Microsoft Purview の DLP でマイナンバー・カード番号の送信を止める|Business Premium・E3 でできる範囲とテストモード

Microsoft Purview の DLP(データ損失防止)で、マイナンバーやクレジットカード番号の入ったメール・ファイルの社外への送信を止める方法をまとめました。Business Premium・E3 で使える場所、マイナンバーとカード番号の検出の条件、日本の個人情報のテンプレートのルールの中身(当社の画面ではマイナンバーが条件に無かった)と直し方、シミュレーション モード(テストモード)での試し方、ポリシーヒントが出る所を書いています。Microsoft 365 の導入を支援している当社が、公式の説明と検証用の環境の画面で確かめた内容です。

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この記事の要点

  1. Microsoft 365 Business Premium と E3 でも、Exchange のメール・SharePoint・OneDrive で DLP(データ損失防止)のポリシーを作れます。Teams のチャットの本文とパソコン(エンドポイント)まで対象にするには、E5 などが要ります。
  2. 日本の個人情報のテンプレートは、当社が見た画面では条件が住民票コードと社会保険番号の2つで、マイナンバーが入っていませんでした(公式のテンプレートの表とも違います)。保存の前にルールを開いてマイナンバーを足し、件数と、最初に選ばれている設定のままだと外れていたアクセスの制限を確かめます。
  3. 作ったら、いきなり有効にせず、シミュレーション モード(以前の名前は「テスト」)で動かし、どのメールやファイルが一致したかを見てから有効にします。
DLP の組み立ての図。何を見つけるか(マイナンバーとカード番号の検出の条件)、どこで止めるか(ライセンスで決まる場所)、どうするか(テンプレートのルールにマイナンバーを足す、詳細なルールでは10件以上でブロックだが最初に選ばれている道ではアクセスの制限が外れていたので保存の前に確かめる、まずシミュレーション)DLP の組み立ての図。何を見つけるか(マイナンバーとカード番号の検出の条件)、どこで止めるか(ライセンスで決まる場所)、どうするか(テンプレートのルールにマイナンバーを足す、詳細なルールでは10件以上でブロックだが最初に選ばれている道ではアクセスの制限が外れていたので保存の前に確かめる、まずシミュレーション)
マイナンバー・カード番号を止める DLP の組み立て

マイナンバーやクレジットカード番号の入ったメールを、誤って社外に送ってしまう事故を防ぎたい。そう頼まれて Microsoft Purview の DLP にたどり着いたものの、手元のライセンスで使えるのか、テンプレートを選べば止まるのか、有効にした途端に業務のメールまで止まらないか、が分からず手が止まっている方に向けた記事です。DLP(Data Loss Prevention、データ損失防止)は、メールやファイルの中身から機密情報を見つけ、送信や共有を止めたり、送る人に注意を出したりする Microsoft 365 の機能です。

この記事で分かるのは、Business Premium・E3 で止められる場所、マイナンバーとカード番号の見つかり方、日本の個人情報のテンプレートのルールの中身と直し方、作る手順、テストモード(シミュレーション モード)での試し方、送る前の注意(ポリシーヒント)の出る所です。テンプレートを選ぶだけの手順は短いのですが、当社が見た画面では、名前が「個人情報」のテンプレートでも条件にマイナンバーが入っておらず、選んだだけでは止まらない番号があるので、その見分け方と直し方に多く字数を使います。DLP の画面の外で、誰がいつファイルを開いたかを監査ログで調べる方法は、別の記事に任せます。

Microsoft 365 の導入を支援している当社が、公式の説明と、当社の検証用の環境(Microsoft 365 Business Premium)の画面で確かめた内容です。

Business Premium・E3 のときは、止められるのはメール・SharePoint・OneDrive

Microsoft のサービスの説明では、Exchange のメール・SharePoint・OneDrive の DLP は、Microsoft 365 E5・E3、Business Premium などで使えます(Microsoft Purview サービスの説明)。既定では、この3つがテナントのすべてのユーザーに対して DLP の場所になっています。

DLP を使える場所とライセンスの表。Exchange のメールと SharePoint・OneDrive は Business Premium・E3・E5 で使え、Teams のチャットの本文とパソコンは E5 だけDLP を使える場所とライセンスの表。Exchange のメールと SharePoint・OneDrive は Business Premium・E3・E5 で使え、Teams のチャットの本文とパソコンは E5 だけ
DLP の場所とライセンス

日本の個人情報のテンプレートを選んで進めると、[場所]の画面(「このポリシーの適用先を選択します」)では、この3つに加えてオンプレミスのリポジトリにもチェックが入っていました(Exchange メール・SharePoint サイト・OneDrive アカウント・オンプレミスのリポジトリ)。オンプレミスのリポジトリは、この記事で扱うメール・SharePoint・OneDrive の外の場所です。一覧に Teams のチャットとデバイス(パソコン)はありませんでした。

ポリシーの適用先を選ぶ画面。Exchange メール、SharePoint サイト、OneDrive アカウント、オンプレミスのリポジトリにチェック。Teams のチャットとデバイスは一覧に無い
画面[場所]の一覧。チェックが入っているのは4つで、Teams のチャットとデバイスの行は無い。

Teams のチャットとチャネルのメッセージを対象にするには、E5 などのライセンスが要ります。Microsoft Learn(以下 Learn)の Teams の DLP のページは、Teams チャットの DLP 保護には E5 ライセンスが必要としたうえで、Office 365 と Microsoft 365 E3 には SharePoint・OneDrive・Exchange の DLP が含まれ、Teams で共有したファイルはこれで守られると書いています(Microsoft Teams のデータ損失防止)。このページは Business Premium の名前を挙げていませんが、Business Premium も SharePoint・OneDrive の DLP を使えるので、同じ分かれ方になると当社は読んでいます。つまり、チャットに番号を打ち込んで送るのは止められず、ファイルとして共有したものは SharePoint・OneDrive の側で止める、という分かれ方です。パソコンの中のファイルを USB メモリにコピーする、といった操作を止めるエンドポイント DLP も、サービスの説明では E5 などの欄にあります。

Business Premium 向けには「Microsoft Purview スイート for Business Premium」というアドオンがあり(Business Premium が前提で、合計300シートまで)、サービスの説明の別の欄には名前が出てきます。ただ、Teams のチャットとエンドポイントの DLP の欄には、この名前は挙がっていません。アドオンで Teams のチャットまで止められるかは確かめていないので、契約の前に Microsoft か販売店に確かめてください。E3 と E5 のほかの違いは、Microsoft 365 E3・E5・E7 の比較の記事にまとめています。

なお、[データ損失防止]>[ポリシー]を開くと、上に「従量課金制の請求を設定します。」という帯が出ていました。サービスの説明では、DLP の一部の機能が従量課金制です。この記事で日本の個人情報のテンプレートからポリシーを作ったときは、この帯のボタンを押さないまま[ポリシー モード]の画面まで進めました。

マイナンバーとカード番号は、数字の形とチェック、近くの語で見つける

DLP は、メールやファイルの中身を「機密情報の種類」(英語では Sensitive Information Type、SIT)と呼ばれる定義に当てて、一致するものを探します。マイナンバーとカード番号には、Microsoft が用意した定義があります。

マイナンバー個人・法人とクレジットカード番号の検出の条件の表。画面の英語の名前、Learn の日本語の名前、桁数、チェックサム、信頼度が高くなるキーワードの条件、キーワードが無いときの信頼度マイナンバー個人・法人とクレジットカード番号の検出の条件の表。画面の英語の名前、Learn の日本語の名前、桁数、チェックサム、信頼度が高くなるキーワードの条件、キーワードが無いときの信頼度
マイナンバーとカード番号の見つけ方

個人のマイナンバーは、12桁の数字で、4桁ごとの間にスペース・ドット・ハイフンがあってもよく、チェックサムが合うものを候補にします(日本語マイナンバー個人)。そのうえで、300文字以内に「マイナンバー」「個人番号」「通知カード」などキーワードの一覧の語があれば信頼度は高(85)、語が無ければ低(65)の一致になります。法人のマイナンバー(法人番号)は、先頭が1〜9の13桁で、近くに「法人番号」などの語があれば高、無ければ中(75)です(日本語マイナンバーコーポレート)。

カード番号は、14〜19桁で Luhn のチェック(カード番号の誤りを見つける計算)に通るものが候補です。近くに、カード会社の名前や「クレジットカード」「カード」「会員」などの語、セキュリティ コードなどの語、有効期限のどれかがあれば高、無ければ低になります(クレジット カード番号)。「クレジットカード番号:」と書いただけでも高の一致になりうるということです。また、この定義は、金融機関がテストに使う予約済みのカード番号には反応しないので、動きを試すときの文面には注意が要ります。

信頼度は、ポリシーのルールで「どの信頼度から数えるか」として選びます。値は低が65、中が75、高が85で、信頼度を高くするほど誤検出は減るが、検出漏れが増える可能性があるとされています(機密情報の種類について)。マイナンバーの場合、近くにキーワードの一覧の語が無く、12桁だけが書かれたメールや添付ファイルは低の一致です。ルールを高だけに絞ると、そうしたメールは数えられません。

機密情報の種類は「My Number」で探す。「マイナンバー」では出ない

機密情報の種類の一覧は、Purview の[データ損失防止]の左のメニューで、「プレビュー」と付いていないほうの[分類子]を開いた下の「Sensitive info types (classic)」にあります(画面の見出しは「機密情報の種類」。2026年10月29日の画面で、一覧の上には分類子をまとめ直している途中という英語の帯が出ていたので、この道順は変わるかもしれません)。検索の前は225 個のアイテムで、並んでいた名前は英語でした。検索の欄に「マイナンバー」と入れても、「クレジット」と入れても、0 個のアイテムでした。

機密情報の種類の一覧で、検索の欄にマイナンバーと入れた結果。0 個のアイテム、利用できるデータはありません
画面「マイナンバー」で検索した結果。

英語で「My Number」と入れると、Japanese My Number Corporate と Japanese My Number Personal の2つが出ます。カード番号は「Credit Card」で Credit Card Number が出ます。Learn の日本語版では、それぞれ「日本語マイナンバー個人」「日本語マイナンバーコーポレート」「クレジット カード番号」という題のページです。

機密情報の種類の一覧で、My Number で検索した結果。Japanese My Number Corporate と Japanese My Number Personal の2件
画面「My Number」で検索した結果。個人と法人の2つ。

一覧で Japanese My Number Personal を選ぶと、右に詳細が開きます。「信頼度」の欄は「信頼度高」で、パターン #1 は、主要要素(12桁の番号を見つける関数)と補助要素(Keywords_japanese_my_number_personal のキーワードの一覧)を「次の範囲内で、主要要素および補助要素を検出する 300 文字」の範囲で見つける形でした。パターン #2 は補助要素の無い形です。画面にはこのほかにパターン #3(多言語のキーワードの一覧を補助要素にしたもの)があり、パターンが2つの Learn の定義のページとは数が違いました。

Japanese My Number Personal の詳細。信頼度は信頼度高、パターン #1 に主要要素の関数、文字の近接度 300 文字、補助要素のキーワードの一覧
画面Japanese My Number Personal の詳細。枠は信頼度と、パターン #1 の3つの要素。

Credit Card Number の詳細では、パターン #1 の補助要素に「次の要素から最低 1 件の一致が見つかる必要があります」とあり、カードの確認番号のキーワード・カードに関する語のキーワード(Keyword_cc_name)・有効期限を見つける関数が並んでいました。このどれか1つが近くにあれば、信頼度の高い一致になります。

Credit Card Number の詳細。パターン #1 の補助要素に、最低 1 件の一致が必要という文と、確認番号のキーワード・カード名のキーワード・有効期限の関数
画面Credit Card Number の詳細。補助要素は3つのうち1つでよい。

日本の個人情報のテンプレートを選ぶときは、条件にマイナンバーがあるかを確かめる

ポリシーは、Purview の[データ損失防止]>[ポリシー]から作ります。いちから条件を組むこともできますが、多くの場合は、国や規制ごとに用意されたテンプレートから始めます。

[ポリシーの作成]を押すと、まず「どのような情報を保護しますか?」と聞かれ、[エンタープライズ アプリケーションとデバイス]と[インライン Web トラフィック]から選びます。メールや SharePoint・OneDrive を対象にするのは前者です。次の「テンプレートの利用またはカスタム ポリシーの作成」の画面で、[場所の選択](既定は「すべての国または地域」)を日本にすると、カテゴリが金融・プライバシー・カスタムに絞られます。日本向けのテンプレートは、[プライバシー]に「日本の個人情報 (PII) データ」と「日本の個人情報保護」、[金融]に「日本の財務データ」と「PCI データ セキュリティ基準 (PCI DSS)」が並びました。

ポリシーの作成のテンプレートを選ぶ画面。場所の選択が日本、カテゴリがプライバシー、日本の個人情報 (PII) データを選び、右に保護する情報として住民票コードと社会保険番号の2つ
画面[場所の選択]を日本にし、[プライバシー]>[日本の個人情報 (PII) データ]を選んだところ。右の「保護する情報」は2つだけ。
テンプレートを選ぶ画面で、金融の日本の財務データを選び、右に保護する情報として日本の銀行口座番号とクレジット カード番号
画面[金融]>[日本の財務データ]。「保護する情報」に日本の銀行口座番号・クレジット カード番号。

画面のテンプレートの名前は、Learn のテンプレートの一覧(DLP ポリシー テンプレートに含まれるもの)とは少し違いました。画面の「日本の財務データ」は一覧では「日本の金融データ」、画面の「日本の個人情報保護」は「(拡張)」の付いた「日本の個人情報保護 (拡張)」という名前で載っています。

「保護する情報」にマイナンバーが無いので、日本の個人情報 (PII) データを選んで[次へ]で進み、ルールの中身を開きました。[ポリシーの設定]の「ポリシーの設定の定義」の画面では、既定で「テンプレートの既定の設定を確認してカスタマイズします。」が選ばれていて、その下に並ぶ種類は日本の住民票コード・日本の社会保険番号 (SIN)の2つでした。もう1つの選択肢「詳細な DLP ルールを作成またはカスタマイズします」に切り替えると、テンプレートが作る2つのルールがそのまま見られます。

詳細な DLP ルールのカスタマイズの画面。少量と大量の2つのルールとも、条件の機密情報の種類は日本の住民票コードと日本の社会保険番号の2つ、共有先は組織外の連絡先。大量のルールの操作に外部ユーザーによるコンテンツへのアクセスの制限
画面「詳細な DLP ルールのカスタマイズ」。どちらのルールも条件は住民票コードと社会保険番号の2つで、マイナンバーは無い。

2つのルールは「少量のコンテンツが検出された 日本の個人情報 (PII) データ」と「大量のコンテンツが検出された 日本の個人情報 (PII) データ」で、どちらも条件は日本の住民票コード・日本の社会保険番号 (SIN)と「組織外の連絡先」への共有です。ルールの鉛筆のボタンで「ルールの編集」を開くと、種類は英語の名前(Japan Resident Registration Number、Japan Social Insurance Number (SIN))で、信頼度はどちらも「信頼度中」でした。件数は、少量のほうが1〜9件、大量のほうが10件から上限なし(最大数の欄が「すべて」)です。

ルールの編集の画面。条件の機密情報の種類に Japan Resident Registration Number と Japan Social Insurance Number (SIN)、信頼度は中、インスタンス数は10からすべて
画面大量のほうの「ルールの編集」の条件の部分。インスタンス数は 10 から「すべて」(欄の幅で「すべ…」まで表示)。

動作は、少量のほうが送った人への通知(メールとポリシーヒント)と管理者への通知だけ。大量のほうは、それに加えて「外部ユーザーによるコンテンツへのアクセスの制限」(ルールの編集では「組織外のユーザーのみをブロックします。」)とインシデント レポートが入り、ユーザーによる上書き(Microsoft 365 ファイルと Microsoft Fabric アイテムからのオーバーライドを許可する)はオフでした。

日本の個人情報 (PII) データのテンプレートのルールを、当社の画面と Learn の表で比べた表。画面では条件の種類が住民票コードと社会保険番号の2つ、件数は1〜9件と10件以上、上書きはオフ。Learn の表ではマイナンバー個人を含む5つ、1〜9件と10〜500件、上書きの許可日本の個人情報 (PII) データのテンプレートのルールを、当社の画面と Learn の表で比べた表。画面では条件の種類が住民票コードと社会保険番号の2つ、件数は1〜9件と10件以上、上書きはオフ。Learn の表ではマイナンバー個人を含む5つ、1〜9件と10〜500件、上書きの許可
日本の個人情報 (PII) データのルール(当社の画面と Learn の表)

Learn のテンプレートの表は、同じテンプレートのルールに、社会保険番号・マイナンバー個人・パスポート番号・運転免許証番号・住所(物理アドレス)の5つを入れ、件数は1〜9件と10〜500件、多いほうは業務上の理由を入れれば上書きできる、としています。当社が見た画面とは、種類・件数の上限・上書きの3点が違いました。どちらが新しい状態かは分からないので、作るときは自社の画面でルールを開いて確かめてください。金融の「日本の財務データ」は、テンプレートを選ぶ画面の「保護する情報」(日本の銀行口座番号・クレジット カード番号)までしか見ていません。表では、銀行口座番号とカード番号で同じ2つのルールの形です。

もう1つ、同じウィザードの中で表示が食い違っていた所があります。既定の「テンプレートの既定の設定を確認してカスタマイズします。」のまま進むと、[保護処理]の画面で「特定の量の機密情報が一度に共有されている場合に検出します」は10件でオンでしたが、「Microsoft 365 の場所にあるコンテンツへのアクセスを制限またはコンテンツを暗号化する」のチェックは外れていて、次の[アクセスと上書きの設定のカスタマイズ]の画面でも同じでした。一方、詳細なルールのほうでは、大量のルールにアクセスの制限が入っていました。保存はしていないので、どちらの状態で保存されるかは確かめていません。止めるつもりなら、保存の前にアクセスの制限にチェックが入っているかを見てください。

保護処理の画面。特定の量の機密情報が一度に共有されている場合に検出します、少なくとも10件、がオン。下の Microsoft 365 の場所にあるコンテンツへのアクセスを制限またはコンテンツを暗号化する、のチェックは外れている
画面[保護処理]。件数は10件でオン、いちばん下のアクセスの制限はオフ。
テンプレートのままでは止まらない5つと直し方。マイナンバーが条件に無い、社内宛てのメール、9件以下と最初に選ばれている道で外れていたアクセスの制限、Teams のチャット、ポリシーヒントの出ない種類テンプレートのままでは止まらない5つと直し方。マイナンバーが条件に無い、社内宛てのメール、9件以下と最初に選ばれている道で外れていたアクセスの制限、Teams のチャット、ポリシーヒントの出ない種類
テンプレートのままでは止まらないもの

このテンプレートは、住民票コードや社会保険番号がまとめて社外へ出ることを想定した既定値と読めます。マイナンバーの誤送信を防ぐのが目的なら、少なくとも Japanese My Number Personal をルールの条件に足す必要があります。1件でも止めたい、社内でも人事以外には送らせたくない、といった目的があるなら、件数・共有先・動作も自社の目的に合わせて直します。直す前提でも、テンプレートから始める意味はあります。少量と大量の2つのルールの組み立てと、通知・インシデント レポートの設定が最初からそろっているので、いちから作るより漏れが少なくなります。

もう1つ、「既定の Office 365 DLP ポリシー」という、Microsoft が既定で作るポリシーがあります。クレジットカード番号を、Exchange・SharePoint・OneDrive で組織の外との共有について探し、すぐにオンの状態で動くポリシーです(既定の Office 365 DLP ポリシー)。当社が見た[ポリシー]の一覧には、このポリシーはありませんでした。自社の一覧にある場合は、新しく作るポリシーとカード番号の条件が重なります。複数のルールに一致したときに出るポリシーヒントは1つだけ(後のポリシーヒントの節)なので、どちらのヒントが出るかも見ておきます。

ポリシーを作るときに、手順ごとに決めること

ポリシーを作るには、Purview の役割が要ります。役割グループは、コンプライアンス管理者・コンプライアンス データ管理者・情報保護・Information Protection 管理者・セキュリティ管理者のいずれかです(データ損失防止ポリシーを作成して展開する)。

[ポリシーの作成]を押すと、左の手順の欄に、[テンプレートまたはテンプレートに関する詳細情報]→[名前]→[管理単位]→[場所]→[ポリシーの設定]→[ポリシー モード]→[完了]が並んでいました。各手順で決めることは次のとおりです。

手順ごとに決めること(手順の名前は画面の表示)
手順決めること
テンプレート[場所の選択]を日本にし、[プライバシー]か[金融]からテンプレートを選ぶ。カスタムで作ることもできる
名前テンプレートの名前と説明が最初から入っている。後から見て目的が分かる名前に直す(例:社外へのマイナンバー送信)
管理単位「完全なディレクトリ」のままにする。画面には「管理単位を構成するには、E5 ライセンスが必要です。」と出ていた
場所日本の個人情報のテンプレートを選んで進めると、Exchange メール・SharePoint サイト・OneDrive アカウント・オンプレミスのリポジトリにチェックが入っている。オンプレミスのリポジトリを使わないなら外す。試すときは対象の人を絞る
ポリシーの設定「詳細な DLP ルールを作成またはカスタマイズします」を選び、ルールを開いて、条件(機密情報の種類・信頼度・件数・共有先)と動作(アクセスの制限・通知・上書き)を直す
ポリシー モード「シミュレーション モードでポリシーを実行する」(既定)/「ポリシーをすぐに有効にする」/「ポリシーをオフのままにする」から選ぶ

種類を足す画面も確かめました。「ルールの編集」の[追加]>[機密情報の種類]で開く一覧も、[機密情報の種類を検索]に「マイナンバー」と入れると「利用できるデータはありません」で、「My Number」と入れると Japanese My Number Corporate と Japanese My Number Personal の2つが出ました。個人のマイナンバーなら後者を選びます。

ルールの編集で機密情報の種類を追加する一覧。検索の欄に My Number と入れ、Japanese My Number Corporate と Japanese My Number Personal の2件
画面ルールに種類を足す一覧で「My Number」と検索した結果。

動作は、クレジット カード番号を含むメールを守るポリシーの作成の例では、メールを受け取れないようにするか、共有したファイルにアクセスできないようにする「ブロック」を選んでいます。ルールの編集の画面では、アクセスの制限の下に「すべてのユーザーをブロックします。」と「組織外のユーザーのみをブロックします。」の2つの選択肢がありました。

社外へのメールの自動転送を止めたい場合は、DLP のポリシーではなく別の設定で行います。その手順はOutlook の自動転送を禁止する記事に書いています。

テストモードで試したいときは、シミュレーション モードで動作を止めて結果だけ見る

以前の DLP には「テスト」というポリシーの状態がありました。シミュレーション モードでポリシーを動かすと、「テスト」と「テストがポリシー ヒント」の状態はこれに置き換えられます(シミュレーション モードについて)。ポリシーの一覧でも、開いた直後のモードの欄は古い名前に近い表示でした。

Purview のデータ損失防止のポリシーの一覧。ポリシーの作成のボタンと、モードの列に通知付きのシミュレーションと表示された1件のポリシー
画面[データ損失防止]>[ポリシー]。左上が[ポリシーの作成]、モードの列に「通知付きのシミュレーション」。

一覧の列は、名前・優先度・モード・ポリシー同期の状態 (プレビュー)・最終更新日時です。当社が見たときの一覧に並んでいたのは、Copilot とのやり取りを対象にした既定のポリシー(Default DLP policy – Protect sensitive M365 Copilot interactions)の1件だけでした。このポリシーのモードの欄は、ページを開いた直後は「テスト (通知あり)」、少しあとに「通知付きのシミュレーション」と表示が変わりました。同じポリシーの同じ欄です。

作るときの[ポリシー モード]の画面には、「シミュレーション モードでポリシーを実行する」(既定で選ばれていた)、その下のチェックとして「シミュレーション モード中にポリシー ヒントを表示します。」と「シミュレーションから 15 日以内に編集されなかった場合は、ポリシーをオンにします」、ほかに「ポリシーをすぐに有効にする」「ポリシーをオフのままにする」が並んでいました。場所にオンプレミスのリポジトリが入っていると、「現在のところ、選択された場所 (オンプレミスのファイル リポジトリ) ではシミュレーション モードは、サポートされていません。」という帯も出ます。

ポリシー モードの画面。シミュレーション モードでポリシーを実行するが選ばれ、その下にシミュレーション中にポリシー ヒントを表示する、15日以内に編集されなかった場合はポリシーをオンにする、の2つのチェック(どちらも外れている)。ほかにポリシーをすぐに有効にする、ポリシーをオフのままにする
画面[ポリシー モード]。既定は「シミュレーション モードでポリシーを実行する」で、下の2つのチェックは外れていた。
有効にするまでの4つの段階。ポリシーをオフのままにする、シミュレーション、シミュレーションとポリシーヒント、ポリシーをすぐに有効にする有効にするまでの4つの段階。ポリシーをオフのままにする、シミュレーション、シミュレーションとポリシーヒント、ポリシーをすぐに有効にする
ポリシーを有効にするまでの順番

勧められている順は、作ったポリシーをまずオフのままにして関係者と中身を見直し、次にシミュレーション モードで動かし、その次にポリシーヒントを出すシミュレーションで、試す人に絞って動かし、最後にすぐに有効にする、というものです(データ損失防止ポリシーを作成して展開する)。シミュレーション モードでは、ポリシーの動作は適用されず、一致したことだけが記録されます。ポリシーヒント付きにすると、動作は適用されないまま、送る人にはヒントと通知メールが届きます。

シミュレーションで評価される範囲は場所によって違います。SharePoint と OneDrive は既存のファイルも含めてすべてが評価されますが、Exchange と Teams とデバイスは、シミュレーションの間に新しく来たものだけが評価されます(シミュレーション モードについて)。メールについては、シミュレーションを始めてからの送受信を待たないと結果が出ません。結果は[シミュレーションの表示]から[シミュレーションの概要][レビューする項目][アラート]のタブで見られ、スキャンの結果は30日間保存されます(シミュレーション モードの開始)。シミュレーションの操作には、Information Protection 管理者の役割が要ります。結果の画面は、この記事では開いていません。

注意したいのは、「シミュレーションから 15 日以内に編集されなかった場合は、ポリシーをオンにします」のチェックです。シミュレーション モードの開始のページの説明では、シミュレーションから15日以内にポリシーが編集されていなければ、それ以上の操作なしでポリシーが有効になります。結果を見たかどうかに関係なく、ルールの動作(アクセスの制限など)が始まるということです。当社の考えでは、最初の1本はこのチェックを入れず、結果を見て、業務で必要な送信が一致していないかを確かめてから、手で「ポリシーをすぐに有効にする」に切り替えるほうが安全側です。すぐに有効にするを選んだ場合は、作成から1時間でポリシーが動き出します(データ損失防止ポリシーのリファレンス)。

送る前の注意(ポリシーヒント)を当てにするときは、マイナンバーでは出ない所があると知っておく

ポリシーヒントは、送る前や共有する前に「機密情報が含まれています」と知らせる表示です。Outlook on the web では、メッセージを作っている間に、メッセージの最上部、宛先の上に出ます。ルールが複数一致したときは、いちばん制限の厳しいルールのヒントだけが出ます(通知とポリシー ヒントを使う)。実際にヒントが出た画面は、この記事では開いていません。

ポリシーヒントが出る場所の表。Outlook on the web と、E3 のユーザーなどの Outlook クラシックではマイナンバーは対応一覧に無く、カード番号はある。オンラインの E5 などの Outlook クラシックではマイナンバーもある。SharePoint・OneDrive の Web と Teams はすべての種類ポリシーヒントが出る場所の表。Outlook on the web と、E3 のユーザーなどの Outlook クラシックではマイナンバーは対応一覧に無く、カード番号はある。オンラインの E5 などの Outlook クラシックではマイナンバーもある。SharePoint・OneDrive の Web と Teams はすべての種類
ポリシーヒントが出る所(マイナンバーとカード番号)

ただし、メールでヒントに対応する機密情報の種類は限られます。Outlook on the web のポリシー ヒントの一覧には、クレジットカード番号はありますが、日本の種類として挙がっているのは銀行口座番号・運転免許証番号・パスポート番号・住民登録番号(当社の画面の表記では住民票コード)・社会保険番号・在留カード番号で、マイナンバーはありません。Outlook クラシック(Microsoft 365 版)では、Learn の英語版に一覧が2つあります。E3 のユーザーすべてと、E5 でもオフラインや接続エクスペリエンスが無効などのユーザー向けの一覧では、カード番号にはヒントが出ますが、マイナンバーはありません。オンラインの E5 のユーザーで接続エクスペリエンスが有効、版 2303 以降などの条件を満たす場合の一覧にだけ、個人・法人のマイナンバーが入っています。この一覧の条件には、E5 を持たないユーザーには Information Protection for Office 365 – Premium のサービス プランを含むライセンスが要る、という1行もあります(Outlook クラシックのポリシー ヒント)。Business Premium のユーザーがどちらの一覧に当たるかは、確かめていません。

ヒントが出ないからといって、ポリシーが動かないわけではありません。ルールの動作(アクセスの制限など)と通知メールは、ヒントとは別に働きます。当社の考えでは、マイナンバーのルールについては、送る前に画面で気づいてもらうことは当てにせず、送ったあとの通知メールとブロックで知らせる前提で、通知の文面と、止まったときに誰に相談すればよいかを先に決めておくのがよいと考えます。SharePoint・OneDrive の Web と Teams では、ヒントはすべての種類に対応しますが、SharePoint・OneDrive のデスクトップ アプリではヒントは出ません(ポリシー ヒントのリファレンス)。

一致したかを後から確かめるときは、監査ログを見る。Business Premium のアラートは一覧が開くところまで確かめた

DLP で監視されるすべてのアクティビティは、既定で Microsoft 365 の監査ログに記録され、アクティビティ エクスプローラーに送られます(データ損失防止について)。監査ログの記録と検索(Microsoft Purview 監査 (標準))は、先に挙げたサービスの説明の表で、Microsoft 365 E3 の列と Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium の列がどちらも「はい」になっています。一方、アクティビティ エクスプローラーの画面は、同じサービスの説明では E5 などのライセンスが要り、E3 などではデータの集計だけが続くとされています。Business Premium の画面で[アクティビティ エクスプローラー]を開くと、「アクティビティ エクスプローラー を使用するサブスクリプションを更新する」という案内が出て、Microsoft 365 E5 Compliance アドオンか Microsoft 365 E5 のサブスクリプションが要ると表示されました。

アラートは、Business Premium の画面では[アラート]の一覧が開き(「すべて (0)」)、テンプレートのルールにも「ルールの一致が発生した場合に管理者にアラートを送信します。」がオンで入っていました。見たのは一覧が開くところまでで、アラートが一覧に出るところは確かめていません。ルールに一致するたびにアラートを出す設定(単一イベントのアラート)は、E3・E5 などの DLP のサブスクリプションを持つすべての組織で使えるとされています(データ損失防止アラートの概要)が、この一覧に Business Premium の名前は挙がっていません。DLP の画面の外で、誰がいつファイルを開いたかまで遡って調べる方法は、Microsoft 365 の監査ログの検索の記事に書いています。Teams で社外の人とやり取りする設定(外部アクセスとゲスト)は、Teams の外部アクセスとゲストアクセスの違いの記事で扱っています。

テンプレートの名前で判断せず、保存の前にルールを開いて確かめる

テンプレートの名前に「個人情報」とあっても、マイナンバーが条件に入っているとは限らず、アクセスの制限のチェックも、詳細なルールと最初に選ばれている道とで入り方が違うことがあります。名前や最初に選ばれている設定から中身を推し量らず、保存する前に「詳細な DLP ルールを作成またはカスタマイズします」でルールを開き、種類・件数・アクセスの制限の3つを画面で確かめてから、シミュレーションで動かす、というのが当社の判断です。

Business Premium で最初に有効にしておくほかの設定は、Business Premium の最初の設定の記事にまとめています。どの情報を、どこで、どこまで止めるかを決めるところから一緒に整えたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

この記事の確かめ方

画面は、当社の検証用の環境(Microsoft 365 Business Premium)の Purview で、2026年10月29日に見たものです。ポリシーの作成は[ポリシー モード]の画面まで進め、保存はしていません。公式の説明は、同じ日に Microsoft Learn とサービスの説明で確かめています。

この記事で試していないのは、シミュレーションの結果の画面、ポリシーヒントが実際に出た画面、アラートが一覧に出るところ、金融のテンプレートのルールの中身、Business Premium のユーザーに当たるポリシーヒントの一覧、Purview スイートのアドオンで Teams のチャットまで止められるかです。

Purview ポータルの画面と DLP の対応範囲は更新が続いているため、作業の前に各ページの最新を確かめてください。

Microsoft 365・Google Workspace の移行と設定のスポット相談

メールの移行、ドメインとDNS、共有アドレスや代理人の権限、新しいOutlookへの切り替え、Copilot・Geminiを使うときの社内ルール。調べた手順で直らないとき、同じことが何人もで起きているときに、いま困っていることを1件から相談できます。

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上場企業からスタートアップまで、数多くのデータ分析基盤構築・AI導入プロジェクトを主導。単なる技術提供にとどまらず、MA/CRM(Salesforce, Hubspot, kintone, LINE)導入によるマーケティング最適化やバックオフィス業務の自動化など、常に「事業数値(売上・利益)」に直結する改善実績多数。

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