【導入事例】撮影・編集のダブルブッキングを解消。カレンダーとシフトを一元化し、進行管理の手戻りを約70%削減した映像制作会社の導入の裏側
撮影スケジュールと編集納期・スタッフシフトが各所に分散し、進行管理が属人化していた映像制作業A社。モジュール化されたAI（カレンダー機能・シフト機能）を既存のERP・制作管理ツールとAPI連携し、一画面でリソースと納期を可視化。進行遅延やダブルブッキングを未然に防ぐ体制を構築しました。ご担当者様にお話を伺いました。
本事例は、実際の導入事例をもとに構成しています。企業様のご協力により、課題の実態、導入経緯、導入後の変化についてお聞きした内容をまとめています。スケジュールとシフトの一元化・既存ERP連携をご検討の際の参考にしていただければ幸いです。
「撮影と編集の日程が噛み合わない」——分断されたスケジュールが生む手戻り
まずは、導入前に抱えていた進行管理の課題について教えてください。
撮影スケジュール・編集納期・スタッフのシフトが、Excelや別々のツールで管理されており、一覧で「誰がいつ空いているか」「どの案件が納期に間に合うか」を把握するのに、打ち合わせのたびに複数ファイルを開いて確認していました。その結果、ダブルブッキングや納期の見落としが発生し、手戻りや謝罪対応に追われることが少なくありませんでした。既存のERPや制作管理ツールとはデータがつながっておらず、二重入力と手動照合に月に20時間以上を費やしていました。
特に問題だったのは、撮影当日のスタッフ変更が生じたとき、その情報が制作管理ツールに反映されるまでに数時間かかることでした。編集スタッフが翌日の作業スケジュールを確認しようとしても最新の担当情報が手元になく、確認の電話を入れる必要がありました。小規模な調整でも連絡コストが積み重なり、月換算すると相当な時間が失われていたと感じています。
スケジュール・シフト：撮影・編集・担当が別々のファイルで管理
照合作業：月20時間以上の手動照合・二重入力
リスク：ダブルブッキング・納期見落としによる手戻りが発生
モジュールAI×ERP接続でカレンダー・シフトを一元化
提案のどのような点に魅力を感じましたか？
カレンダー機能とシフト機能を兼ね備えたモジュール化AIを、既存のERP・制作管理ツールとAPI連携する形で導入できる点に惹かれました。「ツールを全部入れ替える」のではなく、今使っているシステムを活かしたまま、撮影カレンダー・編集スケジュール・シフト表を一元表示し、リソースの空き状況や納期リスクをダッシュボードで可視化できる——という設計が現実的だと感じました。
導入後、実際の運用イメージを教えてください。
データの連携が自動化されたため、打ち合わせのたびに複数ファイルを開く必要がなくなりました。一画面で「今週の撮影」「編集の納期」「担当者の空き」を確認できるため、ダブルブッキングや納期の見落としが激減しました。新規案件の受諾可否も、以前なら数時間かけて照合していたところ、数分で判断できるようになっています。
撮影カレンダーへの登録と同時にシフト表に作業員が割り当てられ、ERP側の案件情報とも紐付く形になっています。週次のMTGではダッシュボードを画面共有しながらリソース調整を行うスタイルが定着しました。以前は複数人が並行してExcelを更新していたため上書きのリスクもありましたが、データの一元管理でそのリスクも解消されています。
進行管理の手戻り約70%削減。削減した工数を「企画・品質」に再配分
実際にどれほどの効果を実感されていますか？
進行管理まわりの手戻りや照合作業は、体感で約70%削減できました。月20時間以上かけていた照合・二重入力がほぼ不要になり、その時間を企画検討や品質チェックに回せるようになりました。スタッフの負荷が減り、納期遵守率も向上しています。
数値以外の効果として、精神的な負荷の軽減も大きかったと感じています。「ダブルブッキングが起きるかもしれない」という不安が減り、案件の受諾判断も自信を持って行えるようになりました。チームのコミュニケーションが円滑になり、制作の質に集中できる環境が整いつつあります。
照合作業：月20時間以上 → 実質不要に
手戻り：約70%削減
削減した工数：企画・品質チェックに再配分し、納期遵守率が向上
今後の展望：他拠点・外注との連携へ
今後の展望をお聞かせください。
今回の導入で、社内のスケジュールとシフトの見える化はかなり進みました。次のステップとしては、他拠点や外注スタッフのスケジュールも同じ基盤で参照・連携できるようにし、さらに進行リスクを減らしていきたいと考えています。
また、撮影・編集データをERP側の原価情報と紐付けることで、案件ごとの収益管理への活用も視野に入れています。データが揃えば揃うほど意思決定の精度が上がる実感があり、今後もシステム間の連携範囲を段階的に広げていく予定です。
導入を検討する方へのポイント
映像制作業界でスケジュール・シフトの一元化を検討されている場合は、まず「どの工程で手戻りが起きているか」「どのデータが複数ツールに分散しているか」を整理することから始めるとスムーズです。既存のERPや制作管理ツールを全て入れ替えるのではなく、APIでモジュールとして接続する設計であれば、現場の混乱を最小限に抑えながら段階的に改善できます。
導入範囲を絞って小さく始め、効果を確認しながら拡張していくアプローチが、現場の定着率を高める上でも有効です。「まずカレンダーとシフトだけ」「次にERP連携」という段階的な展開が、私たちにとっても負荷の少ない進め方でした。
照合作業がほぼ不要になり、その時間を企画や品質に回せるようになった。進行まわりの手戻りは約70%削減でき、納期遵守率も上がっています。
映像制作業A社 ご担当者様
※本事例は実際の導入事例をもとに構成しています。企業名は匿名化し、表現を調整している部分があります。
