グループウェアの移行・乗り換え｜サイボウズ Garoon・サイボウズ Office・desknet’s NEO から、機能を分けて移す中堅・大企業の進め方

サイボウズ® Office・Garoon®・desknet’s NEO からの移し先は、同じ製品のクラウド版へ移すか、別の製品（Microsoft 365・Google Workspace、または別のグループウェア）へ乗り換えるかの二つに分かれます。どちらにするかは機能の多さではなく、予定表と施設予約、申請（ワークフロー）をどこに置くかで決まり、決めるのに要る材料は、今の製品の期限、予定を二か所に入れている人の数、乗り換えたら作り直す申請と施設の数の三つです。パッケージ版 サイボウズ Office は継続ライセンスの販売が2026年9月30日で終わったので、使っている会社は、移す時期が先に決まっています。

この記事は、Microsoft 365・Google Workspace の移行と設定、kintone® の導入を支援している Aurant Technologies が書いています。当社は Microsoft・Google・サイボウズ・ネオジャパンのどの販売代理店でもなく、どの製品のライセンスも販売していません。自社で開発したグループウェア（Notes 系を含む）、チャット製品の比べ方、料金は扱いません。

まず、自分の製品に期限があるかを確かめる

移すか乗り換えるかを考える前に、今の製品に期限があるかを見ます。社内のサーバーで動かすパッケージ版について、サイボウズは販売とサポートの終了を発表しています（パッケージ版 サイボウズ Office のお知らせ、パッケージ版 Garoon のお知らせ）。

パッケージ版 サイボウズ Office のサポート終了日は、会社ごとに違います。たとえば有効期限が2025年12月末の会社は、継続ライセンスを買えたのが2025年10月1日〜2026年1月30日で、買った場合のサポート終了日は2027年1月30日です。自社の日付の調べ方はパッケージ版 サイボウズ Office サポート終了日の調べ方と移し先にまとめました。

期限の後に何が残るかも見ます。サイボウズは、サイボウズ Office のサービスライセンスの有効期限が切れると、ワークフロー・報告書・カスタムアプリなど一部の機能でデータを見ることも書き出すこともできなくなるとし、最終の有効期限までに書き出しや移行を終えるよう案内しています。Garoon も、有効期限の後はワークフロー・マルチレポート・全文検索などが使えなくなり、一部の機能ではデータを見ることも書き出すこともできなくなります。どの道を選ぶにしても、申請のデータは期限の前に数えて取り出しておくことになります。

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道は二つ。同じ製品のクラウド版か、別の製品への乗り換えか

グループウェアに載っているのは、予定表と施設予約、申請、掲示板、ファイルです。この束をまとめて同じ製品のクラウド版へ移すのが A、束をほどいて別の製品へ移すのが B です。

A　同じ製品のクラウド版へ移す

A の利点は、データを運ぶ手段を製品の会社が用意していることです。ただし、手段にはそれぞれ条件があります。

サイボウズ Office は、バージョン6以降のパッケージ版ならクラウド版へデータを移せます。クラウド版へのデータ移行ツールは2027年12月31日に終わり、パッケージ版のライセンスの有効期限はクラウド版に引き継げません。Garoon は、サイボウズ オフィシャルパートナーとともにクラウド版へ移す案内で、パートナー向けのクラウド移行ツールは2033年2月以降に提供を終えます。拠点ごとに別々の Garoon を立てている会社は、すべてのデータは一つにまとめられず、スケジュールやユーザー情報などの一部だけをファイルの入出力でまとめられます。

desknet’s NEO のクラウド移行は、ネオジャパンの資料（クラウド移行の流れ（データ容量50GB未満））によると、登録されているすべてのデータが対象で、一部のデータだけを選んで移すことはできません（メールのデータだけは外せます。ログのデータは対象外）。データは50GB未満なら FTP、50GB以上なら HDD で預けます。50GB未満の流れでは、書類の提出から検収までの全体で1か月半〜3か月ほどを見込むよう書かれています。

サイボウズ Office から Garoon へ移る道は、300名以上の会社にサイボウズが勧めているものですが、製品が変わるので A とは分けて考えます。移行は可能とされているものの、何がどこまで移るかは、お知らせのページから案内されている FAQ で確かめてから決めます。

B　別の製品へ乗り換える

B では、予定表と施設予約、申請を、移し先の仕組みで作り直すか、書き出して入れ直します。B を選ぶ理由になるのは、メールと予定表をすでに Microsoft 365 か Google Workspace で使っていて、グループウェアの予定表と Outlook や Google カレンダーの両方に予定を入れている人がいる場合です。乗り換えれば、この二重の入力が無くなります。

B の最初の作業は、移し先に社員のアカウントを作ることです。Microsoft Learn は、Google Workspace から Microsoft 365 へメールを移す前提として、移すユーザー全員を先にメールが使えるユーザーとして作っておくことを求めています（Microsoft Learn「Google Workspace の Microsoft 365 または Office 365 への移行を実行する」）。グループウェアのユーザーと組織の一覧は、アカウントづくりと申請の承認者の指定の元になります。

サイボウズ製品と desknet’s NEO の間のように、別のグループウェアへ乗り換えるのも B です。ネオジャパンは他社製品からの乗り換えの資料（他社製品からお乗り換え事例、2022年）で、別製品への乗り換えでは完全に移すことは難しく、乗り換え先で編集できる、閲覧だけできる、乗り換え元で参照だけ、PDF などで書き出す、のどれにするかを決める必要がある、としています。同じ資料で紹介されている会社は、組織とユーザーの情報、スケジュールと施設予約を CSV ファイルで移しています。

会議室の予約で見る、運べるものと作り直すもの

二つの道の違いを、グループウェアの施設予約で押さえている会議室を例に見ます。

A では、会議室も予約も同じ製品の中のデータです。desknet’s NEO は登録データをすべて移すので、施設と予約も入ります。サイボウズ Office と Garoon では、移る範囲をそれぞれの移行方法の案内で確かめます。

B で Microsoft 365 に寄せる場合、会議室は「会議室と備品のメールボックス」として作ります。Microsoft 365 管理センターの［リソース］→［会議室 & 機器］→［+ リソースの追加］で、会議室か備品かを選び、名前・メールアドレス・容量・場所を入れます。予約は、Outlook で会議を作り、［必須］の欄に会議室の名前を入れて行います（Microsoft Learn「会議室と備品のメールボックスを作成する」）。

Google Workspace に寄せる場合、会議室は「カレンダー リソース」です。予約する前にリソースを作っておく必要があり、作るには「ビルディングとリソース」の管理の権限を持つ管理者ロールが要ります（Google Workspace 管理者ヘルプ「カレンダー リソースとは」）。

グループウェアに入っている予約はどうなるか。Google の移行サービスの一覧で移行元に挙がるのは、Exchange・Gmail・IMAP サーバー・SharePoint・OneDrive・Teams・ファイル共有・PST ファイル・Box などで（Google Workspace 移行サービスの一覧）、公式の道具が扱うのはメール・予定表・ファイルの層です。施設の一覧を移し先に作り、切り替え日より後の予約、特に毎週の定例のような繰り返しの予約を、誰がいつ入れ直すかを先に決めます。

機能ごとの移し先と、数えておくもの

Microsoft 365・Google Workspace に乗り換えるなら、会議室と同じことをほかの機能でも決めます。どの機能も、移し先・運び方・数える単位の同じ三つで見ます。

掲示板の移し先に挙げた SharePoint のコミュニケーション サイトは、少数の人が発信し多くの人が読むためのサイトで、メンバーが共同で作業するチーム サイトとは使い分けます（Microsoft サポート「SharePoint でコミュニケーション サイトを作成する」）。全社への掲示板はこちらに当たります。

申請は、期限の前に数える

申請は、会議室と違って、作る数が部屋の数のように決まっていません。承認の段数や、条件で承認者が変わる決まりまで、フローごとに作り直すからです。しかも先に見たとおり、パッケージ版の有効期限が切れると、ワークフローのデータは見ることも書き出すこともできなくなります。数えるのは、期限の前です。集める項目は次の5つです。

・フロー名、作成者、作成日
・直近12か月の起案の件数
・承認者の人数と承認の段数
・関わる部門と、起案する人の人数
・やめてよいかの判定（起案が0件、同じ目的のフローがほかにある、業務自体が無くなった）

起案が0件のフローや同じ目的のフローを先に整理すれば、作り直す本数が減ります。残ったフローは、移し先の仕組みに当てはめて作り方を決めます。

Microsoft 365 に寄せるなら、Power Automate の承認が使えます。承認の種類には「全員の承認が必須」「最初に応答」と並んで「順次承認」があり、承認者に一人ずつ順に回す段のある申請はこれに当たります。承認者は Outlook のメールや Teams から応答できます。承認のコネクタは標準コネクタで、標準コネクタを使えるライセンスに Office 365 が挙がっています。承認のデータは Dataverse に保存され、既定以外の環境で最初に承認フローを動かす人には、その環境の管理者ロールが要ります（Microsoft Learn「Power Automate の承認を始めましょう」）。

Google Workspace に寄せる場合、標準の機能で「承認」と名の付くものは、ドライブのドキュメントを正式な承認に回す機能です。対象の例は契約や新規採用、公開文書の変更で、経費や休暇の申請を回す仕組みとは別物です（Google Workspace 管理者ヘルプ「承認機能を管理する」）。申請の仕組みは、Google Workspace とは別に決めることになります。

どちらに寄せても使える受け皿の一つが kintone のプロセス管理です。申請の承認や稟議の決裁を、ステータス・作業者・アクションの組み合わせで管理し、アクションを実行できる条件を決めたり、承認者を自動で入れたりする設定があります（kintone ヘルプ「プロセス管理」）。棚卸しで「承認の段数」と「条件で変わる承認者」を集めておくと、この設定にそのまま当てはめられます。

メールも Microsoft 365・Google Workspace のどちらかにそろえるとき

乗り換えを機に、メールも Microsoft 365 か Google Workspace のどちらかにそろえることがあります。両社の間には公式の移行ツールがありますが、ここでも会議室の予約は任せきりにできません。

Google Workspace から Microsoft 365 へは、メールとルール・予定表・連絡先が移り、会議室の予約と共有の予定表は移りません。ドライブのファイルは移行マネージャーで移し（ライセンス300未満のテナントでは簡略版の Lite が既定）、ファイル単位のアクセス許可は移行の設定で明示しておく必要があります（Microsoft Learn「移行マネージャーを使用して Google Workspace を Microsoft 365 に移行する」）。

Microsoft 365 から Google Workspace へは、Google の一覧で Exchange Online の移行にデータ インポート、GWMME（Google Workspace Migration for Microsoft Exchange。Exchange・IMAP サーバー・PST ファイルからメール・カレンダー・連絡先を移すツール）、高度なデータ インポートが挙がり、人数の区分で選びます。会議室などのリソースは対応づけ（マッピング）を指定したときだけ入ります（Google Workspace 管理者ヘルプ「Exchange Online の移行の対象となるデータ」）。

三つを数えて、道と切り替えの日を決める

一つ目は、今の製品の版と有効期限です。これで、いつまでに何を終えるかが決まります。有効期限の後はワークフローのデータを書き出せないので、申請の棚卸しと書き出しの締め切りは、移す日ではなく有効期限です。A を選ぶ場合も、サイボウズ Office ならバージョン6以降か、移行ツールの終了日（2027年12月31日）に間に合うかを、ここで確かめます。

二つ目は、予定を二か所に入れている人の数です。メールと予定表がすでに Microsoft 365・Google Workspace にあり、グループウェアにも予定を入れている人がいるなら、その人数が B を選ぶ理由の大きさです。0人なら、この記事で挙げた B の理由が当てはまらないので、A から考えます。

三つ目は、B を選んだときに作り直す量です。直近12か月で起案のあった申請フローの数と承認の段数、施設の数、切り替え日より後の繰り返しの予約の数を数えます。この量を一つ目の期限までに作り直せるなら B、作り直せないなら、期限は A でしのぎ、申請から順に作り直す、という順番も取れます。

B を選んだら、予定表と申請は同じ日に切り替えません。予定表は二か所に入れる期間が短いほどよく、申請は作り直す本数で準備の日数が変わるからです。予定表と会議室を先にそろえ、申請は棚卸しで残したものから順に移せば、片方の遅れがもう片方を止めません。

次の作業は、今の製品の版と有効期限、予定を二か所に入れている人の数、作り直す申請と施設の数の三つを書き出すことです。

記事中の期限と仕様は、2026年11月5日に各社の公式ページ・公開資料で確かめた内容です。

サイボウズ、Cybozu、kintone、Garoon は、サイボウズ株式会社の登録商標です。その他、記載の会社名・製品名は、各社の登録商標または商標です。