こんにちは。Aurant Technologiesです。

私たちはこれまで、お客様のマーケティングからバックオフィスまでをつなぐ「CX to Backoffice DX」の支援を行ってきました。そのコンセプトについては、代表の創業挨拶記事「美しいビジネス構造にこだわる理由」でも触れています。

さて、システム導入をご検討中のお客様から、次のような質問をよくいただきます。

「色々なSaaSや開発手法がある中で、Aurantさん自身は社内でどんなシステムを使っているんですか？」

おっしゃる通りで、私たち自身が実際に使って効果を感じていない仕組みを、お客様にお勧めすることはできません。そこで本記事（前編・後編）では、当社が自社内でどのようなITツールを組み合わせ、既存のSaaSでは手が届かない部分をどう内製化（WebAPPやAI）して日々の業務を回しているのか、ありのままにお伝えします。

SaaSだけでは「痒いところに手が届かない」という現実

世の中には便利なSaaSがたくさんあります。しかし、実際に自社で事業を運営していくと、次のような壁にぶつかりました。

• フローとの不一致：機能は豊富でも、自社の業務フローに合わず画面が使いにくい。
• 連携の断絶：他システムとうまくつながらず、結局は手作業でデータを移している。
• ライセンスコスト：全員にアカウントを付与すると、ランニングコストがかさみすぎる。

Aurant Technologiesの社内システムは、こうした課題を踏まえ、「SaaSの便利なところ」と「自社開発（WebAPPやAIエージェント）の柔軟性」を組み合わせた構成にしています。

1. コミュニケーションとドキュメント管理のリアルな使い分け

日常業務をスムーズに進めるための情報共有ツールは、なんとなく導入するのではなく、用途と社内の文化に合わせて使い分けています。

コミュニケーションのハブは「Slack」

社内のやり取りや、後述するシステム（採用媒体やAIなど）からの通知は、基本的にすべてSlackに集約しています。

非エンジニアメンバーの共有・予実管理は「Notion」

非エンジニアメンバーのドキュメント整理やナレッジ共有には、Notionをメインに使っています。AIエディタとしての使い勝手が良く、簡易的な予実管理などにも柔軟に対応できるのが魅力です。

一方で、他のAIエージェントと比べると大量のデータやドキュメントを一度に更新する処理にはあまり向いておらず、複雑な画面操作もできません。用途を見極めて使う必要があります。

エンジニア・マーケ中心の管理は「GitHub」と「Confluence」

開発部門やマーケティング部門が主導するプロジェクトでは、GitHubを中心にドキュメントや仕様を管理しています。個人のちょっとした開発内容もGitHubにまとめ、チームで共有するようにしています。また、社内規定などの全体管理にはConfluenceを併用し、情報にアクセスしやすくしています。

資料管理と名刺管理の工夫

提案資料や見積書などのファイル置き場にはGoogle Driveを使っています。

日々の営業でいただく名刺は、そのままにしておくと属人化しやすいため、Eight Teamとkintoneを連携させて管理しています。スマホで名刺を読み込むとデータ化され、APIを通じてkintoneのデータベースに自動で入ります。Eight側で転職や役職変更が更新された場合も、kintoneに反映される仕組みにしており、手入力を減らしつつ顧客データを最新に保っています。

2. あえて「専用ツール」を使わない、フロントとセキュリティの最適解

世間では「マーケティングには高額なMAツールを」「セキュリティにはIDaaSを」と言われがちですが、私たちは本当にそれが必要かをシビアに判断しています。

Webサイトは「WordPressを自社カスタマイズ」

自社サイトからのリード獲得・運用において、外部の高額なマーケティングスイートは入れていません。汎用的なWordPressをベースに、テーマを自社でカスタマイズして構築しています。Web上の更新が比較的容易なため、ここに過剰なツール投資は不要と判断しているからです。

パスワード管理は「kintone」に集約

増え続けるSaaSのパスワードについても、専用ツールは入れていません。（※過去、組織規模が大きかった時期は freee人事労務 などを活用していたこともありますが、現在のフェーズでは最適化しています。）

現在はkintone上にパスワード管理の仕組みを構築し、必要なときに安全かつスムーズにアクセスできる環境にしています。無駄なシステムコストを抑える工夫の一つです。

3. プロジェクト管理・工数管理を「あえて内製化」する理由

案件受注後のプロジェクト進行やスケジュール・工数管理は、既製SaaSだと「操作がしっくりこない」「他システムとつながらない」「人数分のアカウント代がかさむ」といった不満が出やすい領域です。そのため当社では、あえて既製SaaSに頼らず、独自のWebAPPとして内製化しています。

法対応と現場の使いやすさを両立する「kintone×WebAPP」

勤怠は法的にも客観的な記録（タイムカードやログなど）が求められます。建設業では2024年問題もあり、直行直帰の現場で正確な時間を把握する必要があります。

こうした要件と現場の使いやすさを両立するため、kintoneと自社開発WebAPPを連携させています。現場の作業員向けには、kintoneで極めてシンプルな勤怠打刻アプリを用意し、スマホからワンタップで打刻できるようにしています。

予実管理とAI分析を組み込んだプロジェクト管理

kintoneに蓄積される「誰が・どの現場で・何時間稼働したか」という工数データを、API経由で自社開発のプロジェクト管理WebAPPへ連携させます。このWebAPPはホワイトボードのような直感的な画面にしつつ、裏側ではSalesforceなどのCRMともつながっています。

Salesforceからの受注金額や契約条件と、kintoneからの実働工数をWebAPP上で突き合わせ、予実管理やコスト超過の予兆検知（AIを含む分析）に使っています。SaaSのライセンス費用を抑えつつ、現場の使い勝手・法対応・データの可視化を両立できる構成です。

前編のまとめ：自社の業務にシステムを合わせる

今回は、当社が実践しているドキュメント管理の使い分けと、プロジェクト／工数管理の内製化（kintone×WebAPP）を紹介しました。

業務をシステムに無理に合わせるのではなく、SaaSの良い部分だけを使い、足りない部分や不要なコストは自社で作って連携する——これが、コストを抑えつつ業務を回すためのポイントだと考えています。

後編では、バックオフィス（会計・請求）の仕組みと、AIエージェント（Claude）を活用して1人あたりの成果がどう変わり、経営判断がどう変わったか——いちばんお伝えしたい部分に踏み込みます。

▶︎ 後編はこちら：【自社実践・後編】SaaSの限界をどう超えるか。バックオフィスとAI運用の実務

ヒーロー画像は、当社ブログ「kintone・Salesforce、CRM・MAだけでは足りないときはWebAPP」掲載のキービジュアルと同一素材です。図3・4は当社 Notion の画面キャプチャ、動画1〜3は当社アップロードのデモ素材です。その他の静止画は各出典リンク先の記事からの引用であり、著作権は Aurant Technologies に帰属します。掲載ツール名は各社の商標です。