一番の課題は、システム間の分断による手作業の増大と、それに伴う「月次決算リードタイムの長期化」です。弊社では営業部門がSalesforceを利用していますが、経理部門の会計システム（旧・勘定奉行）とは直接連携されていませんでした。そのため、請求の確定や入金消込を手作業で行うのはもちろん、発注時に発生する「前払金」と納品時の「未払金」の相殺処理なども、担当者がExcelとシステムを見比べながら入力していました。

また、取引先の与信調査や反社チェック、SVFを用いた請求書の発行、別システムでの経費精算など、業務ごとにツールが点在していました。さらに、固定資産の減価償却計算や、複数銀行のポータルから明細をダウンロードして行う資金繰り実績の集計など、毎月のルーティンワークが膨大に膨れ上がっていたのです。

私たちの目標は単なる「システムのクラウド化」ではなく、全社的な業務フローの自動化でした。Aurant Technologiesさんは、既存の「勘定奉行」から「奉行クラウド」への移行をベースにしつつ、GCP（Cloud Functions）を用いた「Salesforce連携のカスタムアプリ開発」を提案してくれました。市販の連携ツールでは対応しきれない、弊社独自のSalesforceのオブジェクト構成（案件、契約、請求管理）に完全にフィットする仕組みを構築できる点が最大の決め手です。

また、Salesforceを「マスターデータの正」として情報を一元管理する設計も見事でした。取引先を登録するだけで、システムによる与信・反社チェックが自動で走り、その結果を奉行クラウドに自動同期するアーキテクチャを描いてくれたことで、「これなら業務が劇的に変わる」と確信しました。

効果はあらゆる業務に波及しています。主なものを挙げると以下の通りです。

クラウドサインで締結した契約書や、バクラクで処理した領収書、発行した請求書の控えなど、すべての証憑が「バクラク電子帳簿保存」や奉行の「証憑保管オプション」に自動格納されます。タイムスタンプが付与され、電子帳簿保存法の要件を満たした状態で最低5年間安全に保管されるため、監査対応が極めてスムーズになりました。

Aurant Technologiesさんの徹底したプロジェクト管理と品質管理のおかげで、無事に本番稼働を迎えられました。過去5年分の契約データや未消込請求データの移行にあたり、数ヶ月間の並行稼働期間を設けて新旧システムでの結果照合を厳密に行ってくれました。

また、開発チームに公認会計士の方が参画してくださった点も非常に大きかったです。単なるシステム開発ではなく、新しい業務フローが会計要件として適正かどうかを担保しながら進めてくれたため、経理部門としても絶大な安心感がありました。

今回の基盤刷新により、手作業による「守りの経理業務」の大部分が自動化され、月次決算の早期化という目標を達成できました。今後は、この統合された会計基盤に蓄積される精緻なリアルタイムデータを活用し、経営陣の迅速な意思決定をより高い次元で支援する「攻めのバックオフィス」を体現していきたいと考えています。Aurant Technologiesさんには、今後もシステムの保守運用やさらなる高度化において、良きパートナーとして伴走していただきたいですね。