SharePoint の外部共有の設定｜組織・サイト・リンクの3段で、社外に開くサイトを絞る

たとえば、取引先と見積書や図面をやり取りするために「取引先共有」という SharePoint のサイトを1つ作り、社外の人を招くことにしたとします。このとき、総務の規程や人事の資料を置いたほかのサイトも、社外の人と共有できる状態かもしれません。何も変えていなければ、SharePoint と OneDrive の外部共有は組織全体で有効だからです。

この記事では、社外に開くのを取引先のサイトだけにするために、管理者が組織・サイト・リンクのどこで何を決めればよいかが分かります。当社は Microsoft 365 の導入を支援している会社で、ライセンスの販売はしていません。

何も変えていなければ、組織の設定はいちばん緩い「すべてのユーザー」

外部共有の設定は、SharePoint 管理センターの［ポリシー］>［共有］にあります。「コンテンツを共有できる相手」の下に、SharePoint と OneDrive の2本のつまみがあります。つまみの位置（この記事では「段」と呼びます）は、上から「すべてのユーザー」「新規および既存のゲスト」「既存のゲスト」「自分の組織内のユーザーのみ」の4つです。

当社の検証用の環境で2026年11月に開くと、2本ともいちばん上の「すべてのユーザー」でした。Microsoft Learn「メールとコラボレーションのセキュリティ」も、共有のレベルは既定で SharePoint と OneDrive の両方とも最も緩いレベルになっていると書いています。

4つの段の違いは、社外の誰が開けるかです。

組織の段は、すべてのサイトの上限です。サイトの段は、組織と同じか、それより狭くしかできません。OneDrive のつまみも、SharePoint より狭くはできますが、広くはできません。サイトと組織の段が食い違うときは、狭いほうが効きます（Microsoft Learn「外部共有の概要」）。つまり、組織が「すべてのユーザー」でも、サイトを「自分の組織内のユーザーのみ」にしてあれば、そのサイトは社外に開きません。

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サイトの段の最初の値は、サイトの種類で決まる

では、組織の段を見れば、どのサイトが社外に開いているかが分かるかというと、分かりません。サイトの段の最初の値は、サイトを作ったときの種類で決まるからです。Microsoft Learn「サイトの共有設定を変更する」の「既定のサイト共有設定」の表を、図にまとめました。

SharePoint のサイトには、主に、部署やチームで一緒に作業するためのチーム サイトと、社内に情報を発信するためのコミュニケーション サイトがあります。気をつけたいのは、Teams でチームを作るとできるチーム サイトです。このサイトは Microsoft 365 グループ（Teams のチームなどのメンバーをまとめる仕組み）につながっています。グループの所有者が社外の人をゲストとして追加できる設定がオンなら、サイトは最初から「新規および既存のゲスト」になります。この設定がオンのままなら、社員が Teams でチームを作るたびに、社外の人を招けるサイトが1つ増えます。

もう1つは、組織の名前.sharepoint.com のサイト（ルートのサイト）です。このサイトの既定は「すべてのユーザー」です。

今の値は、SharePoint 管理センターの［サイト］>［アクティブなサイト］で見られます。一覧の［外部共有］の列に、サイトごとの「オン」「オフ」が出ます。当社の検証用の環境では、Microsoft 365 グループにつながったチーム サイト4つとルートのサイトが「オン」でした。2026年10月29日に作ったコミュニケーション サイト2つは「オフ」で、図の表と同じ並びでした。

「オン」のサイトがどの段かは、サイトを選んで開く詳細の［設定］タブの「ファイルの外部共有」で分かります。チーム サイトの営業部_提案資料は「新規および既存のゲスト」、コミュニケーション サイトの社内ポータル_デモは「自分の組織内のユーザーのみ」、ルートのサイトは「すべてのユーザー」でした。

社外に開くのは取引先のサイトだけにし、ほかは「自分の組織内のユーザーのみ」に下げる

Microsoft は、外部と共有してはならない機密情報は外部共有をオフにしたサイトに置くことを勧めています。外部共有のためには、必要に応じてサイトを別に作ります（前出の「外部共有の概要」）。例の会社に当てはめると、次の図のようになります。

サイトの段は、［サイト］>［アクティブなサイト］でサイトを選び、［設定］タブの［その他の共有の設定］で変えます。変えられるのは SharePoint 管理者以上の人で、サイトの所有者は変えられません。画面の開き方と、チームのサイトの段に効く Microsoft 365 グループの設定は、Teams で外部と共有できないときの記事に書いています。

サイトの所有者が自分で下げられないので、社員が新しくチームを作るたびに管理者が下げるか、一覧の［外部共有］の列を決まった時期に見直すかを、先に決めておきます。

取引先のサイトでは、ドメイン・ゲストの期限・既定のリンクを別に決める

［その他の共有の設定］を下に進むと、サイトだけの値を決められる設定が3つあります。期限と既定のリンクは最初は組織と同じ値で、［組織レベルの設定と同じ］のチェックを外すと、そのサイトだけの値を選べます。

ドメイン：取引先のドメインだけを許可する

「ドメインごとに共有を制限する」にチェックを入れると、許可するドメインかブロックするドメインを入れられます。入れる形は example.co.jp のようなドメイン名で、サイトでは最大500件です。ワイルドカードは使えません。組織でも許可の一覧を作っているなら、サイトの許可の一覧は組織の一覧の中から選びます。組織が許可の一覧を作っているときは、サイトでドメインをブロックする方は使えません。組織とサイトが食い違えば、組織の設定が優先します（Microsoft Learn「ドメイン別の SharePoint および OneDrive コンテンツの共有を制限する」）。

同じページは、グループにつながったサイトは管理センターの一覧に出ないので、PowerShell（コマンドで管理する道具）の Set-SPOSite で設定すると書いています。ただ、当社が見た画面では、グループにつながったチーム サイト（営業部_提案資料の1つ）も一覧に出て、［その他の共有の設定］に「ドメインごとに共有を制限する」のチェックがありました。ドメインを入れる欄は開いておらず、保存して効くかも試していません。チェックが出ないサイトは、PowerShell で設定します。

ゲストの期限：招いてから決めた日数で開けなくする

「ゲスト アクセスの有効期限」で日数を決めると、そのサイトに招かれたゲストは、その日数が過ぎると開けなくなります。組織全体の期限はSharePoint 管理センターの［ポリシー］>［共有］の［外部共有の詳細設定］にあり、当社が見た環境ではオフでした。残っているゲストの見直し方はゲストユーザーの棚卸しの記事に書いています。

既定のリンク：最初に出るリンクを「特定のユーザー」にする

「既定の共有リンクの種類」は、社員がこのサイトのファイルで［共有］を開いたときに最初に選ばれているリンクです。社員は、必要なら別の種類を選び直せます。取引先のサイトでは「特定のユーザー (ユーザーが指定したユーザーのみ)」にしておくと、共有する人が指定した相手にだけ効くリンクが最初に出ます。社員が見る共有の画面では、同じリンクが「選択したユーザー」と表示されます。サイトの選択肢には、組織には無い「既存のアクセス許可を持つユーザー」もありました。

組織の既定のリンクが「リンクを知っているユーザー」（サインインの要らないリンク）でも、サイトの段が「新規および既存のゲスト」なら、そのサイトの既定のリンクは組織の中の人向けのリンクになります（Microsoft Learn「SharePoint と OneDrive の共有設定を管理する」）。この場合、社外の人に渡すには、社員がリンクの種類を変える必要があります。取引先のサイトの既定を「特定のユーザー」にしておけば、この手間はなくなります。

上の写真のサイトも「新規および既存のゲスト」ですが、パネルには組織の値がそのまま［組織レベルの設定と同じ (リンクを知っているすべてのユーザー)］と出ていました。社員が共有するときに実際どのリンクが最初に出るかは、共有の画面で試していません。なお、既定のリンクの設定が効くのは、新しい画面（新しいエクスペリエンス）のライブラリだけです（Microsoft Learn「サイトの既定の共有リンクの種類を変更する」）。

組織の段では、「すべてのユーザー」を残すかと、共有できる社員を決める

サイトを分けたら、組織の段を決めます。一番の分かれ目は、サインインの要らない「すべてのユーザー」のリンクを、会社として使うかです。

Microsoft は、Business 向けのプランの設定の手順（Microsoft Learn「Email and collaboration security in Microsoft 365 for business」英語版）で、外部共有を防ぐために SharePoint と OneDrive の両方を最も絞った段（Least permissive）にすることを勧めています。日本語版の同じ文は、逆の意味に読める訳になっています。同じページは、既定のリンクを「特定のユーザー」、既定の権限を「表示」にすることも勧めています。ただ、取引先と共有する会社が両方を最も絞ると、取引先のサイトも開けなくなります。そこで、例の会社のように社外とやり取りするのが取引先のサイトだけなら、SharePoint のつまみを「新規および既存のゲスト」にします。

OneDrive のつまみは、社員が自分の OneDrive から社外にファイルを渡す使い方を認めるかで決め、SharePoint と同じか狭くします。OneDrive の「ファイル要求」（社外の人にファイルを上げてもらう機能）を使っているなら、注意が要ります。ファイル要求は、OneDrive のつまみが「すべてのユーザー」で、そのリンクに編集の権限を許していないと使えません。

同じ画面の［外部共有の詳細設定］では、ほかに次のことを組織全体で決めます。セキュリティ グループは、社員をまとめて権限を与えるためのグループです。当社が見た環境では、「ゲストが所有していないアイテムを共有できるようにする」だけにチェックが入っていました。

セキュリティ グループで決める方法では、グループごとに共有できる相手を選びます。「認証されたゲストのみ」（既定）なら、相手は本人を確かめてから開きます。「すべてのユーザー」なら、そのグループの社員はサインインの要らないリンクも作れます（Microsoft Learn「特定のセキュリティ グループのメンバーのみが…外部で共有できるようにする」）。このページは、前者は機密性の高い情報の共有に、後者は機密と見なされないファイルの共有に向くとしています。

ただし、組織の段はすべての上限なので、組織のつまみが「すべてのユーザー」でなければ、サインインの要らないリンクは作れません。例の会社のように組織を「新規および既存のゲスト」にするなら、「認証されたゲストのみ」のグループで、社外と共有できる社員を絞ります。グループに入れた社員は、Microsoft Entra（Microsoft 365 のアカウントを管理する仕組み）の招待の設定でも、ゲストを招待できる必要があります。

段の設定のほかに、知っておく動きが4つある

段を決めたあとも、次の4つの動きで、社外の人が開けるかどうかが思っていたのと変わることがあります。どれも、段の画面を見ているだけでは気づきにくいものです。

1つ目は、ドメインと「すべてのユーザー」のリンクの関係です。ドメインのページが書いているのは、ゲストと共有するときの動き（許可していないドメインのゲストとは共有できない）です。「すべてのユーザー」のリンクは、画面の説明のとおりサインインが要らず、開く人のアカウントを確かめません。そのため当社は、ドメインで絞るサイトは、組織かそのサイトの段を「新規および既存のゲスト」以下にしておくことをお勧めします。

2つ目は、Microsoft Entra の設定です。Entra の外部コラボレーションの設定は、サイトの共有ではどの場合も、ファイルとフォルダーの共有では Entra B2B の統合が有効な場合に、誰がゲストを招待できるかを決めます（前出の「サイトの共有設定を変更する」）。SharePoint の段と一緒に、Entra で招待できる人と相手のドメインも決めておきます。Entra B2B の統合は、社外の人を Entra のゲストのアカウントとして扱う仕組みです。止まったときの見分け方と Entra の画面はTeams で外部と共有できないときの記事に、統合への切り替えはEntra B2B への切り替えの記事に書いています。

3つ目は、組織の外部共有を戻したときです。組織の外部共有をオフにすると、サイトの外部共有も使えなくなり、共有リンクも動かなくなります。しかし組織をオンに戻すと、サイトの設定は前の値に戻り、共有リンクも動き出します（前出の「サイトの共有設定を変更する」）。組織をオフにしただけでは、サイトの設定は書き換わらないということです。

4つ目は、すでにディレクトリにいるゲストです。許可していない（またはブロックした）ドメインのゲストがすでにディレクトリにいる場合、共有するときにエラーは出ません。ただし、そのゲストがサイトを開こうとするとブロックされます。共有した社員から見ると、うまく共有できたのに相手が開けない、という形で現れます。そうした問い合わせが来たら、組織とサイトのドメインの一覧で、相手のドメインが許可の一覧に入っているか（ブロックの一覧を使っているなら、入っていないか）を確かめます（前出のドメインのページ）。

変える順番は、サイトを先に、組織を後に

3つ目の動きがあるので、変える順番が大事になります。Microsoft も、以前に外部共有を使っていたサイトのゲストに再びアクセスさせないためには、まずそのサイトの外部共有をオフにする、としています。

外部共有を絞ったりオフにしたりすると、ゲストは通常1時間以内に開けなくなります（Microsoft Learn「SharePoint と OneDrive の共有設定を管理する」）。取引先とのやり取りが途中で止まらないよう、所有者と社員には変える日を先に伝えます。止まったときの問い合わせ先も決めておきます。サイトの中で誰が何を開けるか（所有者・メンバー・閲覧者、権限の継承）は、SharePoint の権限の仕組みの記事で確かめられます。

次にすること

まず、SharePoint 管理センターの［サイト］>［アクティブなサイト］を開き、［外部共有］の列が「オン」のサイトを数えてください。そのうち社外の人とやり取りしているサイトがどれかを所有者に確かめれば、下げるサイトが決まります。社員が共有するときのリンクの選び方と期限はOneDrive の共有リンクの種類の記事に、Business Premium で最初に締める設定の順番はBusiness Premium の最初の設定の記事に書いています。どのサイトを社外に開くかの棚卸しから一緒に決めたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

この記事の確かめ方

画面は2026年11月6日に、当社の検証用の環境で SharePoint 管理センターの［ポリシー］>［共有］と［サイト］>［アクティブなサイト］を開いて見たものです。見るだけで、設定は変えていません。写真では組織の名前と人の名前を伏せ、サイトの一覧は3つの列を並べ直しています。社外の人への共有、ドメインの入力と保存、ゲストの期限の動きは試していません。公式の説明は同じ日に、Microsoft Learn の「外部共有の概要」「SharePoint と OneDrive の共有設定を管理する」「サイトの共有設定を変更する」「サイトの既定の共有リンクの種類を変更する」「ドメイン別の SharePoint および OneDrive コンテンツの共有を制限する」「特定のセキュリティ グループのメンバーのみが SharePoint と OneDrive のファイルとフォルダーを外部で共有できるようにする」「メールとコラボレーションのセキュリティ」（推奨の文は英語版の「Email and collaboration security in Microsoft 365 for business」）で確かめました。段の名前は画面の表示に合わせています（Learn では「組織内のユーザーのみ」、サイトの画面では「既存のゲストのみ」）。管理画面と公式のページは更新されることがあるため、設定の前に最新を確かめてください。