kintoneで障害福祉サービスの利用者記録を管理する｜請求ソフトとの分け方と基準の要件

障害福祉サービスの事業所で kintone を使うなら、国保連への請求は請求ソフトに任せ、kintone には国の基準が記録として求めるものを利用者ごとに置く分け方になります。請求情報はサービス種別ごとの様式と同じ項目のデータで作り、国保中央会のシステムで作成時と送信時に点検してから送る仕組みだからです。kintone に置くのは、サービス提供の記録、個別支援計画の作成から見直しまでの手順、苦情や事故の記録です。そのうえで決めておくことは1つです。kintone に置いた記録を、請求ソフトにも運営指導にも、写し直さずに出せる形にできるかどうかです。

当社は障害福祉の事業所を運営している会社ではありません。kintone のプラグインを提供し、kintone の導入やカスタマイズを手伝っています。2026年6月に、令和8年度の報酬改定で処遇改善加算に上乗せの区分ができ、厚生労働省が運営指導のマニュアルを新しく示しました。加算は業務支援ソフトの導入に触れ、マニュアルは電子で管理した書類の確かめ方に触れています。そこで、障害者総合支援法の基準、国保中央会の資料、kintone ヘルプを突き合わせ、何を kintone に置けるかをまとめました。

生活介護・就労系・共同生活援助など、障害者総合支援法の指定障害福祉サービスの事業所の管理者、サービス管理責任者、法人本部で事務を見る方に向けて書きます。条文は国の基準（指定障害福祉サービスの事業等の人員、設備及び運営に関する基準、2025年10月1日施行の版）で引きます。実際の基準は、国の基準をもとに都道府県などが条例で定めるので（障害者総合支援法43条）、細部は指定を受けた自治体の条例で確かめてください。児童発達支援・放課後等デイサービスは児童福祉法の基準によりますが、計画を少なくとも6か月に1回以上見直すことと、記録を5年間保存することは同じ形です（児童福祉法に基づく指定通所支援の事業等の人員、設備及び運営に関する基準27条・54条）。計画相談支援、請求データの作り方、加算を算定できるかの判断は扱いません。例には、就労継続支援B型の事業所（架空）に通う利用者Aさん（架空）を使います。

請求は翌月10日までに国保連へ送り、kintone はその手前の記録を持つ

事業所は給付費を月単位で請求します。サービスを提供した翌月に、請求情報をインターネットで国保連合会へ出します。提出は原則として毎月10日までです。国保連合会が1次審査、市町村などが2次審査をし、その結果に応じて支払われます。同じ事業者が複数の事業所を運営しているなら、本店などの担当者が複数の事業所の分をまとめて送る代理請求もできます。この節の請求の決まりは、国民健康保険中央会「障害福祉サービス・障害児支援 請求事務ハンドブック」（令和6年5月版）によります。

請求情報の主なものは、請求書（指定事業所番号ごと・請求先の市町村などごと）、明細書（利用者1人につき1か月に1件で、同じ月の同じ様式を2件に分けられない）、サービス提供実績記録票です。利用者負担の上限額管理を行う事業所（上限額管理者）は、利用者負担上限額管理結果票も出します。作り方は2つあります。国保中央会の簡易入力システムなどで作るか、市販のソフトで作って国保中央会の取込送信システムで電子請求受付システムへ送るかです。どちらも作成時と送信時に点検がかかります。2018年度からは点検が細かくなり、「警告」のうち台帳との不一致のような明らかなデータの不整合は、段階的に「エラー」へ移されています。エラーになった請求は返戻となり、支払われません。kintone で明細書や実績記録票を作り直すと、作成時の点検や報酬の算定の仕組みの外で様式を組むことになるので、請求情報は請求ソフトか簡易入力システムに任せることをお勧めします。

受給者証：エラーの多い原因を、期限の前に知らせる

ハンドブックがよく見られるエラーとして挙げるのは、受給者証番号・市町村番号の不一致（EG02 など）と、支給決定の期間の外の請求（EG13）です。18歳になって障害児から障害者になると新しい受給者証番号が付くため（障害児支援を20歳までみなしで使う場合を除く）、前の番号で請求して EG13 になる例も多いとされています。巻末のチェックポイントは受給者証を月に1回確認することを挙げ、本文は支給決定の期限が近くなったら更新申請の状況などを利用者に確かめるとしています。

kintone では、利用者のアプリに受給者証番号・市町村番号・支給決定の有効期間の終了日（［日付］フィールド）を持たせ、リマインダーで終了日の何日前かに担当者へ知らせる形にできます。リマインダーでは、基準日の「〜日前」「〜日後」を指定できます。条件は1つのアプリに10件までで、条件の設定1つにつき、1回の通知で対象になるのはレコード番号の大きい順に500件までです（kintone ヘルプ「リマインダーの条件通知」）。Aさんの有効期間が3月31日に終わる場合、60日前に知らせる設定なら、通知は1月30日（うるう年は1月31日）に届きます。何日前にするかは、更新申請にかかる日数から決めます。同じ番号を請求ソフトにも持つことになるので、番号が変わったときにどちらから直すかも決めておきます。

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基準が記録に求めること：要件と、kintone での持ち方

国の基準が、記録について事業所に求めることを先に並べます。条文の番号は、生活介護・就労継続支援B型などに準用される元の条文です（生活介護は93条、B型は202条、共同生活援助は213条で準用）。

出典：指定障害福祉サービスの事業等の人員、設備及び運営に関する基準

最低限やることは3つです。提供の記録のアプリに、利用者の確認を受けたことを残す欄を置くこと。計画のアプリで、会議・同意・交付の順を飛ばせないようにすること。5年間保存する前提で、レコードを削除できる人を絞ることです。以下、要件ごとに見ていきます。

サービス提供の記録：提供日・内容・時刻と、利用者の確認

基準の文言は「提供日、内容その他必要な事項」を「提供の都度」記録し、利用者から「提供したことについて確認を受けなければならない」というものです（19条）。何を「その他必要な事項」に入れるかは、報酬の決まりから考えます。生活介護は2024年度の改定で、基本報酬がサービス提供時間ごとに細かく設定されました。就労継続支援B型でも、「利用者の就労や生産活動等への参加等」で評価する報酬体系を選んだ事業所は、算定する利用時間が4時間未満の利用者が全体の5割以上だと基本報酬が減算されます（厚生労働省「令和６年度障害福祉サービス等報酬改定の概要」）。個別支援計画に一般就労などに向けて利用時間を延ばす支援を位置付けて実施した場合などは、割合の計算から除かれます。

Aさんの事業所がこの報酬体系なら、提供の記録には開始と終了の時刻を持たせておくと、時間の割合を kintone の集計で見られます。19条2項は確認の方法を定めていないので、利用者の確認は署名に限らず、確認を受けた日と方法（署名、その場で画面を一緒に見たなど）を残す欄にします。電磁的方法を定めた224条2項は、書面で行う交付・説明・同意などが対象で、確認がそれに当たるかは条文からは決まりません。画面で確認を受ける形にするなら、指定を受けた自治体に確かめてください。共同生活援助の記録（53条の2）には「都度」の語は無く、提供日・内容の記録と確認は同じです。

個別支援計画：手順をステータスにし、同意と交付の記録が無いと進めない

計画の作り方は、58条が順番まで定めています。管理者がサービス管理責任者に作成を担当させ、サービス管理責任者が利用者に面接してアセスメントをし、利用者と家族の意向、総合的な支援の方針、目標と達成時期などを書いた原案を作ります。次に、利用者と担当者などを招集した会議（テレビ電話装置なども使える）で、意向を改めて確かめ、原案への意見を求めます。そのうえで原案を利用者か家族に説明し、文書で利用者の同意を得て、作った計画を利用者と相談支援事業者に交付します。2024年度の改定で、会議は本人の参加が原則になり、計画を相談支援事業所にも交付することになりました（令和６年度改定の概要）。

kintone のプロセス管理では、ステータスごとに作業者を決め、作業者にはアクションのボタンと「自分宛」の通知が出ます（kintone ヘルプ「プロセス管理でできること」）。さらに「アクションが実行できる条件」を付けると、条件を満たすまでボタンが作業者に表示されません。ヘルプの例は、承認者コメントのフィールドが空欄でないときだけ次へ進めるという設定です（「アクションが実行できる条件の設定」）。同じ形で、同意を得たこと、交付したことを書き込む欄を置き、それが空欄でないことを次へ進む条件にすれば、記録が無いまま計画が先へ進むのを防ぐ形が考えられます。条件には［文字列（複数行）］［添付ファイル］［関連レコード一覧］などは指定できないので、同意書をファイルで添付する場合でも、条件にする欄は別に持たせます。

見直しの期限は、計画の作成日（［日付］）を基準日にしたリマインダーで知らせます。当社が別の記事で試した範囲では、kintone の計算式で月を足す関数（EDATE など）は使えず、計算フィールドはリマインダーの基準日に指定できませんでした。そこで、「6か月後の日付」を計算フィールドで作るのではなく、［日付］フィールドを基準日にして、リマインダーの「〜日後」で知らせます。その検証の記録は、税理士事務所の申告期限を kintone で出す記事に書きました。Aさんの計画（B型なので6か月）なら、たとえば作成日の150日後に知らせると、6か月を迎えるおよそ1か月前に気づけます。就労移行支援の利用者なら3か月なので、日数を短くした条件を別に置きます。

保存：5年間消さない運用と、変更履歴

保存の期間は、提供した日から5年間です（75条2項）。kintone で決めておくのは、誰がレコードを削除できるかと、変更の跡をどう残すかです。レコードの［変更履歴］では、いつ誰がどこを変えたかをバージョンごとに見られ、過去のバージョンに戻すこともできます。ただし、変更履歴の記録機能を無効にすると過去の履歴が削除されるので、記録のアプリでは無効にしない運用にします（kintone ヘルプ「レコードの変更履歴を確認する／過去のバージョンに戻す」）。

誰がいつ何を操作したかは、cybozu.com 共通管理の監査ログでも見られます。監査ログの保存期間は6週間から10年間の間で選べ、初期値は3年間です（「監査ログの保存期間を設定する」）。監査ログは操作の記録で、基準が求める記録の保存とは別のものです。レコードのデータは CSV ファイルに書き出せ、ヘルプはその使い道に、ほかのサービスへの移行やバックアップとしての保存を挙げています（「レコードのデータをファイルに書き出す」）。

運営指導では、利用者1人の一連の流れが見られる

2026年6月の運営指導のマニュアルは、確認する文書を原則として前年度から直近の実績のものとし、利用者の記録の確認は特に必要な場合を除き原則3名以内としています。見るのは書類の有無ではなく、利用者がサービスの説明を受け、個別支援計画やサービス提供の記録が作られ、それに基づいてサービスが提供されているかという一連の流れ（ケアマネジメント・プロセス）です。巡回で気になった利用者など3名程度を選び、関係する文書を確かめます。ICT で書類を管理している事業者には、印刷を求めずにパソコンの画面で確認するなどの配慮をするとも書かれています。この節のマニュアルの記述は、厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等に対する集団指導・運営指導マニュアル」（令和8年6月）によります。

マニュアルは、確認項目を補う記録の例として、体調が思わしくないときや転倒があったときに記録されているか、「サービス担当者会議の内容や介護支援専門員、他の介護サービス事業所とのやり取りなど」が記録されているかも挙げています。kintone では、利用者のアプリの詳細画面に［関連レコード一覧］を置くと、条件に合うほかのアプリのレコード（Aさんの計画、提供の記録、モニタリング、事故やヒヤリハットの記録）を並べて表示できます（kintone ヘルプ「関連レコード一覧とは」）。アプリを分けても、Aさんの画面を開けば流れを順に追える形にしておくと、画面で確かめてもらうときに、印刷し直さずに済みます。

運営指導の頻度は、指導指針の決まりとして、就労継続支援A型・B型と共同生活援助の事業所は3年に1回以上、そのほかのサービスは原則として指定の有効期間内に少なくとも1回以上、指定後まもない事業者は指定後3年以内（A型は新規指定の半年後をめど）です。Aさんの事業所はB型で運営指導は少なくとも3年に1回あるので、前年度から直近までの記録を利用者ごとに画面で追える状態を、ふだんから保っておくことをお勧めします。

請求ソフトとのつなぎ目：手で写す運用が残るかを、先に確かめる

kintone に入れた提供の記録を請求に使うには、請求ソフトへ実績を渡す必要があります。kintone のレコードは CSV ファイルに書き出せますが、請求ソフトがファイルを取り込めるか、どの項目をどの並びで受けるかは、ソフトごとの仕様です。取り込めないなら、同じ実績を請求ソフトにもう一度入れることになります。どちらになるかは、使っている請求ソフトの窓口に確かめてから、kintone の項目を決めます。

この点は、処遇改善加算の職場環境等要件にも関係します。令和7年度からの職場環境等要件には、生産性向上のための業務改善の取組として「㉑業務支援ソフト（記録、情報共有、請求業務転記が不要なもの。）、情報端末（タブレット端末、スマートフォン端末等）の導入」があり、加算Ⅰ〜Ⅳで選べる取組の1つです（厚生労働省「処遇改善加算等について」、社会保障審議会障害者部会 第145回の参考資料3、令和7年1月30日）。2026年6月施行の令和8年度の改定では、加算Ⅰ・Ⅱを取る事業者の上乗せの区分（加算Ⅰロ・Ⅱロ）ができました。その特例要件は、アかイのどちらかと、ウを満たすことです。アは生産性向上の取組を5つ以上行うことで、⑱と㉑は必須です。イは社会福祉連携推進法人に所属していること、ウは加算Ⅱロ相当の加算額の2分の1以上を月給で配分することです（厚生労働省「令和８年度障害福祉サービス等報酬改定における改定事項について」）。上乗せの区分をアで取るなら、㉑は選べる取組ではなく必須になります。

出典：厚生労働省「令和８年度障害福祉サービス等報酬改定における改定事項について」。⑱は現場の課題の見える化。特例要件のア・ウは、令和8年度中に対応すると誓約すれば可とされ、実績報告書で確かめられる。対応していなければ、加算額の一部か全部を返還する

㉑の括弧書きの「請求業務転記が不要なもの」が、どこまでの形を指すかは、今回見た2つの資料には書かれていませんでした。ここからは当社の読みです。記録を kintone に入れ、同じ実績を請求ソフトにもう一度手で入れる運用のままでは、この括弧書きに当たるとは言い切りにくいと考えます。上乗せの区分をアで取るつもりなら、kintone と請求ソフトの組み合わせ（ファイルで渡す形を含む）が㉑に当たるかを、加算を届け出る自治体に先に確かめてください。

画面で見せる記録の閲覧範囲：障害の情報は要配慮個人情報

記録を印刷せずに画面で見せ、支援員がその場で入力する形にすると、誰がどの記録を見られるかを、kintone の設定で決めることになります。身体障害・知的障害・精神障害（発達障害を含む）があることは要配慮個人情報で（個人情報保護法施行令2条1号）、法令に基づく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ないで取得できません（個人情報保護法20条2項）。要配慮個人情報を含む個人データの漏えい等が発生したか、そのおそれがあるときは、人数にかかわらず個人情報保護委員会への報告と本人への通知の対象になります（同法26条、同法施行規則7条1号）。ただし、高度な暗号化などの措置を講じたものは除かれます。この報告と本人への通知は、2026年7月17日に公布された改正法で見直される予定です。本人の権利利益の保護に欠けるおそれが少ない場合は本人への通知の義務を緩和し、本人が1名の誤送付などは確報をまとめて出すことを認める方向が示されています。施行は原則として公布から2年を超えない範囲内です（個人情報保護委員会「個人情報保護法等の一部を改正する法律について」）。基準も、従業者が業務上知り得た利用者や家族の秘密を漏らさないことを求めています（36条）。ここでいう漏えいは個人データが外部に流出することで、システムの設定ミスなどでインターネット上で閲覧できる状態になった場合も例に挙がっています（個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」3-5-1-2）。設定の誤りで事業所の外の人が見られる状態になれば、1人分でも報告の対象になります。担当でない職員に見せないことは、漏えいの報告ではなく、事業所が講じる安全管理措置（同法23条）の側の話です。どちらも設定で決まるので、閲覧の範囲は、アプリを作る段階で決めておくことをお勧めします。

CSV の書き出しの権限を分けられることは、請求ソフトへファイルで渡す場合（つなぎ目の節）にも関わります。書き出したファイルは kintone の外に出るので、書き出せる人を請求の担当に絞っておきます。アクセス権のほかに、製品サイトには、認証アプリによる2要素認証、伝送データと保存データの暗号化、日本国内でのデータの保管、接続できるIPアドレスの制限が挙がっています。クライアント証明書で接続する端末を限るセキュアアクセスはオプションで、月額250円／1ユーザー（税抜）です（kintone「セキュリティ」、料金）。支援員が事業所の外からスマートフォンで記録するなら、どの端末から入れるようにするかを、この機能と合わせて決めます。

クラウドに置くことについては、個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A に考え方があります。クラウドサービスの事業者が個人データを取り扱わないこととなっている場合（契約条項で取り扱わない旨が定められ、適切にアクセス制御を行っている場合など）は、第三者提供にも委託にも当たらず、本人の同意も委託先の監督も要らないとされています（Q7-53）。その場合でも、利用する事業者は自ら果たすべき安全管理措置の一環として適切な措置を講じる必要があります（Q7-54）。どちらの場合でも事業所が講じる措置は残るので、上のアクセス権と認証の設定は、契約の読み方に関係なく決めておくものです。kintone の契約が Q7-53 の場合に当たるかは、サイボウズの約款とデータの取扱いの方針を読んで確かめる点として残ります。

写し直さない形にかかる費用：法人の種類で、使えるライセンスが変わる

kintone の通常の料金は、ライトコースが月額1,000円、スタンダードコースが月額1,800円、ワイドコースが月額3,000円（いずれも1ユーザー、税抜）で、最小のユーザー数はライトとスタンダードが10、ワイドが1,000です。プラグインや外部サービスとの連携などの拡張機能は、スタンダードコース以上で使えます（kintone「料金」）。請求ソフトへの受け渡しやステータスの条件を、標準の機能で足りない分だけプラグインや連携で補うなら、スタンダードコースが前提です。10ユーザーなら月額18,000円（税抜）です。障害福祉の事業所は運営する法人の種類がさまざまで、法人によっては別の価格のライセンスが用意されています。

出典：サイボウズ「アカデミック・ガバメントライセンス」、「チーム応援ライセンス」、kintone「料金」。適用の可否はサイボウズが判断する

NPO法人の例では、サイボウズの非営利団体向けのサイトに、長野市の特定非営利活動法人 utagu の事例があります。就労継続支援B型・就労移行支援・就労定着支援を行う多機能型事業所です。事例では ICT を担当する生活支援員が、面談時間や出席の記録を kintone で集計し、以前は1日5〜10分かかっていた作業が0分になったこと、行政に報告するための集計も毎日の記録があれば少ない工数で済むようになったことを話しています。チーム応援ライセンスで使っていること、個別支援計画は今後アプリで管理したいと考えている段階であることも紹介されています（サイボウズ「感覚だけに頼らない目に見える支援をキントーンで」）。記録を一度入れて集計や報告に使い回す形は、この記事の問いの「写し直さない」と同じ向きです。

アプリから作る手間については、サイボウズのソーシャルデザインラボが2026年4月14日に、就労継続支援A型・B型の事業所向けの kintone のアプリ「就労継続支援事業所かんたんパック」の無償提供を始めています。アセスメントシート、工賃や労働時間の入力と可視化、職員や外部の支援員を含む関係者の情報などのアプリで、作ったのは上の事例の多機能型事業所 Re.co. の就労継続支援B型の利用者だと紹介されています（サイボウズ そでらぼ「就労継続支援事業所のDXを支援。A型・B型事業所向けkintone各アプリを無償提供開始」）。

補助では、令和7年度補正予算の「障害福祉分野の介護テクノロジー導入支援事業」が、ICT の対象にソフトウェアと、クラウドサービスなどの保守経費を含めています。これは厚生労働省の、予算案の段階の概要資料に書かれた内容です。補助率は国1/2、都道府県・指定都市・中核市1/4、事業者1/4で、実施するのは都道府県・指定都市・中核市です（厚生労働省「障害保健福祉に関する令和７年度補正予算案の概要」）。募集の有無と時期、対象になるソフトの条件は、事業所のある自治体の案内で確かめてください。中小企業向けのデジタル化・AI導入補助金で kintone を入れられるかは、デジタル化・AI導入補助金の記事に書いています。なお、補助額150万円以上で申請するときの賃上げの要件は、介護サービス事業者・社会福祉事業者などは対象外とされています。

まず「利用者」と「個別支援計画」の2つのアプリから

始めるなら、利用者のアプリに受給者証番号・市町村番号・支給決定の有効期間の終了日を持たせ、終了日の前に知らせるリマインダーを1つ設定してください。次に個別支援計画のアプリに58条の手順をステータスとして置き、同意と交付の記録が入るまで次へ進めない条件を付けます。サービス提供の記録をどう請求ソフトへ渡すかは、請求ソフトの取込の仕様と、㉑の扱いを自治体に確かめてから決めます。

ステータスの条件やリマインダーなど標準の機能で足りない部分だけを補うときは、当社の kintone プラグインも見てください。

法令、国保中央会・厚生労働省・個人情報保護委員会の資料、kintone ヘルプとサイボウズのページの記載は、2026年10月14日に確かめたものです。