Gemini 研修を買う前に、Google Workspace の管理コンソールで決めておくこと｜使える人・データの扱い・無料の教材で足りる範囲

Gemini 研修の見積もりを取る前に、管理コンソールで決めるのは、使える人、つなぐデータ、会話の保存、研修のあとに見る数字の4つです。Google の管理者ヘルプは、Gemini アプリを、ほとんどの Google Workspace エディションにコアサービスとして含まれるものと説明しています（Google Workspace 管理者ヘルプ、2026年10月4日に確認）。ライセンスを買う話から始まる Copilot とは、決める順序が違います。

4つのうち、研修では代わりになりにくいのがデータです。Google のプライバシー ハブは、Gemini がアクセスするのは、使う本人がアクセス権を持つ Workspace 内のコンテンツだと説明しています（プライバシー ハブ）。使い方を覚えた社員が、権限の広すぎる資料まで答えに引き出してしまうかどうかは、研修の中身では変えられず、ドライブの共有設定で決まります（当社の整理）。

この記事では、Google の呼び方に合わせて、gemini.google.com などの Gemini アプリと、Gmail やドキュメントの中で使う Gemini を分けて書きます。管理コンソールの設定が別になるためです。

ほかの記事とは、扱う範囲を分けています。Microsoft 365 Copilot の研修の前に決めることはCopilot 研修の記事、研修の費用を助成金で賄えるかは生成AI研修と人材開発支援助成金の記事、自社の文書を AI で引ける形にする前の仕分けは社内ナレッジ AI の準備の記事で書いています。ここでは、Google Workspace で Gemini を使う会社が、研修を買う前に決めることを扱います。

研修を買う前に管理コンソールで決める4つ：使える人・つなぐデータ・会話の保存・見る数字

使える人：Gemini アプリと、各アプリの Gemini は別の設定

Google の説明では、既定で Gemini アプリを使えるのは、Google Workspace の契約に基づくライセンスが割り当てられた 18 歳以上のユーザーです。管理コンソールの「生成 AI」の「Gemini アプリ」にある「ユーザー アクセス」で、ライセンスの有無にかかわらず全員に許可するかを選べます。設定は組織部門（主に部署）またはグループ単位で、グループの設定が組織部門の設定より優先されます。反映には最長 24 時間かかります（Google Workspace 管理者ヘルプ）。管理者は、Gemini による Workspace データへのアクセスの一部またはすべてを制限することもできます（ラーニング センター）。

上の設定が管理するのは、Gemini アプリへのアクセスだけで、Workspace サービスの他の AI 機能には影響しません。各アプリの Gemini の機能アクセスは、既定でオンです。対象のエディションは Enterprise Standard などに限られ、ユーザー側でもスマート機能とカスタマイズが有効になっている必要があります。あるアプリで Gemini をオフにしても、別のアプリから Gemini を使えば、そのデータにアクセスできます。たとえば、ドライブで Gemini をオフにしても、Gmail の Gemini にドライブのファイルを質問できます（Google Workspace 管理者ヘルプ、スマート機能の管理）。

研修で見せる画面が、自社の設定で出るかも先に確かめます。Gemini in Chrome の利用条件には、米国で Chrome にログインしていること、Chrome の既定の言語が英語（米国）であることが含まれています。Workspace ユーザーのモバイルアプリでは、Gem とキャンバスは使えません（Google Workspace 管理者ヘルプ）。研修会社が見せる画面と、自社で使える画面が一致するかは、見積もりの段階で聞きます。

つなぐデータ：Gemini は、本人が見られるファイルだけを使う

ラーニング センターは、Gemini がアクセスできるのは、ユーザーと共有されているドライブのファイルと、ユーザーが見られるカレンダーの予定だけだと説明しています。ファイルの所有者がダウンロード・コピー・印刷を許可していない場合は、共有されていても Gemini はそのファイルにアクセスできません。委任された Gmail の受信トレイのメッセージにも、アクセスできません（ラーニング センター）。

共有ドライブでは、メンバー全員が、その共有ドライブのすべてのファイルとフォルダを見られます。管理者のアクセス権があれば、フォルダ単位でアクセスを特定のメンバーに制限できます（ラーニング センター）。つまり、研修の題材にするファイルが共有ドライブにあれば、そのメンバー全員が、Gemini を通じてそのファイルの内容を引ける可能性があります（当社の整理）。

広く共有されているファイルは、管理コンソールの道具で探せます。ただし、使える道具はエディションで変わります。下の表のとおり、対応エディションに Business 系は挙がっていません。お使いのエディションで使えるかは、各ページの「この機能に対応しているエディション」で確かめます。

Google の導入ガイドは、AI 分類ラベルを適用して、機密性の高いデータに Gemini がアクセスできないようにする設定も挙げています（Google Workspace 管理者ヘルプ）。ラベルの自動付与は、上の表の対応エディションに限られます（Google Workspace 管理者ヘルプ）。Gemini が応答でファイルのデータにアクセスすると、ドライブの監査ログに、アクセスしたファイルごとにイベントが記録されます（Google Workspace 管理者ヘルプ）。

Workspace アプリとの連携は、既定でオンです。管理コンソールの「Gemini アプリ」の「アプリ」で、Workspace アプリ、Classroom アプリ、その他の Google アプリ（Google マップや YouTube）を、組織部門やグループ単位で切り替えられます。連携を使うには、Gemini の会話履歴がオンになっている必要があります（Google Workspace 管理者ヘルプ）。

会話の保存：期間は管理者が決める

Google のプライバシー ハブ（2026年8月14日更新）は、対象のエディションでは、Gemini とのやり取りの内容が人間によってレビューされることも、許可なくドメイン外で生成 AI モデルのトレーニングに使われることもないと説明しています（プライバシー ハブ）。保存については、次の表のとおりです。

Gemini アプリの会話履歴は、既定でオンです。保存期間は 3 か月・18 か月・36 か月から選べ、既定は 18 か月です。履歴をオフにすると、ユーザーは以前の会話に戻れず、Workspace アプリとの連携も使えません。オフにしても、サービスの提供のために会話が最長 72 時間ほど保存されることがあります。設定の反映にも最長 72 時間かかります（Google Workspace 管理者ヘルプ）。

この説明が当てはまらない使い方もあります。対象のエディションを持たないユーザーが Gemini アプリを使う場合は、Google 利用規約と Gemini アプリのプライバシーに関するお知らせが適用され、チャットが人間のレビュアーに確認されたり、Google の製品の改良に使われたりする場合があります。Google は、機密情報や個人情報を入力しないよう、ユーザーに注意を促すことを求めています（Google Workspace 管理者ヘルプ）。研修の最初に、受講者が会社のアカウントでサインインしているかを確かめます（当社の整理）。クライアント側暗号化で保護されたメールやファイルには、Gemini を使えません（Google Workspace with Gemini についての質問集）。

研修が必要か、必要なら何を頼むかを先に整理したいときは、当社のAI セミナーのページから、オンライン約30分の相談を受け付けています。

公開の教材で足りる範囲：基本操作・プロンプト・社内への広げ方

Google のラーニング センターには、生成 AI のトレーニングとヘルプのページがあり、ログインなしで開けます。Gemini for Google Workspace のクイック スタート ガイドとクイック リファレンス、Gmail やドキュメントなど各アプリでの使い方、役割別のプロンプト、プロンプトの書き方のヒントが並んでいます。ガイドは、印刷や PDF での保存、組織向けのカスタマイズもできます（ラーニング センター）。

社内への広げ方は、Google の導入ガイドが手順にしています。各部門から Google ガイド（早く使い始める人）を募り、オンデマンドの資料を用意し、チームごとのキックオフ トレーニング、週次のオフィス アワー、社内のハブ、Chat のスペースで支えます。短いアンケートを繰り返して、繰り返し出る質問と、より支援が要る人を見つけます（Google Workspace 管理者ヘルプ）。

基本操作とプロンプトの書き方、社内で質問し合う場までは、公開の教材と社内のガイドで進められます（当社の整理）。差が出るのは、自社のファイルと手順を題材にした実習、ガイド役に時間を割けない場合、権限の確認です。研修に頼むなら、公開の教材にない部分を、見積もりで聞きます。

研修で扱う業務の選び方

Google の導入ガイドは、研修の前の準備として、部署や職務ごとにユースケースを挙げ、それぞれに目標を設定するよう勧めています。目標は、生産性、仕事の質、従業員と顧客の満足度、ワークフローから、測定できる形で決めます（Google Workspace 管理者ヘルプ）。研修は、その準備のあとの段階に入ります。

業務は2〜3つに絞ります。選ぶ条件は、研修の前後で同じ方法で測れること、題材のファイルの権限を確かめられること、Gemini の出力を人が確かめる前提で使えることです（当社の整理）。Google は、研修の前に、従業員の現在の課題と、AI について知っている程度を、ベースラインのアンケートで把握するよう勧めています。質問の例として、役職、生成 AI の知識の自己評価、時間がかかりすぎている業務が載っています（Google Workspace 管理者ヘルプ）。

研修会社の見積もりの読み方

見積もりを比べるときは、金額の前に、各社が同じ前提で見積もっているかを確かめます。下の表の最後の列が社内で決まっていないと、各社に同じ質問ができず、前提のちがう見積もりが並ぶことになります。

研修のあとの確かめ方：管理コンソールの数字と、業務の変化

管理コンソールの「生成 AI」の「Gemini レポート」には、組織レベルとユーザーレベルの使用状況があります。組織部門、グループ、期間（過去 7 日間・28 日間・90 日間。既定は 28 日）で絞り込めます。組織レベルでは、Gemini のアクティブ ユーザーの数と、対象ライセンスに占める割合、使用量の上限に達したユーザーの数、アプリごと・機能ごとの使用状況を見られます。ユーザーレベルでは、全体の使用レベル（高・中・低・ゼロ）とアクティブな日数が出ます（Google Workspace 管理者ヘルプ）。

数え方には注意が要ります。レポートに含まれるのは、AI に作業を指示するアクティブな使用だけです。回数は Gemini の機能が使われた合計で、文書の数ではありません。たとえば、10 人がそれぞれ 1 回ずつ同じ文書を要約すると、10 回と数えられます。最新のデータが出るまでに 2〜3 日かかることがあります（Google Workspace 管理者ヘルプ）。

誰がどのアプリで Gemini を使ったかを調べたいときは、「Gemini for Workspace のログイベント」を検索します。対応エディションは、Enterprise Standard・Plus などに限られ、Business 系は挙がっていません（Google Workspace 管理者ヘルプ）。

3段目は自社で記録します（当社の整理）。対象の2〜3業務について、研修の前に1件あたりの所要時間を担当者に数回書き留めてもらいます。研修のあとは、同じ担当者が同じ種類の資料を使い、同じやり方で同じ業務の所要時間を書き留めます。Gemini の出力を読んで直す時間も、所要時間に含めます。Google の導入ガイドも、導入前のアンケートと比べて変化を見る進め方で、指標の例に時間の短縮率や従業員の自信を挙げています（Google Workspace 管理者ヘルプ）。1 と 2 の数字は、この記録と並べて読みます。

研修を頼むかどうか、頼む場合に先に決めることは、Aurant Technologies のAI セミナーの相談で受けています。Google Workspace の管理コンソールの設定と運用はGoogle Workspace の導入・運用支援のページから、生成AIを業務に組み込む支援は生成AIの業務への組み込み支援から確認できます。