会員管理システムを選ぶ前に、会費の入金・更新案内・会員証・イベント申込のどれが要るかを分ける｜既製品・kintone・LINE・専用開発の選び分け

会員管理システムの費用を調べると、製品会社の比較記事は、初期費用と月額の相場を並べます。ただ、費用は、名簿を置く場所より、会費の入金・更新案内・会員証・イベント申込のうち、どれを仕組みにするかでほぼ決まります。協会や組合、スクールの事務局で、Excelの会員名簿を使っているなら、まず、この4つのうち要るものを分けるところから始めます。

分け方で、見る手段が変わります。会員が自分で会費を払い、イベントに申し込む画面が要るなら、既製品です。事務局の中で、名簿と更新日を管理したいだけなら、kintone で足りる場合があります。会員への連絡と、スマホの会員証が中心なら、LINE です。会費の計算や会員証の見せ方が、それらに収まらないとき、専用開発を考えます。この記事は、4つの機能と4つの手段を、各社の公式ページで確かめたことだけで、つなぎます。

どの機能から仕組みにするか、要件の整理から相談したいときは、Aurant Technologies の業務ツール開発のページから相談できます。

要る機能を4つに分ける：会費の入金・更新案内・会員証・イベント申込

会員の名簿は、4つすべての土台です。名簿に、会員番号、氏名、会員種別、入会日、更新日、連絡先の項目があれば、あとは、その名簿の上で、何を自動にするかの話になります。

会費の入金は、請求を出し、払われたかを確かめ、払われていない会員に連絡する仕事です。会員がカードや口座振替で払う方法を使うのか、振込の突き合わせを事務局が続けるのかで、必要な仕組みが変わります。更新案内は、更新日が近い会員に知らせ、可否を受け取る仕事です。事務局が更新日の一覧を見て動くのか、会員の手元に案内を届けるのかで、手段が分かれます。

会員証は、会員であることを窓口やイベントで示す仕組みです。紙やカードなら、名簿の会員番号を印字すれば足ります。スマホの画面で示すなら、会員番号と本人を、誰がどう結ぶかを決める必要があります。イベント申込は、申込を受け、参加費を集め、参加者の一覧を作る仕事です。会員だけが申し込める画面が要るかで、既製品を先に見るかが決まります。以上の分け方は、当社の整理です。

図は、会員の手元に画面が要るかを、最初に聞いています。会員の手元の画面と決済は、名簿の仕組みに後から足すと、手間が増える所だからです（当社の見立て）。

既製品で足りる条件：会員が自分で払い、申し込む画面が要るとき

既製品の公式ページを見ると、会員管理・決済・イベントを1つにまとめた形があると分かります。一例として、シクミネットの公式サイトでは、会員がクレジットカード、コンビニ、ペイジー、口座振替から選んで会費を払えると書かれています。クレジットカードと口座振替は自動で決済され、支払いの情報は自動で反映されるため、手動での消込が要らないとされています。イベントは、管理画面で作ると会員マイページから申し込め、有料なら申込と合わせて参加費を払えます。メールは、条件に合う会員だけに絞っても送れます。

この一例の価格ページには、ベーシックプランの初期費用が180,000円（税込198,000円）から、月額利用料が33,600円（税込36,960円）からと書かれています。OB会・同窓会、PTA会、町内会の限定プランは、初期費用50,000円（税込55,000円）から、月額0円からです。システムの設定は提供会社が行い、ヒアリングシートに答えると初期構築が終わり、最短2週間からと案内されています。データ移行が発生すると別費用で、移行する会員データは、指定のExcelの形式で出す条件です。月額が会員数に応じて変わることは、公式サイトにあります。

既製品で足りるのは、4つの機能のうち、入金とイベント申込が主で、画面や項目を自社に合わせて作り込まなくてよいときです。見る点は、2つあります。1つは、会員証が要るかです。上の一例では、確かめたページに会員証の記載がなかったので、要るなら、候補の公式ページか問い合わせで確かめます。もう1つは、Excelの名簿を、指定の形式に直す作業です。移す前の名簿の整え方は、顧客台帳を顧客管理システムに移す記事にまとめています。顧客と会員で項目は違いますが、重複・書き方・履歴を揃える点は同じです。

製品ごとの機能と料金は、それぞれの公式ページで違います。ここで挙げたのは、1社の例です。比べるときは、要る機能が基本の料金に入っているか、オプションかを、同じ表に並べます。

kintone・LINEで足りる条件：事務局の中と、スマホの連絡で足りるとき

kintone：名簿と更新日を、事務局が管理する

kintone で確かめられたのは、事務局の側の仕組みです。レコードの条件通知は、フィールドの値が条件を満たすレコードを登録したとき、または編集した結果、条件を満たしたとき、アプリの利用者に「自分宛」の通知が届きます。更新日のフィールドが条件に合ったら、事務局の担当者に知らせる、という使い方です。会員に届く通知ではありません。プロセス管理は、ステータス・作業者・アクションをアプリに加えるので、入会の申込を受けて、承認し、名簿に入れる流れを、アプリの中に作れます。会員番号は、［値の重複を禁止する］を使うと、同じ値を2回登録できません。

費用は、料金ページによると、ライトコースが1ユーザー月額1,000円、スタンダードコースが1,800円で、どちらも最小ユーザー数は10、税抜です。事務局が3人でも、最小の契約は10ユーザーです（最小ユーザー数の考え方は、こちらの記事にまとめています）。ライセンスは、cybozu.com にログインする「人」を数えるので、会員自身にログインして見てもらう設計にすると、その人数が見積もりの論点になります。ライトコースは、APIやJavaScriptを使ったカスタマイズができません。会員が自分で払う画面と決済は、今回確かめた kintone の公式ページに出てこなかったので、要るなら、別の仕組みとつなぐか、既製品に回します。

kintone で足りるのは、会員が使う画面が要らず、入金の確認と更新日の管理を事務局がするときです。Excelの名簿を、そのままアプリに取り込めるかは、ファイルから読み込む形式の上限（Excelは最大1,000行、CSVは最大10万行）を含めて、試験の取り込みで確かめます。

LINE：会員への連絡と、スマホの会員証

LINE公式アカウントの料金プランは、月額固定費が、コミュニケーションプラン0円（無料メッセージ200通）、ライトプラン5,000円（5,000通）、スタンダードプラン15,000円（30,000通）で、税別です。通数は、「メッセージを送った回数」と「送った友だちの数」をかけた数で数えます。たとえば、友だちの会員600人に更新案内を月に1回送ると600通で、コミュニケーションプランの200通を超えます（当社の計算）。追加のメッセージを送れるのはスタンダードプランだけで、単価は配信数で変わり、2026年10月1日に料金が改定されています。

会員証は、2つに分かれます。ショップカードは、来店や購入のインセンティブとして、ポイントをLINE上で発行・管理する機能で、会員番号を見せる会員証というより、ポイントカードです。デジタル会員証は、LINEミニアプリの機能で、自社システムに合わせた個別開発か、認定パッケージを使います。費用は、公式ページに「要件や利用する機能によって異なる」とあります。会費の決済は、今回確かめたLINEの公式ページに記載がなかったので、LINEだけで入金まで完結させる設計は、この記事では扱いません。

LINEで足りるのは、会員への連絡が主で、会員証がポイントカードで足りるときです。スポーツクラブの会員管理は、業種別に、kintone で組む記事とLINEで組む記事があります。

図の棒は、機能が違うので、安い高いの比較ではありません。固定費の決まり方が、手段で違うことを見る図です。LINEは通数、kintone はユーザー数で決まり、既製品の例は、会員数に応じて変わります。

専用開発が要る条件：既製品とkintoneの項目に収まらないとき

専用開発は、既製品の項目を、ずっと追加で頼む形になるとき、または、kintone の画面では会員の使い方に合わないときに、候補になります。上の3つの手段は、公式ページで、できることが決まっています。その範囲を超える要望の数が、専用開発を見る目安です（当社の整理）。

専用開発かどうかは、「買うか作るか」の問題と、同じ形で考えます。5年間の総額と、使い始めてから直せる人で比べる考え方は、業務システムは買うか作るかの記事にまとめています。販売管理を題材に、Webアプリとkintoneを比べた過程は、当社の公開した導入の記録にあります。会員管理では、会費の計算のルールと、会員証の照合の2つが、専用開発に分かれる所になりやすい、というのが当社の見立てです。

費用の見方：初期・月額・直す人に分けて並べる

会員管理システムの費用は、初期、月額、直す人の3つの列で並べると、手段が違っても比べられます。初期は、設定やデータ移行にかかる分です。月額は、会員数、ユーザー数、通数など、手段ごとに決まり方が違います。直す人は、項目を足したり、会費の額を変えたりするときの担当で、見積もりの金額に出ない部分です。

表の「初期」「月額」は、公式ページに書かれていることだけです。専用開発の行は、公式がないので、見積もりを取るときの観点を書いています。直す人の列は、公式ページでは分からないことが多いので、見積もりの前に聞きます。聞くことは、次の4つです。要る機能のうち、基本の料金に入るものはどれか。データ移行は、誰が、いくらで行うか。会員が増えたとき、月額はどう変わるか。契約を終えるとき、名簿のデータを、どの形式で出せるか。

名簿を移す作業そのものは、Excelから顧客管理システムに移す記事に、重複や書き方を揃える順番があります。会員管理の機能の分け方から、見積もりの取り方まで、事務局の要件を整理したいときは、業務ツール開発のページから、Aurant Technologies に相談できます。