【導入事例】Microsoft 365 Business Premium の導入支援。会社で管理していない端末が混ざる会社に、プランと端末の使い方から組み立てたサービス業J社の導入の裏側

本事例は、当社が支援した実際の案件をもとに構成しています。企業名は伏せ、業種・規模・時期・端末の事情は一般化して記載しています。Microsoft 365 の導入の計画と提案から、前の環境からの移行、導入後の運用までを支援しました。会社で管理していない端末を使う方がいる会社に Microsoft 365 を入れるとき、何を先に決めておけばよいかを検討する際の参考にしていただければ幸いです。

ご相談と、会社で管理していない端末

J社はサービス業の会社で、会社のメール・予定表・ファイルを、前の環境から Microsoft 365 にそろえたいというご相談でした。

J社には、Microsoft 365 の入れ方を左右する事情がありました。会社で管理している端末と、会社で管理していない端末が混ざっていたことです。会社で管理していない端末から、会社のメールやファイルにどこまで触れてよいのか。この問いが、プランの選び方にも、端末の使い方にも、利用者への案内にも関わってきます。

管理していない端末があるから、Business Premium

Microsoft 365 の中小企業向けのプランで比べたのは、Business Standard と Business Premium です。デスクトップ版の Office と多要素認証は、どちらにもあります。違いは、会社で管理していない端末を扱う機能にあります。Business Premium には、端末の状態や利用者・場所によって許す操作を変える機能（条件付きアクセス）、端末の管理（Intune）、端末の保護（Defender for Business）が含まれています。

J社には会社で管理していない端末があるため、当社は Business Premium をお勧めし、J社はこのプランで導入しました。一方で、管理していない端末では会社のファイルを扱わないと決められる会社なら、Business Standard でも導入はできます。提案書にもそのように書き、プランの違いが何のための差なのかを、J社の端末の事情に当てて説明しました。

契約については、選ぶ項目を契約の前に当社と一緒に確かめる進め方をご提案しました。Microsoft 365 は、契約のときに決める組織の名前（onmicrosoft.com のドメイン）と国を、あとから変えられません。組織の名前は SharePoint の URL にも使われ、国はデータの保存場所に関わります。また、年間契約は途中で解約したときの返金が限られます。導入の最初に決めたことがあとまで残るためです。

管理していない端末は、使える範囲を分ける

提案では、端末ごとに使える範囲を分ける形をお見せしました。条件付きアクセスを使うと、会社で管理している PC にはすべての操作を、会社で管理していない端末にはブラウザで見るだけ（ダウンロード・印刷・同期はできない）を許し、許可しない利用者や場所からはつながないようにできます。

ただ、会社で管理していない端末の中には、ほかの組織がすでに端末の管理（MDM）を入れているものがあります。その場合、その端末は自社の Intune には登録できません。1台の端末に入れられる管理は1つだけだからです。使い方は、ブラウザで見るだけにするか、Outlook などのアプリにだけ自社のアカウントでサインインするかの2通りになり、どちらが使えるかは、その端末を管理している側のルールで決まります。

J社でも、端末ごとの事情に合わせて使い方を決める進め方にしました。会社の端末と管理していない端末では手順が違うので、端末ごとの使い方を利用マニュアルに分けて書く計画にしました。

社外との共有は、移した直後にかけ直す計画に

J社のメール・予定表・ファイルは、前の環境から Microsoft 365 に移しました。提案では、Microsoft 365 の管理画面にある標準の移行機能で移す計画にしていました。提案の前に、標準の移行機能で移らないものを Microsoft の公開資料から洗い出し、J社に当てていきました。

いちばん業務に響くと考えたのは、社外との共有です。移行ツールは社外と共有していたリンクを作り直さないため、何もしなければ、社外の相手とのファイルのやり取りが切り替えの日に止まります。そこで、共有先を移行の前に洗い出し、移した直後にかけ直して、新しい場所を相手にご案内する作業を計画に入れました。

もう一つは名前の長さです。OneDrive・SharePoint では、ファイル名を含むパス全体が400文字を超えるファイルは移行されません。パスには移す先のサイトやライブラリの名前も入るので、移す先の名前を短く設計してかかるファイルを減らし、残るファイルは名前や階層を変えるかを J社に判断していただく計画にしました。切り替えは、全員のメールの移行を終えてからメールの受け口（MX レコード）を切り替え、そのあとにファイルを移す計画です。

権限は部署のグループに、完了の基準は提案の段階で案を

ファイルの見られる範囲は、一人ずつではなく、部署や役割ごとのグループに付ける形をご提案しました。部署ごとの SharePoint のサイトに部署のグループで編集の権限を、全社のサイトに全員のグループで閲覧の権限を付けます。入社・異動・退職のときに直す場所が、グループの1か所で済むからです。実際のグループとサイトの分け方は、部署とメンバーの表をいただいてから設計する進め方にしました。

概算は、導入に要る作業を手順の単位まで並べ、手順ごとの作業量を積み上げて出しました。手順と時期は作業一覧にして、提案書と一緒にお渡ししました。

手順を並べるには、どこまでやれば終わりかが決まっていないといけません。そこで、何をもって導入の完了とするかの案を、提案書で対象ごとに示し、移行計画書で J社と合意する形にしました。ファイルなら、移行の失敗が0件か残った失敗の扱いを合意していること、件数・容量が移行元と合うこと、部署ごとに見えるべき場所だけが見えること。メールなら、社外から・社外へ・社内どうし・機器からの送受信ができ、送信ドメイン認証が受信側で成功と判定されること。利用者なら、全員が新しい環境にサインインし、多要素認証を登録していることです。

お願いすることも分けました。設定や移行の作業は当社が行い、J社には、Microsoft 365 のライセンスの契約、作業用の管理者アカウントの用意、DNS の変更、社内と社外の相手への連絡という、J社の名義や権限でしかできない手続きをお願いしました。

導入のあと、社内で回せる形に

導入のあと J社の社内で続く作業も、提案の段階で支援の範囲の中と外に分けました。全員の多要素認証、管理者のアカウントを作業用と J社用に分けること、社外との共有の上限の設定、入社・異動・退職のときのアカウント・グループ・ライセンスの手順書、切り替え後の問い合わせ対応は範囲の中です。Intune による端末の管理の設計と展開、条件付きアクセスの細かな設計、Teams のチーム・チャネルの設計と説明会は、ご希望があれば別にお見積りする項目にしました。

J社の導入は、計画と提案から移行、導入後の運用まで当社で支援しました。

Microsoft 365 の導入や、ほかの環境からの移行のご相談は、お問い合わせのページから受けています。

※本事例は、当社が支援した実際の案件をもとに構成しています。企業名は伏せ、業種・規模・時期・端末の事情は一般化して記載しています。Microsoft 365、SharePoint、OneDrive、Outlook、Intune、Microsoft Entra、Microsoft Defender は Microsoft Corporation の商標です。