【導入事例】契約書・稟議書の作成・回覧を自動化。ドキュメント自動化で承認リードタイムを約40%短縮した某企業の導入の裏側

本事例は、実際の導入事例をもとに構成しています。企業様のご協力により、課題の実態、導入経緯、導入後の変化についてお聞きした内容をまとめています。ドキュメント自動化・契約・稟議の効率化をご検討の際の参考にしていただければ幸いです。

契約・稟議の作成と回覧に時間がかかっていた

導入前に抱えていた課題について教えてください。

契約書・稟議書の作成と回覧が紙やメール中心で、承認に時間がかかっていました。ドラフトはWordやExcelで作成し、印刷して回覧したり、メールで添付して承認依頼を送る形が多く、承認者が不在だと滞留しがちでした。法務・経理のチェックや社内承認のルートも属人的で、リードタイム短縮が課題でした。

課題の具体例：紙・メール回覧と承認の滞留

契約書は取引先ごとに文言を調整していましたが、テンプレートと実データ（会社名・金額・日付など）の突き合わせが手作業で、入力ミスやバージョン違いが発生することがありました。稟議は紙で回す部門もあり、出張や在宅時には承認が止まり、締めに間に合わないケースもありました。法務・経理は内容チェックに加え、回覧状況の催促や再送の対応に工数を取られ、付加価値の高い業務に手が回らない状況でした。

テンプレート・電子回覧・承認フローをシステム化

どのような形で導入されましたか？

ドキュメント自動化ツールを導入し、テンプレートからの文書生成・電子回覧・承認フローをシステム化しました。契約書・稟議書の項目をCRMや会計システムと連携して自動入力し、承認ルートもワークフローで定義。電子署名・日付の記録もシステム上で行えるようにし、紙・メールでの回覧を廃止しました。既存のCRMや会計システムと連携し、データの二重入力を減らしています。

導入時には、よく使う契約書・稟議書の種類ごとにテンプレートと承認ルートを整理し、法務・経理のチェックポイントをワークフローに組み込みました。

運用の流れと他システムとの連携

作成時は、取引先や案件データをCRMなどから取得し、テンプレートに流し込んで文書を生成。承認はシステム上で依頼・通知・承認が行われ、在宅・出張中でもスマホから対応できるようにしました。完了した文書は検索可能な形で保管し、監査や照会にも対応しやすくしています。

承認リードタイム約40%短縮と負荷軽減（Before/After）

導入後の効果を教えてください。

承認リードタイムを約40%短縮できました。電子回覧と承認フローの明確化により、どこで止まっているかが可視化され、催促の手間も減りました。法務・経理の負荷が軽減し、その分の工数を契約内容の検討やリスクチェックなど、より付加価値の高い業務に回せるようになっています。

契約・稟議の承認が早くなり、法務・経理の手作業がかなり減りました。

某企業 総務・法務担当者

今後の展望と導入を検討する方へ

今後は、契約種別の拡大や、更新・解約のリマインドなどライフサイクル管理にもツールを活用していきたいと考えています。法務・経理のノウハウをテンプレートやチェックリストに反映し、属人化をさらに減らしていく方針です。

ドキュメント自動化・契約・稟議の効率化を検討される場合は、まず「どの種類の契約・稟議が多く、どこで滞留しているか」を把握し、テンプレート化しやすいものから電子化の範囲を決めるとよいでしょう。承認ルートと法務・経理の関与ポイントを明確にすると、運用設計がしやすくなります。

※本事例は実際の導入事例をもとに構成しています。企業名は匿名化し、表現を調整している部分があります。