Microsoft 365 のバックアップは要るか｜ごみ箱・保持ポリシーで戻せる期間と、Microsoft 365 Backup（1GB あたり月0.15ドル）が要る場面

経営から「ランサムウェアや誤削除に備えているか」と聞かれたときの答えは、標準機能で戻せる範囲と、戻せない範囲を分けて言うことです。Microsoft 365 には、ごみ箱・バージョン履歴・保持ポリシーが標準で付いています。誤って消したファイルやメールは、期限の中なら戻せます。ただし期限は短く、メールの完全削除は既定で14日、アカウントを消したあとは30日、SharePoint のごみ箱は93日です（2026年10月4日にMicrosoft Learnなどで確認）。

その先を埋める Microsoft 公式の道具が、Microsoft 365 Backupです。保護した SharePoint サイト、OneDrive、Exchange メールボックスの容量に、定価で1GBあたり月0.15ドルがかかり、復元は無料です（価格モデル）。この記事では、標準で足りる場面と足りない場面、Microsoft 365 Backup の仕組みと課金の数え方、他社製品を調べる場面を、失うと困るものから順に整理します。

関係する話は別の記事で扱っています。Microsoft 365 のライセンス価格の見直しはMicrosoft 365 の価格改定の記事、Google Workspace 側の退職者データは退職者の Gmail・Workspace データ引き継ぎの記事、取引先との共有の設定はSharePoint・OneDrive の外部共有の記事にあります。この記事は、Microsoft 365 のデータを「期限の後も戻せる状態で持つか」を決める話に絞ります。

標準の機能で戻せるのは、いつまでか

標準で戻せる期間は、データの種類と、何が起きたかで変わります。次の表は、確かめた公式ページに書かれている期限だけを並べたものです。期限は設定で延ばせるものと、延ばせないものがあります。

表のうち、見落としやすいのは次の3点です。SharePoint のごみ箱の93日は、1段目のごみ箱で過ごした日数も含みます。サイト コレクションのごみ箱は、容量の上限を超えると古いものから消え、管理者が手で消すこともできます。バージョン履歴は、設定した上限を超えた古い版を、ごみ箱を通さずに完全に削除します。

退職者のデータは、期限が短いまま動き出す点が最も危うい所です。メールボックスは削除から30日で完全に消え、OneDrive は既定30日を過ぎると、SharePoint 管理者だけの復元に変わります（Microsoft Learn「ユーザーの削除」）。引き継ぎが月をまたぐ会社では、この30日が実際の日数と合っているかを、先に確かめておく価値があります。

標準機能で足りるかどうかの判断は、Microsoft 365 の設定と運用の両方を見て決めます。Aurant Technologies では、Microsoft 365・Google Workspace の利用支援で、保持期間とバージョンの上限の見直しから相談を受けています。

保持ポリシーとホールドは、戻す道具ではなく残す道具

「保持ポリシーを入れているから大丈夫」と考えられていることがあります。保持ポリシーは、Exchange・SharePoint・OneDrive・Teams などのコンテンツを、無期限に、または決めた期間、残すための仕組みです（Microsoft Learn）。SharePoint と OneDrive では、保持の対象のファイルが変更・削除されると、元の内容が保持ライブラリという非表示の場所にコピーされます（Microsoft Learn）。保持の対象のアイテムでは、ライブラリの版の上限も無視されます（Microsoft Learn）。

ただし、残ることと、元の姿に戻せることは別です。Microsoft 自身が Backup の質問ページで、法的なホールドはデータを保持するが、エクスポート向けに作られていて、大規模なランサムウェアや誤削除の一括復元には向かないと書いています。バージョンについても、管理者が復旧を調整する大規模な被害には向かず、設定した上限で使い切ることがあると説明しています（Microsoft Learn）。

退職者のメールを残したいときは、アカウントを消す前に保留をかけます。保留がかかったままアカウントを削除したメールボックスは、非アクティブなメールボックスになり、保留の期間は読める状態で残ります。保留が無いまま消すと、30日で完全に削除されます（Microsoft Learn）。これは「残す」ための設計で、ファイルやサイトを誤削除の前の状態へ戻す機能ではありません。

Microsoft 365 Backup：何が戻り、いくらかかるか

Microsoft 365 Backup は、すべて、または選んだ SharePoint サイト、OneDrive アカウント、Exchange メールボックスをバックアップします。復元は、Microsoft 365 管理センターから、選んだ時点へ戻す形です（Microsoft Learn）。バックアップは、保護されたサービスのデータ境界の内側に作られ、データは Microsoft 365 のデータ信頼の境界の外へ出ません。追加専用のストレージに書かれ、Purview などの保持・削除ポリシーは、バックアップの回復ウィンドウに影響しません。

使うには、Azure サブスクリプションを従量課金に結び付ける設定が要ります。設定とバックアップの作成ができるのは、SharePoint 管理者かグローバル管理者で、エンドユーザーはバックアップも復元も有効にできません（Microsoft Learn）。Azure は支払いの窓口で、定価の使用料のほかに、Azure の API やストレージの費用はかからないと書かれています（Microsoft Learn）。

課金されるのは、バックアップに追加した容量です。画面に見えているサイト・OneDrive・メールボックスの大きさ（サイトの1段目のごみ箱を含む）と、回復のために残している削除済みデータやバージョン管理されたデータの合計になります。2段目のごみ箱の削除済みデータや、メールボックスの削除済みアイテムが入るので、削除して小さくした月も、請求はすぐには下がりません。Learn の例では、サイト1GB（第2段階のごみ箱に0.5GB）とメールボックス1GB（オンライン アーカイブ1GB）で、課金の対象は3.5GBです。

復元ポイントの頻度を減らしても、料金は変わりません。保護から外した OneDrive やサイトは、外した時点の大きさが使われ、外したあとに費用が増えることはありません（Microsoft Learn）。容量別の定価は、掛け算で見積れます。100GB なら15ドル、500GB なら75ドル、1,000GB なら150ドル、5,000GB なら750ドルです。

Microsoft は、見積り用の Excel の料金計算ツールを公開しています。保護するストレージの割合を入力する形で、12か月分の見積りが出ます。データの増加と、データの入れ替わりは含まれません。第2段階のごみ箱の大きさは、管理センターの使用状況レポートに出ないため、PowerShell（Get-PnPRecycleBinItem -SecondStage）で取ります。Exchange のオンライン アーカイブは Get-MailboxStatistics です（Microsoft Learn）。

退職者との関係では、Microsoft Entra ID からユーザーを削除しても、OneDrive とメールボックスのバックアップは、バックアップを作った日から1年間残ります。バックアップ ポリシーから外したときも同じです。SharePoint サイトは、復元ポイントが作られた時点から52週間です。ユーザーの削除前から保護の対象にしてあった場合の話で、後から入れても、すでに消えたデータは戻りません（Microsoft Learn）。

Microsoft 365 Backup の基盤の上で動く、パートナー（独立系ソフトウェア会社）のアプリケーションもあります。操作と支払いはパートナーのアプリで完結し、Microsoft から別の請求は来ません（Microsoft Learn）。

他社製品を調べるのは、どんなときか

他社のバックアップ製品の料金と機能は、公式の情報を確かめていないため、この記事では書きません。確かめられたのは、Microsoft 365 Backup の側の事実です。対象として書かれているのは SharePoint・OneDrive・Exchange の3つで、バックアップは Microsoft 365 の境界の内側にできます。ここから先は当社の整理ですが、調べる場面は次の4つの問いで分かれます。

どれにも当てはまらない場合は、標準機能の設定の見直しで済むことがあります。メールの削除済みアイテムの保持を30日に延ばす、退職者の OneDrive の保持日数を引き継ぎの実日数に合わせる、重要なライブラリの版の上限を上げる、の3つは、設定の変更で行える見直しです。

失うと困るものから選ぶ：退職者のメール・誤削除・ランサムウェア

ここまでを、失うと困るものの側から並べ直しました。左の列から、自社で起きると困る順に見ていきます。右の列の「次に決めること」は当社の整理で、Microsoft の推奨ではありません。

表の「足りなくなる所」が、自社で起きると困る行に当てはまらなければ、標準機能の設定の見直しで足ります。当てはまる行があれば、そのデータが何GBあるかを測ると、先の掛け算で1か月の定価が出ます。

入れると決めたら、容量を測るところから

入れる場合の順番は、料金の数え方と設定の手順から決まります。最初に測るのは、保護したい範囲の容量です。保護する割合を決め、計算ツールで見積り、Azure と管理者ロールを用意し、ポリシーと通知を作ります。複数の管理者への通知は、有害になりうる操作（バックアップの無効化、保護ユニットの削除など）に気づくために、Microsoft が強く勧めています（Microsoft Learn）。

標準機能の設定の見直しから、Microsoft 365 Backup を入れるかどうかの検討まで、Aurant Technologies のMicrosoft 365・Google Workspace の利用支援と、移行と設定のスポット相談で受けています。