Teams の外部アクセスとゲストアクセスの違い｜取引先とやり取りする方法の選び方

取引先から「Teams でやり取りしましょう」と言われたとき、Teams の管理画面には「外部アクセス」と「ゲスト アクセス」という似た名前の設定が並んでいて、どちらを使えばよいのか迷います。先に答えを書くと、チャットと会議だけなら外部アクセス、ファイルやチャネルの会話まで一緒にするならゲスト アクセスです。相手も Microsoft 365 を使っていて、特定の話題のチャネルだけを一緒にしたい場合は、共有チャネルという3つ目の方法もあります。

たとえば部品の仕入れ先と、最初は納期の確認だけ、次に仕様書を一緒に作り、やがて長い共同の開発に進むとします。関係が深まるにつれて、使う仕組みと、管理者が開く Teams 管理センターと Microsoft Entra 管理センターの画面が変わっていきます。Microsoft 365 の導入を支援している当社が、公式の説明と当社の検証用の環境の画面で確かめて書いています。

違いは「相手がどのアカウントで入るか」と「ファイルを渡せるか」

外部アクセスは、ほかの組織の人を含め、Microsoft の ID を持つ人を検索し、通話し、チャットできる機能です。ゲスト アクセスは、組織の外の人をチームに招待する機能で、招待された人には自社のディレクトリに Microsoft Entra B2B コラボレーションのゲスト アカウントができます（ゲスト アクセスと外部アクセスを使用して、組織外の人々とコラボレーションする）。

つまり外部アクセスでは、仕入れ先の担当者は自分の会社のアカウントのまま、こちらと話します。こちらのディレクトリには何も増えません。そのかわり、外部アクセスで話せる相手は、こちらのチーム、サイト、そのほかの Microsoft 365 のリソースにはアクセスできません（Microsoft ID を使用して外部会議やチャットを管理する）。

表の「相手の組織の人を検索する」は、自社のユーザーが相手の組織の人を探せるかの行です（公式の表と同じ向き）。外部アクセスは「はい」ですが、探せるのはメールか SIP アドレスで探す場合に限られます。ゲストの列は「いいえ」です。

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チャットと会議だけのときは外部アクセス

仕入れ先と納期を確かめるだけなら、外部アクセスで足ります。外部アクセスは既定で有効で、すべての外部ドメインが許可されています（組織外の人々とコラボレーションする、外部会議やチャットを管理する）。管理者が何もしなくても、社員は相手のメール アドレスで検索してチャットを始められる、ということです。

ただし、こちらの設定だけでは決まりません。相手の会社も外部アクセスを有効にしていて、こちらのドメインを許可している必要があります。そうでない場合、相手とはチャットできず、こちらが開く会議に参加した相手は匿名の参加者として扱われます（同上）。「こちらは許可しているのにつながらない」ときは、相手の会社の管理者に確かめてもらうことになります（相手の会社とのやり取りは当社では試していません）。

設定は Teams 管理センターの［ユーザー］>［外部アクセス］にあります。当社の検証用の環境で開くと、画面は［組織の設定］と［ポリシー］の2つのタブに分かれていました。［組織の設定］で見る行は次のとおりです。

画面と Learn で名前が違う行が1つあります。Learn の手順は「管理されていない Teams アカウントと通信できます」と書いていますが、この画面では「組織のメンバーは、管理されていない Microsoft アカウントを持つ外部ユーザーとチャットや会議を行うことができます」と表示されていました。同じ行を指しています。もう一つ、仕入れ先が有料のライセンスを持たず、Teams の試用版だけを使っている会社だと、こちらが何も変えていなくてもつながらないことがあります。上の表の試用版の行が理由で、既定でブロックされます。

外部アクセスには、もう一段の仕組みがあります。［組織の設定］が会社全体の設定で、［ポリシー］のタブにある外部アクセス ポリシーが、社内の誰が外部と話せるかを人やグループごとに決めます。外部アクセスを使うには、組織の設定とポリシーの両方で許可されている必要があり、どちらも既定ではオンになっています（同上）。

ポリシーのタブには「外部アクセス ポリシーは、組織の設定により上書きされる可能性があります。」と表示され、既定のポリシーとして「グローバル (組織全体の既定値)」を含む4つが並んでいました。グローバルのポリシーを開くと、ドメインの扱いは「組織の設定を使用する」になっていて、組織の設定の一覧をそのまま使う形です。例えば、営業部だけに外部とのチャットを許すなら、グローバルのポリシーで外部とのやり取りをオフにし、オンにしたポリシーを作って営業部のグループに割り当てます。ポリシーの中で許可やブロックのドメインの一覧を持つこともでき、その場合は1つのポリシーにつき100ドメインまでです（同上）。

組織の設定とポリシーのどちらが効くかは、2つに分けて考えます。1つ目は、組織の設定でオフにしたものはポリシーでは戻せないことです。［組織の設定］の「この組織の外部ドメインを管理する」の説明には「これをオフにすると、すべてのドメインがブロックされ、ポリシーもオフになります。」とあり、公式の説明でも、組織の外部アクセスの設定はポリシーを上書きできるとされています。2つ目は、ドメインの一覧の扱いです。カスタム ポリシーを割り当てた人には、そのポリシーの［外部ドメインを許可またはブロックする］の値が組織の設定よりも優先され、カスタム ポリシーを割り当てていない人は組織の設定を引き継ぎます（同上）。営業部のポリシーで取引先のドメインだけを許可すれば、営業部の人にはその一覧が効きます。

ファイルや会話も一緒にするときはゲスト アクセス

仕入れ先と仕様書を一緒に作る段階になると、外部アクセスでは足りません。比較表のとおり、外部アクセスではファイルを共有できないためです。外部アクセスのままでは、チャットで話しながら資料だけをメールで送り合う形になります。ここで、仕入れ先の担当者をゲストとしてチームに招きます。

ゲストは、Outlook や Gmail などのメール アドレスがあれば招待できます。相手が職場のアカウントを持っていれば、そのまま招待を承諾して認証し、そうでない人にはワンタイム パスコードが送られます（Microsoft Teams でのゲスト アクセス）。ゲストのアカウントは自社の Microsoft Entra ID に作られ、社員と同じコンプライアンスと監査の対象になり、条件付きアクセスや多要素認証のポリシーもかけられます。Teams の中では名前に（ゲスト）と付くので、社員と見分けられます。

使い始めるときに知っておきたい点が3つあります。ゲストは少なくとも1つのチームに追加しないと、ゲストとしての機能を使えません。チームに追加してから使えるようになるまで、最長で12時間かかります（Microsoft Teams でのゲスト アクセス）。また、仕入れ先の担当者がふだん自分の会社の Microsoft 365 で Teams を使っている場合、こちらとやり取りするには Teams で組織を切り替える必要があります（組織外の人々とコラボレーションする）。

管理者が見る画面は2か所です。1つ目は Teams 管理センターの［ユーザー］>［ゲスト アクセス］で、Teams でゲストを使うかどうかと、ゲストに許す機能を決めます。これは組織全体の設定で、個々のチームへのゲスト アクセスは機密ラベルで制御できます。

この画面では、ゲスト アクセスの欄は「サービスの既定値: オン」と表示され、その下に通話・会議・メッセージングの節があり、プライベート通話を行う・ビデオ会議・画面共有・チャットなどを項目ごとにオンとオフで決める形でした。ゲスト アクセスをオフにすると、既存のゲストはチームにアクセスできなくなりますが、チームからは削除されず、メンバーの一覧には残ります（Microsoft Teams でゲスト アクセスを有効または無効にする）。

2つ目は Microsoft Entra 管理センターの［外部コラボレーションの設定］で、誰がゲストを招待できるかを決めます。Learn の手順は「Entra ID > External Identities > 外部コラボレーション設定」で、当社が見た画面でもメニューは英語の「External Identities」のまま、ページの見出しは「外部コラボレーションの設定」でした。

この設定を変えられるのは、グローバル管理者や外部 ID プロバイダー管理者などのロールです。招待できる人を「特定の管理者ロールに割り当てられているユーザーのみ」に絞った場合でも、ゲスト招待元のロールを渡した人は招待できます（B2B の外部コラボレーション設定を構成する）。画面の「コラボレーションの制限」の下には、テナント間アクセス設定も招待の送信時に評価されるという注記がありました。

費用の面では、ゲスト アクセスに追加の Microsoft 365 ライセンスは要りません。一方で、Microsoft 365 のゲストには Microsoft Entra 外部 ID の課金モデルが適用されると書かれています（Microsoft Teams でのゲスト アクセス）。この課金モデルは月間アクティブ ユーザー数に基づくもので（外部 ID 料金設定）、金額と無料で使える範囲は Microsoft の価格ページで確かめてください。この記事では金額は扱いません。

ゲストで気をつけたいのは、やり取りが終わった後です。ゲストがチームから抜けても、ゲスト アカウントは自社のディレクトリから消えず、削除は Entra の管理者の作業になります。チームやグループのメンバーを定期的に見直すには、Entra のアクセス レビューが使えます（Microsoft Teams でのゲスト アクセス）。ゲストがファイルを開けるかどうかは、Teams と Entra のほかに Microsoft 365 グループや SharePoint の共有の設定にも左右されます。

相手も Microsoft 365 で、チャネルだけ一緒にするときは共有チャネル

仕入れ先との共同の開発が長く続き、相手の会社も Microsoft 365 を使っているなら、共有チャネルという方法があります。共有チャネルでは、相手は自分の会社のアカウントのまま、こちらのチャネルに参加します。この仕組みを Microsoft Entra の B2B 直接接続と呼び、ゲスト アカウントは作られません。相手は組織を切り替える必要がなく、自分の会社のチームと並んで、こちらのチャネルが見えます（Plan external collaboration（英語））。

ただし、共有チャネルは自社だけでは始められません。共有チャネル自体は Teams で既定で有効ですが、外部の会社と共有するには Entra のテナント間アクセス設定が要り、共有する相手の会社も同じ設定を済ませる必要があります（Microsoft Teams の共有チャネル）。Entra は初期設定で、すべての外部の組織との B2B 直接接続を、受信も送信もブロックしています（B2B 直接接続の概要）。仕入れ先の管理者に連絡を取り、双方で許可を合わせる段取りが先に要ります。相手の管理者の設定が済むまでの間や、相手が許可しない場合は、ゲスト アクセスで招く手があります。ゲストの仕組みである B2B コラボレーションは、B2B 直接接続をセットアップすることが不可能または非現実的な場合に特に役立つとされています（同上）。

ただし、ゲストの招待も相手の会社の設定と無関係ではありません。ほかの Microsoft Entra 組織との B2B コラボレーションでは、テナント間アクセス設定の受信と送信の B2B コラボレーションも見直す必要があります（B2B の外部コラボレーション設定を構成する）。相手の会社の設定で B2B コラボレーション（ゲスト）まで止められていなければ、ゲストとして招いて仕事を進められます。その場合、相手は前の節のとおり Teams で組織を切り替えて使います。また、ゲストはチャネルではなくチームに追加して招く形になります。

前提がもう一つあります。共有チャネルはゲスト アカウントを使いませんが、外部の人を招くには Teams のゲスト アクセスが有効になっている必要があります（Microsoft Teams の共有チャネル）。「ゲストは使わないので Teams のゲスト アクセスをオフにし、取引先とは共有チャネルで組む」という決め方はできません。

また、ゲスト アカウントの人は共有チャネルに追加できません（同上）。仕様書を一緒に作る段階でゲストとして招いた担当者を、そのまま共有チャネルに入れることはできない、ということです。反対に、ゲストでなければならないのは、チャネルではなくチームごと招きたいとき、チャネルに入っていない外部の人にファイルやフォルダーを共有したいとき、相手が職場のアカウントを持っていないときの3つです。Learn は、ほとんどの組織がゲストと共有チャネルの両方を使うとも書いています（Plan external collaboration（英語））。共有チャネルとプライベート チャネルの違い、ファイルの置き場所の違いは、プライベート チャネルと共有チャネルの違いの記事に書いています。

管理者が最初に決めること

ここまでの3つの方法は、Teams と Entra の5つの画面で決まります。

既定のままでも、外部アクセスとゲスト アクセスはすぐに使える状態にあります。そのうえで決めておきたいのは次の3つです。

1. 外部アクセスを「すべて許可」のままにするか、取引先のドメインだけを許可するか。許可するドメインを指定すると、それ以外の会社とは話せなくなるため、取引先が増えるたびに管理者がドメインを足す作業が生まれます。
2. 誰がゲストを招待できるか。Entra の既定では、ゲストを含む社内のすべての人が招待できます。チームの所有者に任せるのか、管理者の役割を持つ人だけにするのかを決め、Entra の「ゲスト招待の制限」に合わせます。
3. ゲストをいつ見直すか。チームから抜けてもアカウントは残るため、アクセス レビューを使うか、取引が終わったときに誰が消すかを決めておきます。

「許可しているのにつながらない」ときに疑う所も、方法ごとに分かれます。

管理者向けには、Microsoft 365 管理センターで設定を確かめる診断も用意されています。外部アクセスの「テストの実行: Teams の信頼された組織」は、相手の SIP アドレスと相手のテナントのドメイン名を入れて実行し、外部の Teams ユーザーとの通信を妨げている設定に対処する次の手順を返します。ゲストの「テストの実行: Teams のゲスト アクセス」は、テナントがゲスト アクセスに正しく構成されているかを示し、正しくない場合は直すための手順を表示します（外部会議やチャットを管理する、Teams でのゲスト アクセス）。

次にやること

取引先から Teams でのやり取りを持ちかけられたら、「チャットと会議だけか、ファイルも渡すか」「相手は職場の Microsoft 365 のアカウントを持っているか」の2つを先に聞いてください。答えを選び方の図に当てはめれば、使う方法と、開く管理画面が決まります。Chatwork などから Teams に移るときに、外部の取引先とのチャネルをどう作り直すかは、Chatwork から Slack・Teams への移行の記事にまとめています。

取引先とのやり取りの決めごとを、Teams と Entra の設定まで含めて一緒に決めたい場合は、Microsoft 365 の導入支援でお手伝いしています。

この記事の確かめ方：画面の名前と選択肢は、当社の検証用の環境で Teams 管理センターと Microsoft Entra 管理センターを2026年10月28日に開いて確かめたもので、公式の説明は Microsoft Learn で同じ日に確かめました。画面は開いて見るところまでで、設定は変えていません。写真と動画では組織名と名前を伏せています。相手の会社との実際のやり取りは試していないため、つながり方の結果は公式の説明の範囲で書いています。招待の手順と参加できないときの確かめ方、「外部との共有は許可されていません」と出るときの直し方は、この記事では扱いません。管理画面の表示は更新されることがあるため、設定の前に各ページの最新を確かめてください。