退職者のメールボックスを共有メールボックスに変換する手順｜変換の前に確かめること、変換した後に残るもの
退職者のメールボックスは、ライセンスが付いているうちに共有メールボックスに変換し、ライセンスを外すのは最後です。変換の前に確かめる5つ（ライセンス・50GB・保留とアーカイブ・ハイブリッド・削除済み）、ライセンスを先に外した・削除したときの30日の戻し方、2つの入口、変換で残るパスワードと受信トレイ ルール、後任と上司に付ける権限、ライセンスを外す前の確かめをまとめました。
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この記事の要点
- 退職者のメールボックスは、ライセンスが付いているうちに共有メールボックスに変換します。ライセンスを先に外すと、変換の選択肢が出なくなります。外した日から 30日 たつと、メールボックスのデータは完全に削除されます。変換の前に、大きさ（50 GB 未満か）と、保留・アーカイブを使っていないかを見ます。
- 変換すると、メールと予定表のほかに、退職者の受信トレイ ルールと、元のユーザー名とパスワードも残ります。パスワードをリセットし、ルールを見て要らないものを消してから、後任と上司に権限を付けます。
- ライセンスを外すのは、一覧の「受信者の種類」が「SharedMailbox」になったのを確かめた後です。共有メールボックスには元のユーザー アカウントが要るので、アカウントは削除しません。
たとえば、営業担当が月末で退職し、その後も取引先からのメールがしばらく届きそうだとします。過去のやり取りは後任と上司が見られるようにしたい。一方で、退職者のライセンスは外して費用を止めたい。このときに使うのが、退職者のメールボックスを共有メールボックス（複数の社員が自分のアカウントのまま開けるメールボックス）に変換する方法です。
変換の操作は数回のクリックで済みます。ただ、順番を間違えると、変換の選択肢が出なくなったり、メールが消えるまでの日数が始まったりします。この記事で分かるのは、変換の前に何を確かめれば戻せなくならないか、変換で何が残り、そのうち何を後任向けに直すか、ライセンスを外してよいとどこで判断するか、です。退職日にサインインを止める手順や OneDrive の引き継ぎなど、退職の全体の順番は退職者のアカウントの処理の記事に書いています。
当社は Microsoft 365 の導入を支援している会社で、ライセンスの販売はしていません。
変換の前に、5つを確かめる
この記事では、社員1人用のメールボックスを、Microsoft Learn の表記にならって「ユーザー メールボックス」と呼びます。
1つ目は、退職者にライセンスがまだ付いているかです。Microsoft Learn「ユーザー メールボックスを共有メールボックスに変換する」は、変換の前にユーザー メールボックスにライセンスが割り当てられている必要がある、と書いています。無いと、変換の選択肢が表示されません。ライセンスを外してしまった場合は、付け直してから変換します。付いているかは、Microsoft 365 管理センターの［ユーザー］＞［アクティブなユーザー］で退職者を選び、［ライセンスとアプリ］タブで見られます。
2つ目は、メールボックスの大きさです。同じユーザーの［メール］タブのいちばん上に「メールボックス記憶域」があり、今の大きさと上限が出ます。ライセンスを付けない共有メールボックスに入るのは 50 GB までです。同じページには、ライセンスを外すために、添付ファイル付きのような大きなメッセージを消して小さくする必要がある場合がある、ともあります。消さずに 50 GB を超えたまま残すなら、共有メールボックスにライセンスが要ります。付けるライセンスは共有メールボックスにライセンスが要る場面の記事に、容量の空け方はメールボックスの容量がいっぱいになったときの記事に任せます。
同じタブの「メール アプリ」の欄には、このメールボックスで使えるアプリが出ます。当社の画面では「その他のメール アプリは許可されています」と出ていました。同じメールボックスを Exchange 管理センターで開くと、Outlook on the web から POP3 まで6つのアプリがすべて「有効」でした。アプリを止めたときの表示は、当社は見ていません。ここで退職日にアプリを止めたかを控えておくと、変換の後に共有メールボックスの側で何を見ればよいかが決まります（後の節）。
3つ目は、保留とアーカイブです。保留（ホールド）は、訴訟や調査に備えてメールを消せないように残しておく設定で、訴訟ホールドや In-Place 保留などがあります。アーカイブ メールボックスは、本人のメールボックスとは別に足す保管用のメールボックスです。変換のページは、共有メールボックスを保留にするには共有メールボックスにライセンスが要る、と書いています。共有メールボックスを作成するのページも、共有メールボックスでインプレース アーカイブを使う場合はライセンスが要る、としています。
そのため当社は、退職者のメールボックスに保留かアーカイブがあるなら、変換した後も共有メールボックスのライセンスは外さないことをお勧めします。Exchange 管理センターでメールボックスを開くと、［その他］タブに「訴訟ホールド」と「メールボックス アーカイブ」の欄があります（後の写真）。当社の画面では、アーカイブの欄には「無効」と状態が出ていましたが、訴訟ホールドの欄には状態が出ず、［訴訟ホールドの管理］のリンクだけでした。訴訟ホールドがかかっているかは、このリンクの先で確かめます（当社は開いていません）。電子情報開示の保留など、保留の種類と掛け方は電子情報開示の記事に書いています。
4つ目は、オンプレミス（自社のサーバー）の Exchange と同期している環境（Exchange ハイブリッド）かどうかです。Learn「Exchange Online でメールボックスを変換する」によると、ハイブリッドの環境では、メールボックスの管理はオンプレミスの管理ツールで行います。Exchange Online に作られたがまだ移行していないメールボックスは、オンプレミスの Exchange 管理シェルでリモート メールボックスを変換します。メールボックスがすでに Exchange Online に移行されている場合は、オンプレミスに加えて Exchange Online の側のメールボックスも更新する必要がある、と同じページは書いています。当社はハイブリッドの環境を試していません。この記事の画面の手順は、この環境には使えません。
5つ目は、アカウントをもう削除していないかです。削除していたら、次の節の手順で戻してから変換します。なお、コンプライアンス上の理由で非アクティブになったメールボックス（削除した後も保留で残されているメールボックス）では、共有メールボックスへの変換は機能しない、とLearn の退職者の手順 4にあります。
ライセンスを先に外した・アカウントを削除したときは、30日のうちに戻す
退職日にライセンスを外してから、メールを残したいと分かることがあります。Learn の退職者の手順 6によると、ライセンスを外すとユーザーのデータは 30日 保持されます。その後は、SharePoint に置いた文書を除いて完全に削除され、戻せません。30日のうちにライセンスを付け直し、変換してから、もう一度ライセンスを外します。
アカウントを削除してしまった場合も、削除から 30日 以内ならユーザーを復元できます（Microsoft 365 管理センターでユーザーを復元する）。変換のページの「削除済みユーザーのメールボックスを変換する」の手順は、復元する、ライセンスが割り当てられているかを確かめる、パスワードをリセットする、の順です。メールボックスが作り直されるまで、最大 24時間 かかることがあります。この手順は、作り直された後にライセンスを外し、メンバーを足す、と続きます。変換の操作は、この手順の中に見当たりません。当社は、作り直されたのを待ってから次の節の変換をし、その後にライセンスを外す順をお勧めします。ライセンスが無いと変換の選択肢が出ない、という同じページの条件に合わせるためです。復元で戻るもの・戻らないものは削除したユーザーの復元の記事にまとめています。
変換する：入口は2つ
1つ目の入口は、Microsoft 365 管理センターです。［ユーザー］＞［アクティブなユーザー］で退職者を選び、［メール］タブの「その他の処理」にある［共有メールボックスに変換する］を選びます（前の写真の下の枠）。Learn の手順の表記は［共有メールボックスに変換］で、選んだ後に［変換］を選ぶ、とあります。当社はこのリンクを押しておらず、その先の確認の画面は見ていません。
2つ目の入口は、Exchange 管理センター（Exchange Online の管理画面）です。［受信者］＞［メールボックス］で退職者の行を選ぶと、一覧の上に［共有メールボックスに変換する］が出ます。行の名前を選んで開いた詳細の［その他］タブにも、同じ名前のリンクがあります。Learn によると、選んだ後に表示された画面で［確認］を選ぶと、「メールボックスが正常に変換されました」という通知が出ます。
まとめて変換するときは、Exchange Online PowerShell（Exchange Online をコマンドで管理する道具）の Set-Mailbox で種類を変えます。Learn の構文は次のとおりで、退職者のメールボックスの名前かアドレスを入れます。
Set-Mailbox -Identity <退職者のメールボックス> -Type Shared変換した後に残るもの：パスワードと受信トレイ ルールも残る
変換のページによると、変換するとすべてのメールと予定表がそのまま残り、権限を付けた複数の人が開けるようになります。残るのは、メールと予定表だけではありません。同じページの「開始する前に」には、次の2つが書かれています。
- 元のユーザー名とパスワード：パスワードのリセットは必須ではないが、リセットしないと、変換が完了した後も元のユーザー名とパスワードが共有メールボックスで使える。
- 受信トレイ ルール：ユーザー メールボックスから共有メールボックスに変換した後も保持される。
例の営業担当が、メールを転送するルールや、特定のフォルダーに振り分けるルールを作っていた場合、そのルールは共有メールボックスに残ります。ルールは、Exchange Online PowerShell の Get-InboxRule で共有メールボックスを指定すると取得できます（Get-InboxRule）。後任と中身を見て、要らないものは消します。
Get-InboxRule -Mailbox <共有メールボックスのアドレス>退職日にパスワードをリセットしていれば、本人が知っているパスワードではもう入れません。リセットしていなければ、変換の後にリセットします。サインインのブロックもしたままにします。ブロックは効くまで最大 24時間 かかることがあります（Learn の退職者の手順 1）。共有メールボックスのアカウントで直接サインインさせない理由は共有アカウントの扱いの記事に書いています。
当社が気にしているのは、メール アプリの設定です。手順 1には、退職日に Exchange 管理センターの［メール アプリの設定の管理］で、Outlook のデスクトップ版やスマホのメール アプリなどをすべてオフにする方法があります。本人がメールに入れないようにするためです。共有メールボックスにも［メール アプリ］の設定があり、こちらはメンバーが共有メールボックスを開くのに使えるアプリを選ぶ設定です（共有メールボックスの設定を構成する）。変換でこの設定が引き継がれるかの説明は Learn に見当たらず、当社も試していません。
退職日にメール アプリを止めていたなら、変換の後に共有メールボックスの「メール アプリ」の欄を見ておきます。場所は、Microsoft 365 管理センターの［チームとグループ］＞［共有メールボックス］で共有メールボックスを開いた詳細です。当社の画面では、止めていない共有メールボックスで「すべてのメール アプリが許可されています」と出ていました。
同じ詳細の［自動応答］では、共有メールボックスから自動応答を送れます。取引先に担当が替わったことを伝えたい場合は、ここで文面を設定します。Learn によると、文面は組織の中の人か外の人に向けて入力します。当社はこの［編集］を開いていないので、社外に送る選び方は画面で確かめてください。表示名を変えて一覧で見分けやすくすることと、退職者が開いた会議の取り消しは、退職者のアカウントの処理の記事に書いています。
後任と上司に権限を付ける：読むだけか、返信もするか
共有メールボックスを開くための権限は、フル アクセス（画面の表記は「読み取りと管理 (フル アクセス)」）です。ただし、フル アクセスだけでは送れません。送るには、送信者（画面の表記は「メールボックス所有者として送信する」）か代理送信の権限も要ります（共有メールボックスを作成する）。例に当てると、過去のやり取りを読むだけの上司にはフル アクセスを付けます。取引先に返信もする後任には、フル アクセスと送信者の2つを付けます。
送信者の権限で送ったメールは、共有メールボックスから送ったように見え、後任が送ったことは相手に出ません。後任の名前を出して「〇〇の代理で」と見せたい場合は、送信者の代わりに代理送信を付けます。代理送信で送ったメールへの返信は、後任ではなく共有メールボックスに届きます（Exchange Online で受信者のアクセス許可を管理する）。
付ける場所は2つあります。当社の画面では、Exchange 管理センターで共有メールボックスを開いた［委任］タブには、送信者とフル アクセスの2つしかありませんでした。Learn にも、代理送信は共有メールボックスの Exchange 管理センターでは使えない、と書かれています。Microsoft 365 管理センターの共有メールボックスの詳細には、「メールボックスのアクセス許可を管理する」の下に「代理人として送信するアクセス許可」まで3つが並んでいます（前の写真）。代理送信を付けるなら、こちらから付けます。
権限は付けてから反映まで最大 60分 かかることがあります（別の Microsoft 365 ユーザーにメールボックスのアクセス許可を付与する）。自動マッピング（権限のあるメールボックスを Outlook に自動で出す仕組み）を有効にしている職場では（既定ではほとんどのユーザーで有効）、1人ずつフル アクセスを付けると、Outlook を閉じて開き直した後に共有メールボックスが出ます。セキュリティ グループ（複数の人にまとめて権限を付けるためのグループ）で付けると、自動マッピングは働きません。
もう1つ、退職者を目立たなくしようとして、共有メールボックスをアドレス一覧（社内の宛先の一覧）から隠すことがあるかもしれません。隠すと、フル アクセスを付けても開けず、デスクトップの Outlook では送信者と代理送信の権限も働きません。新しいメンバーが Outlook に追加することもできなくなります。返信に使うあいだは隠しません。付け方の手順と、付けたのに送れないときの切り分けは、共有メールボックスの作り方の記事と共有メールボックスの権限エラーの記事に書いています。
変換が済んだかを確かめてから、ライセンスを外す
変換が済んだかは、Exchange 管理センターの［受信者］＞［メールボックス］の一覧の「受信者の種類」の列で見ます。当社の画面では、ユーザー メールボックスは「UserMailbox」、共有メールボックスは「SharedMailbox」と出ていました。退職者の行が「SharedMailbox」になっていれば、変換は済んでいます。当社は変換していないので、変換の直後の表示は見ていません。
ライセンスを外す前に、図の6つが済んでいるかを見ます。変換のページは、メールボックスが 50 GB 未満ならライセンスを外して支払いを止められる、と書いています。保留やアーカイブがあるなら、ライセンスは付けたままです。手順 6も、ライセンスを外す前にユーザーのすべての保留を削除する必要がある、と書いています。外す場所は、退職者のユーザーの［ライセンスとアプリ］タブです。外しても、アカウントは削除しません。変換のページは、共有メールボックスにはこのアカウントが必要なので古いユーザーのアカウントを削除しないように、と書いています。
ライセンスを外すと、メールボックスとは別に、退職者の OneDrive がライセンスの無い OneDrive として数えられ始めます。OneDrive の引き継ぎは、ライセンスを外す前に済ませておきます。日数と、外した後に契約の数を減らす手順は、退職者のアカウントの処理の記事に書いています。
共有メールボックスを、ユーザー メールボックスに戻すとき
誤って変換した場合や、そのアドレスを1人の社員のメールボックスとして使い直す場合は、共有メールボックスをユーザー メールボックスに戻せます。Exchange 管理センターで共有メールボックスを開き、［その他］タブの［通常のメールボックスに変換する］を選びます（Learn の表記は［通常のメールボックスに変換］で、その後に［確認］を選びます）。戻した後、Microsoft 365 管理センターでそのアカウントにライセンスを割り当て、パスワードをリセットします。Learn によると、メールボックスの準備には数分かかり、その後にサインインすると共有メールボックスにあったメールと予定表が見えます。
変換した共有メールボックスを、引き継ぎの表に1行足す
変換が済んだら、その共有メールボックスについて、誰に何の権限を付けたか、ライセンスを付けたままか、受信トレイ ルールを見たかを1行で書き残しておきます。後任がさらに異動したときに権限を付け替える相手と、ライセンスを付けたままにした理由が、その1行で分かります。
退職と異動のたびのメールボックスの扱いを、自社の手順として決めておきたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。
この記事の確かめ方
手順と条件は、2026年11月6日に Microsoft Learn の次のページを開いて確かめたものです。「ユーザー メールボックスを共有メールボックスに変換する」（日本語版と英語版）、「Exchange Online でメールボックスを変換する」、「Microsoft 365 から元従業員を削除する」の手順 1・4・6、「Microsoft 365 管理センター内のユーザーのライセンスの割り当てまたは割り当て解除」、「Microsoft 365 の共有メールボックスについて」「共有メールボックスを作成する」「共有メールボックスの設定を構成する」、「Exchange Online で受信者のアクセス許可を管理する」「別の Microsoft 365 ユーザーにメールボックスのアクセス許可を付与する」、「Get-InboxRule」、「Microsoft 365 管理センターでユーザーを復元する」。変換の前後の順番と、ライセンスを外す前の確かめは、これらのページの記述を当社が1本の流れに並べたものです。
写真は、2026年11月6日に当社の検証用の環境（Microsoft 365 Business Premium）で、この記事のために撮ったものです。管理者のユーザー メールボックスと、当社が作った架空の窓口の共有メールボックスを、Exchange 管理センターと Microsoft 365 管理センターで開いて見ました。組織名・名前・メールアドレス・電話番号・人数は伏せています。見るだけにして、変換・ユーザー メールボックスへの変換・権限の追加・ライセンスの変更は行っていません。そのため、変換の確認の画面と変換した後の表示は Learn の表記で書いています。
執筆・監修
Aurant Technologies CAIO（Chief AI Officer）
Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援する立場から、Microsoft 365 を管理する方向けにまとめています。
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