、仕組みは同じです。違うのは保存先です。

サポートの「リストを作成する」は「リスト アプリからリストを作成する場合は、リストを個人用リストまたは SharePoint サイトのいずれかに保存することを選択できます。」としています。サイトに保存したリストはそのサイトの［サイト コンテンツ］で、個人用に保存したリストはリスト アプリの［マイ リスト］で見つけます。また、サポートの「Microsoft 365 のリストとは何ですか?」には「SharePoint ドキュメント ライブラリとは異なり、リストはサイトの作成時に既定では作成されません。」とあり、リストは自分で作るものです。

部署や会社で使う台帳は、サイトに置きます。誰が読めて誰が書けるかを、サイトの権限で決められるからです（SharePoint の権限の記事）。マイ リストは自分だけの作業の一覧に向きますが、担当が替わったときに引き継ぎにくくなります。この記事は、サイトに作る前提で進めます。

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リストを作る入口は3つ：空から、Excel などから、テンプレートから

リストを置きたいサイトを開き、上のメニューの［サイト コンテンツ］を開きます。左上の［＋ 新規］を押すと、リスト／ページ／ドキュメント ライブラリ／アプリが並ぶので、［リスト］を選びます。サイトのホーム ページの［＋ 新規］からも同じようにリストを作れます。

「開始する方法」のダイアログが開きます。上から3段に分かれていて、作り方の違いはそのまま入口の違いです。

• 「何もないところから作成する」：リスト／Form／ギャラリー／カレンダー／ボード。空のリストから、列を1つずつ足していきます。
• 「インポート元」：Excel／CSV／既存のリスト。Excel か CSV の表、または既にあるリストの列を元にします。既存のリストから作ると、列はそろいますが、元のリストのデータは入りません。
• 「テンプレート」：Microsoft から／所属している組織からのタブ。テンプレートに含まれる列と見本のデータを見て、型を選べます。

テンプレートの中には、備品の管理に近い「アセットマネージャー」（説明は「組織のデバイス、チェックイン、返品を追跡します。」）もあります。サポートの「Microsoft 365 のリストテンプレート」（表記は資産マネージャー）によると、このテンプレートでは資産の種類が選択肢、購入日が日付と時刻、購入価格が通貨の列になっています。台帳の行が少なく、入れ直してもよいなら、テンプレートから始めて、列の種類が決まった状態で行を入れていく方法もあります。今の Excel の行をそのまま移したいときは［Excel］を選びます。

リスト アプリから作る場合も同じ選び方で、最後に保存先を選びます。リストとライブラリの数は、サイト コレクション（メインのサイトとサブサイトを合わせたもの）ごとに 2,000 までです（サポートの「リストを作成する」）。

取り込む前に、Excel でそろえておくこと

サポートによると、［Excel］から作れるのは Excel のテーブルからだけで、「このメソッドは、テーブルの見出しをリスト内の列に変換し、残りのデータはリスト アイテムとしてインポートされます。」。テーブルが無いときは、Excel の［ホーム］タブの［テーブルとして書式設定］で作ります。テーブルにすると表と列に名前が付くことは、Copilot で Excel の表を分析する記事にまとめています。行数は、サポートに「リストを作成するには、最大 5,000 行のテーブルを使用できます。」とあります。

サポートの「リストおよびライブラリの列の種類とオプション」は、「既存の列の列の種類を変更すると、列に既に格納されているデータが破損する場合があります。」「このような理由から、列を作成する前に格納するデータの種類を決定することが重要です。」としています。取り込みでは、Excel の中身から列の種類が決まります。そのため当社は、列の種類を取り込む前に決めて、Excel をそれに合わせてそろえておくことを勧めます。当社の取り込みの結果から、そろえることを次の表にしました。

特に日付です。当社の台帳では、購入日の列に1行だけ「未定」と文字を入れていたために、取り込みの画面で日付と時刻を選べませんでした。そのセルを空にすると選べるようになりました（次の節で画面を載せます）。決まっていない日付は、文字を入れずに空のセルにしておきます。

［Excel］から取り込み、列の種類を選び直す

［Excel］を選ぶと「Excel から」の画面になり、「お使いのデバイスまたはこのサイトから Excel ファイルを選択します。」と出ます。手元の台帳なら上の［ファイルのアップロード］、サイトに置いてある Excel なら下の「このサイトに既にあるファイルを選択」から選びます。サポートには「[ ファイルのアップロード] ボタンが灰色表示されている場合は、スプレッドシートからリストを作成する権限がありません。」とあり、詳しくは組織のサイト管理者に確かめるよう案内しています。ボタンが押せないなら、今の権限ではこの方法でリストを作れないので、組織のサイト管理者に相談します（権限の考え方はSharePoint の権限の記事にまとめています）。

ファイルを上げると「カスタマイズ」の画面に替わります。上の「このファイルからテーブルを選択します。」で、取り込むテーブル（当社の台帳ではテーブル名の備品台帳）を選びます。その下に「以下の列の種類を確認し、現在の選択範囲が正しくない場合は、新しい種類を選択します。」とあり、列ごとに、画面が選んだ種類と、先頭の行のプレビューが並びます。当社が取り込んだときは、1列目の管理番号が「タイトル」に選ばれていました。

ここで、画面が選んだ種類が Excel の中身と合っているかを1列ずつ見ます。当社の台帳では、次の3つが Excel とは違っていました。

• 購入日（1行だけ「未定」という文字を入れた日付の列）は「1 行テキスト」と判定され、プレビューは 45748 のような数でした。Excel が日付を内部で持つときの通し番号です。選び直せる種類は1 行テキスト／複数行テキスト／選択肢／タイトル／インポートしないの5つで、日付と時刻は出てきません。
• 保証期限（日付だけの列。空のセルが2つ）は「数値」と判定され、プレビューは 46,843 のような数、空のセルは 0 でした。
• 貸出中（TRUE と FALSE の列）も「数値」で、プレビューは 1 と 0 でした。

同じ台帳を Excel（デスクトップ版）で開いて保存し直したファイルでも、2つの日付の列の判定は同じでした。ただ、この台帳は Excel のアプリで一から入力したものではなく、別の方法で作ったファイルを Excel で開いて保存し直したものです。Excel で一から入力した台帳では試していないので、この判定がファイルの作り方に左右されないとまでは言えません。日付が入る列は、画面が選んだ種類を1列ずつ見てください。

「数値」と判定された列では、選び直せる種類が数値／通貨／日付と時刻／1 行テキスト／複数行テキスト／選択肢／タイトル／インポートしないの8つに増えます。どちらの判定でも、はい/いいえは一覧にありませんでした。

当社は、保証期限を「日付と時刻」、購入金額を「通貨」、区分を「選択肢」に選び直しました。保証期限のプレビューは 2028/3/31 00:00 のような日付に替わり、空のセルは空になりました。購入日は日付と時刻を選べないので「1 行テキスト」のまま、貸出中は「数値」のままにしています。

購入日が「1 行テキスト」になったのは、「未定」の1行のためでした。同じ台帳の「未定」のセルを空にして Excel で保存し直し、もう一度上げると、購入日は「数値」と判定され（プレビューは 45,748 のような数）、ほかの列の判定は変わりませんでした。購入日を「日付と時刻」に選び直すと、プレビューは 2025/4/1 00:00 のような日付になり、空にした行は空になりました。このファイルではリストは作らず、この画面で閉じています。

この画面で種類のドロップダウンを開いたまま Esc キーを押すと、ダイアログ全体が閉じて、選び直した種類も消えました。閉じるときはドロップダウンの外を押します。

［次へ］を押すと名前の画面になり、ファイル名から「備品台帳_デモ」が入っていました。下の「サイト ナビゲーションでリストを表示する」はオンになっています。名前を確かめて［作成］を押します。

できたリストの URL は /Lists/List で、日本語の名前は URL に入りませんでした。社内で URL を案内するリストなら、名前の欄を英数字にして作り、日本語の名前はあとで付け直す方法も考えられます。ただ、当社は作った後に名前を変えることを試しておらず、変えたあとの URL がどうなるかは確かめていません。

作ったら、元の Excel と1列ずつ見比べる

取り込みの画面のプレビューで合っていても、できたリストでは表示が変わる列がありました。見比べるのは、件数と、日付・金額・はい/いいえ・選択肢の列です。

作ると、すぐリストが開きます。上に新規／グリッド ビューで編集／元に戻す／共有／リンクのコピーなどのボタンが並び、ビューは「すべてのアイテム」です。8行はすべて入りました。ここで Excel の台帳を横に開き、列ごとに見比べます。当社の台帳では、10列のうち5列が Excel と違う形で入りました。

購入金額は「$168,000.00」のように、ドルの記号と小数2桁で出ました（0円の行は $0.00）。Excel では円の表示形式にしていましたが、表示形式は引き継がれていません。サポートの「リストおよびライブラリの列の種類とオプション」は、通貨の列について「列で特定の通貨形式を選択して、列のすべての値が同じ通貨に基づいていることを確認します。」としています。列の設定で通貨の形式を日本円に選び直します（当社は選び直していません）。

保証期限は、取り込みの画面のプレビューでは 2028/3/31 00:00 だったものが、リストでは 2028/03/30 8:00 と出ました。ほかの行も Excel の日付の前の日で、1月の日付は 2026/01/08 7:00 のように 7:00 です。列の見出しの ⓘ には「(UTC-08:00) 太平洋標準時 (米国およびカナダ)」と出ていて、サイトの［サイトの設定］＞［地域の設定］を開くと、タイム ゾーンも同じでした（ロケールは日本語）。日本時間の0時を、夏時間の太平洋時間で表すと前の日の8時、冬時間なら7時になります。取り込んだ日付が、太平洋時間で表示されていると考えると、ずれ方が合います。

保証期限のように日付が前の日になったら、Excel を直して取り込み直す前に、上の［地域の設定］でサイトのタイム ゾーンを確かめます。当社はタイム ゾーンを変えてから取り込み直すことは試していないので、変えたあとに、既に入った日付がどう表示されるかは確かめていません。

区分は「選択肢」にしたので、ノートPC やモニターといった値は入りました。ところが、列の設定を開くと（「列の編集」）、選べる値の一覧は空で、「＋ 選択肢を追加」だけがありました。「値を手動で追加できます」がオンなので、新しい行を足すときは一覧に無い値も入れられます。表記がばらつかないよう、Excel にあった値を一覧に足します。

貸出中は 1 と 0 のまま入りました。サポートは、はい/いいえの列を「true/false または yes/no の情報 (誰かがイベントに参加するかどうかなど) を格納するために使用されます。」としていて、入力のときはチェック ボックスになります。1 と 0 のままだと、入力する人に意味が伝わりにくくなります。はい/いいえで入力させたいなら、作ったあとに、はい/いいえの列を足して入れ直します（当社は試していません）。備考のセルの中の改行は、リストでも改行のまま出ました。

購入日は 45748 のような数のまま、文字として入っています。サポートは「多くの日付形式は、[ テキスト ] 列に格納されている場合、正しく並べ替えられません。」としています。前に引いたとおり、作ったあとに列の種類を変えるとデータが壊れることがあるので、種類を変えて直すのは避けたいところです。当社なら、Excel で「未定」を空のセルにしてから取り込み直し、取り込みの画面で購入日を「日付と時刻」にします。空にしたファイルで確かめたのは取り込みの画面までで、リストを作り直すところまでは試していません。

もう1つ、取り込んだ Excel の行き先も見ておきます。サポートは「デバイスから Excel ファイルをアップロードすると、サイトのサイト アセット ライブラリに保存されます。 これは、他のユーザーが元の Excel データを表示できることを意味します。」としています。当社の検証用のサイトでは、サイト コンテンツの「サイトのリソース ファイル」（サポートの表記はサイト アセット ライブラリ）に、ファイル名の後ろに英数字の並びが付いた Excel が入っていました。下の写真を撮ったときは2つで、リストを作ったときのものと、前に書いた Esc キーでダイアログが閉じたときのものです。リストを作り終えずに閉じたときは、ファイルが残った回と残らなかった回がありました。元の台帳を上げて Esc キーで閉じたときと、「未定」を空にして保存し直した台帳を上げて［キャンセル］で閉じたとき（写真の後のこと）は、上げた Excel が残っていました。「未定」を残したまま Excel で保存し直した台帳を上げて、［戻る］でファイルを選ぶ画面に戻ったときは、そのファイルは残っていませんでした。閉じ方も上げたファイルも1回ずつ違うので、残るかどうかが何で分かれたのかまでは言えません。リストを作らずに閉じたあとは、このライブラリに Excel が残っていないかを見ておきます。

台帳に、サイトの全員には見せない列（購入先との条件や個人の名前など）があるなら、その列を消した Excel を作ってから取り込みます。取り込みの画面の「インポートしない」はリストに列を作らないだけで、上げた Excel そのものはライブラリに残ります。

何件まで入れてよいか：5,000件のしきい値

リストに入るアイテムは 3,000万 件までです（サポートの「大規模なリストとライブラリのリスト ビューのしきい値」と Learn の「SharePoint の制限」）。気をつけるのは入る数ではなく、1つのビューで読み出す数です。同じページには「リスト ビューに 5,000 を超えるアイテムが表示される場合、リスト ビューのしきい値エラーが発生する可能性があります。」とあり、「SharePoint の場合、LVT 制限は変更できません。」ともあります。

さらに「リストが 3,000 アイテムを超えると、[リスト設定] ページに警告が表示される場合があります。」ともあります。台帳が数千件になりそうなら、作った時点で、よく絞り込む列（区分や保管場所など）でビューを分けておきます。サポートは、返す件数を減らす方法として、インデックス、フィルター、フォルダーなどを挙げています。当社が試したのは8行の台帳で、しきい値に近い件数は試していません。

行が多く、台帳どうしの関連（ある台帳の行が、別の台帳の行を参照する）が多いなら、リストより向く先があります。Access の台帳を移す先の目安は、Access から Microsoft Lists への移行の記事に書いています。

まず、台帳の日付の列に文字が入っていないかを見る

取り込む前に、移したい台帳を Excel で開き、日付の列に未定や横棒のような文字が入っていないか、TRUE／FALSE や○×の列がないかを見てください。日付の列は日付だけにし、その台帳をテーブルにしてから取り込みます。取り込みの画面で、日付と金額と選択肢の列の種類を選び直し、作ったら最初の数行を Excel と見比べます。この順で進めれば、列のずれに気づくのが、台帳を使い始める前になります。

サイトの分け方や権限、台帳をどこに置くかから一緒に整えたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

画面と Microsoft の説明は変わることがあります。この記事は2026年10月30日時点の画面と公式の説明で書いています。