共有アカウント・共用パソコンの扱い｜1つのアカウントを複数人で使わない理由と代わりの方法

受付や倉庫の事務所に、パソコンが1台。そこで使う Microsoft 365 のアカウントも「受付」の1つだけで、交代で入る人が同じパスワードでサインインしている。多要素認証を全員に、と言われたものの、このアカウントの認証アプリを誰のスマホに入れればよいのか分からない。人数分のライセンスを買うほどの使い方でもない気がする。そんな状態の管理者に向けた記事です。

この記事では、1つのアカウントを使い回すと何が困るのかと、共有したい物ごとの代わりの仕組みを、ライセンスの決まりとあわせて説明します。例は最後まで1つに固定し、「受付のパソコン1台と、共通のアカウント1つを、交代で4人が使い、問い合わせ用のアドレスへの返信もそのアカウントでしている」という状態で考えます。この記事では、Teams の会議室の端末、共用の電話、キオスク デバイス（案内の表示など1つの用途だけに使う端末）を構成する細かな手順と、Frontline のライセンスの価格は扱いません。会社のアカウントの運用全体はMicrosoft 365 管理センターの日々の運用の記事にまとめています。

書いているのは、Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援している当社です（ライセンスの販売はしていません）。

1つのアカウントを使い回すと、何が困るのか

ここで言う共有アカウントは、複数の人が同じ ID とパスワードでサインインする Microsoft 365 のアカウントのことです。この記事では「共通のアカウント」とも書きます（同じ意味です）。受付の例では、4人が「受付」のアカウントでパソコンとメールを使っています。困ることは費用の話にとどまりません。Microsoft 365 の仕組みの多くは、「サインインしているのは誰か」が分かることを前提にしています。そのため、1つのアカウントを複数の人で使うと、次の4つの点で困ります。

ライセンスの数は、アカウントの数ではなく使う人の数で決まる

「1つのアカウントにまとめればライセンスは1本で済む」と考えたくなりますが、Microsoft の製品条項はそう読めません。オンライン サービスの共通のライセンス条項は、サービスを使うユーザー1人ずつに、ユーザー単位のライセンス（条項では User SL と呼びます）を割り当てるよう定めています。例外は2つです。端末単位のライセンス（使う人ではなく端末に割り当てるライセンス。条項では Device SL と呼びます）を割り当てた端末から使う場合と、サービス別の条項に別の定めがある場合です。さらに同じ条項は、機器やソフト、自動化などを使って、製品を直接または間接に使う人や端末の数を減らしても、必要なライセンスの数は減らない、としています。条項は、このような減らし方を Multiplexing と呼んでいます（出典は 製品条項「共通のライセンス条項 ― オンライン サービスの場合」の Licensing the Online Services と Multiplexing の節。英語の原文）。

受付の例に当てはめると、使っている人は4人なので、考えるべきライセンスは4人分です。シフトのたびにライセンスを付け替えて1本を回す方法も使えません。条項は、最後に割り当ててから 90 日以内の短期の付け替えを認めていません。この条項の中で認められている例外は、休んでいる人の代わりと、故障した端末の代わりです。ここで引いたのは、マイクロソフト顧客契約（Microsoft と結ぶ契約の種類の1つ）の条項です。契約の種類やサービス別の条項によって、書き方が変わることがあります。自社の契約で何が適用されるかは、契約した窓口に確かめてください。

多要素認証の「本人が持っているもの」が決まらない

多要素認証は、パスワードに加えて、本人が持っているもの（スマホやセキュリティ キーなど）や本人の特徴（指紋など）で確かめる仕組みです（出典は Microsoft Entra 多要素認証の概要）。セキュリティの既定値群（Microsoft があらかじめ用意した、基本的な守りの設定のまとめ）を有効にすると、すべてのユーザーに多要素認証への登録が求められます。共通のアカウントでは、その「持っているもの」を誰のスマホにするかが決まりません。認証アプリを1人のスマホにだけ入れれば、その人がいない時間は誰もサインインできません。4人全員のスマホに同じアカウントを登録すれば、本人かどうかを確かめる意味が薄れます。全員に多要素認証をかける手順は多要素認証を全員に有効にする記事に書いています。

誰が何をしたかが、後から分からない

サインインや操作の記録に残るのは、アカウントの名前です。受付のアカウントで誤ったメールが送られた、共有のファイルが消えた、というときに、4人のうち誰の操作かを記録から分けることはできません。Microsoft Entra ID（Microsoft 365 のアカウントとサインインを管理する Microsoft の仕組み）の資料も、同じ点を挙げています。ID とパスワード（資料では「資格情報」）を配って共有する従来のやり方では、誰がアプリにアクセスしたかを知ることができない、という欠点です（出典は アカウントと資格情報の共有）。

1人が辞めても、その人だけを止められない

4人のうち1人が辞めたとき、受付のアカウントを止めると残る3人も使えなくなります。止めないなら、パスワードを変えて残る3人に配り直すことになり、その間も辞めた人は古いパスワードを知っています。同じ資料も、アクセスを外すには資格情報を変えて、使う人全員に配り直す必要があると書いています。1人ずつのアカウントなら、辞めた人のアカウントだけを止められます。順番は退職者のアカウントの処理の記事に書いています。

この記事に関連するサービス

M365・Google Workspace の移行と設定の相談移行と設定を、1件から相談できます。詳しく見る →Microsoft 365 導入支援Exchange・SharePoint・Teamsの移行から権限設計・Copilot活用まで詳しく見る →Google Workspace 導入・移行支援Gmail移行から権限設計・Gemini活用まで詳しく見る →AIセキュリティ診断・規約・ルール整備AIを使う前に、出す前に。安全の確認と、規約・ルールの整備を詳しく見る →Notion 導入支援議事録・ナレッジ・タスクを一箇所にまとめる詳しく見る →

共通のメールアドレスは、共有メールボックスにする

受付のアカウントを残したい理由が「問い合わせのアドレスを全員で見たい」なら、使うのは共有メールボックスです。共有メールボックスは、権限を付けた社員が、それぞれ自分のアカウントでサインインしたまま開いて、読んだり返信したりするメールボックスです。開く人は各自のアカウントでサインインしているので、共通のアカウントのパスワードを配る必要がなく、辞めた人は権限を外せば開けなくなります。

共有メールボックスそのものには、ライセンスを割り当てずに最大 50 GB まで保存できます。ただし、開いて使う社員には Exchange Online のライセンスが要ります。共有メールボックスには、それぞれ対応するユーザー アカウントが1つあります。Microsoft は、このアカウントで直接サインインする使い方を想定しておらず、サインインはブロックしたままにするよう案内しています。1つの共有メールボックスを使う人は、最大 25 人までがサポートされます。社外の人には権限を付けられません（出典は Microsoft 365 の共有メールボックスについて）。受付の例なら、4人それぞれのアカウントに権限を付け、受付のアドレスは共有メールボックスとして残します。

作り方と Outlook への追加は共有メールボックスの作り方の記事に書いています。共通のアドレスは、共有メールボックスのほかに、配布グループや Microsoft 365 グループでも作れます。この3つのどれを選ぶかは共通アドレスをどれで作るかの記事に書いています。

交代で使うパソコンは、共有 PC モードで各自がサインインする

パソコンを1台に保ったまま、サインインを1人ずつにする仕組みが、Windows の共有 PC モードです。有効にすると、一度に1人だけがサインインでき、前の人がサインアウトするまで次の人は入れません。あわせて、使い終わった人のアカウントをパソコンからいつ消すかや、パソコンの中にファイルを保存させるかどうかも決められます。ここで消えるのは、そのパソコンに作られたアカウントで、Microsoft 365 のアカウントそのものではありません。

受付の例で決めることは3つです。サインインできるアカウントの種類は、Microsoft 365 で仕事をするなら「ドメイン」（Microsoft Entra のアカウント）にします。もう1つの選択肢の「ゲスト」は、ID とパスワード（資格情報）も本人確認も要らない、そのパソコンの中だけのアカウント（ローカルのアカウント）で、使うたびに新しく作られます。本人を確かめないので、4人を分けたいという目的には合いません。次に、アカウントを消すかどうかです。［アカウント管理］を「有効」にすると、使い終わったアカウントがパソコンから自動で消えます。消すタイミングは次の3つから選べます。ログアウトした直後。ディスクの空きが一定を下回ったとき。ディスクの空きと、使われていない日数（0 日から 60 日で指定）の組み合わせ。使われない日数だけで消す選択肢はありません。「無効」にすると、アカウントはパソコンに残ります。交代の人数とパソコンの容量に合わせて選びます。最後に、パソコンの中への保存を止めるかどうかです。止めるなら、ファイルの置き場は OneDrive や SharePoint にそろえておきます（出典は Windows 共有デバイスの設定）。

設定する方法は3つあります。Intune（会社のパソコンやスマホをまとめて管理する Microsoft のサービス）で配る方法、プロビジョニング パッケージ（設定をまとめたファイル）をパソコンに入れる方法、PowerShell スクリプトで設定する方法です。Intune を使わない2つの手順は「共有またはゲストの Windows デバイスを構成する」にあります。Intune では、［デバイス］>［デバイスの管理］>［構成］>［作成］>［新しいポリシー］ と進み、プラットフォームに［Windows 10 以降］、プロファイルの種類に［テンプレート］>［共有マルチユーザー デバイス］を選んで、デバイスのグループに割り当てます（出典は Microsoft Intune での共有またはマルチユーザー Windows デバイスの設定）。Microsoft は、Intune の「設定カタログ」（設定を1つずつ選んで組む画面）でカテゴリ「Shared PC」の設定を使い、同じ設定を入れる方法も案内しています。パソコンを Intune で管理する範囲はIntune とは何かの記事に、新しいパソコンを用意する流れはWindows Autopilot の記事に書いています。

共有 PC モードで入る設定には、知っておきたいものが2つあります。1つは OneDrive です。共有 PC モードを有効にする設定は「EnableSharedPCMode」と「EnableSharedPCModeWithOneDriveSync」の2種類があります。OneDrive の同期が有効になるのは「EnableSharedPCModeWithOneDriveSync」のほうだけで、「EnableSharedPCMode」では同期が無効になります。もう1つは Windows Hello for Business で、共有 PC モードでは無効になります（出典は 共有 PC テクニカル リファレンス）。顔や PIN でのサインインを前提にしていた場合は、サインインの方法を先に決め直します。また、共有 PC モードを有効にしても、それより前からパソコンにあるローカルのアカウント（そのパソコンの中だけのアカウント）は消えません。

Office のデスクトップ版を使うなら、共有コンピューターのライセンス認証

受付のパソコンで Word や Excel のデスクトップ版を4人が使うなら、共有コンピューターのライセンス認証を有効にします。各ユーザーに Microsoft 365 Apps のライセンスを割り当て、それぞれ自分のアカウントでサインインして使う仕組みで、1人が認証しても他の人の分まで認証されるわけではありません。パソコンに保存されるライセンスの情報は 30 日間有効で、期限が近づくと、使うときに自動で更新されます。ふつうは、1人が Microsoft 365 Apps を入れて使えるパソコンの台数に上限があります。共有コンピューターのライセンス認証で使う分は、その台数に数えられません。

注意したいのはプランです。ビジネス向けのプランで共有コンピューターのライセンス認証を含むのは Microsoft 365 Business Premium だけで、Business Standard には含まれません（出典は Microsoft 365 Apps の共有コンピューターのライセンス認証の概要）。受付の4人が Business Standard なら、共用のパソコンでデスクトップ版をどう使うかを、プランの見直しも含めて先に決めます。2つのプランの違いはBusiness Standard と Premium の違いの記事に書いています。

店舗・倉庫のスマホやタブレットは、共有デバイス モードにする

倉庫の端末や店舗のタブレットを、充電台に置いて交代で使う場合は、共有デバイス モードを使います。Microsoft 365 のアカウントを管理する Microsoft Entra ID の機能です。Android・iOS・iPadOS の端末が対象で、Microsoft は現場の共有端末にはできる限りこのモードを使うよう勧めています（出典は 現場担当者の共有デバイスを管理する）。受付の例でも、来客の対応に共用のタブレットを足すなら、同じ考え方になります。

流れは、シフトの始めに Teams などに自分のアカウントでサインインすると、対応するほかのアプリにも自動でサインインし、終わりに1つのアプリからサインアウトすると、対応するすべてのアプリからサインアウトする、というものです。端末は共有したまま、メールやチャットは本人のアカウントで動き、ほかの人のデータは開けません。

前提は3つあります。1つ目に、Android の端末では Android 8.0 以降が要ります。2つ目に、端末を初期化するか、対象のアプリを入れ直す必要があります（出典は Android デバイスの共有デバイス モード）。3つ目に、効くのは共有デバイス モードに対応したアプリだけです。Intune に Android の端末を登録するときは、「企業所有の専用デバイス」の登録の設定（登録プロファイル）を作り、その中の「トークンの種類」で「Microsoft Entra ID 共有モードの企業所有の専用デバイス」を選びます（出典は Android Enterprise 専用デバイスの Intune 登録を設定する）。ユーザー名とパスワードの入力が現場の負担になるなら、QR コードと PIN でサインインする QR コード認証（iOS/iPadOS・Android）や、ドメイン名を省いて入力できるサインインも用意されています。

現場の共有端末では、多要素認証をかけられない場合もあります。そのときの守り方として Microsoft が挙げているのは、条件付きアクセス（決めた条件を満たすときだけ、アプリやデータへのアクセスを許す設定）です。条件には、端末が会社の決めた基準を満たしているか（Learn の表記では「デバイスのコンプライアンス」）、信頼できるネットワークの場所からか、会社が管理している端末か、を使います。作り方は条件付きアクセスの設定方法の記事に書いています。

社外サービスの ID を共有しているときは、パスワードを見せずに使わせる

会社の SNS や取引先のポータルのように、社外のサービス側に1つしか ID が無く、複数の社員で使うしかない場合もあります。受付の例で、4人が会社の SNS のアカウントも交代で使っているなら、ここに当たります。この場合は、Microsoft Entra ID の「パスワード ベースのシングル サインオン」を使います。シングル サインオンは、会社のアカウントで一度サインインすれば、ほかのサービスにも続けて入れる仕組みです。パスワード ベースのものでは、共有の ID とパスワードを Entra ID に登録しておき、社員が使うときは Entra ID が代わりに入力します。社員は、自分の会社のアカウントで「マイ アプリ」（会社で使うアプリが並ぶ Microsoft のページ）にサインインし、そのサービスのボタン（タイル）を選びます。すると、Entra ID が代わりにパスワードを送ります。社員にパスワードは表示されません。

設定は、［Entra ID］>［エンタープライズアプリ］>［すべてのアプリケーション］ でアプリを追加し、シングル サインオンの方式に［パスワードベース］を選び、使う人のセキュリティ グループを割り当てて、共有の資格情報を登録する流れです。使う人のブラウザーには、マイ アプリの拡張機能（Microsoft Edge と Google Chrome）が要ります。誰がいつ使ったかはサインインの記録で確かめられ、辞めた人はグループから外すだけで済みます。ただし、この方法で社外サービスの共有の ID を使う社員1人ずつに、Microsoft Entra ID P1 か P2（Entra ID の有料のプラン）、または Enterprise Mobility Suite（Entra ID の有料のプランを含む Microsoft のライセンスのセット）のライセンスが要ります（出典は アカウントと資格情報の共有の「前提条件」）。この方法は社外のサービス向けで、Microsoft 365 そのもののアカウントを共有する方法ではありません。

人数分のライセンスが重いときは、Frontline の条件に当たるかを確かめる

1人に1つのアカウントにすると、受付の例では4人分のライセンスが要ります。ここで確かめたいのが、現場で働く人向けの Frontline のライセンス（Microsoft 365 F1・F3 など）です。製品条項には、Frontline のライセンスを割り当てられる人の条件があります。

条件は次のどちらかです。1つは、主に使う仕事の端末が、画面1枚で 10.9 インチ未満であること。もう1つは、主に使う仕事の端末を、同じシフトの中で、またはシフトをまたいで、Frontline のライセンスを持つほかの人と共有していることです。このとき、共有している相手にとっても、その端末が主に使う仕事の端末である必要があります。また、共有の端末から使うソフトやサービスには、その端末か、使う人のどちらかに、それを使えるライセンスが割り当てられている必要があります（出典は 製品条項の Eligibility to Assign Frontline Worker Licenses の節。英語の原文）。

受付の4人が、その1台のパソコンを主な仕事の端末として交代で使っているなら、条件 B に当たるかを確かめる価値があります。ただし Frontline のライセンスで使えるアプリや機能は、ふだんのビジネス向けのプランと違います。F1 と F3 の間でも違い、たとえば Power Apps は F3 で使え、F1 では使えません（出典は 現場担当者向けの Microsoft 365 の使用を開始する）。メールだけを使う人に配るプランの違いはExchange Online のプラン 1・プラン 2・Kiosk の違いの記事に書いています。

サインインしない端末にしたいときは、用途を絞る

「交代のたびにサインインするのは手間なので、誰もサインインしない端末にしたい」という考え方もあります。Microsoft はこれをキオスク デバイスと呼び、端末に専用の目的があり、使う場面で本人の確認が要らないものとしています。たとえば案内の表示だけを出す端末です。一方で Microsoft は、キオスク デバイスとして配ることは推奨しない、とも書いています。コミュニケーションやタスクのアプリは本人のアカウントが無いと動かないこと、キオスク デバイスでは誰が操作したかの記録（ユーザーの監査）や多要素認証が使えないことが理由です（出典は 現場担当者のデバイス管理の概要）。

受付の例で言えば、来客の受付表示だけを出す端末なら、キオスク デバイスの考え方が合います。問い合わせへの返信やファイルの作成をする端末は、共有 PC モードか共有デバイス モードにして、1人ずつサインインさせることをお勧めします。どちらの仕組みも、「誰が」を残したまま端末を共有するためのものです。

この記事の確かめ方

2026年11月2日に、次の公開資料を開いて書きました。Microsoft の製品条項「共通のライセンス条項 ― オンライン サービスの場合」（マイクロソフト顧客契約の現在の条項。日本語版はこの発行日の本文が表示されなかったため英語の原文を読み、訳は当社）、Microsoft Learn の日本語版（アカウントと資格情報の共有、多要素認証の概要、セキュリティの既定値を構成する、共有メールボックスについて、共有コンピューターのライセンス認証の概要、共有またはゲストの Windows デバイスを構成する、共有 PC テクニカル リファレンス、Intune での共有またはマルチユーザー Windows デバイスの設定、Windows 共有デバイスの設定、Android デバイスの共有デバイス モード、Android Enterprise 専用デバイスの登録、現場担当者のデバイス管理と共有デバイス、現場担当者向けの Microsoft 365 の使用を開始する）です。画面の名前や設定の場所は Learn の表記で、当社が操作して確かめたものではありません。名前や条項は変わることがあるので、設定や契約の前に各ページで最新の表記を見てください。

次にやることは、社内で複数の人が使っているアカウントを洗い出し、それぞれ「何を共有したいのか」（アドレス、パソコン、スマホ、社外サービスの ID）を1行ずつ書くことです。書けたものから、この記事の仕組みに置き換えられます。当社は Microsoft 365 と生成 AI の導入を支援しており、共有アカウントの置き換えや共用パソコンの設定をMicrosoft 365 の導入支援でお手伝いしています。