見積から契約・請求までを kintone に。電子契約は freee サインにつないだ士業事務所の事例

士業の事務所で、見積から契約、請求までの流れを kintone に作り直し、電子契約だけを freee サインにつないだ事例です。決めたことと、あとから出てきた要件を中心に整理します。請求書は freee の請求書機能ではなく、kintone の帳票で作っています。

既存のシステムでしていた見積・契約・請求を、kintone に作り直す

この事務所では、見積・契約・請求を、既存のシステムで行っていました。これを kintone の上に作り直し、顧客の管理など、ほかの業務のアプリと同じ基盤に載せることにしました。

請求書は、freee の請求書機能ではなく、kintone の帳票で作る形にしました。freee を使うのは、電子契約の部分（freee サイン）だけです。

基本の流れを先に作る

早い段階で、見積から契約、請求までの基本の流れを実装し、請求を一括で作る機能を足しました。契約書は、先方がすでに使っていた Word の契約書を使い、API で項目を差し込む方式にしました。契約書の採番のルールや、明細の区分も、この段階で整理しています。

電子契約は、費用・検証環境・実装の手間で選んだ

電子契約は freee サインで進めると決めました。決め手は、費用、検証用の環境が使えること、実装の効率の3点です。ほかの電子契約サービスは、将来の切り替えの候補として保留にしています。

請求書の形はできたが、新しい要件が出てきた

請求書のフォーマットは、運用できる水準と早めに確認できました。ところが、現場で見てもらうと、次の2つが新しい要件として出てきました。あわせて、各契約書で入力が必要な項目の一覧を作り、現場に確かめています。

範囲を区切って、本番に移す

本番への移行は、見積から契約、請求までの中心の流れを優先し、一連の流れを本番の環境で確かめられる状態にすることを目標にしました。個別の業務の計算は、後の段階に回しています。

納品の前の確認会では、権限の設定などの残りの作業を洗い出しました。権限の設定は、文書にまとめて本番の環境に反映しています。最終の検証を経て納品を終え、いまは保守に移っています。

今後の取り組み

契約の更新や請求の滞留を知らせるアラートを、段階に分けて入れる案を出しています。

kintone で業務のアプリを作り、会計・契約のサービスとつなぐ取り組みは、業務ツール導入・活用支援のページで紹介しています。

※ kintone は、サイボウズ株式会社の登録商標です。記載のそのほかの会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。