【前編】kintoneとは？基本機能とメリット、脱Excelに向けた進め方

kintone（キントーン）とは？

kintoneは、プログラミングの専門知識がなくても（ノーコードで）、自社の業務に合わせたシステムやアプリを現場の担当者自身が簡単に作成できるクラウドサービスです。

通常、業務システムを構築するとなると、ITベンダーに多額の費用を支払い、数ヶ月の期間をかけて開発を行うのが一般的でした。しかし、kintoneであれば、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、顧客管理、案件管理、交通費申請、プロジェクト管理など、幅広い用途に使えるアプリをスピーディーに構築し、運用を開始できます。

数字で見るkintoneの圧倒的な実績

kintoneは2011年の販売開始以来、利用者を伸ばし続けています。

• 導入企業数：30,000社以上（2023年6月時点）
• 継続率：非常に高い水準を維持

特定の業界や大企業に偏らず、あらゆる業種で活用されている点が大きな特徴です。

• 製造業
• 情報通信業
• サービス業
• 卸売業・小売業
• 建設業
• 医療・福祉
• 金融業・保険業
• 運輸業・郵便業
• 自治体・官公庁 など

kintoneを構成する3つの基本機能・特徴

1. システムの構築（直感的なアプリ作成）

画面左側のパーツを右側のプレビューへドラッグ＆ドロップで配置するだけで、入力フォームを作成できます。現場担当者自身が業務に合うアプリを設計できます。

2. データの見える化とリアルタイム共有

入力データはクラウド上で一元管理され、一覧表示だけでなくグラフ化も可能です。チームの進捗や売上見込みをリアルタイム共有できます。

3. 200種類以上の豊富な外部サービス連携

API連携により、freee、Money Forward クラウド、クラウドサイン、Adobe Marketo Engage、Sansan、Microsoft製品などと連携できます。

kintoneを導入する4つの絶大なメリット・効果

効果1：経営状況の見える化（情報の一元管理）

【Before：情報が分散し、見えない経営】
営業はSFA（Aツール）、経理は会計システム（Bツール）、現場はエクセルや紙…と、部署ごとに情報が分散している状態。経営層が最新の数字を把握するためには、各部署に報告を依頼し、集まったデータを手作業で集計（二重管理・転記作業）する必要があり、経営判断が常に後手に回ってしまいます。

【After：kintoneをハブとしたリアルタイム経営】
kintoneを全社の業務基盤（ハブ）として導入することで、各部門の日々の業務データが自然と一箇所に吸い上げられます。一元管理されたデータをダッシュボードで可視化することで、経営陣は「今、会社で何が起きているか（売上、案件進捗、トラブルなど）」を即座に見える化でき、データに基づいたスピーディーな経営判断が可能になります。

効果2：システムコストの大幅な削減

【Before：ツールの乱立によるコスト増大】
タスク管理、ワークフロー、社内ポータル、SFA…と、目的ごとに様々なSaaSツール（Aツール、Bツール、Cツール…）を個別に契約していると、月額の利用コストは雪だるま式に膨れ上がります。しかも、一部の機能しか使っていないツールも多く、費用対効果が合っていません。

【After：リプレイスによる圧倒的なコストカット】
kintoneは非常に幅広い機能網羅性を持っています。そのため、機能が重複する他社システムを解約し、kintoneのアプリに置き換える（リプレイスする）ことで、システム利用料の重複を排除できます。さらに、「1アプリだけ使っても、100アプリ作って使っても、1ユーザーあたりの月額利用料金は変わらない」という料金体系が最大の強みです。使えば使うほど（業務をkintoneに乗せれば乗せるほど）相対的なコストパフォーマンスが高まり、大幅なコスト削減に直結します。

効果3：学習コストの削減と社内浸透

【Before：複数ツールの使い分けによる現場の疲弊】
導入するツールが増えれば増えるほど、現場の社員は「ツールごとの操作マニュアル」を読み込み、「いくつものIDとパスワード」を管理しなければなりません。結果として、「使い方がわからないから使わない」という事態に陥り、システムが形骸化してしまいます。

【After：1つのUIで完結する使いやすさ】
様々な業務ツールをkintoneという1つのプラットフォームに集約することで、「kintoneさえ見れば、自分のタスクも、顧客情報も、社内申請もすべて完了する」という状態を作れます。UI（操作画面）が統一されているため直感的でわかりやすく、社員の学習コストが激減します。結果として、現場への浸透が早く、導入効果がすぐに出やすいシステムとなります。

効果4：変化に合わせたスピーディーな開発・改修

【Before：システムがビジネスのスピードに追いつかない】
従来型のウォーターフォール開発（要件定義→設計→開発→テスト…）の場合、システム構築の検討を開始してから完成するまでに半年〜1年かかることもザラです。システムが完成した頃には、市場環境やビジネスモデルが変化しており、現場が欲しかったものとギャップが生じてしまいます。

【After：変化に強いアジャイルな業務改善】
kintoneは、現場の担当者自身が必要な時にすぐアプリを作成・改修できます。「とりあえず作って、使いながら直していく」というアプローチが可能になるため、IT部門に都度依頼をして待たされる負担がありません。ビジネス環境の急速な変化に合わせて、柔軟にシステムの形を変えながら、スピーディーな業務改善を継続できます。

【重要】「脱エクセル」にkintoneが最適な理由

多くの企業で課題となっているのが、エクセル（Excel）による業務管理の限界です。kintoneは、この「脱エクセル」の切り札として非常に有効です。

エクセル管理の課題（目に見えない追加コスト）

• 業務の属人化： 「あの人が作った複雑なマクロだから、他の人には直せない」
• ファイルの破損・先祖返り： 複数人で同時編集ができず、最新版がどれかわからなくなる。不慣れな操作で数式が壊れる。
• 集計の手間： 各拠点から送られてくるエクセルシートを、毎月手作業でコピー＆ペーストして集計している。

kintoneによる解決（オペレーションコストの最小化）

• 情報の完全な一元管理： クラウド上で複数人が同時に最新データを閲覧・編集可能。
• フォーマットの統一： 入力ルール（必須項目、数値のみなど）を強制でき、計算式もシステム側で保護されるためデータが壊れません。
• ワンクリック集計： バラバラのシートをまとめる必要はありません。蓄積された数万件のデータも、数秒でグラフ化・集計が完了します。
• 書類の自動発行： 登録されたデータを元に、見積書や請求書を1クリックでPDF出力する仕組みも簡単に作れます。

エクセルからkintoneへ移行することで、これまで「集計」や「転記」に費やしていた膨大な無駄時間を削減し、本来のコア業務に集中できるようになります。

後編について

後編では「業務別活用例・導入事例編」として、全社・営業・バックオフィスごとの具体的な使い方、最新のAI活用、実際の成功事例を解説します。

後編はこちら：kintoneでできること！業務別の活用例と導入事例