kintoneで保険代理店の顧客・満期を管理する｜代理店が自分で残す記録と保存期間

保険代理店が kintone に持つのは、保険会社をまたいで管理する顧客と契約、そして代理店が自分で残す記録です。何年残すかは記録ごとに根拠が違い、保険業法と施行規則に、代理店の記録を「契約が終わってから10年」残させる一律の定めは見当たりません。この記事で扱う5つの記録のうち、年数が条文で決まっているのは、規模が大きい代理店の帳簿書類と特定大規模乗合の代理店の苦情の記録で、どちらも5年です。保存の期間は、意向把握の帳票なら保険会社か代理店が決め、比較推奨の証跡なら代理店が社内規則で決めます。意向把握の帳票は、乗合代理店では自店で保存することが望ましいとされています。

記録の持ち方を決め直す時期でもあります。2025年5月30日に成立した改正保険業法と関係する内閣府令が2026年6月1日に施行され、大規模な乗合代理店に法令等遵守責任者の設置や苦情処理の体制が求められるようになりました（金融庁 2026年3月30日の公表）。2026年8月28日には、乗合代理店の比較推奨販売についての内閣府令と監督指針の改正が公表され、2028年3月1日から施行・適用されます（金融庁 2026年8月28日の公表）。

当社は保険代理店ではなく、kintone のプラグインを提供し、kintone の導入やカスタマイズを手伝っている会社です。この記事は、複数の保険会社の商品を扱う乗合代理店で、顧客・契約・満期の管理を kintone に移そうとしている経営者や内部管理の担当者に向けて書いています。例には、募集人20名・所属損害保険会社3社の乗合損害保険代理店（架空）を記事の最後まで使います。生命保険の側に同じ形の規定がある箇所は、1行で触れます。保険会社の代理店システムの操作と、契約の申込み・保険料の手続きは扱いません。自店にどの規定が当たるかは、最終的には所属保険会社か管轄の財務局に確かめてください。

「保険業法で10年保存」の定めは見当たらない

保険業法294条の2が保険会社や募集人に求めているのは、顧客の意向を把握し、それに沿った契約を提案し、内容を説明し、意向と契約が合っていることを顧客が確かめる機会を設けることです。この条文には、記録や保存期間の定めはありません。記録に触れているのは監督指針（II-4-2-2(3)④）です。監督指針は、保険会社か募集人のどちらか（または両方）が、意向把握が適切に行われているかを確かめられる措置を取っているかを見るとしています。その例に挙げているのが、当初の意向と最終的な意向に関わる帳票（アンケートや設計書など）を保存するなどの措置です。

反対の向きの決まりもあります。金融分野の個人情報保護ガイドライン第7条は、保険契約者等の個人データについて「契約終了後一定期間内とする等」、利用目的に応じて保存期間を定め、過ぎたら消去するとしています。損保協会のガイドも同じことを代理店に求めています（「ｄあいりｄ」16ページ）。長く残すほど安全、ではありません。

この記事では、冒頭の図の5つの記録を扱います。監督指針と施行規則には、ほかにも記録の定めがあります。意向確認書面を保険会社か募集人の側でも保存する定め（監督指針）や、保険金の請求に関わる業務を兼ねる特定大規模乗合損害保険代理店の記録を作成の日から5年残す定め（施行規則227条の20）などです。

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自店が「規模が大きい」「特定大規模乗合」に当たるかを先に確かめる

当たるかどうかの基準は、下の図の2つです。規模が大きい特定保険募集人は、生命保険・損害保険・少額短期保険の業態ごとに毎事業年度末で判定し、1つで当たれば、すべての業態で帳簿書類と事業報告書が要ります（金融庁ほか「保険代理店の皆様へ」）。

特定大規模乗合損害保険代理店は、2以上の所属保険会社等を持つ法人の損害保険代理店が対象で、直前の事業年度の手数料などで判定します。一度当たると、その後の2事業年度は、2以上の所属損害保険会社等からの手数料などが続けて10億円以上なら、引き続き当たるとみなされます（施行規則227条の16第3項）。生命保険の側も同じ形です（215条の3）。少額短期保険の分の手数料は、この判定に入りません。

例の代理店は所属が3社なので、数では当たらず、手数料などの総額で決まります。最初にやることは3つです。所属保険会社3社に kintone の利用を申請して認められるかを確かめること、この2つの基準に当たるかを事業年度末の数字で確かめること、記録ごとの保存期間を社内規則に書くことです。

顧客と契約は別のアプリにし、代理店独自のお客さまコードで束ねる

ここからは、保険会社をまたいで顧客と契約を見るための、当社の設計の例です。損保協会のガイドは、比較見積もりで情報提供を希望しない保険会社の記録を、契約締結時の意向把握とは違う「乗合保険会社を横断した管理」だとしています。管理の方法の例には、メーカーシステム（保険会社のシステム）、個社の顧客管理システム、表計算の台帳を挙げています（「ｄあいりｄ」21ページ）。その台帳の例に「お客さまコード（代理店独自）」の列があるので、例の代理店ではこの列を借りて、顧客を束ねるキーにします。

例の代理店なら、顧客のアプリ（1人1レコード）と契約のアプリ（1契約1レコード）に分けます。顧客のアプリのお客さまコードは［文字列（1行）］にして［値の重複を禁止する］にチェックを入れ、同じコードが2人に付かないようにします（kintone ヘルプ「文字列（1行）」）。契約のアプリでは、ルックアップでお客さまコードから氏名を取得し、保険会社・証券番号・満期日・保険料を契約ごとに持ちます。ルックアップは他のアプリの情報を参照してコピーする機能です（「ルックアップとは」）。顧客のアプリには関連レコード一覧を置き、お客さまコードが一致する契約を並べます。3社に契約がある顧客も、1つの画面で全部の契約が見えます（「関連レコード一覧とは」）。ただし、見る人に契約のレコードと、条件に使ったお客さまコードの閲覧権限が無いと、正しく表示されません（「関連レコード一覧を設定する」）。キーにしたフィールドは、アクセス権で絞らないでおきます。

分けるときに知っておく制約が3つあります。関連レコード一覧の値は、集計・自動計算・アプリ内検索の対象にならず、一覧画面にも出せません（「関連レコード一覧とは」）。リマインダーの通知の条件にも使えません（「リマインダーの条件通知」）。だから満期日は契約のアプリに置き、通知も契約のアプリで設定します。また、ルックアップで取得した値は、参照先を後で変えてもそのまま残ります（「ルックアップで取得したデータを一括更新したい」）。住所のように変わる項目は顧客のアプリだけに持ち、契約のアプリへは写さないほうが、古い住所が残りません。

家族を世帯でまとめるなら、顧客のアプリに「世帯コード」を置き、同じアプリを参照する関連レコード一覧で、世帯コードが同じ顧客を並べます。関連レコード一覧は同じアプリのレコードも表示できます（「関連レコード一覧とは」）。世帯で契約まで見たいときは、契約のアプリにも世帯コードをルックアップで写し、顧客のアプリの関連レコード一覧の条件を世帯コードにします。結婚や独立で世帯が変わったときは、写した値は自動では変わらないので、契約のアプリの側も取得し直すか、ファイルの読み込みで一括で更新します（「ルックアップで取得したデータを一括更新したい」）。家族の情報も個人データなので、見られる人の絞り方は後の節のとおりです。

一から作らずに始めるなら、サイボウズのサンプルアプリ「生保/損保進捗管理」があります。保険代理店での利用に勧められていて、提案から成約までの進捗を管理し、次回訪問日が近づくとリマインド通知を送る作りです（サイボウズ「生保/損保進捗管理」）。これを契約のアプリの型にして、意向・満期・不継続の理由のフィールドを足す進め方もできます。

意向把握の帳票：当初と最終の意向を同じ項目で残す

保存の期間と置き場所は、生命保険協会のガイドラインに詳しく書かれています。このガイドラインは、生命保険会社が募集人を指導するときの参考で、拘束力はないと明記されています。意向把握の帳票は、保険契約締結日から、保険会社または保険募集人が事後に検証するために適当と考える期間保存するとしています。保険会社が保存する場合でも、乗合代理店は原則として自店で保存することが望ましい、とも書いています。また、募集の過程の帳票をすべて残す必要はなく、成約しなかった顧客の帳票の保存は法令上求められないとしています（21ページ）。例の代理店は損害保険なので、所属損保会社の定めを確かめたうえで、この考え方を参考にします。損保協会の評価指針も、意向を「把握し、記録、保存している」ことを指標に置いています（7ページ）。

損害保険で把握する意向の例は、監督指針では、どの分野の補償（自動車保険、火災保険など）を望むか、求める主な補償内容、補償期間・保険料・保険金額の範囲の希望と優先する事項です（II-4-2-2(3)）。例の代理店なら、契約のアプリに「当初の意向」と「最終的な意向」をこの3つの項目で2組並べ、使った帳票を添付ファイルで残せます。同じ項目で並べておけば、当初と最終で何が変わったかを1画面で見比べられます。

意向確認書面は、作成して顧客に交付し、保険会社等で保存するとともに、保険会社か募集人の側でも、後から確かめられる方法で保存するものとされています。書面は電磁的方法でもよく、申込書と一体にするなら該当する部分を区別して書きます。顧客が書面を希望しないときは、その役割を書面等で説明し、希望しなかったことが後から確かめられる態勢が求められています（監督指針 II-4-2-2(3)④イ）。kintone では、交付した書面の写しを添付し、希望しなかった顧客には「希望しない」のチェック、説明した日の［日付］、説明に使った書面の添付を置きます。

乗合代理店の記録：見積もりを希望しない保険会社と、比較推奨の証跡

比較見積もりの前の説明と、希望しない保険会社

満期のときに引受保険会社以外の保険会社へ顧客の契約内容を渡して見積もりを作るのは、個人情報保護法上の「委託」で、情報漏えいには当たりません。ただし損保協会のガイドは、顧客の意向に反して他社で見積もることは望ましくないとしています。そのため、見積もりの前に利用目的など5つの点を説明し、特定の保険会社への情報提供を希望しない顧客については「その内容を記録」するよう求めています。記録に使う台帳の列の例も載っています（「ｄあいりｄ」20〜21ページ）。例の代理店なら、この列をそのまま kintone のフィールドにできます。

左の列は 日本損害保険協会「ｄあいりｄ 2025年3月版（情報管理版）」 21ページの台帳の例。右の列は当社の設計の例です。

監督指針は、保険募集人が個人情報を乗合他社の保険募集に使う場合、目的外の利用にならないよう十分に留意する必要があるとしています（II-4-5-2）。見積もりの依頼を出す前に、保険会社ごとに、情報提供を希望しない顧客を外した一覧を作っておきます。

比較推奨販売の記録・証跡

監督指針は、2以上の所属保険会社等を持つ保険募集人が、商品を比べたうえで行う加入の提案を「比較推奨販売」と呼んでいます（II-4-2-9）。2028年3月1日に適用される改正後の監督指針は、確認・検証に必要な記録や証跡の保存期間等を社内規則で定めたうえで確認・検証しているかを見る、と書いています（新旧対照表5ページ）。金融庁は、適用日を待たずに可能な限り速やかに体制を整えることが望ましいとしています。例の代理店なら、提案のアプリに、比べた商品、提示・推奨した商品、推奨の理由と社内規則のどの基準によるかを置き、契約のアプリに関連付けます。

苦情の記録：特定大規模乗合なら7つの項目を5年

特定大規模乗合の代理店は、苦情を処理したときに次の7つの項目を書いた記録を作り、その作成の日から5年間保存します（施行規則227条の19第2項。生命保険の側は215条の4）。項目が条文で決まっているので、苦情のアプリのフィールドもこの順に置けます。

右の列は当社の設計の例です。

気をつけたいのは、kintone の［作成日時］は苦情を受け付けてレコードを登録した日時になることです。条文の5年は、苦情を処理して記録を作成した日から数えるので、「記録を作成した日」の［日付］フィールドを別に置き、保存期限はそこから決めます。苦情の処理の措置（原因の究明、窓口の設置など）と社内規則の整備は、新たに該当してから6か月間は講じなくてもよいとされています（同第4項）。

特定大規模乗合に当たらない例の代理店でも、評価指針は、苦情の申出内容と対応履歴を記録し、全件の発生経緯・原因を特定し、報告が必要な苦情を所属保険会社に報告していることを指標にしています（20ページ）。同じ7項目のアプリを使い、保存期間だけを社内規則で決めておけば、規模が変わったときにアプリを作り直さずに済みます。

帳簿書類：規模が大きい代理店だけ、締結の日から5年

規模が大きい特定保険募集人は、事務所ごとに帳簿書類を備え、所属保険会社等ごとに、保険契約の締結の年月日、引き受ける保険会社の商号または名称、保険料、その募集で受けた手数料などの額の4つを書き、保険契約の締結の日から5年間保存します（保険業法303条、施行規則237条・237条の2）。契約のアプリにこの4項目と拠点のフィールドがあれば、事務所ごと・保険会社ごとの一覧として出せます。

ただし、5年は保険業法の帳簿の話です。手数料や保険料の記録は、代理店自身の会計の帳簿・書類にも当たる場合があり、税法で別に保存期間が決まっています。青色申告法人は原則7年です。欠損金の繰越しを受けるときは、その欠損金が生じた事業年度の帳簿書類を10年保存します（法人税法施行規則59条・26条の3、国税庁 タックスアンサー No.5930「帳簿書類等の保存期間」）。保存期限を過ぎたら消す運用にするときは、税法の期間を税理士に確かめてから年数を決めます。

年数が決まっていない3つの記録は、こう決める

意向把握の帳票、比較見積もりを希望しない保険会社の記録、比較推奨の証跡には、条文に年数がありません。それでも、資料から言えることで決め方は絞れます。

まず、無期限にしないことが求められています。金融分野のガイドラインは個人データの保存期間を定めて過ぎたら消去することとし、損保協会のガイドも代理店に、保存期間を定めて過ぎた個人データを消去する「必要があります」と書いています（「ｄあいりｄ」16ページ）。年数を決める前に、所属保険会社の定めも確かめます。意向把握の帳票は保険会社か募集人が期間を決めるもので、保険会社がすでに定めている場合があるからです。そのうえで、意向把握の帳票と比較推奨の証跡は同じ提案・同じ契約に結びつく記録なので、起算点と年数をそろえ、提案のアプリと契約のアプリの保存期限を同じ日にすることをお勧めします。意向把握の帳票の起算点は、生保協会のガイドラインが締結日としています。

比較見積もりを希望しない保険会社の記録は、顧客の意向に反した扱いにならないための記録なので、その顧客との取引が続いている間は消さず、取引が終わってから社内規則の期間で消すことをお勧めします。台帳のアプリのレコードを顧客のアプリの関連レコード一覧に出しておけば、見積もりの前に担当者が確かめられます。

資料からは決められない点も残ります。具体的な年数、比較見積もりの記録と比較推奨の証跡の起算点（締結日か契約終了日か）、税法の期間との関係の3つです。これらは、所属保険会社、弁護士、税理士に確かめる点として、社内規則の案と一緒に持っていきます。

保存期限と満期日は［日付］フィールドに入れる

保存期限を、締結日に年数を足す計算フィールドで出すことはお勧めしません。kintone ヘルプの N 年後の計算式は1年を365日として計算し、うるう年には対応できないとされています（「N年後などの日付や日時を計算したい」）。2026年4月1日の締結日に5×365日を足すと2031年3月31日になり、暦の5年後（2031年4月1日）より1日早くなります（当社の計算）。また、リマインダーの基準日に指定できるのは［日付］［日時］［作成日時］［更新日時］のフィールドで、計算フィールドは一覧にありません（「リマインダーの条件通知」）。社内規則で決めた期限は［日付］フィールドに入れ、消去する日の通知にも使います。入れ方は、手入力、JavaScript、プラグインのどれでもかまいません。

満期の案内と、不継続の理由

満期について、評価指針は、適切な時期に満期案内を行うこと、不継続の場合は確認した相手や理由を確認して記録すること、前年と同じ条件を前提にせず意向を確かめることを指標にしています（19ページ）。監督指針も、更新や一部変更で実質的な変更に当たる場合は、変更部分の意向把握・確認を求めています（II-4-2-2(3)）。

リマインダーの条件は1つのアプリに10件まで指定でき、日付から何日前・何日後に通知するかを決められます。通知先には［ユーザー選択］フィールドなどを指定でき、閲覧権限が無いユーザーには送られません。1つの設定で1回に対象になるのは最大500件で、一度送った通知は繰り返されません（「リマインダーの条件通知」、「通知が繰り返し送信されるように設定したい」）。例の代理店なら、契約のアプリで満期日を基準に次のような3つの条件を作れます。

更改（継続）率は、保険会社から提供されたデータのほか、代理店独自で算出した率でもよいとされています（評価指針20ページ）。契約のアプリに継続・不継続を残しておけば、kintone の集計で保険会社をまたいだ率を出せます。事故の対応では、保険会社に確認せずに支払い責任の有無や支払額を答えないことが指標になっているので（同19ページ）、事故の受付のアプリには「保険会社に確認した日」と「顧客へ回答した内容」を分けて置きます。

顧客の情報を置く前に：所属保険会社への申請とアクセス権

損保協会のガイドは、保険業務の個人データを代理店の外部（クラウドサービスを含む）に委託するときは、所属保険会社に事前に申請する必要があるとしています（「ｄあいりｄ」20ページ）。クラウドサービスの確認点には、IPアドレスの制限や二要素認証、利用履歴の記録などのセキュリティ、事故のときの協力、所属保険会社が保険業務での利用を認めていること、の3つを挙げています（同29ページ）。kintone 側の機能は下の図のとおりで、申請のときはこの確認点と突き合わせて答えを用意します。

アクセスの絞り方について、監督指針は保険会社に「Need to Know原則」（業務上必要な役職員に限る）を求めています（II-4-5-2）。代理店に向けては、損保協会のガイドが、アクセス権限を必要な範囲に限り、ユーザーIDを人ごとに分けて業務分担に応じて制御するよう求めています（「ｄあいりｄ」12ページ）。kintone ではフィールドごとに閲覧・編集できる人を絞れますが、テーブルの中のフィールドには設定できず、閲覧だけ許可した人も添付ファイルはダウンロードできます（「フィールドにアクセス権を設定する」）。手数料の額や健康に関する情報はテーブルに入れず、添付ファイルにも同じ内容を載せない作りにします。

健康に関する情報（保健医療の情報）は、金融分野のガイドラインで「機微（センシティブ）情報」とされ、原則として取得・利用・第三者提供をしないこととされています。例外の1つが、保険業などの適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で扱う場合です（第5条）。健康状態の欄を作る前に、その欄が業務遂行上必要な範囲に入るか、同意をどう取ったかを決めておきます。

退職する人については、IDを削除してアクセス権限を遮断することなどが求められています（「ｄあいりｄ」17ページ）。kintone のユーザーの停止・削除を退職の手続きに入れておきます。記録のアプリでは、レコードの変更履歴の記録機能を無効にしないでください。無効にすると、そのアプリのレコードの変更履歴が削除されます（「レコードの変更履歴の記録機能を無効にする」）。

保険会社のシステムから出したファイルを読み込む場合、Excel 形式は最大1MB・1,000行、CSV 形式は最大100MB・10万行までです（「ファイルから読み込んでレコードを登録する」）。受け取ったデータを読み込んでよいか、どの範囲までかも、申請のときに確かめます。

kintone の利用料：例の代理店で月額36,000円（税抜）から

kintone のスタンダードコースは月額1,800円／1ユーザー（年額なら21,600円）、最小の契約は10ユーザーです。プラグインや外部サービスとの連携などの拡張機能は、料金表ではスタンダードコースとワイドコースで使えるとされ、月額1,000円のライトコースでは使えません。セキュアアクセスはオプションで月額250円／1ユーザーです。いずれも税抜きです（kintone「料金」）。例の代理店で募集人20名がスタンダードコースを使うと、月額36,000円（年額432,000円）、全員にセキュアアクセスを付けると月額5,000円が加わります（税抜、当社の計算）。アプリを作る費用は、作る範囲と頼み方で変わります。当社が確かめられる公開の相場資料も見当たらないので、ここでは書きません。

作る順番は、顧客と契約、満期の通知、最後に記録のアプリ

所属保険会社の返事を待つ間に設計しておくなら、顧客と契約のアプリ、契約のアプリの満期のリマインダー、記録のアプリの順に作ります。記録のアプリは保存期限の［日付］を持つので、社内規則の年数が決まってから作れば、期限を入れ直さずに済みます。

保存期限の日付を［日付］フィールドに入れる処理を JavaScript で作るか、プラグインで済ませるかを比べるときは、当社の kintone プラグインも見てください。

条文は e-Gov 法令検索、監督指針と公表資料は金融庁、協会の資料は生命保険協会と日本損害保険協会、kintone の仕様と価格は kintone ヘルプと公式サイトで、2026年10月14日に確かめたものです。税法の帳簿書類の保存期間は、e-Gov 法令検索の法人税法施行規則と国税庁のタックスアンサーで、2026年10月20日に確かめました。