コンサル会社のfreee工数管理活用｜パートナー別原価と粗利管理の設計
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コンサルティング業やシステム受託開発など、人月単位で動くビジネスにおいて、最大のコストは「人件費」と「外注費」です。しかし、決算書上の数字は全体として黒字であっても、個別のプロジェクト単位で「どの案件がどれだけ利益を出したのか」を正確に把握できている企業は意外に多くありません。
特に、パートナー（外注）を多用するプロジェクトでは、支払通知書ベースの管理と自社メンバーの稼働管理が分断され、最終的な粗利（プロジェクト利益）が「終わってみるまでわからない」という状況に陥りがちです。
本記事では、freee工数管理を入り口として、freee会計と連携させたプロジェクト別原価・粗利管理の具体的な設計と実務フローを解説します。単なる時間の集計に留まらない、経営判断に直結する管理会計の基盤を構築しましょう。
コンサルティング・受託業におけるプロジェクト原価管理の核心
コンサルティングや受託案件において、プロジェクトごとの利益を把握するためには、以下の数式を「案件別」に算出する必要があります。
プロジェクト粗利 ＝ 売上高 － 直接原価（自社労務費 ＋ 外注費 ＋ 直接経費）
この算出を難しくしているのが、以下の3つの要因です。
- 労務費の未配賦： 自社メンバーの給与は月額固定で支払われるため、どの案件に何時間使ったかの「工数比率」に基づき配賦しない限り、個別案件の原価には現れない。
- パートナー費用の紐づけ漏れ： 請求書処理の際、案件名（プロジェクトタグ）を指定せずに計上してしまうと、全体の外注費としては計上されても、個別案件の利益を圧迫している要因として可視化されない。
- リアルタイム性の欠如： 決算が締まる翌月末まで採算がわからないようでは、赤字の予兆を捉えて人員配置を見直すといった経営判断が間に合わない。
これらの課題を解決するための入り口が、freee会計とネイティブに連動する「freee工数管理」の導入です。
freee工数管理の基本仕様とfreee会計との役割分担
freee工数管理は、従業員やパートナーが「どのプロジェクトに何時間費やしたか」を記録するためのツールです。重要な点は、このツール単体では「金額（円）」を計算しないという点です。金額の管理はあくまでfreee会計側の責務となります。
freee工数管理ができること
- プロジェクト別・作業内容（タスク）別の工数入力（PC・モバイル対応）。
- 入力された工数の承認ワークフロー。
- freee会計の「プロジェクト」「従業員」マスタとの自動同期。
- 工数比率の集計と、freee会計への「振替仕訳」の下書き出力。
freee会計との役割分担
| 項目 | freee工数管理の役割 | freee会計の役割 |
|---|---|---|
| マスタ管理 | （参照のみ） | プロジェクト、部門、従業員の登録・管理 |
| 実績の収集 | 「時間（h）」および「比率（%）」を収集 | 「金額（円）」としての売上、支払、給与を計上 |
| 原価計算 | 工数比率に基づき配賦計算を実行 | 配賦結果を仕訳（振替）として反映 |
| 粗利の可視化 | – | 試算表やプロジェクト別収支表で確認 |
このように、工数管理側で「比率」を出し、会計側で「金額」に掛けていくという連携が基本構造となります。この構造を理解せずに導入すると、データの不整合に悩まされることになります。
関連記事： freee会計導入マニュアル｜旧ソフトからの移行と基本設定の最適解
パートナー別・プロジェクト別原価を管理するための「事前設計」
システムを動かす前に、freee会計側での「タグ」と「勘定科目」の整理が必須です。これが不十分だと、いくら工数を入力しても正しい粗利は出せません。
1. プロジェクトタグの徹底運用
売上（請求書発行）、外注費（受取請求書）、旅費交通費（経費精算）のすべてにおいて、「プロジェクト」タグを選択することを社内ルール化します。特にパートナー（外注先）への支払時、1枚の請求書に複数案件が含まれている場合は、明細行を分けてそれぞれのプロジェクトタグを紐づける必要があります。
2. 品目タグによるパートナー（外注先）の識別
勘定科目は「外注費」で一括りにしても構いませんが、「品目」タグにパートナー企業名や個人名を入れることで、パートナー別の発注額・粗利貢献度を分析できるようになります。これはfreeeの標準的な推奨運用です。
3. 直接労務費の勘定科目を分離する
全社的な「給与手当」をそのままにしておくと、プロジェクトに紐づくもの（直接原価）と、バックオフィス等の非生産部門の給与（販管費）が混ざってしまいます。あらかじめ「労務費」と「給与手当（販管費）」を分けて管理するか、プロジェクト振替によって「労務費」へと勘定科目を振り替える設計が必要です。
関連記事： 給与ソフトからfreee会計への「部門別配賦」と仕訳連携。労務と経理の分断を解決するアーキテクチャ
【実務】freee工数管理を用いた原価計算の4ステップ
実際にどのように運用を回していくか、ステップバイステップで解説します。
STEP 1：工数入力と承認フローの構築
まず、全メンバー（および必要に応じてパートナー）が日々工数を入力します。freee工数管理の「工数入力」画面では、カレンダー形式で直感的に時間を割り振ることができます。
- ポイント： 入力漏れを防ぐため、週次での「承認」を徹底します。承認が完了した工数データのみが、会計連携の対象となります。
- エラー対応： 「プロジェクトが選択できない」というエラーは、freee会計側でプロジェクトの有効期限が切れているか、従業員の権限設定でプロジェクト参照が許可されていない場合に起こります。
STEP 2：給与データ（労務費）の取り込み
freee人事労務を使用している場合は自動、他社ソフトを使用している場合はCSV等で、月次の「給与手当」をfreee会計に計上します。この時点では、給与は「部門（開発部、コンサル部など）」には紐づいていても、「各プロジェクト」には紐づいていません。
STEP 3：工数比率に基づく労務費の配賦（プロジェクト振替）
freee工数管理の「会計連携」機能を使用します。承認済み工数データから、各従業員がどのプロジェクトに何％の時間を使ったかが計算されます。
例えば、Aさんの給与が50万円で、案件Xに60%、案件Yに40%の時間を費やした場合、freee工数管理は以下の振替仕訳案を作成します。
- （借）労務費 300,000円 / プロジェクト：案件X
- （借）労務費 200,000円 / プロジェクト：案件Y
- （貸）給与手当 500,000円 / プロジェクト：指定なし
この仕訳をfreee会計へ送信することで、全社費用だった給与が、プロジェクトごとの直接原価へと「着地」します。
STEP 4：試算表・レポートでの粗利確認
freee会計の「レポート」＞「試算表」から、「プロジェクト別」の表示に切り替えます。
これにより、売上高から、先ほど配賦した労務費、および直接紐づけた外注費・経費が差し引かれ、プロジェクトごとの正確な粗利が表示されます。
主要工数管理・原価管理ツールとの比較表
freee工数管理は非常にシンプルで低コスト（1ユーザーあたり月額数百円〜 ※プランによる）ですが、より高度な予算管理やガントチャート機能を求める場合は、他社ツールとの比較も検討すべきです。
| ツール名 | 特徴 | freee会計との親和性 | 主な対象層 |
|---|---|---|---|
| freee工数管理 | シンプル、低コスト。会計への振替機能が強力。 | ◎（ネイティブ連携） | 管理会計を始めたい中小〜中堅。 |
| TeamSpirit | 勤怠、工数、経費精算が一体化。大企業向け。 | △（CSV/API連携） | 内部統制を重視する上場企業。 |
| クラウドログ | リソース配置、ガントチャート等、多機能。 | ○（API連携あり） | PMが案件の進捗・予算を細かく追いたい企業。 |
| ZAC | 受発注管理を含めた本格ERP。 | △（仕訳出力が必要） | 数千人規模、複雑な原価計算が必要な企業。 |
※料金等の詳細は、各社公式サイトの最新情報をご確認ください。
関連記事： SaaSコストを削減。フロントオフィス＆コミュニケーションツールの現実的な整理術
コンサルティング・受託業 プロジェクト種別 × 原価管理の特性 × freee工数管理設計のポイント × 採算性KPI 早見表
前のセクションでfreeeの比較表を説明しましたが、コンサルティング・受託業は「プロジェクトの性質」によって原価管理で追うべき指標とfreeeの設計が異なります。固定費型の月次顧問契約とT&M（タイム&マテリアル、時間実費精算）型のプロジェクトでは、採算性の評価軸が根本的に変わります。freeeの工数管理を「どのプロジェクト種別にも同じ設計で使う」と、固定費型の「予算消化率の監視」とT&M型の「請求可能工数の最大化」という相反する管理ニーズに対応できなくなります。以下の表はプロジェクト種別ごとの設計指針をまとめたものです。
| プロジェクト種別 | 原価管理の主な課題 | freee工数管理の設計ポイント | 採算性KPIと管理タイミング |
|---|---|---|---|
| 固定費型・顧問契約 （月次定額・年額） |
「この顧問料で何時間投入しても採算が合うか」という上限工数の管理が最重要。顧問先のニーズが増えるにつれて投入時間が増加し、顧問料が変わらないまま赤字化するリスクがある | freeeのプロジェクトに「月次予算工数（例：10時間）」を設定して、実績工数が予算の80%を超えた時点でプロジェクトマネージャーにアラートが届く設定にする。月次の実績工数÷予算工数の「工数消化率」を全顧問先で一覧表示するカスタムビューを設ける | 月次採算性（顧問料÷実績工数=時間単価）を全顧問先で比較する。時間単価が社内の損益分岐工数単価（例：1.5万円/時間）を下回る顧問先は翌期の顧問料改定の候補とする。月末に工数消化率90%超の顧問先リストを経営者が確認する月次レビューを設ける |
| T&M型・実費精算 （時間単価×実績時間） |
「請求可能工数（Billable時間）」と「非請求工数（提案・社内MTG・管理業務）」を明確に分離して、請求可能率（Billable率）を最大化することが採算性の核心。非請求工数が増えると投入コストは上がるが収入が増えない | freeeのタスクに「請求可能（Billable）」「非請求（Non-Billable）」「内部（Internal）」の3区分フラグを必須設定にする。月次で担当者別のBillable率（請求可能工数÷総工数）を集計して、Billable率が目標（例:75%以上）を下回る担当者の業務内容を確認する | 担当者別Billable率の月次モニタリングが主要KPI。Billable率低下の原因（提案活動が多い月・社内研修・管理業務の増加）を分析して、非請求工数の削減または請求可能案件のアサイン増加で対応する。クライアントへの月次請求書はBillable工数のみをfreee請求書に自動インポートする設計にする |
| 固定価格受託・一括請負 （成果物納品型） |
受注時の見積もり工数と実際の投入工数の乖離（見積もり超過）が採算悪化の最大要因。途中でのスコープ変更（追加要件）の工数をどう管理・請求するかがプロジェクト管理の鍵 | freeeのプロジェクトに「見積もり工数（フェーズ別）」と「実績工数（フェーズ別）」を並列表示できるビューを設計する。プロジェクト進行中に実績工数が見積もりの80%を超えたフェーズには自動アラートを設定して、スコープ変更の交渉を早期に行えるようにする | 「見積もり工数対比達成率（実績÷見積もり）」をプロジェクト完了後に集計して、次回同種プロジェクトの見積もり精度向上に活用する。追加要件（スコープ変更）の工数を「変更管理工数」として別タスクカテゴリで記録して、追加請求の根拠データとしてfreeeの追加請求書に反映する設計にする |
| 多人数参画型・コンソーシアム （複数社・複数担当者） |
複数の担当者・外部パートナーが1プロジェクトに参画する場合、誰がどのタスクに何時間使ったかの集計が複雑になる。外部パートナーへの再委託費用（外注費）と自社担当者の人件費コストを合算したプロジェクト総原価の管理が必要 | freeeのプロジェクトに担当者別のタスク割り当てと工数入力を設けて、プロジェクトマネージャーが全担当者の工数を一画面で確認できるビューを設定する。外部パートナーへの再委託費（外注費）はfreeeの経費として記録してプロジェクトに紐付け、自社工数コストと合算した「プロジェクト総原価」を算出する | プロジェクト総原価（自社工数コスト＋外注費）に対する粗利率（売上－総原価）をフェーズ完了ごとに確認する。外注比率が高すぎる場合（外注費が売上の50%超等）は次回以降の内製化検討のトリガーとする。複数担当者の工数記録の鮮度（週次入力が徹底されているか）が正確な原価計算の前提になる |
この表で最もfreeeの工数管理導入効果が高いのが「固定費型顧問契約の月次工数消化率モニタリング」です。「この顧問先は月10時間の顧問料をもらっているのに毎月15〜20時間投入している」という事態は、担当者レベルでは気づいていても経営者に報告されないまま数ヶ月続くケースが多くあります。freeeで全顧問先の工数消化率を一覧表示して月次で経営者が確認する仕組みを作ることで、赤字顧問先の早期特定と顧問料改定の判断が3〜4ヶ月早まります。
運用でよくある失敗と解決策
1. 「工数入力が定着しない」
コンサルタントやエンジニアにとって、工数入力は「本業を邪魔する事務作業」と捉えられがちです。解決策は、「粒度を細かくしすぎない」ことです。「要件定義」「設計」「実装」といった作業区分（タスク）を細かく作りすぎると、入力負荷が上がり、結局データの精度が落ちます。最初は「プロジェクト選択のみ」から始め、慣れてからタスクを分けるのが定石です。
2. パートナーへの権限付与
外部パートナーにfreee工数管理のアカウントを発行して直接入力させる場合、権限設定には細心の注意を払ってください。「全プロジェクトの閲覧」を許可してしまうと、関与していない他社の案件名や、自社メンバーのリストが閲覧可能になってしまいます。「特定のプロジェクトのみ参照可能」なカスタム権限を作成し、必要最小限の露出に留めるのがセキュリティの基本です。
3. 外注費の「前払い・未払い」との不整合
会計上の外注費は「発生主義」で計上されますが、パートナーへの支払（キャッシュアウト）とはタイミングがズレることがあります。原価管理を正確に行うためには、必ず「検収月（作業月）」に、プロジェクトタグを付与した未払金計上を行うよう、経理フローを徹底させてください。
まとめ：プロジェクト別採算管理の入口に立つために
freee工数管理を用いた原価管理は、単なるITツールの導入ではありません。それは、自社の「どの仕事が利益を生み、どの仕事がロスを生んでいるか」を数字で直視する文化を作ることです。
パートナー別の原価が可視化されれば、次の発注時の価格交渉や、自社での内製化判断も、客観的なデータに基づいて行えるようになります。まずはプロジェクトタグの運用徹底と、月次での工数振替から始めてみてください。それが、不透明なプロジェクト運営から脱却し、コンサル・受託業としての収益性を最大化させる唯一の道です。
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