kintone で案件ごとの予算と実績を並べる進め方｜それぞれのアプリで案件×月に集計し、表計算で差を出す

月の会議に出す予算と実績の表は、行に案件、列に月を取り、マスに粗利の差（実績−予算）を入れた1枚にします。右端には、締めた月までの差の合計と、それが予算粗利の何割にあたるかを置きます。下は案件20件・4月から11月までの例で、9月まで締めた時点の表です。

kintone でこの表を作ろうとすると、案件の画面に実績を寄せたくなります。ところが、案件の画面に明細を並べる関連レコード一覧には合計が出ません。予算を明細に写して明細のグラフで合計すると、案件 P007 の予算 9,900,000円は、明細42行分の 415,800,000円になりました。

表は、予算を案件アプリで、実績を明細のアプリで、それぞれ案件×月のクロス集計表にしてから、2つを Excel のブックに書き出し、表計算で引き算して作ります。別々のアプリにある2つの合計どうしの引き算と、予算に対する割合は、kintone のグラフの集計方法（レコード数・合計・平均・最大値・最小値）だけでは出せないからです。

案件と明細をどうつなぐか（ルックアップや関連レコード一覧の設計）は、当社が kintone の導入支援で受けている設計の1つです。以下の画面は、当社の検証用の kintone に案件と実績明細の2つのアプリを組んで撮りました。

予算は案件アプリに月別で持ち、実績は明細のアプリに1行ずつ積む

案件アプリは1案件を1レコードにし、案件コードを重複禁止にします。予算は総額のほかに、テーブル「月別の予算」を置き、1行に1か月分の予算（売上）と予算（原価）、計算の欄で予算（粗利）を持たせます。実績を月ごとに締めて比べるなら、予算にも月の行が要るからです。月の行には、その月に計上する予定の額を入れます。この記事の例は、総額を期間の月数で均等に割っています。

総額と月別の行を別々に入力にすると、片方だけ直したときに食い違います。案件 P001 の予算（売上）を後から 4,500,000円に直したとき、月別の予算の表は 1,300,000円×3か月の 3,900,000円のままでした。kintone ヘルプの「演算子と関数の使用例」には、テーブルの中の数値を SUM で合計する式の例があるので、総額を月別の表の合計を出す計算の欄にする手があります（当社では試していません）。

実績明細のアプリは、1件の売上か1件の原価を1レコードにします。案件コード（案件アプリをルックアップで選ぶ）、計上月、区分（売上・原価）、金額に、計算の欄「粗利への寄与」を足し、式を IF(区分="売上", 金額, -金額) の形にします（式の中ではフィールドコードで書きます）。売上なら＋、原価なら−の値を足せば、その案件のその月の粗利になります。ヘルプには、グラフで分類する項目が空のレコードは集計対象にならない、とあります。案件コードと計上月は、空のまま保存できないようにしておきます。

あわせて、実績が締まったとみなす月を決めます。この例では、案件の期間は4月から11月までで、実績は9月まで締まっている、としました。

案件の画面に実績を寄せる手は、合計が出ないところで止まる

案件の画面で予算と実績を見比べたいと考えると、まず案件アプリに関連レコード一覧を置いて、その案件の明細を並べたくなります。並べることはできますが、一覧の下に合計の行は出ません。

関連レコード一覧の設定画面にも、合計や集計を指定する項目はありませんでした。kintone ヘルプの「関連レコード一覧とは」は、関連レコード一覧の値は「集計」「自動計算」「アプリ内検索」の対象にならない、としていて、「計算式で参照できるフィールド／参照できないフィールド」でも、関連レコード一覧は参照できない側に入っています。

次に思いつくのが、明細の側に案件の予算を写す手です。明細のルックアップで案件コードを選ぶとき、ほかのフィールドのコピーに予算（売上）と予算（原価）を足せば、明細の1行ずつに予算が入ります。

この手は2か所で止まります。1つ目は、写した予算が後から変わらないことです。案件 P001 の予算（売上）を 3,900,000円から 4,500,000円に直しても、P001 の明細20行の写しは、20行とも 3,900,000円のままでした。

明細を1件開いて編集し、案件コードの横の［取得］を押すと「参照先からデータが取得されました。」と出て、編集画面の値が 4,500,000円に変わりました（保存はしていません）。ヘルプの「ルックアップを設定する」にも、参照先のレコードが変わってもルックアップで取得済みの値はそのまま維持され、自動では最新の値にならない、再度［取得］を押すと上書きされる、とあり、すでにある明細をまとめて直す方法としてファイルの読み込みを挙げています。ルックアップの設定画面には、関連付けるアプリとコピー元のフィールドはフォームを保存した後は変えられない、という帯も出ます。

2つ目は、写した予算を合計すると膨らむことです。明細のアプリで、写した予算（売上）を案件ごとに合計するグラフを作ると、どの案件も「予算×その案件の明細の行数」になりました。

写した予算は明細1行ごとに同じ額で入っていて、グラフはそれを行の数だけ足します。明細の行数は案件ごとに違うので（ここでは17行から42行）、案件どうしの大小も崩れます。予算は明細に写さず、案件アプリの中で集計します。写すのは、案件名のように合計しない値だけにしておきます。

予算と実績を、それぞれのアプリで案件×月のクロス集計表にする

実績は、実績明細のアプリでグラフを作り、種類をクロス集計表にします。分類する項目の大項目に計上月（月単位）、中項目に案件コードを選ぶと、行に案件、列に月が並びます（大項目に案件コードを選ぶと、案件が列に並びました）。集計方法は「合計」の「粗利への寄与」です。グラフの設定を保存するには、そのアプリの管理権限が要ります。

集計方法の行には追加の［＋］が出ず、合計できるのは1つの欄だけでした。粗利を「粗利への寄与」という1つの欄にしたのはそのためで、売上と原価を別々に合計して引き算する形は、クロス集計表1つでは作れませんでした。集計方法に選べるのも、このアプリの金額、粗利への寄与、写した予算2つの4つだけで、案件アプリの予算は出てきません。当社が見た明細アプリのクロス集計表の設定画面には、案件アプリの予算を集計方法に選ぶ項目はありませんでした。

設定画面の右のプレビューは、見出しに「一部のデータだけを基にしています」とあり、P007 の合計が 575,000円と出ましたが、保存した表では 1,625,000円でした。ヘルプにも、プレビューは集計対象の一部を集計したもの、とあります。数字は保存した表で読みます。

予算は、案件アプリのテーブル「月別の予算」の行から、同じ並びのクロス集計表を作れました。分類する項目にテーブルの「月」と案件コード、集計方法に「合計」の「月の予算（粗利）」を選び、条件で月を締めた月の末日（ここでは2026年9月30日）以前に絞ると、10月と11月が消えて、総計は43,126,000円になりました。テーブルの行の値から別に数え直した、9月までの予算粗利と同じ値です。ヘルプには「テーブルのいずれかの行でフィールドの値が絞り込み条件を満たせば、そのレコードは集計対象になります」とあり、この文だけを読むと10月の行も残りそうですが、ここでは行ごとに外れました。絞った後の総計が締めた月までの予算と合っているかを、次の照らし合わせで確かめます。

2つの表を Excel ブックに書き出し、表計算で差と割合を出す

ヘルプの「集計結果をファイルに書き出す」によれば、クロス集計表は CSV には書き出せず、表を表示して画面右上の［オプション］から［Excelブック形式で書き出す］を選びます。書き出すには、そのアプリの「ファイル書き出し」の権限が要ります。予算の表は、締めた月までに絞ってから書き出します。絞らずに書き出すと10月・11月の列が付いてきて、実績の無いその月の差が、予算の分だけマイナスに出ます。下のシートは、絞った後の4〜9月の6列で作ります。

表計算では、1つのブックに「予算」「実績」の2枚のシートを作り、どちらも A列に案件コード、B〜G列に4月から9月、H列にその行の合計（=SUM(B2:G2)）の形にそろえて、書き出した値を貼ります。2枚で案件の順と月の順が同じであることが、引き算の前提です。当社は kintone からの書き出しを試していないので、書き出したブックで合計の行や列がどこに来るか、期間の外のマスが空で来るか0で来るかは、開いて確かめてから貼ります（0で来ると、期間の外のマスの差が0と出ます。合計は変わりません）。下の式は、kintone のクロス集計表と全マスで一致した値を、手元の Excel（Microsoft 365）にこの形で並べて確かめたものです。

3枚目の「差」のシートに、同じ形で次の式を入れます。B2 は月ごとの差で、予算も実績も無いマス（案件の期間の外）は空けます。B2 を G21 まで写し、H2 に差の合計、I2 に差を予算粗利で割った値を入れて、下へ写します。

差の小さい順に並べるなら、4枚目のシートの A2 に次の式を入れます（SORTBY は Microsoft 365 か Excel 2021 以降の関数です）。I列の割合で並べたいときは、並べ替えの列を I列に替えます。

冒頭の表は、同じ値を手元で並べて差と割合を出し、月ごとのマスに色を付けた図です。画面で見比べるだけなら、表計算に移さず、スペースのスレッドの本文に2つのクロス集計表を貼る手もあります。本文を編集するダイアログの［アプリ貼り付け］から、予算粗利の表と実績粗利の表を順に貼れました。貼る手順と、貼ったグラフを見られる人の範囲は、商談管理のグラフを営業会議の1画面に並べる記事で書いています。

行も列も同じ並びにそろえたので、案件ごとの合計を左右で見比べられますが、差の列はなく、引き算は目で行うことになります。この写真は画面を縮めて撮っており、当社の環境で等倍に戻して見たときは、表が本文の幅いっぱいに広がって右が切れ、2つは縦に積まれました（1回見ただけです）。

差の表で、会議で先に理由を聞く案件を決める

冒頭の表を額で読むと、9月までに予算を下回った額が大きいのは P016（−1,304,000円）、P013、P018 の順です。下回った割合で読むと、P020・P018・P017 の順になります。P020 は予算粗利が 270,000円と小さく、額では上位に入りませんが、差は予算粗利を超える −279,000円でした。どちらの列で並べるかで、会議で最初に名前が出る案件が変わります。

当社の考えでは、会議では両方の列を見ます。額の上位は会社の粗利への響きが大きい案件として、割合の上位は見積と実際のずれが大きい案件として、担当に理由を聞きます。図の札の割合は、予算を下回った側だけで数えています。会議で先に手を打つのは粗利が足りない案件だからです。上回った側にも P002（+75%）のように外れの大きい案件があり、見積の単価を見直すときは、こちらも同じ列で見ます。聞く中身は、案件の期間が残っているかで変わります。表の P016 と P013 は8月で期間が終わっていて、残りの月で戻る余地が無いので、聞くのは見積のどこが外れたか、同じ種類の案件の見積に何を持ち込むかです。P018 や P017 のように10月・11月が残る案件なら、原価の計上が予定より早まっただけで残りの月で戻ることもあるので、それも聞きます。月ごとのマスは、差がどの月に出たかを見る入口になりますが、計上の時期のずれかどうかを読めるのは、月別の予算が計上の予定どおりに入っている場合です。何円・何割から理由を聞くかの線は、この例の表からは決めていません。最初の何回かは額と割合の上位の数件を聞き、その答えを見てから線を決めるのがよいと考えます。

次の月は、10月を締めて同じ表をもう一度作ります。前の会議で理由を聞いた、期間の残る案件の差が、締めた月を1つ足したあとにどう動いたかを、同じ並びで見ていけます。

表を使う前に、全件の合計と案件ごとの合計の和を照らす

差の表を会議に出す前に、合計が合っているかを3か所で見ます。1つ目は実績です。明細の全件の売上の合計は 120,383,000円、原価の合計は 81,223,000円で、差の 39,160,000円が、実績のクロス集計表の総計と一致しました。案件ごとの合計を足した値も、全件の合計と同じでした。

2つ目は予算です。9月までの予算粗利の総計 43,126,000円が、案件アプリの月別の予算の行を9月まで足した値と一致するかを見ます。3つ目は差で、差のシートの合計 −3,966,000円が 39,160,000円−43,126,000円になっているかです。予算の総計が案件アプリの予算の合計より大きく出たら、写した予算を明細で合計していないかを先に疑います。

総計は、クロス集計表の右上（合計の行と合計の列が交わるマス）に出ます。表計算や BI のツールに取り出して集計するときの控え方は、kintone のデータを外で集計する前に件数と合計を照らす記事にまとめています。

この記事の画面の作り方と、kintone の中で差を出す作り

2026年10月に、検証用の kintone に2つのアプリを作りました。アプリとグラフの設定、案件20件と明細506行の登録、P001 の予算の書き換えはプログラムからまとめて行い、設定画面を開いて確かめています。案件の予算・期間・実績の振れは乱数で作ったもので、どの案件が外れたかに意味はありません。

kintone の中で差まで出す作りも1回試しました。月別の予算の表に「月の実績（粗利）書き戻し」（数値）と「差（実績−予算）」（計算）の欄を足し、9月までの実績粗利を書き込むと、案件の画面とグラフに予算・実績・差が並び、案件別の差の横棒も小さい順に作れました。書き戻した欄は数値なので、明細を直しても変わりません。実績を入れていない10月の行は、未入力の数値が「0」とみなされて、差が −262,000円（P002 の予算粗利）になりました。

書き戻しをファイルの読み込みで行う手順、総額を月別の表の合計にする作り、テーブルの条件で行ごとに外れた理由、標準の機能の外で集計を足す仕組み、この表で会議の進み方が変わるかは、試していません。2つのアプリを1つのグラフで集計できない、とはっきり書いたヘルプの文も見つけていません。

書き出しから差のシートまでを1回通し、続け方を決める

この表は、締めるたびに2つのクロス集計表を書き出し、差のシートへ貼り直して作る表です。次の締めのあと、直近の締めた月までの分でそれを1回通し、かかった手間と、貼り直しでずれた所（案件の順、月の列、合計の行）を書き留めておきます。総額にしか予算が無い案件や、計上月の無い明細があれば、そこで止まるので、先に直す欄も分かります。

その書き留めが、表計算のまま続けるか、締めた月の実績を案件アプリの表に持たせる作りへ移すかを決める材料になります。移すときに決める、案件と明細のアプリの分け方と、どの月を締めたとみなし誰が書き込むかの決まりは、kintone 導入支援のページで、アプリ分割とルックアップ・関連レコードの設計、運用ルールの整理として相談を受けています（30分のオンライン相談の窓口も同じページです）。